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[摘要]学校的人事档案工作虽然还存在一些问题和不足,但我们也应该看到已然取得的成绩。只要我们用决心和信心去面对学校档案工作,用以人为本和科学发展的思路作指导,在不断的总结经验和实践创新中前行,就一定能够下好学校人事档案这盘大棋,进而为学校发展和社会繁荣贡献应有的力量。
[关键词]学校 人事档案
[中图分类号]G271[文献标识码]A[文章编号]1009-5349(2010)05-0037-02
人事档案的历史由来已久,在漫长的人类发展历程中,它已经形成独一、不可替代的文化形式。不同的社会进程和国家形态有其各自独特的档案体系,门类多样、内容不一,它为政治层面的任用、考核、掌控提供了强有力的支持。因此,人事档案既具有史料价值,又具有社会服务价值。
我国现用的档案制度是在新中国成立之后,根据国家法律和政治体系的现状,在新的国家档案体系和人事管理活动的基础上形成和发展起来的,它以个人为基本单位,记录和反映个人履历和德才表现,用文件材料的形式备以考察。
一、学校人事档案及其重要性
作为社会重要单位,学校人事档案管理和服务工作客观上对国家档案管理和服务起着举足轻重的作用。学校人事立档的对象主要是师生和校内职工,而负责存档的则是学校人事档案部门。由于档案对于在校人员而言具有凭证和参考作用,因此,在全面反映历史真相、维护个人权益、规范管理、积累和传播知识、建立单位文化等方面,学校人事档案成就了自身不可取代的作用。
尤其在社会高度发展和全面流动的今天,人员流动的规模和结构都相当庞杂。国家之间、城市之间、单位之间的人员流动已经成了司空见惯的场景,学校的人员流动也是常有之事。因此,建立便捷高效的学校人事档案制度必然成为管理学校人才流动的重要手段。
二、学校人事档案现状及其漏洞
随着社会科技和人文的进步,学校人事档案管理体系已经相对成熟,形成了具有自身特色的档案管理制度和模式。主要的档案组织特点有:
首先是按类归位。人事档案立档存档的一个重要原则就是要按照不同类别的人群划分区间,以方便查询。在学校,人群的划分标准大体上是单位角色的相异处或是部门分工的差别,比如说教师和学生,学院和学院,不同年级班级学生等等。这种社会角色差异化的分类没有贵贱之别,只是为了方便查询和检索,体现了档案管理和服务工作的人性化。
其次是便于查询。传统的档案保存方式是纸质的,每一类档案的归口处都标好类别名称、归属口径,很像现在电脑存储中的分级目录,从最高一级到最低一级都能遵循有序的路径,以便于检索和查询。例如,要查询学校中某位学生的档案资料,只要先找到这个学生的学院、专业、年级、姓名、性别等等,依次查询,就能准确无误地找到目标。当然,档案查找的路径不是惟一的,因为档案存放的标志性指标并不是惟一的,就像在城市中穿行,从城东到城西总会有很多行走的路线可供选择。
最后是便于排放和调整。现存档案资料大体上都是纸质,其原始和真实性得到保证的同时,排放和调整的难度也会相应增大。加上人员流动的加大会造成学校档案资料的变动性增强,这势必就需要一种有效和简明的方式来排列。我们都知道图书馆的藏书是按A到Z有不同的排列,人事档案也是一样的。图书馆的藏书排列原理是采用分类到书次号的方法,学校档案排列运用的则是机构到人员的排列法,这两者在实质上没有多大的差异。
尽管在悠久的档案工作经历中,我国现用的档案管理方式已经有章可循、有法可依,但在实际的执行过程中,学校档案管理,尤其是高校的档案管理工作还是遇到了很多措手不及的问题。
