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摘 要：档案作为一种信息资源，在企业管理、决策等方面发挥重要作用。改变传统观念，建立一套科学规范的档案管理体系，实现资源共享，是企业必须做好的一项基础性工作。在市场经济条件下，企业档案管理面临新的机遇和挑战，只有与时俱进，创新发展，企业档案管理才能走出一条新路子。
关键词：企业档案 档案管理 知识管理
随着我国社会主义市场经济的不断发展壮大，国内企业也进入自主经营、自我发展的转型期，企业发展管理模式的转变对档案管理提出了新要求，新时期下的企业档案管理应适应新形势，改变管理理念，改进管理方法，提高管理人员素质，为企业做大做强提供有力的信息支撑。
企业的档案管理工作主要包括“实体管理” 与“信息开发利用” 两个方面，以企业档案实体管理为基础，以信息开发为导向，以信息利用为根本，为企业的各项工作提供重要参考和依据。要做好企业的档案管理工作，也需要从这两个方面入手。
1. 在实体管理方面
1.1管理层要转变观念，提高认识，加大支持力度
现代企业的管理层往往把追求利润的最大化作为一切活动的出发点，依这种思路，档案部门往往被置于边缘地位，岗位被视为闲差，管理人员多为兼职，设备陈旧，管理落后，档案入库差不多就等于封存，如此一来，甚至连企业档案管理存在的必要性都受到怀疑。在信息化时代的今天，这种旧的观念已经明显不合时宜。当前，科学发展观深入人心，企业的发展越来越依靠科技创新和人才优势，对旧的企业档案管理模式带来冲击和挑战的同时，又为企业档案管理的信息化、数字化带来难得发展机遇。档案不仅不是企业的负担，而成为一种宝贵的无形资产，“它对于企业的经营管理、投资决策、新产品开发、设备维护等，都有十分重要的作用。”[1]企业领导应当把档案管理当作一件大事纳入到企业的发展规划中来，在人才引进、基础设施建设、应用系统建设和信息资源建设方面加大投入和开发力度，以此来带动整个企业档案管理工作的现代化及企业知识的整合、开发、利用和增值。为企业的发展壮大和转型提供信息支持。
1.2 全面提高档案管理人员的素质
档案管理人员的业务能力和素质水平直接影响到档案管理工作的质量和效能，充分调动档案人员的积极性，充分发挥档案人员的主观能动性，努力学习业务知识，不断提高档案人员的知识水平和业务技能。由于档案种类和载体的多样化，档案管理设备的现代化和信息化，需要尽快引进一些既能熟练掌握计算机和信息技术，又能熟悉档案专业知识的人才，同时对现有相关人员进行相关业务培训，全面、及时地提高档案管理人员的素养和技能，通过平衡和提高员工的人才结构和知识结构，形成合理高效的人才团队，以推动企业档案管理的现代化。
1.3 注意信息保密、安全工作
任何时候，档案实体的安全都是企业档案工作开展的基础，要做好该项工作需要注意以下几个方面：一是企业档案室要制定严格的保密制度，档案人员实行岗位责任制、专人负责制，并通过密码设置、密钥管理、权限控制等技术手段防止机密文件泄密。二是在档案室内配置灭火器、防虫剂，切实做好三防工作。三是对电子文件的生成、传输和存储实行有效控制，尤其是对于一些具有永久保存价值的电子文件，要确保其长期完整、真实、可靠、可读。这方面有很多教训值得吸取：如胜利油田记录第一口油井资料的磁带被海风腐蚀后数据全部丧失；记录我国第一次人口普查资料的数据磁带大部分已無法读出。在国外，美国档案馆还发生过43000件电子邮件顷刻间不翼而飞的事件[2]。教训深刻，值得我们认真反思和警惕。
2.在信息开发利用方面
