论文部分内容阅读
摘要：文章以勘测设计单位为对象, 针对内部管理中存在的缺陷、内部控制的疏漏、控制意识的淡薄等问题, 提出如何在强化现代企业管理内部控制手段、完善自我监管体系, 从而保障勘测设计企业稳步发展, 提升行业核心竞争力。
关键词：内部控制勘测设计单位控制模式前景
1 勘测设计单位现行总体模式及内部控制
基本状况
1.1 勘测设计单位的总体模式
勘测设计单位属知识、技术密集型企业, 拥有的中高级技术人员多, 人员综合素质较高; 所使用的劳动力和所消耗的原材料相对较少, 成本一般是技术服务和无形资产( 技术成果) 的运用; 产品多为勘测设计成果文件、图纸; 工程项目包括的规划、勘测、评估、设计、监理、咨询、实验等。
1.2 当前勘测设计单位内部控制管理存在的问题
当前勘测设计单位会计基础工作已较为规范扎实, 管理程序严格, 政策性规章制度贯彻执行得较好。但是在内部控制方面, 尚存在一些问题:
( 1) 因勘测设计单位一般历史较为久远, 单位体制还处于事改企的转型过程中, 没有全面市场化的经营模式使管理者认识到内部控制在经营管理中所占的份量, 仍把内部控制看作单纯的内部会计控制, 其理念还停留在内部控制制度阶段, 管理体制和管理方法都有待进一步创新。
( 2) 勘测设计单位所从事的项目一般为技术服务, 生产成本本身较低, 管理者在保证目标利润的前提下, 没有严格成本核算, 也没有深挖企业管理效益, 致使内部控制环境模糊,“软控制”不到位。
( 3) 工程项目是勘测设计单位的经营重点, 所以除了对财务进行监督外, 项目监督也成为勘测设计单位的监控重点, 但在重视程序监督的基础上, 还未着重强化对项目管理人的监督及对人力资源合理配置的研究, 则将有权限失衡的现象发生。
2 勘测设计单位企业管理及内部控制模式前景分析
随着技术服务行业的全面市场化, 勘测设计单位要获取较大的市场份额和较高的经济效益, 就必须调整企业管理模式, 将内部控制与经营过程相结合, 不断完善企业内部控制体系, 防范经营风险, 才能让企业在日趋激烈的竞争中, 在改企建制的转型过程中立于不败之地。
2.1 转变管理者内部控制理念, 塑造企业良好的控制环境
控制环境是指对建立、加强或削弱特定政策、程序及其效益产生影响的各种因素, 具体包括企业管理人员的品行、操守、价值观、素质与能力、管理人员的管理哲学与经营观念、企业文化、企业各项规章制度、信息沟通体系等。企业控制环境在内部控制中占主导地位, 它直接关系到企业控制的贯彻执行以及内部控制目标的实现。
管理者的经营理念是控制环境的重要因素, 管理人员作为信息传递者, 往往决定內部控制的成败, 因此管理层应以身作则遵守组织的价值观和内控规定。其次,“控制文化”也是控制环境的重要方面, 应将控制意识的态度灌输到的企业文化中, 为内部控制提供一个告知的平台, 一方面管理者须向各级人员强调和说明内控的重要性, 另一方面, 要让企业中的所有员工都能认识到自己工作对单位、对他人负责的程度, 充分理解他们在内控程序中所充当的角色, 并在程序中发挥出积极的作用; 同时要保持信息的畅通, 建立有效的交流渠道, 确保相关信息在各部门的正确传达和控制成果在管理过程中的运用, 才能真正实现内部控制的贯彻执行。
2.2 强化勘测设计单位项目管理的全过程控制
项目管理, 是勘测设计单位的生命线, 是通过优化配置资源, 通过计划、组织、控制和协调等活动实现项目预定的工程质量、经济效益、完工期限等各项目标的全过程。搞好项目管理是经营管理工作的重点。
( 1) 做好项目的组织、安排、费用预算等控制。
