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摘 要:高校办公室是综合性服务机构,协调是办公室工作的重要职能,办公室人员必须做好协调工作以化解各方矛盾,提高服务质量,本文论述了协调工作的重要性,从协调的分类、原则、技巧上讨论了办公室人员应如何做好协调工作。
关键词:高校办公室协调服务
中图分类号:G647 文献标识码:A 文章编号:1673-9795(2011)06(a)-0030-01
和谐校园是构建和谐社会的重要组成部分,和谐办公室是和谐校园的缔造者,而协调是办公室实现这一目标的重要手段。只有协调解决好各方面矛盾,才能充分调动工作人员的积极性,才能凝聚全校师生的力量为学校的发展做贡献。
1 高校办公室协调工作的重要性
众所周知,学校的发展需要和谐办公环境下的和谐人际关系——既能让个人自由发展自己的潜能,充分展现才华,创造性地工作,又能构建全体职员紧密配合,互守诚信、相互促进的团队精神。要想实现和谐的人际关系就必须充分发挥协调的作用,所谓协调,就是利用协商、说服、调解、指示等多种方式或手段来调节上下、左右及内外的关系,使组织内部达成共识、相互配合、化解矛盾,形成良好和谐的工作环境,从而凝聚全校师生的力量,尤其是部门内部的力量,统一认识,实现学校的发展规划和战略目标。而办公室是高校各种矛盾的汇集点,也是高校沟通上下、联系左右的枢纽,一直以来办公室都充当着协调者的角色,只有努力协调好各方面的关系,使各方的利益最大化,矛盾最小化,才能凝聚全体师生的力量实现学校的全面发展。
2 高校办公室如何做好协调工作
2.1 协调工作的分类
依据协调的内容可以分为工作协调和人际关系协调。工作协调指的是会议协调,教学资源协调、设备协调,公文协调,以及重大问题决策的协调等。人际关系协调又可分为内部协调和外部协调,内部协调指的是高校内部各部门,部门内各科室之间的矛盾协调,外部协调指的是办公室代表学校与上级领导部门、各兄弟院校、学校建立的实习单位、企业等之间的协调。
2.2 协调工作的原则
高校办公室是学校领导者的参谋者和助手,同时也是上传下达的枢纽和对外联系的窗口,特殊的身份和地位决定着高校办公室人员在充当协调者这一角色上必须遵循以下原则。
（1)按章办事。办公室人员在处理日常事情上必须做到说话要“准”,办事有“根”,“根”和“准”就要求我们必须按文件的规定办,按公事操作流程办,按领导的决策办,不能意气用事、自作主张、越轨行事。
（2)利于团结。协调的过程其实是凝聚一切力量的过程,是增进团结、消除误解的过程,所以协调的动机就必须从全局出发,设法沟通,消除误会,一切为了团结,为了共同的目标而努力。
（3)注重调查。协调是为了解决矛盾,在解决矛盾前协调者必须充分的调查了解矛盾,深入了解事物的来龙去脉,摸清矛盾各方的情况,分析、判断矛盾的性质及其对全局的影响,切忌只听单方描述或者片面言语,否则不但原有的矛盾解决不了,反而会引起新的矛盾。
（4)服务第一。高校办公室是窗口单位,一切的工作最终必须落在“服务”二字上,它是办公室工作的核心。协调各方矛盾为的就是提供优质的服务。
2.3 协调工作的技巧
（1)尊重双方,提前协调。办公室人员在为领导提供参谋咨询服务时,必须在尊重双方的前提下预测可能产生的矛盾,并提出协调的办法,即那些需要协调,先协调什么,后协调什么以及怎样协调等,在事情发生前都要心中有数,以减少事发时更多矛盾的发生。
