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摘 要：由于信息技术的不断发展，产生了电子文件档案，伴随着全球化、网络化和信息化的发展，针对电子文件档案管理中存在的一系列问题提出了相关的对策，以期对今后的工作提供一定的参考与帮助。
关键词：档案管理；电子文件；问题；对策
1 现代的档案管理工作的转变
1.1 档案载体的转变
在电子档案管理活动中，电子文件以其快捷的传递速度和办文进度渐渐代替了纸质文件。
1.2 档案的分类变化
原有的关于人事档案、会计档案、文书档案等传统分类方案已被打破，取而代之以电子档案管理系统中各个管理流程、模块的设置。一份完整的档案信息分散在几个管理系统中，计算机依照规定指令根据工作目标随时调整和设立类目。档案分类更能贴近管理的需要，分类也将更规范、更科学、更详细。
1.3 档案接收和保管上也有所改变
在电子环境中，若档案人员不积极介入文件的保管和形成过程，文件至少不可能或将可能不存在被提供利用、编目、保存、或者鉴定。也就是说档案人员如果不进入到信息集成系统中去，就无法接收到档案甚至掌握不到信息的核心部分。
2 电子档案工作面临的问题
2.1 电子档案保存的长久性问题
伴随着信息化的高速发展，多数单位将所有的决策、情况、信息存储在网络中，以此来实现无纸化办公，工作人员仅需按动一下键盘就能够得到所需的信息。此方法真正地为档案的存储归档简化了程序，同时使用起来也非常方便，可是面临着若出现“黑客”问题，一旦网络突然被毁或瘫痪，遭遇到病毒等问题或其它方面的故障，电子文件将在一瞬间丢失，导致无法弥补的损失。
2.2 电子档案内容的保密性问题
在网络中可以通过任何终端设备都能获得到存储在网络某一个设备上的电子文件。还有，一个终端上的电子文件也能同时发给多数个网络终端。因而对于在这一时段需限制提供利用的内容或保密的内容的安全保密问题，带来了很大的危害。
2.3 电子档案原件的真实性问题
在使用计算机过程中电子文件非常容易被改动或删除，并且不会留下任何痕迹。在形成文件材料的过程中，拟稿者难以留下自己的笔迹，单位负责人也不能在形成的文件材料磁盘上签发，日后无法确定此份材料是否具有权威性和真实性。如果有人为了达到自己的目的把软盘中存的内容进行了删改，也无法确定和发现。
2.4 档案管理软件的统一性问题
计算机软件方面极大地落后于硬件的研发，还无法跟上工作各方面存储的需要。档案系统各单位之间、地区之间没有使用统一的软件，势必会造成全国的联网以及互相之间使用的问题。
3 解决电子档案管理过程中问题的对策
3.1 加强对电子文件所依赖的计算机硬、软件设施管理
在硬件管理上，应不断完善计算机设备和电子文件的保管环境和设施，加强防磁设施的维护和完善，条件允许的要马上升级数据库的硬件设施和服务器主机，来保证档案电子信息数据在传输和保存过程中稳定、安全。在软件管理上，应大力开发电子档案存储的新途径，为档案管理部门配备适宜可靠的计算机刻录设备，对应归档的数据资料、电子文件采用通用格式的光盘存储。应第一时间修补管理软件的安全漏洞，对防病毒软件和防火墙落实全天候自动升级，搞好档案下载、上传的访问权限和安全等级。
3.2 重视和加强对档案管理人员的培养
在电子文件日益发展的今天，当务之急是造就和培养一批懂档案管理、精通电子技术的人员。各级政府、单位和档案部门应加强和重视对档案管理人员的培养，一方面，应对现有的档案人员进行专业培训，尤其是侧重对现代电子技术和科技知识的培训。另一方面，应多渠道引进管理和专业技术人员，使用责任心强、思想好、素质高的人员做档案、文书工作。
3.3 采取切实可行的信息保护措施
对于维护电子档案数据的真实性和原始性信息安全技术尤为重要。电子档案上网后一定要从使用、传输、入口三个方面使用安全保护措施。同时，为防止档案信息被修改、窃取和删除，防止网络“黑客”的进入，常用的技术方法有安装杀毒软件、设置防火墙、专机专用、档案备份、防写、身份验证，加密技术、签署技术等。这些技术措施可以证实电子档案内容的可靠、真实性，保证电子文件在传输、存储过程中的保密、安全，防止对电子文件的随意删改和非法访问，都具有很好的效果。应当大力改进现代化管理手段，努力增强室藏档案的安全保护水平。
3.4 加强电子文件全过程管理
由于电子文件的特性决定了电子文件的积累的方法、要求和收集不同于纸质文件。草稿文件因为不具备正式文件的功能，故通常情况下可不保留。可是若出于保留文件重要修改过程的目的，应该对原稿进行积累和收集。对起正式作用或辅助作用的文件，要马上整理和收集，并与其相应的纸质文件之间建立标识关系。必要时要在收集积累过程中制成微缩品或者制作成纸质拷贝件，来避免系统出现意外情况时电子文件信息丢失。