学生弃档现象就是其中之一。高校弃档族的出现可以说是伴随着社会的时刻变动而产生、发展的。究其原因,有的是学生自费出国,有的是等待就业的学生暂时档存于学校,还有一部分是退学学生档存于学校。传统的学校档案管理工作中,鲜有学生弃档的情况出现,但随着国际环境的开放以及就业压力的逐步增大,不少学生渐渐遗忘了在自身流动的同时带上自己的档案,或者他们的生存压力导致他们无暇顾及档案的流转办理。这些,都会在日后对学生本人和学校档案管理带来相当大的麻烦。
传统纸质档案利用率不高也是学校档案管理的老病。档案部门一定程度上是学校的职能部门,而所谓职能部门就是在有用的时候才用。我们常常有这样的体会,就是除非遇到什么升迁或者人事变动而程序上规定必须办理档案手续的,才会被动地找到学校的人事档案部门。这只是为履行一种公定的程序。除了正常的司法、政治需要外,没有谁会在日常想起来要过问一下自己的档案资料。很多人呼吁,在现在网络和新媒体盛行的时代,公民的档案资料应该慢慢褪去其神秘的面纱,让公民能运用高科技的手段看到自己的档案资料,比如,档案部门可以将封存在档案室里的牛皮纸袋装档案扫描成PDF格式,然后安装适宜的办公软件,方便个人到因特网上查阅和运用自己的档案资料。但一些人也表示,这势必会造成对公民个人信息的泄露,高科技手段一旦运用失当,就会变成利器,伤害公民个人或是群体的利益。如何在传统保真和高新便捷的社会环境之间谋求合适的度,以确保学校人事档案的利用率和社会效果发挥到最大,是学校人事档案工作者要时刻思考的问题。
三、对策及期待
学校人事档案工作固然有很多不足的地方,但我们可以对症下药,针对漏洞及时完善。
首先是在思想观念上下功夫。在学校内部,无论从党政领导班子还是教职员工或者学生,都要树立对档案工作严肃和负责的心态。不仅对自己的档案资料保持应有的重视,还要在日常的学习工作中积极配合档案工作人员完成相关工作。当前,还是有很多学校存在这样不良的态度,就是把档案部门当做一个冷衙门,无论在人员安排上还是资金设备供给上都照顾不到位,以致于档案部门工作人员文化水平和整体素质偏低,设备陈旧。试想,尚且学校的上层头脑还不能给于档案工作足够的支持,何以奢求普通的教职员工和学生对档案工作有什么热心和信心呢?思想的问题决定所有的问题。如果不能在思想上给予档案工作足够的支持,我们看不到档案体系在未来的时间里有多大完善的希望。
其次要积极依托高新技术信息平台。信息传播技术确实为人类生存和发展提供了很大的空间。各行各业的工作者们要有敏锐的嗅觉和眼光,及时运用高科技的手段为自己的工作服务。任何科技和物质的手段本身是没有色彩的,看它的利害主要是看人们利用的目的。学校是一个对高新科技极其敏锐的地带,人事档案部门要善于运用这样的便捷条件,比如学校的数据库信息,数据库软件,数据库系统模式,信息防火墙,杀毒软件等等,只有将严谨的档案管理理念和先进的信息技术平台相结合,才能让学校档案工作找到一个有利的突破口。
最后要建立健全稳妥便捷的档案管理制度。任何事物的运转都要有章可循,方可中规中矩。制度的建立本意上就是要建立这个章法和规矩。在中国日益法制化的大背景下,各个领域和部门要牢牢抓住行业特点,建立并遵循自己的准则和制度。目前,学校的档案管理工作,尤其是高校档案管理工作大多是以本校为单位,单位与单位之间或是部门与部门之间缺乏必要的沟通和协作,结果是,资源不能共享,人员交流也存在阻碍。基于此,我们应该在制度的层面上对学校档案管理和服务工作提供必要的支持。
学校的人事档案工作着实还存在一些问题和不足,但我们也应该看到已然取得的成绩。只要我们用决心和信心去面对学校档案工作,用以人为本和科学发展的思路作指导,在不断地总结经验和实践创新中前行,就一定能够下好学校人事档案这盘大棋,进而为学校发展和社会繁荣贡献应有的力量。
【参考文献】
[1]张晓玲.高校档案工作要坚持科学发展观.档案与建设.