（2)在原则下找灵活。协调必须坚持原则,实事求是、服从大局、平等协商、依法办事,离开了原则,就失去了协调的意义。另外,协调的过程也是一个多变的过程中。故协调者必须在不违反原则的前提下,从客现实际出发,见机行事,灵活变通协调程序、协调方式以淡化彼此间的抵触情绪,营造和谐的协调气氛,促使双方作出适当的让步或妥协,使问题得到解决。
（3)在矛盾中寻共同。出现矛盾需要协调来化解矛盾,矛盾的双方必有共同点,这个共同点往往是要实现本方的利益最大化,所以在充分调查的前提下,在公平的原则下注重疏导说服,通过引导、劝说、启发、激励等手段,使协调对象识大体,惜全局,发扬风格,不要斤斤计较。但当疏导说服难以奏效时,也应考虑运用行政手段,通过命令、指示等指令性方式解决。
（4)提高自身素质。事实上,协调者往往是自身素质高,德高望重,很有说服力的人来担当,故办公室人员在充当这一角色时,必须内强自身素质,外树良好形象。
（5)注重语言技巧。语言是一门艺术,事实证明,协调工作成功与否和谈话技巧密切相关。要搞好协调,必须要注意谈话技巧。办公室人员位置特殊,说话要严谨,要有分寸。要根据不同的对象、场合、时机、心境,采用不同的方法进行交谈。既要分析得深刻透彻,又要客观公正、合乎情理,让对方容易接受。必须做到:当说的必须要说,不当说的永远不要说。
总之,办公室是高校管理机构的综合职能服务部门,涉及方方面面,需要处理的矛盾较多,也比较复杂。但只要坚持协调原则,掌握一定的协调技巧,充分发挥主观能动性,就一定能使各方矛盾越化越小,实现和谐部门、和谐校园,为广大师生提供优质的服务,为学校的发展提供满意的服务。
参考文献
[1] 胡占友.办公室管理行动指南[M].机械工业出版社,2006.
[2] 石从容.高校办公室工作新探[J].芜湖职业技术学院学报,2009(4):11.
[3] 张柱红,和希顺.做好高校办公室综合协调工作的思考[J].华中农业大学学报(社会科学版),2008(3).
[4] 林华英.高校和谐办公室协调工作的探讨[J].闽西职业技术学院学报,2008,9(3):10.
关键词:高校办公室协调服务
中图分类号:G647 文献标识码:A 文章编号:1673-9795(2011)06(a)-0030-01
和谐校园是构建和谐社会的重要组成部分,和谐办公室是和谐校园的缔造者,而协调是办公室实现这一目标的重要手段。只有协调解决好各方面矛盾,才能充分调动工作人员的积极性,才能凝聚全校师生的力量为学校的发展做贡献。
1 高校办公室协调工作的重要性
众所周知,学校的发展需要和谐办公环境下的和谐人际关系——既能让个人自由发展自己的潜能,充分展现才华,创造性地工作,又能构建全体职员紧密配合,互守诚信、相互促进的团队精神。要想实现和谐的人际关系就必须充分发挥协调的作用,所谓协调,就是利用协商、说服、调解、指示等多种方式或手段来调节上下、左右及内外的关系,使组织内部达成共识、相互配合、化解矛盾,形成良好和谐的工作环境,从而凝聚全校师生的力量,尤其是部门内部的力量,统一认识,实现学校的发展规划和战略目标。而办公室是高校各种矛盾的汇集点,也是高校沟通上下、联系左右的枢纽,一直以来办公室都充当着协调者的角色,只有努力协调好各方面的关系,使各方的利益最大化,矛盾最小化,才能凝聚全体师生的力量实现学校的全面发展。
2 高校办公室如何做好协调工作
2.1 协调工作的分类
依据协调的内容可以分为工作协调和人际关系协调。工作协调指的是会议协调,教学资源协调、设备协调,公文协调,以及重大问题决策的协调等。人际关系协调又可分为内部协调和外部协调,内部协调指的是高校内部各部门,部门内各科室之间的矛盾协调,外部协调指的是办公室代表学校与上级领导部门、各兄弟院校、学校建立的实习单位、企业等之间的协调。