关键词：档案管理；电子文件；问题；对策
1 现代的档案管理工作的转变
1.1 档案载体的转变
在电子档案管理活动中，电子文件以其快捷的传递速度和办文进度渐渐代替了纸质文件。
1.2 档案的分类变化
原有的关于人事档案、会计档案、文书档案等传统分类方案已被打破，取而代之以电子档案管理系统中各个管理流程、模块的设置。一份完整的档案信息分散在几个管理系统中，计算机依照规定指令根据工作目标随时调整和设立类目。档案分类更能贴近管理的需要，分类也将更规范、更科学、更详细。
1.3 档案接收和保管上也有所改变
在电子环境中，若档案人员不积极介入文件的保管和形成过程，文件至少不可能或将可能不存在被提供利用、编目、保存、或者鉴定。也就是说档案人员如果不进入到信息集成系统中去，就无法接收到档案甚至掌握不到信息的核心部分。
2 电子档案工作面临的问题
2.1 电子档案保存的长久性问题
伴随着信息化的高速发展，多数单位将所有的决策、情况、信息存储在网络中，以此来实现无纸化办公，工作人员仅需按动一下键盘就能够得到所需的信息。此方法真正地为档案的存储归档简化了程序，同时使用起来也非常方便，可是面临着若出现“黑客”问题，一旦网络突然被毁或瘫痪，遭遇到病毒等问题或其它方面的故障，电子文件将在一瞬间丢失，导致无法弥补的损失。
2.2 电子档案内容的保密性问题
在网络中可以通过任何终端设备都能获得到存储在网络某一个设备上的电子文件。还有，一个终端上的电子文件也能同时发给多数个网络终端。因而对于在这一时段需限制提供利用的内容或保密的内容的安全保密问题，带来了很大的危害。
2.3 电子档案原件的真实性问题
在使用计算机过程中电子文件非常容易被改动或删除，并且不会留下任何痕迹。在形成文件材料的过程中，拟稿者难以留下自己的笔迹，单位负责人也不能在形成的文件材料磁盘上签发，日后无法确定此份材料是否具有权威性和真实性。如果有人为了达到自己的目的把软盘中存的内容进行了删改，也无法确定和发现。
2.4 档案管理软件的统一性问题
计算机软件方面极大地落后于硬件的研发，还无法跟上工作各方面存储的需要。档案系统各单位之间、地区之间没有使用统一的软件，势必会造成全国的联网以及互相之间使用的问题。
3 解决电子档案管理过程中问题的对策
3.1 加强对电子文件所依赖的计算机硬、软件设施管理
在硬件管理上，应不断完善计算机设备和电子文件的保管环境和设施，加强防磁设施的维护和完善，条件允许的要马上升级数据库的硬件设施和服务器主机，来保证档案电子信息数据在传输和保存过程中稳定、安全。在软件管理上，应大力开发电子档案存储的新途径，为档案管理部门配备适宜可靠的计算机刻录设备，对应归档的数据资料、电子文件采用通用格式的光盘存储。应第一时间修补管理软件的安全漏洞，对防病毒软件和防火墙落实全天候自动升级，搞好档案下载、上传的访问权限和安全等级。
3.2 重视和加强对档案管理人员的培养
在电子文件日益发展的今天，当务之急是造就和培养一批懂档案管理、精通电子技术的人员。各级政府、单位和档案部门应加强和重视对档案管理人员的培养，一方面，应对现有的档案人员进行专业培训，尤其是侧重对现代电子技术和科技知识的培训。另一方面，应多渠道引进管理和专业技术人员，使用责任心强、思想好、素质高的人员做档案、文书工作。
3.3 采取切实可行的信息保护措施
对于维护电子档案数据的真实性和原始性信息安全技术尤为重要。电子档案上网后一定要从使用、传输、入口三个方面使用安全保护措施。同时，为防止档案信息被修改、窃取和删除，防止网络“黑客”的进入，常用的技术方法有安装杀毒软件、设置防火墙、专机专用、档案备份、防写、身份验证，加密技术、签署技术等。这些技术措施可以证实电子档案内容的可靠、真实性，保证电子文件在传输、存储过程中的保密、安全，防止对电子文件的随意删改和非法访问，都具有很好的效果。应当大力改进现代化管理手段，努力增强室藏档案的安全保护水平。
3.4 加强电子文件全过程管理
由于电子文件的特性决定了电子文件的积累的方法、要求和收集不同于纸质文件。草稿文件因为不具备正式文件的功能，故通常情况下可不保留。可是若出于保留文件重要修改过程的目的，应该对原稿进行积累和收集。对起正式作用或辅助作用的文件，要马上整理和收集，并与其相应的纸质文件之间建立标识关系。必要时要在收集积累过程中制成微缩品或者制作成纸质拷贝件，来避免系统出现意外情况时电子文件信息丢失。