要根据各项目的具体情况确定组织结构, 对于专业较单一的项目采用较简单的专业项目型组织即可; 对于涉及专业较多的项目宜采用纵横交错的矩阵式组织结构: 把直线式纵向领导系统和按工程项目横向管理系统配合使用。以项目管理为基础, 单位管理为框架的形式。在项目组织中, 由项目负责人对项目进度、人员分配、资金预算进行统筹计划,把费用预算合理分配到各个单项工作中去, 同时协调好设计人员之间、部门各专业间的关系。
( 2) 搞好项目质量控制工作。
勘测设计单位要想在竞争中获胜, 必须提高产品质量,这是项目管理的关键, 必须高度重视, 我们应该让技术质量树品牌, 靠品牌和服务赢取市场。
① 让员工树立“ 以质量树品牌”的理念, 在思想上重视设计质量。积极推行设计标准化、系列化和通用化, 要求设计人员严格按照有关设计标准工作, 以提高设计质量和设计效率, 满足客户要求。
② 要推行全面质量管理, 严格把关审核程序。勘察设计图纸及文件必须根据规定的审批办法, 对其进行严格的审定, 层层把关。建立三级校审制度, 根据设计项目的重要性和相关性对设计成果进行三级校审: 专业负责人( 专业工程师) 审核, 部门技术负责人审核( 部门主工) , 技术专家委员会( 单位总工或专家委) 审核。要严格杜绝设计项目的违规委外行为, 要求设计人员对勘察、设计、施工和竣工投产全过程的设计工作负责, 对设计文件存在的质量问题负责解决及修正, 对项目质量坚持责任到位、责任追究制度。
( 3) 加强设计项目岗位职责控制。
勘测设计单位必须完善岗位责任制, 特别是工程项目的重要岗位、重要人员要明确岗位职责及权限。
① 明确设计人员职责, 要做到令行禁止。应制定设计人员工作职责, 明确技术人员业务处理权限和应承担的责任, 还要坚决杜绝违反职业操守的行为, 如: 项目部不得保存法人合同章、财务章; 对设计变更签证、项目结算、资金收付, 均要由项目负责人或职能部门签认, 并要将资金变动情况及时反馈到管理层; 设计人员不得利用职务之便无故索要加班费、赶工费; 不得在设计中无原则给施工单位增加工程量; 不得违规指定设备材料, 损害业主利益。对此, 企业应细化各项规程, 如有违反, 应严肃查处。
② 强化项目负责人的全过程跟踪管理。项目负责人应对项目的质量、进度、资金使用情况跟踪监督, 及时调整偏差; 要负责组织对竣工项目进行质量回访, 及时处理质保期内应承担的问题; 对已完工程实际成本与预算成本进行比较分析, 不断改进设计工作, 在提高设计质量前提下有效降低成本, 在赢得客户信赖的同时提高项目经济效益。
( 4) 加强项目成本的控制。
项目负责人应对项目目标成本进行分解, 定量核算、分析成本/ 收入比例, 落实成本改进措施, 使各项成本控制在目标成本以内, 提高经济效益。落实项目各级人员的成本责任和奖罚办法, 并与项目各级人员签订成本目标责任合同,提高项目各级人员的成本意识, 以动员全员参与项目的成本控制。同时要在项目全过程中融入相互牵制、相互制约的制度, 建立以防为主的监控防线; 要由独立于项目部以外的财务部门和经营部门定期对项目资金到位情况、项目成本使用情况进行核对、监督、考核; 将项目的质量优良率、成本利润
率与项目负责人效益分配直接挂钩。
3 建立一套完整的内部会计控制系统
企业内部会计控制是企业为了实现一定的控制目标, 由企业内部组织运用财务会计方法和其他方法对企业所进行的控制, 是企业经营管理的重要组成部分, 也是企业内部控制制度的核心, 与其他管理控制相互交织、融合, 共同保障企业正常、有序、高效运行。单位内部的会计核算体系是一个十分严密的系统, 应当具有牵制和监督的功能。
( 1) 严格岗位分工与授权批准。