[2]宗文萍,郭莉珠.论信息时代的档案信息安全保障.档案学通讯.
[3]何江.网络环境下高校人事档案的组织与管理.农业图书情报学刊.
[关键词]学校 人事档案
[中图分类号]G271[文献标识码]A[文章编号]1009-5349(2010)05-0037-02
人事档案的历史由来已久,在漫长的人类发展历程中,它已经形成独一、不可替代的文化形式。不同的社会进程和国家形态有其各自独特的档案体系,门类多样、内容不一,它为政治层面的任用、考核、掌控提供了强有力的支持。因此,人事档案既具有史料价值,又具有社会服务价值。
我国现用的档案制度是在新中国成立之后,根据国家法律和政治体系的现状,在新的国家档案体系和人事管理活动的基础上形成和发展起来的,它以个人为基本单位,记录和反映个人履历和德才表现,用文件材料的形式备以考察。
一、学校人事档案及其重要性
作为社会重要单位,学校人事档案管理和服务工作客观上对国家档案管理和服务起着举足轻重的作用。学校人事立档的对象主要是师生和校内职工,而负责存档的则是学校人事档案部门。由于档案对于在校人员而言具有凭证和参考作用,因此,在全面反映历史真相、维护个人权益、规范管理、积累和传播知识、建立单位文化等方面,学校人事档案成就了自身不可取代的作用。
尤其在社会高度发展和全面流动的今天,人员流动的规模和结构都相当庞杂。国家之间、城市之间、单位之间的人员流动已经成了司空见惯的场景,学校的人员流动也是常有之事。因此,建立便捷高效的学校人事档案制度必然成为管理学校人才流动的重要手段。
二、学校人事档案现状及其漏洞
随着社会科技和人文的进步,学校人事档案管理体系已经相对成熟,形成了具有自身特色的档案管理制度和模式。主要的档案组织特点有:
首先是按类归位。人事档案立档存档的一个重要原则就是要按照不同类别的人群划分区间,以方便查询。在学校,人群的划分标准大体上是单位角色的相异处或是部门分工的差别,比如说教师和学生,学院和学院,不同年级班级学生等等。这种社会角色差异化的分类没有贵贱之别,只是为了方便查询和检索,体现了档案管理和服务工作的人性化。
其次是便于查询。传统的档案保存方式是纸质的,每一类档案的归口处都标好类别名称、归属口径,很像现在电脑存储中的分级目录,从最高一级到最低一级都能遵循有序的路径,以便于检索和查询。例如,要查询学校中某位学生的档案资料,只要先找到这个学生的学院、专业、年级、姓名、性别等等,依次查询,就能准确无误地找到目标。当然,档案查找的路径不是惟一的,因为档案存放的标志性指标并不是惟一的,就像在城市中穿行,从城东到城西总会有很多行走的路线可供选择。
最后是便于排放和调整。现存档案资料大体上都是纸质,其原始和真实性得到保证的同时,排放和调整的难度也会相应增大。加上人员流动的加大会造成学校档案资料的变动性增强,这势必就需要一种有效和简明的方式来排列。我们都知道图书馆的藏书是按A到Z有不同的排列,人事档案也是一样的。图书馆的藏书排列原理是采用分类到书次号的方法,学校档案排列运用的则是机构到人员的排列法,这两者在实质上没有多大的差异。
尽管在悠久的档案工作经历中,我国现用的档案管理方式已经有章可循、有法可依,但在实际的执行过程中,学校档案管理,尤其是高校的档案管理工作还是遇到了很多措手不及的问题。
学生弃档现象就是其中之一。高校弃档族的出现可以说是伴随着社会的时刻变动而产生、发展的。究其原因,有的是学生自费出国,有的是等待就业的学生暂时档存于学校,还有一部分是退学学生档存于学校。传统的学校档案管理工作中,鲜有学生弃档的情况出现,但随着国际环境的开放以及就业压力的逐步增大,不少学生渐渐遗忘了在自身流动的同时带上自己的档案,或者他们的生存压力导致他们无暇顾及档案的流转办理。这些,都会在日后对学生本人和学校档案管理带来相当大的麻烦。
