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推行农村财务电算化管理，是新时期深化农经改革的客观要求，是巩固农经行业地位的重要措施，对于建立规范的农村财务管理体系，实现农村财务管理的科学化、信息化和系统化具有重要意义。近年来吴忠市作为自治区首批财务电算化试点市（县），对农村会计电算化进行了积极探索，目前全市95个行政村有49个村已经实行微机记账，覆盖率达52%，有效地提高了农村财务的规范化管理水平，提高了工作效率，促进了村务公开与民主管理工作，收到了较好的效果。但同时也对现行的财务管理制度提出了新的要求与标准。严格的管理制度是会计电算化系统安全可靠运行的保证，也是防止各种舞弊行为发生的有效措施。会计电算化系统的管理制度主要包括操作管理制度、系统维护制度和会计档案管理制度等。
一、操作管理制度
操作管理制度是指应用单位对系统操作过程的控制和管理，其主要内容有权限设置、审核凭证、登记账簿等。
1.操作人员权限设置
财会电算化通过设置口令，分配操作人员的权限，实现内部控制，达到规范管理的要求。应用单位应设置系统管理员，对操作人员口令密码和使用权限实行严格的控制管理，即系统管理员根据操作需要确定操作人员，并根据会计工作岗位和人员分工情况分配操作人员的使用权限，确定相应的工作职责。
对会计主管、出纳、制单、上机操作、审核、系统管理、档案管理等都要明确到人，严禁出纳兼管微机操作、审核和会计档案资料的保管。每个操作人员只拥有分工范围内的操作权限，口令是操作人员身份的标识。系统操作人员一般不能拥有对系统的修改权，也不能调阅系统的文档资料和系统的源程序。操作人员之间应有必要的权限分工。
2.确保原始数据操作的准确度
在电算化会计中，原始数据在输入中发生错误，计算机无法识别，只会将错就错地进行各种计算工作，因而其准确性完全依赖于原始数据输入的准确与否。会计电算化这一固有弱点就要求：一切数据的处理方法和过程都必须规范化，并保证准确性和相对的稳定性，这样才能保证会计信息质量的真实性、完整性和准确性。
3.预防记账凭证等会计数据未经审核而输入计算机
数据录入人员只能严格按照凭证输入数据，不能擅自修改凭证数据，如发现差错，应退回手工凭证的编制及审核人员，由手工编制及审核人员进行修改。
4.预防已输入计算机的原始凭证和记账凭证未经核对而登记机内账簿
数据录入人员与机内凭证的审核人员必须由两人分别担任，不能互相替代。除系统维护员为进行软件维护外，任何人员不能直接打开库文件进行库记录的增、删和修改数据。
5.配备上机操作记录
所使用的软件具有自动记录上下机操作的功能，这些记录应定期打印并存档保管，一旦发生问题，追究责任有据可查，杜绝无权操作人员上机操作会计软件。除此之外，系统各功能工作效率和质量应有记录，并应对记录的责任人、内容及事后分析、处理工作制定明确的规定。
二、系统维护制度
（一）硬件、软件管理制度
主要是为保证计算机系统和机房设备的正常运转和会计软件的保密实行的控制，这是系统安全运行的基本条件。
1.保持机房和设备整洁。每次操作完毕，要按规定程序关机，整理好有关设备；每天将设备擦拭一遍，将机房打扫一次。
2.实行专机专用。装有会计应用软件的计算机，除可处理一般性文档文书外，一律不得作其他用途，尤其不准上互联网。
3.每个操作人员密码不得相同，而且相互保密，确保非规定操作人员不能进入会计软件操作。除授权外，非工作人员一般不得进入机房。
4.对计算机硬盘进行分区操作，正常业务处理在C盘操作完毕，要及时保存、关机。所有会计资料，每月要在D盘或其他区域保存一次。
5.对正在使用的会计核算软件进行修改，必须由上级主管部门指定专门业务技术人员操作，本站人员不得随意修改。
6.计算机硬、软件出现故障时，由电算主管安排专人排除。
7.一般情况下，不得使用外来的磁性介质。确需使用时，必须经过查毒杀毒。本单位磁性介质经外单位计算机使用后，也必须经查毒杀毒后方可使用。
8.电算主管员每季末对机内软件和会计数据必须检查一次，防止被人更改及破坏。
（二）会计数据的安全保密制度
对会计软件进行安全保密控制，定期检查会计软件是否被非法修改，定期检查使用电脑是否存在病毒，目的是为了防止软件被他人有意或无意篡改、更换或破坏。电算主管必须有强烈的保密意识，对整个电算系统的安全负有不可推卸的责任。