为确保单位各个环节的工作相互衔接、合法合规, 有效地防止和发现差错及舞弊行为, 企业应合理划分业务的各个环节, 明确各岗位职责、权限, 确保不相容岗位相互分离、相互制约、相互监督。勘测设计单位应着重对合同管理与项目管理、财务管理与市场经营管理、费用支出的执行与审批、项目预决算与核准审批、项目分包的授权批准、财务内部的岗位分工等进行责任明确和岗位分离控制。
( 2) 成本预算责任归口, 分级分项目核算企业成本。
应将年度成本计划指标分解为责任成果, 落实到各职能部门和基层单位, 形成责任预算, 实行分级分口管理, 组成一个成本管理控制网。各责任单位的责任人, 在生产经营活动中, 根据责任预算进行控制, 随时发现和纠正偏离计划的损失和浪费, 以及违反财经纪律的现象, 使每项具体的和全部的费用开支限制在责任预算范围内。根据勘察设计企业的特点, 制定科学、规范的核算体系, 以工程项目和专业项目为核算对象, 分别按单项工程分阶段和专业项目进行核算, 并按进度进行分析和比较, 确定成本与项目进度的合理比例范围, 使整个工程设计项目处在会计的核算和监督之中, 也便于单位领导及时掌握项目执行、项目收支情况。
( 3) 健全奖金分配制度, 使其公开、透明。
为增强企业活力, 调动经营者和生产者的积极性, 维护职工的合法利益, 要制定出适应勘测设计单位的各项分配制度细则并通过集体讨论。奖金分配要公开透明, 要依据职务、职称、岗位、责任、工作量的大小, 既要體现多劳多得的原则, 也要体现风险、责任与利益的对应, 不仅可激发管理者和每一位职工的工作热情与敬业精神, 促使他们创造性地开展工作, 同时也能使资金分配有据可依, 杜绝暗箱操作。此外, 还要坚决取缔账外账、“小金库”。
( 4) 强化内部审计监督、服务职能。
内部审计除了进行客观、公正的评价, 还要针对企业在经营活动中存在的弊端和漏洞, 提出具有针对性、可操作性的审计建议, 审计范围也要从检查监督向内部管理服务发展, 从财务领域扩展到企业经营和管理各个领域, 从事后审计延伸到全程审计。勘测设计单位的经营部门、生产技术部门和财务部门应与内审部门一道, 对企业年度计划完成情况、资金使用效益、资本增值、基本建设投资、企业改制前的资产评估和不同专业的成本结构等进行全方位的测评监督,及时发现各环节存在的问题, 把企业经济活动的风险降到最低程度, 使企业加强防范措施, 提高企业化管理水平和经济效益。
4 着力创建人力资源控制体系
当前, 勘测设计行业市场竞争日益激烈, 优秀的设计人员较为紧缺, 所以不仅应该制定完善的从业人员执业制度,加强对执业人员的管理, 同时要以人为本, 完善人才资源配置管理, 避免优秀人才的流失。
( 1) 规范从业人员执业制度。
健全授权批准制度, 设计人员从事设计工作要经过部门负责人的授权, 在授权范围内开展工作, 杜绝承揽私活、损害单位利益的行为; 明确从业人员工作职责, 避免职责不清而引起的工作矛盾与冲突; 实施科学的绩效考核体系, 尽可能听取员工意见, 以激发员工参与考评的积极性, 同时将薪酬与绩效考核挂钩; 建立服务投诉电话, 对从业人员的执业过程进行监督, 杜绝各项违法、违规行为的发生。
( 2) 贯彻“ 以人为本”的思想, 着重加强对青年人才的培养。
加强企业与员工间的互相沟通和交流、互相理解和尊重, 为员工提供轻松的工作环境和施展才能的平台, 让职工建立起“与企业共同发展”的责任意识和主动意识。结合勘测设计单位的特点, 培养勘测、设计、概预算、试验、监理等专业的高素质人才, 特别要加大对青年技术人员的培训, 建立起激励机制, 鼓励青年职工加强学习, 提高专业素质, 或让技术经验丰富的资深专家经常与青年技术人员交流经验,还可成立技术研讨、创新协会, 达到知识共享、推动创新的效果。