档案信息资源的开发和共享利用是企业档案管理工作的出发点和最终目的，正如中国档案学会科技档案学术委员会所指出的：“企业档案部门要把为企业的生产经营、改革发展等服务作为企业档案工作的准则，离开这一点，企业档案工作就失去了根基。”[3]企业在档案信息开发利用方面应做好以下几方面的工作：
2.1 加快档案信息化进程，实现资源共享、高效管理。
计算机技术与现代通讯技术的迅猛发展，带来了企业档案管理方面的深刻变革。档案部门管理的是档案，但与社会公众交流的是以档案为载体的信息，档案作为一种信息资源被改造、开发和利用是信息化社会的必然趋势。世界各国的档案管理正朝着数字化、网络化的方向发展，很多大中型企业已普及使用档案管理信息系统，建立起科学规范的档案管理体系。
2.2 积极创新，树立档案的知识理念。
知识就是生产力，它是继自然资源、物质资源之后最具影响力与竞争潜力的资源形态，欧美日等发达国家的企业都普遍建立了自己的知识管理系统，成为其不断进行知识积累和发展创新的重要平台。[4]国内的企业界在这方面起步较晚，起点相对较低，但很多企业已开始认识到知识管理对于企业发展和创新的重要意义，而创新也不是平白无故的从零开始，而是在该领域已有知识的基础上进行的。档案管理者在新形势下必须积极主动地进行角色转换， 着力点从实物材料管理转向材料本身所蕴含的知识。注重挖掘档案的情报价值、现实价值和知识价值，提高企业的创新能力，不断为企业注入活力，实现技术发展和知识增值。
2.3增强观念，提升档案工作的商品、经济价值。
以往档案管理部门总以清水衙门自居，以默默无闻为荣，甘心做个配角，这种自甘边缘的低调和清高在目前来看已经不合时宜，也不会赢得企业的支持和尊重。知识经济的大潮给企业档案部门带来了无限生机和奋发有为的广阔空间。企业的档案管理人员要自觉走出自己狭小封闭的圈子，深入到机构内部和生产经营一线，了解其需求，积极主动和有的放矢的为其提供咨询和服务。另外，目前很多企业在国际贸易中遭遇技术壁垒、知识产权保护和反倾销等障碍，企业档案部门在这方面也可大有作为。
关键词：企业档案 档案管理 知识管理
随着我国社会主义市场经济的不断发展壮大，国内企业也进入自主经营、自我发展的转型期，企业发展管理模式的转变对档案管理提出了新要求，新时期下的企业档案管理应适应新形势，改变管理理念，改进管理方法，提高管理人员素质，为企业做大做强提供有力的信息支撑。
企业的档案管理工作主要包括“实体管理” 与“信息开发利用” 两个方面，以企业档案实体管理为基础，以信息开发为导向，以信息利用为根本，为企业的各项工作提供重要参考和依据。要做好企业的档案管理工作，也需要从这两个方面入手。
1. 在实体管理方面
1.1管理层要转变观念，提高认识，加大支持力度
现代企业的管理层往往把追求利润的最大化作为一切活动的出发点，依这种思路，档案部门往往被置于边缘地位，岗位被视为闲差，管理人员多为兼职，设备陈旧，管理落后，档案入库差不多就等于封存，如此一来，甚至连企业档案管理存在的必要性都受到怀疑。在信息化时代的今天，这种旧的观念已经明显不合时宜。当前，科学发展观深入人心，企业的发展越来越依靠科技创新和人才优势，对旧的企业档案管理模式带来冲击和挑战的同时，又为企业档案管理的信息化、数字化带来难得发展机遇。档案不仅不是企业的负担，而成为一种宝贵的无形资产，“它对于企业的经营管理、投资决策、新产品开发、设备维护等，都有十分重要的作用。”[1]企业领导应当把档案管理当作一件大事纳入到企业的发展规划中来，在人才引进、基础设施建设、应用系统建设和信息资源建设方面加大投入和开发力度，以此来带动整个企业档案管理工作的现代化及企业知识的整合、开发、利用和增值。为企业的发展壮大和转型提供信息支持。