1.指定专人保管数据文件的备份软盘，并实行严格的登记、监督制度；
2.未经上级农经部门授权不得轻易对会计核算软件进行修改；
3.保管软盘应做到防高温、防霉、防震、防磁场、防盗等安全措施；
4.调阅会计软件和会计档案，须经乡（镇）农经站长签字同意，并实行严格的登记监督制度。
三、会计档案管理制度
会计电算化后，大量系统软件、会计数据存贮在磁盘中，会计主管上机审核完凭证后，由计算机自动登账，自动账转表，全部过程都在计算机里完成，既快捷又整齐划一，使会计档案也上了一个新台阶。但同时也对原有的档案管理提出新的要求。档案管理制度是存档数据完整、安全、保密的保证，电算化系统的档案管理制度除原有的档案管理制度外，还应有：
1.以磁性介质存储的和计算机打印出来的记账凭证、会计账簿、会计报表等会计数据，必须存档保管。保管期限与手工记账资料一致。
2.磁性介质保存的会计档案，除做到防火、防潮等纸质档案管理的一般要求外，还必须做到防磁、防尘。会计账簿和会计报表等重要资料必须保存双份，并要求分别存放。
3.保存会计档案的磁性介质上，必须要有明确标记，以便于归类保存和查找。
4.利用磁性介质保存的会计资料，每年初检查一次，每三年重新复制一次，防止因损坏造成资料丢失。
5.各村的会计档案单独逐年保存在磁性介质中，不得将不同村的档案保存在同一磁性介质中。
6.原始凭证仍然单独立卷存档。
四、机房设备管理制度
机房设备安全和计算机正常运转，主要通过机房管理制度来保证。机房管理的主要内容包括：
1.配备稳压电源和不间断电源，建立对设备进行经常性检查的定期维护保养的规定，对机器设备的运行情况及维修情况应进行记录；
2.操作密码由电算主管设定，每半年更换一次；
3.操作人员操作完毕或中途离开机房，必须退出会计核算软件，不得在会计软件应用状态下离开机房；
4.建立必要的应急计划，并制定相应措施以保证发生故障时系统能及时得到恢复。
值得注意的是，仅有严密的制度还不够。制度靠人来执行，因此对制度的执行情况应做经常性的检查。软件投入使用后，要寻找既能适合本单位特点，又能发挥软件作用的最佳途径，并认真总结经验，找出在实践中遇到问题的解决办法，达到操作规范、管理科学的目的。
深化对电算化会计系统中的制度建设，是当前实施电算化工作的关键一环。增强大家对电算化会计系统中管理制度的重视，将使电算化会计在新的基础上获得进一步完善和发展，真正做到保证相关会计数据的可靠性和真实性。
一、操作管理制度
操作管理制度是指应用单位对系统操作过程的控制和管理，其主要内容有权限设置、审核凭证、登记账簿等。
1.操作人员权限设置
财会电算化通过设置口令，分配操作人员的权限，实现内部控制，达到规范管理的要求。应用单位应设置系统管理员，对操作人员口令密码和使用权限实行严格的控制管理，即系统管理员根据操作需要确定操作人员，并根据会计工作岗位和人员分工情况分配操作人员的使用权限，确定相应的工作职责。
对会计主管、出纳、制单、上机操作、审核、系统管理、档案管理等都要明确到人，严禁出纳兼管微机操作、审核和会计档案资料的保管。每个操作人员只拥有分工范围内的操作权限，口令是操作人员身份的标识。系统操作人员一般不能拥有对系统的修改权，也不能调阅系统的文档资料和系统的源程序。操作人员之间应有必要的权限分工。
2.确保原始数据操作的准确度
在电算化会计中，原始数据在输入中发生错误，计算机无法识别，只会将错就错地进行各种计算工作，因而其准确性完全依赖于原始数据输入的准确与否。会计电算化这一固有弱点就要求：一切数据的处理方法和过程都必须规范化，并保证准确性和相对的稳定性，这样才能保证会计信息质量的真实性、完整性和准确性。
3.预防记账凭证等会计数据未经审核而输入计算机
数据录入人员只能严格按照凭证输入数据，不能擅自修改凭证数据，如发现差错，应退回手工凭证的编制及审核人员，由手工编制及审核人员进行修改。
4.预防已输入计算机的原始凭证和记账凭证未经核对而登记机内账簿
数据录入人员与机内凭证的审核人员必须由两人分别担任，不能互相替代。除系统维护员为进行软件维护外，任何人员不能直接打开库文件进行库记录的增、删和修改数据。
