综合性档案馆馆藏资源建设与开发利用思考

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  摘 要:进入到大数据时代,人们对档案资源的需求不断增加,这要求综合性档案馆加强档案资源建设,为更好地做好档案信息资源的开发利用提供支持。与此同时,综合性档案馆馆藏资源建设与开发利用之间的关系密切,在整体工作开展过程中,需协调好两者之间的关系及潜在矛盾问题。本文以综合性档案馆馆藏资源建设原则为切入点,在分析综合性档案馆馆藏资源建设与开发利用现状问题的基础上,探讨了综合性档案馆馆藏资源建设与开发利用的有效途径。
  关键词:综合性档案馆;馆藏资源;建设;开发利用
  档案作为人类发展的历史资料,是人们认识和把握客观发展规律的重要依据。综合性档案馆作为档案事业的主体,其馆藏资源建设是国家档案资源建设中的重点工作。同时,综合性档案馆馆藏资源建设是档案馆自身建设和发展的内在需求,也是档案事业赖以持续发展的基础。随着社会的进一步发展,构建与社会发展相匹配的档案工作机制,是发挥档案及档案工作服务人民群众和社会建设事业的重要保障。因此,综合性档案馆需要加强馆藏资源建设,不断提高档案工作为社会发展的服务水平和能力,才能为综合性档案馆的长远发展夯实基础。而当前综合性档案馆馆藏资源建设与开发利用仍然存在一些缺陷,这种情况下,深入研究综合性档案馆馆藏资源建设与开发利用具有一定的现实意义。
  一、综合性档案馆馆藏资源建设原则概述
  综合性档案馆馆藏资源建设是一项系统化的工作,且复杂难度高,因此在实际建设工作开展期间,需遵循一定的建设原则,总结起来具体建设原则如下:
  1.以人为本的原则
  综合性档案馆馆藏资源建设的最终目的在于满足当前人们日益增长的档案资源需求。但是当前社会中的人在生活和工作中,是分团体、分领域、分层次的,这使得人们对档案资源的需求也是不尽相同。因此,为满足不同人群的真实需求,综合性档案馆馆藏资源建设需要体现“以人为本”的原则,根据人们的实际需求来收藏一些档案资料。只有这样,才能在丰富馆藏资源的同时,满足社会各类人群的真实需求,进而才能为综合性档案馆馆藏资源建设与开发利用价值的最大化提供支持。
  2.地方为主的原则
  由于多层次的工作关系和广泛的社会交往关系,各地机构在生产自身文件的同时,也积累了大量外地文件和上下级文件,其中不乏重复内容,这种情况下,若没有进行筛选,则会导致档案资源重复建设,不仅浪费资源,还会增加相关成本。因此,在综合性档案馆馆藏资源建设过程中,应遵循地方为主的原则,以当地形成档案资料为主,以避免重复档案资料的收集,即可达到精简馆藏的目的,又可在综合性档案馆馆藏资源建设中形成地方特色。除此之外,在名人档案收集时,也要确保名人是当地人,或者在当地出生、当地工作,或者是产生直接影响作用的人。
  3.重点优先,兼顾结构的原则
  所谓重点优先,指的是在综合性档案馆馆藏资源建设期间要优先重要机构、名人的档案资料,原因在于重要机构和名人的行为活动,往往会在社会环境中产生一定的影响,其形成的档案资料也具备较高的价值。因此,在综合性档案馆馆藏资源建设过程中,应将工作重点放置在党政机构、团体组织和有社会影响力的各类名人形成的档案资料上,以确保档案可真实反映社会主流活动的具体内容。但是在综合性档案馆馆藏资源建设期间,不仅仅要重点优先,还要兼顾结构,即注重非名人和重要机构的档案资料,如灾难性事件材料、非名人档案材料等,通过这种方式,才能保证综合性档案馆馆藏结构的合理性。
  4.整体性原则
  进入到大数据时代,社会每天都在生产大量数据。对于综合性档案馆来说,其将进入信息资源共享时代。因此,综合性档案馆馆藏资源建设要摒弃传统各自为政的观念,而要基于网络信息技术的观点来指导综合性档案馆馆藏资源建设。具体而言,在综合性档案馆馆藏资源建设中,需要充分利用网络信息技术的优势作用,收集广泛且全面的资源,为更好地服务社会夯实基础。但是,在综合性档案馆馆藏资源建设过程中,也要兼顾档案资料“数量和质量”并重的原则,才能为社会提供更优质的档案服务。基于此,综合性档案馆在馆藏资源建设过程中,一方面要将综合性档案馆馆藏资源建設工作与网络信息技术相结合起来,据此合理地扩大收藏范围,增加馆藏档案数量;另一方面应采取有效措施来控制综合性档案馆馆藏档案资料的质量,坚持档案数量和质量并重原则来建设综合性档案馆馆藏资源。
