高职院校办公室系统推行大部制管理探析

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  关键词:高职院校 办公室 大部制
  《国家中长期教育改革和发展规划纲要(2010—2020年)》明确指出,要把改革创新作为教育发展的强大动力,以体制机制改革为重点,鼓励学校大胆探索和试验,创新教育管理体制,建设现代学校制度。教育管理体制创新是一个系统性课题,本文拟从高职院校管理中的重要环节——办公室入手,探讨办公室的管理体制创新,以部门管理创新带动全局发展。
  高职院校办公室运行现状分析
  办公室是处理特定事务或提供办公服务的场所,也可特指一个机构,如校学院党办、校办等,对外是一个单位的窗口,对内是协助领导工作的机关。高校办公室是众多机构办公室中的独特一员,既有一般办公室的共同特点,也有其自身的规律,明确它身处教育行业的大背景是理解其特点的首要前提。
  高职院校办公室一般包含学院(党办、校办)办公室(以下简称学院办公室)和院(系)办公室两类机构,前者主要负责协助校领导班子处理教学、科研、日常事务,协调上、下级关系等事务的决策、执行、控制、反馈的活动过程,属于综合管理部门,工作范围很广,既游离于各种管理之外,又存在于各种管理之中,在内部管理中处于较高的管理层次。后者主要负责协助院系领导处理教学、科研、学生以及行政事务的基础管理工作,既要上下沟通,又要横向联系,既是教师和学生之间的桥梁,也是教学系与其他部门的纽带,在内部管理中处于较基层的管理层次。
  办公室作为高职教育管理体制中极为重要的一环,对它的研究也不在少数,主要集中在学校层面和院系层面的办公室管理研究。这些研究成果普遍侧重于加强办公室某一方面工作的研究,如管理创新、精细管理等,或是关于办公室的职能定位、特点分析、工作原则等,也有关于办公室实行目标管理、绩效考核等方面的研究。这些研究对办公室如何加强管理、发挥职能,从不同的角度提出了很好的建议。从中可以看出,对办公室工作的研究,主要是作者的主观评述或工作经验总结,而且集中于就事论事,缺少系统性论证,主要是从办公室工作的不同角度切入。本文试图将两者有机结合起来,整体思考,用当前主流的大部制模式搭建高校办公室系统的综合框架,为建设一个有机高效且充满活力的行政体制机制进行理论性探索。
  高职院校办公室实施大部制管理的可行性分析
  1.大部制的涵义及其模式
  大部制即为大部门体制,就是在政府的部门设置中,将那些职能相近的部门、业务范围趋同的事项相对集中,由一个部门统一管理,最大限度地避免政府职能交叉、政出多门、多头管理,从而提高行政效率,降低行政成本。它是大部门体系和机制的有机统一,缺一不可。大部门体系由核心化的行政决策中枢及其办事机构、综合化的政府组成部门、专门化的执行机构三个要素组成,采取决策权、执行权和监督权,既相互制约又相互协调的运行机制,其实质是政府组织架构调整与政府运行机制再造的统一。
  大部制推行的初衷是为了减少行政成本、提高办事效率,在美国、英国、日本等发达国家得到了广泛推行。例如,美国的大交通部,1966年设立,下设11个独立运行机构,有联邦航空管理局、海岸警卫队、国家公路安全管理局等,真正实现了海陆空统管。英国的大文化部体制,成立了文化、新闻和体育部,文化、旅游、娱乐、体育、影视等与文化有关的事情皆归其统一管理。我国自十七大以后正式推动行政管理上的大部制改革,国务院机构进行了大规模整合,已经取得了初步成效,如成立工业和信息化部,不再保留国防科学技术工业委员会、信息产业部、国务院信息化工作办公室;成立交通运输部,不再保留交通部、中国民用航空总局;成立人力资源和社会保障部,不再保留人事部、劳动和社会保障部等,进行了大规模的职能整合和机构调整。
  2.我国高校实施大部制改革的情况