5.配备上机操作记录
所使用的软件具有自动记录上下机操作的功能，这些记录应定期打印并存档保管，一旦发生问题，追究责任有据可查，杜绝无权操作人员上机操作会计软件。除此之外，系统各功能工作效率和质量应有记录，并应对记录的责任人、内容及事后分析、处理工作制定明确的规定。
二、系统维护制度
（一）硬件、软件管理制度
主要是为保证计算机系统和机房设备的正常运转和会计软件的保密实行的控制，这是系统安全运行的基本条件。
1.保持机房和设备整洁。每次操作完毕，要按规定程序关机，整理好有关设备；每天将设备擦拭一遍，将机房打扫一次。
2.实行专机专用。装有会计应用软件的计算机，除可处理一般性文档文书外，一律不得作其他用途，尤其不准上互联网。
3.每个操作人员密码不得相同，而且相互保密，确保非规定操作人员不能进入会计软件操作。除授权外，非工作人员一般不得进入机房。
4.对计算机硬盘进行分区操作，正常业务处理在C盘操作完毕，要及时保存、关机。所有会计资料，每月要在D盘或其他区域保存一次。
5.对正在使用的会计核算软件进行修改，必须由上级主管部门指定专门业务技术人员操作，本站人员不得随意修改。
6.计算机硬、软件出现故障时，由电算主管安排专人排除。
7.一般情况下，不得使用外来的磁性介质。确需使用时，必须经过查毒杀毒。本单位磁性介质经外单位计算机使用后，也必须经查毒杀毒后方可使用。
8.电算主管员每季末对机内软件和会计数据必须检查一次，防止被人更改及破坏。
（二）会计数据的安全保密制度
对会计软件进行安全保密控制，定期检查会计软件是否被非法修改，定期检查使用电脑是否存在病毒，目的是为了防止软件被他人有意或无意篡改、更换或破坏。电算主管必须有强烈的保密意识，对整个电算系统的安全负有不可推卸的责任。
1.指定专人保管数据文件的备份软盘，并实行严格的登记、监督制度；
2.未经上级农经部门授权不得轻易对会计核算软件进行修改；
3.保管软盘应做到防高温、防霉、防震、防磁场、防盗等安全措施；
4.调阅会计软件和会计档案，须经乡（镇）农经站长签字同意，并实行严格的登记监督制度。
三、会计档案管理制度
会计电算化后，大量系统软件、会计数据存贮在磁盘中，会计主管上机审核完凭证后，由计算机自动登账，自动账转表，全部过程都在计算机里完成，既快捷又整齐划一，使会计档案也上了一个新台阶。但同时也对原有的档案管理提出新的要求。档案管理制度是存档数据完整、安全、保密的保证，电算化系统的档案管理制度除原有的档案管理制度外，还应有：
1.以磁性介质存储的和计算机打印出来的记账凭证、会计账簿、会计报表等会计数据，必须存档保管。保管期限与手工记账资料一致。
2.磁性介质保存的会计档案，除做到防火、防潮等纸质档案管理的一般要求外，还必须做到防磁、防尘。会计账簿和会计报表等重要资料必须保存双份，并要求分别存放。
3.保存会计档案的磁性介质上，必须要有明确标记，以便于归类保存和查找。
4.利用磁性介质保存的会计资料，每年初检查一次，每三年重新复制一次，防止因损坏造成资料丢失。
5.各村的会计档案单独逐年保存在磁性介质中，不得将不同村的档案保存在同一磁性介质中。
6.原始凭证仍然单独立卷存档。
四、机房设备管理制度
机房设备安全和计算机正常运转，主要通过机房管理制度来保证。机房管理的主要内容包括：
1.配备稳压电源和不间断电源，建立对设备进行经常性检查的定期维护保养的规定，对机器设备的运行情况及维修情况应进行记录；
2.操作密码由电算主管设定，每半年更换一次；
3.操作人员操作完毕或中途离开机房，必须退出会计核算软件，不得在会计软件应用状态下离开机房；
4.建立必要的应急计划，并制定相应措施以保证发生故障时系统能及时得到恢复。
值得注意的是，仅有严密的制度还不够。制度靠人来执行，因此对制度的执行情况应做经常性的检查。软件投入使用后，要寻找既能适合本单位特点，又能发挥软件作用的最佳途径，并认真总结经验，找出在实践中遇到问题的解决办法，达到操作规范、管理科学的目的。
深化对电算化会计系统中的制度建设，是当前实施电算化工作的关键一环。增强大家对电算化会计系统中管理制度的重视，将使电算化会计在新的基础上获得进一步完善和发展，真正做到保证相关会计数据的可靠性和真实性。