  二、综合性档案馆馆藏资源建设与开发利用现状分析
  从现状来看,在综合性档案馆馆藏资源建设与开发利用工作开展期间,仍存在一些较为明显的问题,问题的存在会影响整体工作的质量效益。总结起来,具体问题如下:
  1.馆藏资源种类单一,结构简单
  综合性档案馆馆藏资源建设的核心在于广泛收集各类档案资源,以期为社会不同层次、不同领域的人群提供优质的档案服务。但是,在综合性档案馆馆藏资源建设过程中,馆藏资源种类相对单一,以各党政机关的指示、通知等之类的正式文件为主,并且当中纸质档案占比大。同时,综合性档案馆馆藏资源结构相对简单,主要以革命历史档案、事业机关单位档案等文书档案为主,而没有纳入电子类型档案资源。不仅如此,综合性档案馆馆藏资源中严重缺乏正式文件,这使得综合性档案馆馆藏结构相对不平衡,且种类整体来说相对单一。
  2.馆藏资源数字化建设程度不高
  在网络信息时代,电子信息技术的快速发展和广泛应用,使得传统档案已经无法满足当前信息化时代的发展需求。纵观当前的综合性档案馆馆藏资源,可发现其中纸质档案占据较大比重,而综合性档案馆馆藏电子资源占比较少,尤其是电子录音、电子照片等等电子档案,更是少之又少。不仅如此,当前综合性档案馆的纸质档案向电子档案的转换工作也相对比较落后。由此可见,在综合性档案馆中,馆藏资源存储方式仍然以落后的纸质保存方式为主,尚未实现全面数字化建设。不仅如此,馆藏资源中仍然存在电子档案严重缺乏问题,这对综合性档案馆馆藏资源开发利用极为不利,一定程度上制约了综合性档案馆的社会服务水平的提升,还不利于综合性档案馆的持续发展。   3.馆藏资源利用率不高
  在综合性档案馆馆藏资源建设中,由于党政机关档案和民生档案收集的不平衡性和数字化进程的不均衡,导致综合性档案馆馆藏资源分布不均衡。民生档案是社会管理活动的历史记录,覆盖面十分广泛,具体包括医疗、教育、房地产等,与广大人民群众的切身利益密切相关。而当前综合性档案馆进入新时代未能全面向公众开放,只是开通了微信公众号、微博等,基于整体角度而言,尚未满足社会公众的实际需求,导致综合性档案馆馆藏资源利用率不高。
  4.馆藏资源共享开放程度不高
  档案共享开放是档案开发利用价值最大化的重要保障。档案的共享开放与其他档案管理工作息息相关,如确保档案挖掘、整合等工作高质高效地完成。但是由于众多主客观因素影响,与档案管理相关的档案收集、档案存储等工作尚未与现代网络信息技术和计算机技术等实现深度融合,进而导致综合性档案馆馆藏资源在共享开放工作发展中,受到众多因素的制约。这种情况下,综合档案馆长期未利用的档案资源占据多数,而真正用于共享的档案资源为少数。进入到信息化时代,综合性档案馆馆藏资源开发共享数量虽在不断增加,但是占全部馆藏档案数量的比例不高,提供利用档案次数较少。另外,由于档案大数据平台和技术推进中存在一定的阻碍,使得综合性档案馆馆藏资源未能最大限度共享和开放,不利于综合性档案馆馆藏资源利用价值的最大化。
  三、综合性档案馆馆藏资源建设与开发利用的有效策略分析
  如前所述,对综合性档案馆馆藏资源建设的基本原则及现状问题均有了一定程度的了解,为了解决相关问题,则需落实有效的解决策略。结合多年的实践工作经验,具体策略如下:
  1.主动拓展馆藏资源收集渠道