  我国高校是在参照苏联模式的基础上建立起来的,行政化特色较为浓郁,机构设置大而全。20世纪90年代末,高校大规模扩张,机构再度膨胀,导致职级过多,冗员普遍。同时,部门设置过程中过多地考虑到与行政机关的对接,许多部门功能交叉、职能重复,权责不清的结果使得效率低下、互相扯皮的现象时有发生。在中央自十七大启动大部制改革以来,陆续有10余所大学启动学部制改革,为推进大部制改革积累了很好的经验。例如,北京大学推进的“三级建制,两级管理”的管理体制改革,把教学单位分设为:人文学部、社会科学部、理学部、信息与工程科学部、医学部、跨学科类六大类学部;武汉大学合并组建后,将原有的49个院和直属系调整为人文科学学部、社会科学学部、理学部、工学部、信息科学学部、医学部6个学部,下设40个学院;2009年,北京师范大学将教育学院、教育技术学院、教育管理学院等14个实体性学术机构整合成立教育学部。这些改革各具特色,总体来说是在结合自身实际情况的基础上的有益尝试,先从组织结构上搭建大部制平台,慢慢再理顺运行机制。
  就高职院校而言,实行大部制相对本科院校来说具有一定的优势,其在组织结构上更为简化和综合,人员配备上也不如本科院校齐全,反而有利于资源的整合。从实际情况看,公办院校较民办院校的机构设置更为贴近普通本科院校,人员和机构数量介于民办和普通本科中间。在政府掀起大部制改革的浪潮时,民办高校已经走在前面,他们更为灵活,更看重经济效益。随着生源逐步萎缩,公办高职同样面临着严峻的办学形势,如何提高学校在市场竞争中的执行力和灵活性成为紧迫课题,大部制或类似大部制模式的试行做法应逐步开展。比如在一些重点公办高职院校中建立二级学院和学部,统筹相近教学科研单位,整合优势资源。由于受制于历史和客观环境的影响,目前大部制在高职院校还处于论证阶段,大规模推广还有很长的路要走。尽管如此,高职院校可以试着从行政管理、后勤保障等部门先行入手,打造一个高效快捷的综合办公平台。
  3.高职院校办公室借鉴大部制管理模式的可行性
  高职院校办公室一般包含学院办公室和院(系)办公室两个层次,它们兼具领导的参谋助手和教学服务的功能,是学校行政管理体系的枢纽。因此,以它为突破口进行大部制改革试点具有理论和现实意义。从实际情况看,它本身存在的以下特点,有利于大部制试点的开展。   一是两者工作职责相近,要求相似。第一,两者都参与行政决策,发挥参谋作用。充分掌握信息,研究有关政策、法规,把握决策取向,抓住重点问题,分析事物的内在联系,为领导决策提供准确的依据是两者共同的工作职责和要求。第二,两者都要搞好综合协调工作。协调工作占据办公室日常工作的较大一部分比例,也是体现办公室枢纽地位的重要内容,对办公室人员的协调能力要求是一致的。第三,两者都要做好办文、办会和接待工作。相关文件的起草,会议的筹划、组织和布置都是两个办公室的重要工作内容。同时,外部人员来访的接待工作一般由办公室统筹完成,这也是综合协调职能的一种集中体现。从中可以看出,学院办公室和院(系)办公室虽然服务对象不同,但两者工作职责相近,工作要求趋同,主要的差别在于服务层次的高低。
  二是两者纵向联系,层级明显。学院办公室主要服务于学院院长、党委书记等顶层领导,负责传达、布置院领导的决议。院(系)办公室主要负责落实相关决议,将主要精神传达院系领导及教师。从工作内容看,双方形成纵向联系的工作网络,有较强的层级关系,且在长期的工作中容易形成一体化的工作关系和较密切的同事情谊。从相反角度考虑,由于双方面对的工作对象不同,工作任务也由宏观转向微观,由此带来了办公室工作人员不同的工作感受和看法,也容易滋生互相推诿、互相指责的不和谐因素。
  三是两者工作机制相同,融合较快。工作机制的差异是不同部门之间互相抱怨、沟通不畅的重要因素。从办公室的工作机制来看,无论是学院办公室还是院(系)办公室,它们都以服务职能为核心,以信息搜集、提供参考、传达决策、落实监督、及时反馈为工作程序,遵循相应的办文办会规定、信息工作制度、督查制度、信访制度、保密制度、档案管理制度等。这种事分大小、做法一致的客观情况,有利于双方在需要协同作业时的有机融合。