总之, 通过企业内各部门的通力合作, 不断完善内部控制体系, 对单位的重点环节、重要岗位和经营、财务活动以及人员配备进行科学有效的监督管理, 是勘察设计企业提高经济效益, 提升市场竞争力, 维护企业稳定长远发展的有效手段。
关键词：内部控制勘测设计单位控制模式前景
1 勘测设计单位现行总体模式及内部控制
基本状况
1.1 勘测设计单位的总体模式
勘测设计单位属知识、技术密集型企业, 拥有的中高级技术人员多, 人员综合素质较高; 所使用的劳动力和所消耗的原材料相对较少, 成本一般是技术服务和无形资产( 技术成果) 的运用; 产品多为勘测设计成果文件、图纸; 工程项目包括的规划、勘测、评估、设计、监理、咨询、实验等。
1.2 当前勘测设计单位内部控制管理存在的问题
当前勘测设计单位会计基础工作已较为规范扎实, 管理程序严格, 政策性规章制度贯彻执行得较好。但是在内部控制方面, 尚存在一些问题:
( 1) 因勘测设计单位一般历史较为久远, 单位体制还处于事改企的转型过程中, 没有全面市场化的经营模式使管理者认识到内部控制在经营管理中所占的份量, 仍把内部控制看作单纯的内部会计控制, 其理念还停留在内部控制制度阶段, 管理体制和管理方法都有待进一步创新。
( 2) 勘测设计单位所从事的项目一般为技术服务, 生产成本本身较低, 管理者在保证目标利润的前提下, 没有严格成本核算, 也没有深挖企业管理效益, 致使内部控制环境模糊,“软控制”不到位。
( 3) 工程项目是勘测设计单位的经营重点, 所以除了对财务进行监督外, 项目监督也成为勘测设计单位的监控重点, 但在重视程序监督的基础上, 还未着重强化对项目管理人的监督及对人力资源合理配置的研究, 则将有权限失衡的现象发生。
2 勘测设计单位企业管理及内部控制模式前景分析
随着技术服务行业的全面市场化, 勘测设计单位要获取较大的市场份额和较高的经济效益, 就必须调整企业管理模式, 将内部控制与经营过程相结合, 不断完善企业内部控制体系, 防范经营风险, 才能让企业在日趋激烈的竞争中, 在改企建制的转型过程中立于不败之地。
2.1 转变管理者内部控制理念, 塑造企业良好的控制环境
控制环境是指对建立、加强或削弱特定政策、程序及其效益产生影响的各种因素, 具体包括企业管理人员的品行、操守、价值观、素质与能力、管理人员的管理哲学与经营观念、企业文化、企业各项规章制度、信息沟通体系等。企业控制环境在内部控制中占主导地位, 它直接关系到企业控制的贯彻执行以及内部控制目标的实现。
管理者的经营理念是控制环境的重要因素, 管理人员作为信息传递者, 往往决定內部控制的成败, 因此管理层应以身作则遵守组织的价值观和内控规定。其次,“控制文化”也是控制环境的重要方面, 应将控制意识的态度灌输到的企业文化中, 为内部控制提供一个告知的平台, 一方面管理者须向各级人员强调和说明内控的重要性, 另一方面, 要让企业中的所有员工都能认识到自己工作对单位、对他人负责的程度, 充分理解他们在内控程序中所充当的角色, 并在程序中发挥出积极的作用; 同时要保持信息的畅通, 建立有效的交流渠道, 确保相关信息在各部门的正确传达和控制成果在管理过程中的运用, 才能真正实现内部控制的贯彻执行。
2.2 强化勘测设计单位项目管理的全过程控制
项目管理, 是勘测设计单位的生命线, 是通过优化配置资源, 通过计划、组织、控制和协调等活动实现项目预定的工程质量、经济效益、完工期限等各项目标的全过程。搞好项目管理是经营管理工作的重点。
( 1) 做好项目的组织、安排、费用预算等控制。
要根据各项目的具体情况确定组织结构, 对于专业较单一的项目采用较简单的专业项目型组织即可; 对于涉及专业较多的项目宜采用纵横交错的矩阵式组织结构: 把直线式纵向领导系统和按工程项目横向管理系统配合使用。以项目管理为基础, 单位管理为框架的形式。在项目组织中, 由项目负责人对项目进度、人员分配、资金预算进行统筹计划,把费用预算合理分配到各个单项工作中去, 同时协调好设计人员之间、部门各专业间的关系。