1.2 全面提高档案管理人员的素质
档案管理人员的业务能力和素质水平直接影响到档案管理工作的质量和效能，充分调动档案人员的积极性，充分发挥档案人员的主观能动性，努力学习业务知识，不断提高档案人员的知识水平和业务技能。由于档案种类和载体的多样化，档案管理设备的现代化和信息化，需要尽快引进一些既能熟练掌握计算机和信息技术，又能熟悉档案专业知识的人才，同时对现有相关人员进行相关业务培训，全面、及时地提高档案管理人员的素养和技能，通过平衡和提高员工的人才结构和知识结构，形成合理高效的人才团队，以推动企业档案管理的现代化。
1.3 注意信息保密、安全工作
任何时候，档案实体的安全都是企业档案工作开展的基础，要做好该项工作需要注意以下几个方面：一是企业档案室要制定严格的保密制度，档案人员实行岗位责任制、专人负责制，并通过密码设置、密钥管理、权限控制等技术手段防止机密文件泄密。二是在档案室内配置灭火器、防虫剂，切实做好三防工作。三是对电子文件的生成、传输和存储实行有效控制，尤其是对于一些具有永久保存价值的电子文件，要确保其长期完整、真实、可靠、可读。这方面有很多教训值得吸取：如胜利油田记录第一口油井资料的磁带被海风腐蚀后数据全部丧失；记录我国第一次人口普查资料的数据磁带大部分已無法读出。在国外，美国档案馆还发生过43000件电子邮件顷刻间不翼而飞的事件[2]。教训深刻，值得我们认真反思和警惕。
2.在信息开发利用方面
档案信息资源的开发和共享利用是企业档案管理工作的出发点和最终目的，正如中国档案学会科技档案学术委员会所指出的：“企业档案部门要把为企业的生产经营、改革发展等服务作为企业档案工作的准则，离开这一点，企业档案工作就失去了根基。”[3]企业在档案信息开发利用方面应做好以下几方面的工作：
2.1 加快档案信息化进程，实现资源共享、高效管理。
计算机技术与现代通讯技术的迅猛发展，带来了企业档案管理方面的深刻变革。档案部门管理的是档案，但与社会公众交流的是以档案为载体的信息，档案作为一种信息资源被改造、开发和利用是信息化社会的必然趋势。世界各国的档案管理正朝着数字化、网络化的方向发展，很多大中型企业已普及使用档案管理信息系统，建立起科学规范的档案管理体系。
2.2 积极创新，树立档案的知识理念。
知识就是生产力，它是继自然资源、物质资源之后最具影响力与竞争潜力的资源形态，欧美日等发达国家的企业都普遍建立了自己的知识管理系统，成为其不断进行知识积累和发展创新的重要平台。[4]国内的企业界在这方面起步较晚，起点相对较低，但很多企业已开始认识到知识管理对于企业发展和创新的重要意义，而创新也不是平白无故的从零开始，而是在该领域已有知识的基础上进行的。档案管理者在新形势下必须积极主动地进行角色转换， 着力点从实物材料管理转向材料本身所蕴含的知识。注重挖掘档案的情报价值、现实价值和知识价值，提高企业的创新能力，不断为企业注入活力，实现技术发展和知识增值。
2.3增强观念，提升档案工作的商品、经济价值。
以往档案管理部门总以清水衙门自居，以默默无闻为荣，甘心做个配角，这种自甘边缘的低调和清高在目前来看已经不合时宜，也不会赢得企业的支持和尊重。知识经济的大潮给企业档案部门带来了无限生机和奋发有为的广阔空间。企业的档案管理人员要自觉走出自己狭小封闭的圈子，深入到机构内部和生产经营一线，了解其需求，积极主动和有的放矢的为其提供咨询和服务。另外，目前很多企业在国际贸易中遭遇技术壁垒、知识产权保护和反倾销等障碍，企业档案部门在这方面也可大有作为。