  从以上三个特点可以看出,高职院校办公室由于其工作职责、工作联系和工作机制的紧密关系,容易营造一体化的氛围,能够减少大部制初期的摩擦,缩短磨合时间,更早、更好地发挥大部制办公室的优势。
  推行大部制管理的核心要素
  尽管办公室具有推行大部制的部门优势,也需要在推行过程中掌握几点核心要素,确保大部制改革既不流于形式,又能保证预期效果。
  1.强大的领导力和执行力
  领导力和执行力是高职院校办公室系统推行大部制的坚强保障。在大部分高职院校中,学院办公室主要归属于行政管理系统,院(系)办公室则归属于教学部门,不同的直属领导容易造成沟通障碍和职责纷争。按照大部制设想,办公室系统内要实现信息、决策、资源的全方位对接,减少中间环节,缩短传达审批时间,真正实现办公室的高效运转,但管辖权的问题随之而来。笔者认为有两种模式可供选择:一是双方仍留在各自体制内,先实现业务范围的大部制,隶属关系保持不变;二是将办公室独立出来,成立单独的综合办公室,内设不同科室,隶属关系进行大的调整。无论哪种方式,都是对原有工作机制的一大改变,短期内必然会造成员工思想上的波动和工作上的混乱,来自最高层的强大领导力和执行力是将大部制改革推行到底的坚强保障。
  2.科学合理的机构设置
  将原有部门打乱成立新的部门,或者变更机构名称,赋予不同工作内容和工作职责,都首先需要对新机构进行合理的配置。一般来看,在老员工的基础上成立新部门,容易在人群中滋生观望情绪,等待领导的安排,工作积极主动性较差,另外,由于大家都处在新部门中的同一起点,没有了资历、传统等制度外权威,对老员工的敬畏心较弱,新部门的凝聚力会大不如前。因此,机构设置的科学性和合理性至关重要。笔者认为,设置机构时要注意两大要件:一是工作领域的集约性。大部制的一个核心思想是减少中间环节,将更多的工作程序集中在一个部门解决。这就需要在部门中容纳更多的工作职责,从而导致工作内容的丰富化和扩大化。因此,设置新机构时必须要以此为出发点,本着简化、优化、高效的原则,让工作范围更为综合,让工作内容更为集约。二是使人职匹配,将每一个人安排在合理的位置上。这样既能提高工作积极性和主动性,提升工作效率,又可以避免工作内耗。这是新部门成立之后必须要做好的基础工作。当然,其中既要考虑到工作能力,也要综合考虑组织需要、工作资历和发展潜力等要素。
  3.包容创新的外部环境
  新事物的产生总是伴随着质疑和抵触。高校的大部制改革即使在国外也还处在不断创新摸索阶段,在国内也仅限于中央一级政府机构的改革,并未形成燎原之势。重点高校中推行大部制或类似的学部制仅仅是少数,高职院校更是凤毛麟角。因此,在高职院校办公室系统推行大部制改革不仅需要智慧和魄力,而且更要培养一个包容、创新的环境。在全体教职工中要不断宣传、树立大部制的理念,大胆鼓励教职工开展教学管理方面的创新,使大家逐步认识到教学管理创新是学院发展不可绕开的必经之路,从而形成一种包容创新、热爱创新的氛围,进而为大部制的全面推广扫清障碍。
  综上所述,笔者认为在高职院校办公系统中推行大部制改革不仅是可行的,而且是必要的。它的实现将为高职院校乃至全体高校教育系统探索出一条积极的大部制改革之路,使工作中心回归教育本身,避免行政化趋势,为我国人才强国战略奠定坚实基础。
  参考文献:
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  (作者单位:北京劳动保障职业学院)
  [责任编辑:张 雯]
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