2.2 协调工作的原则
高校办公室是学校领导者的参谋者和助手,同时也是上传下达的枢纽和对外联系的窗口,特殊的身份和地位决定着高校办公室人员在充当协调者这一角色上必须遵循以下原则。
（1)按章办事。办公室人员在处理日常事情上必须做到说话要“准”,办事有“根”,“根”和“准”就要求我们必须按文件的规定办,按公事操作流程办,按领导的决策办,不能意气用事、自作主张、越轨行事。
（2)利于团结。协调的过程其实是凝聚一切力量的过程,是增进团结、消除误解的过程,所以协调的动机就必须从全局出发,设法沟通,消除误会,一切为了团结,为了共同的目标而努力。
（3)注重调查。协调是为了解决矛盾,在解决矛盾前协调者必须充分的调查了解矛盾,深入了解事物的来龙去脉,摸清矛盾各方的情况,分析、判断矛盾的性质及其对全局的影响,切忌只听单方描述或者片面言语,否则不但原有的矛盾解决不了,反而会引起新的矛盾。
（4)服务第一。高校办公室是窗口单位,一切的工作最终必须落在“服务”二字上,它是办公室工作的核心。协调各方矛盾为的就是提供优质的服务。
2.3 协调工作的技巧
（1)尊重双方,提前协调。办公室人员在为领导提供参谋咨询服务时,必须在尊重双方的前提下预测可能产生的矛盾,并提出协调的办法,即那些需要协调,先协调什么,后协调什么以及怎样协调等,在事情发生前都要心中有数,以减少事发时更多矛盾的发生。
（2)在原则下找灵活。协调必须坚持原则,实事求是、服从大局、平等协商、依法办事,离开了原则,就失去了协调的意义。另外,协调的过程也是一个多变的过程中。故协调者必须在不违反原则的前提下,从客现实际出发,见机行事,灵活变通协调程序、协调方式以淡化彼此间的抵触情绪,营造和谐的协调气氛,促使双方作出适当的让步或妥协,使问题得到解决。
（3)在矛盾中寻共同。出现矛盾需要协调来化解矛盾,矛盾的双方必有共同点,这个共同点往往是要实现本方的利益最大化,所以在充分调查的前提下,在公平的原则下注重疏导说服,通过引导、劝说、启发、激励等手段,使协调对象识大体,惜全局,发扬风格,不要斤斤计较。但当疏导说服难以奏效时,也应考虑运用行政手段,通过命令、指示等指令性方式解决。
（4)提高自身素质。事实上,协调者往往是自身素质高,德高望重,很有说服力的人来担当,故办公室人员在充当这一角色时,必须内强自身素质,外树良好形象。
（5)注重语言技巧。语言是一门艺术,事实证明,协调工作成功与否和谈话技巧密切相关。要搞好协调,必须要注意谈话技巧。办公室人员位置特殊,说话要严谨,要有分寸。要根据不同的对象、场合、时机、心境,采用不同的方法进行交谈。既要分析得深刻透彻,又要客观公正、合乎情理,让对方容易接受。必须做到:当说的必须要说,不当说的永远不要说。
总之,办公室是高校管理机构的综合职能服务部门,涉及方方面面,需要处理的矛盾较多,也比较复杂。但只要坚持协调原则,掌握一定的协调技巧,充分发挥主观能动性,就一定能使各方矛盾越化越小,实现和谐部门、和谐校园,为广大师生提供优质的服务,为学校的发展提供满意的服务。
参考文献
[1] 胡占友.办公室管理行动指南[M].机械工业出版社,2006.
[2] 石从容.高校办公室工作新探[J].芜湖职业技术学院学报,2009(4):11.
[3] 张柱红,和希顺.做好高校办公室综合协调工作的思考[J].华中农业大学学报(社会科学版),2008(3).
[4] 林华英.高校和谐办公室协调工作的探讨[J].闽西职业技术学院学报,2008,9(3):10.