传统纸质档案利用率不高也是学校档案管理的老病。档案部门一定程度上是学校的职能部门,而所谓职能部门就是在有用的时候才用。我们常常有这样的体会,就是除非遇到什么升迁或者人事变动而程序上规定必须办理档案手续的,才会被动地找到学校的人事档案部门。这只是为履行一种公定的程序。除了正常的司法、政治需要外,没有谁会在日常想起来要过问一下自己的档案资料。很多人呼吁,在现在网络和新媒体盛行的时代,公民的档案资料应该慢慢褪去其神秘的面纱,让公民能运用高科技的手段看到自己的档案资料,比如,档案部门可以将封存在档案室里的牛皮纸袋装档案扫描成PDF格式,然后安装适宜的办公软件,方便个人到因特网上查阅和运用自己的档案资料。但一些人也表示,这势必会造成对公民个人信息的泄露,高科技手段一旦运用失当,就会变成利器,伤害公民个人或是群体的利益。如何在传统保真和高新便捷的社会环境之间谋求合适的度,以确保学校人事档案的利用率和社会效果发挥到最大,是学校人事档案工作者要时刻思考的问题。
三、对策及期待
学校人事档案工作固然有很多不足的地方,但我们可以对症下药,针对漏洞及时完善。
首先是在思想观念上下功夫。在学校内部,无论从党政领导班子还是教职员工或者学生,都要树立对档案工作严肃和负责的心态。不仅对自己的档案资料保持应有的重视,还要在日常的学习工作中积极配合档案工作人员完成相关工作。当前,还是有很多学校存在这样不良的态度,就是把档案部门当做一个冷衙门,无论在人员安排上还是资金设备供给上都照顾不到位,以致于档案部门工作人员文化水平和整体素质偏低,设备陈旧。试想,尚且学校的上层头脑还不能给于档案工作足够的支持,何以奢求普通的教职员工和学生对档案工作有什么热心和信心呢?思想的问题决定所有的问题。如果不能在思想上给予档案工作足够的支持,我们看不到档案体系在未来的时间里有多大完善的希望。
其次要积极依托高新技术信息平台。信息传播技术确实为人类生存和发展提供了很大的空间。各行各业的工作者们要有敏锐的嗅觉和眼光,及时运用高科技的手段为自己的工作服务。任何科技和物质的手段本身是没有色彩的,看它的利害主要是看人们利用的目的。学校是一个对高新科技极其敏锐的地带,人事档案部门要善于运用这样的便捷条件,比如学校的数据库信息,数据库软件,数据库系统模式,信息防火墙,杀毒软件等等,只有将严谨的档案管理理念和先进的信息技术平台相结合,才能让学校档案工作找到一个有利的突破口。
最后要建立健全稳妥便捷的档案管理制度。任何事物的运转都要有章可循,方可中规中矩。制度的建立本意上就是要建立这个章法和规矩。在中国日益法制化的大背景下,各个领域和部门要牢牢抓住行业特点,建立并遵循自己的准则和制度。目前,学校的档案管理工作,尤其是高校档案管理工作大多是以本校为单位,单位与单位之间或是部门与部门之间缺乏必要的沟通和协作,结果是,资源不能共享,人员交流也存在阻碍。基于此,我们应该在制度的层面上对学校档案管理和服务工作提供必要的支持。
学校的人事档案工作着实还存在一些问题和不足,但我们也应该看到已然取得的成绩。只要我们用决心和信心去面对学校档案工作,用以人为本和科学发展的思路作指导,在不断地总结经验和实践创新中前行,就一定能够下好学校人事档案这盘大棋,进而为学校发展和社会繁荣贡献应有的力量。
【参考文献】
[1]张晓玲.高校档案工作要坚持科学发展观.档案与建设.
[2]宗文萍,郭莉珠.论信息时代的档案信息安全保障.档案学通讯.
[3]何江.网络环境下高校人事档案的组织与管理.农业图书情报学刊.