( 2) 搞好项目质量控制工作。
勘测设计单位要想在竞争中获胜, 必须提高产品质量,这是项目管理的关键, 必须高度重视, 我们应该让技术质量树品牌, 靠品牌和服务赢取市场。
① 让员工树立“ 以质量树品牌”的理念, 在思想上重视设计质量。积极推行设计标准化、系列化和通用化, 要求设计人员严格按照有关设计标准工作, 以提高设计质量和设计效率, 满足客户要求。
② 要推行全面质量管理, 严格把关审核程序。勘察设计图纸及文件必须根据规定的审批办法, 对其进行严格的审定, 层层把关。建立三级校审制度, 根据设计项目的重要性和相关性对设计成果进行三级校审: 专业负责人( 专业工程师) 审核, 部门技术负责人审核( 部门主工) , 技术专家委员会( 单位总工或专家委) 审核。要严格杜绝设计项目的违规委外行为, 要求设计人员对勘察、设计、施工和竣工投产全过程的设计工作负责, 对设计文件存在的质量问题负责解决及修正, 对项目质量坚持责任到位、责任追究制度。
( 3) 加强设计项目岗位职责控制。
勘测设计单位必须完善岗位责任制, 特别是工程项目的重要岗位、重要人员要明确岗位职责及权限。
① 明确设计人员职责, 要做到令行禁止。应制定设计人员工作职责, 明确技术人员业务处理权限和应承担的责任, 还要坚决杜绝违反职业操守的行为, 如: 项目部不得保存法人合同章、财务章; 对设计变更签证、项目结算、资金收付, 均要由项目负责人或职能部门签认, 并要将资金变动情况及时反馈到管理层; 设计人员不得利用职务之便无故索要加班费、赶工费; 不得在设计中无原则给施工单位增加工程量; 不得违规指定设备材料, 损害业主利益。对此, 企业应细化各项规程, 如有违反, 应严肃查处。
② 强化项目负责人的全过程跟踪管理。项目负责人应对项目的质量、进度、资金使用情况跟踪监督, 及时调整偏差; 要负责组织对竣工项目进行质量回访, 及时处理质保期内应承担的问题; 对已完工程实际成本与预算成本进行比较分析, 不断改进设计工作, 在提高设计质量前提下有效降低成本, 在赢得客户信赖的同时提高项目经济效益。
( 4) 加强项目成本的控制。
项目负责人应对项目目标成本进行分解, 定量核算、分析成本/ 收入比例, 落实成本改进措施, 使各项成本控制在目标成本以内, 提高经济效益。落实项目各级人员的成本责任和奖罚办法, 并与项目各级人员签订成本目标责任合同,提高项目各级人员的成本意识, 以动员全员参与项目的成本控制。同时要在项目全过程中融入相互牵制、相互制约的制度, 建立以防为主的监控防线; 要由独立于项目部以外的财务部门和经营部门定期对项目资金到位情况、项目成本使用情况进行核对、监督、考核; 将项目的质量优良率、成本利润
率与项目负责人效益分配直接挂钩。
3 建立一套完整的内部会计控制系统
企业内部会计控制是企业为了实现一定的控制目标, 由企业内部组织运用财务会计方法和其他方法对企业所进行的控制, 是企业经营管理的重要组成部分, 也是企业内部控制制度的核心, 与其他管理控制相互交织、融合, 共同保障企业正常、有序、高效运行。单位内部的会计核算体系是一个十分严密的系统, 应当具有牵制和监督的功能。
( 1) 严格岗位分工与授权批准。
为确保单位各个环节的工作相互衔接、合法合规, 有效地防止和发现差错及舞弊行为, 企业应合理划分业务的各个环节, 明确各岗位职责、权限, 确保不相容岗位相互分离、相互制约、相互监督。勘测设计单位应着重对合同管理与项目管理、财务管理与市场经营管理、费用支出的执行与审批、项目预决算与核准审批、项目分包的授权批准、财务内部的岗位分工等进行责任明确和岗位分离控制。