  首先,综合性档案馆应主动扩大档案收集范围,针对不同种类的档案资源,应在收集中采取多样化渠道进行收集,为后期档案资源整理工作效率的提升提供支持。在民生档案收集时,可根据广大民众的真实需求,适当扩大民生档案收集范围,据此丰富综合性档案馆馆藏资源内容和种类。其次,统一档案收集工作标准,构建归档管理平台。当前,综合性档案馆在档案资源收集时,仍然按照上级单位颁布的标准进行具体操作,尚未结合自身需求来制定工作标准,导致大量档案缺乏明显的分界线,从而给后续的整理分类工作增加了难度。因此,在档案收集之前,需要根据档案开发利用需求,制定统一档案收集工作标准,以期为档案收集、整理和归档等一系列操作提供依据。在此基础上,为了促进档案收集效率的提升,应构建档案归档管理平台,并将平台连接各个部门的系统,以期通过平台来实现自动化收取电子数据,并自动化完成档案整理、鉴定等操作,一方面可以保证电子数据及时地尽数收集;另一方面可以减少中间档案资源转递环节,从而能够避免传递过程中的恶意篡改、丢失等问题,进而有利于提高档案信息数据的真实性和可靠性。不仅如此,一些重要档案会在读取数据情况下进行备份处理,能够极大提升电子档案信息的安全性。
  2.整体系统,提升馆藏资源数字化水平
  首先,构建档案一体化运行机制。档案一体化系统指的是集档案业务管理、档案信息发布、电子档案管理为一体的档案管理体系,在系统支持下,可大幅度提升档案开放共享程度,从而有利于提高档案资源开发利用价值。同时,在接口集成的支持下,实现了档案统一化管理,能够避免档案信息孤岛现象的出现,进而能够极大地提升档案信息的利用价值。其次,建立档案大数据管理体系。在档案一体化运作机制运行期间,仍然需要对档案加强管理,才能最大程度地开发利用综合性档案馆馆藏资源。因此,综合性档案馆需要制定统一的档案大数据管理体系,以此解决传统纸质档案存储、安全等问题,提高档案管理的科学性和有效性。同时,在统一管理基础上,建立电子档案归档、借阅等标准流程,从而有利于借助计算机来完成检索操作,从而有利于大幅度提升综合性档案馆馆藏资源的利用率,进而有利于满足公众对档案资源的实际需求。
  3.积极开发和创新档案传播手段,提高馆藏资源利用率
  首先,开发文创产品,定期举办档案展览。档案作为各类活动、重大决策的重要载体,具备一定的文化价值。因此,在档案资源开发利用过程中,可以根据档案的特点来进行开发,充分挖掘档案当中的文化资源,据此开发具有特色的文化创意产品,这样一来不仅可以促进档案资源利用价值的提升,还可以满足当前人们对特色文化的个性化和多元化需求。同时,综合性档案馆可定期举办档案展览,以实现档案综合分析,为提高开发利用档案价值提供支持。其次,创新档案传播手段。在现代社会中,大数据、网络技术等的出现与普及应用,对社会各个领域的发展产生积极的促进作用。对于档案管理来说,亦是如此。基于此,综合性档案馆可创建微信公众号平台、客户端等,面向广大档案用户,深入了解创意文化市场需求,进而结合馆藏资源进行针对性的文化创意产品研发,以满足人们当前对文化产品的个性化需求。总之,需积极开发与创新档案传播手段,使馆藏资源利用率得到有效提升。
  4.开放共享,充分挖掘馆藏资源价值
  首先,构建开放平台。综合性档案馆开放平台建设具体包括两部分,存储平台主要是对现有馆藏资源进行整合,以综合性档案馆的馆藏资源为核心,提供存储服务,以实现档案数据的长期安全保存。而挖掘利用平台指的是收集档案数据的基础上,整合挖掘和分析处理档案信息,为档案数据的高效利用提供支持。其次,构建数据交换平台。建立档案共享平台、互联网在线服务等,立足于民众对档案资源的需求,定期开放共享整合的档案信息,这样一来,用户在有需求的情況下,仅需要借助接入网络的设备进入到系统,即可在线查阅与使用档案信息,进而档案信息能够在最大范围内实现共享,这样既有利于综合性档案馆公共服务能力的提升,又能够促进档案资源的优化配置。
  四、结语
  总而言之,综合性档案馆馆藏资源建设与开发利用是档案事业发展的重要组成部分,在大数据时代,综合性档案馆需要对正确看待当前馆藏资源建设与开发利用现状问题,并主动拓展馆藏资源收集渠道,同时积极开发和创新档案传播手段,构建开放共享平台,以促进综合性档案馆馆藏资源价值的开发利用,进一步为档案事业的长远、可持续稳定发展夯实基础。
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  (作者单位:山东省临沂市郯城县档案馆)
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