( 2) 成本预算责任归口, 分级分项目核算企业成本。
应将年度成本计划指标分解为责任成果, 落实到各职能部门和基层单位, 形成责任预算, 实行分级分口管理, 组成一个成本管理控制网。各责任单位的责任人, 在生产经营活动中, 根据责任预算进行控制, 随时发现和纠正偏离计划的损失和浪费, 以及违反财经纪律的现象, 使每项具体的和全部的费用开支限制在责任预算范围内。根据勘察设计企业的特点, 制定科学、规范的核算体系, 以工程项目和专业项目为核算对象, 分别按单项工程分阶段和专业项目进行核算, 并按进度进行分析和比较, 确定成本与项目进度的合理比例范围, 使整个工程设计项目处在会计的核算和监督之中, 也便于单位领导及时掌握项目执行、项目收支情况。
( 3) 健全奖金分配制度, 使其公开、透明。
为增强企业活力, 调动经营者和生产者的积极性, 维护职工的合法利益, 要制定出适应勘测设计单位的各项分配制度细则并通过集体讨论。奖金分配要公开透明, 要依据职务、职称、岗位、责任、工作量的大小, 既要體现多劳多得的原则, 也要体现风险、责任与利益的对应, 不仅可激发管理者和每一位职工的工作热情与敬业精神, 促使他们创造性地开展工作, 同时也能使资金分配有据可依, 杜绝暗箱操作。此外, 还要坚决取缔账外账、“小金库”。
( 4) 强化内部审计监督、服务职能。
内部审计除了进行客观、公正的评价, 还要针对企业在经营活动中存在的弊端和漏洞, 提出具有针对性、可操作性的审计建议, 审计范围也要从检查监督向内部管理服务发展, 从财务领域扩展到企业经营和管理各个领域, 从事后审计延伸到全程审计。勘测设计单位的经营部门、生产技术部门和财务部门应与内审部门一道, 对企业年度计划完成情况、资金使用效益、资本增值、基本建设投资、企业改制前的资产评估和不同专业的成本结构等进行全方位的测评监督,及时发现各环节存在的问题, 把企业经济活动的风险降到最低程度, 使企业加强防范措施, 提高企业化管理水平和经济效益。
4 着力创建人力资源控制体系
当前, 勘测设计行业市场竞争日益激烈, 优秀的设计人员较为紧缺, 所以不仅应该制定完善的从业人员执业制度,加强对执业人员的管理, 同时要以人为本, 完善人才资源配置管理, 避免优秀人才的流失。
( 1) 规范从业人员执业制度。
健全授权批准制度, 设计人员从事设计工作要经过部门负责人的授权, 在授权范围内开展工作, 杜绝承揽私活、损害单位利益的行为; 明确从业人员工作职责, 避免职责不清而引起的工作矛盾与冲突; 实施科学的绩效考核体系, 尽可能听取员工意见, 以激发员工参与考评的积极性, 同时将薪酬与绩效考核挂钩; 建立服务投诉电话, 对从业人员的执业过程进行监督, 杜绝各项违法、违规行为的发生。
( 2) 贯彻“ 以人为本”的思想, 着重加强对青年人才的培养。
加强企业与员工间的互相沟通和交流、互相理解和尊重, 为员工提供轻松的工作环境和施展才能的平台, 让职工建立起“与企业共同发展”的责任意识和主动意识。结合勘测设计单位的特点, 培养勘测、设计、概预算、试验、监理等专业的高素质人才, 特别要加大对青年技术人员的培训, 建立起激励机制, 鼓励青年职工加强学习, 提高专业素质, 或让技术经验丰富的资深专家经常与青年技术人员交流经验,还可成立技术研讨、创新协会, 达到知识共享、推动创新的效果。
总之, 通过企业内各部门的通力合作, 不断完善内部控制体系, 对单位的重点环节、重要岗位和经营、财务活动以及人员配备进行科学有效的监督管理, 是勘察设计企业提高经济效益, 提升市场竞争力, 维护企业稳定长远发展的有效手段。