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我们都有这样的经历，面对越积越多的纸质文档和电子文档，搜索的确成了一件让人极度伤神的事，办公效率也因此大打折扣。笔者近期试用的这款PaperPort办公软件，从文档的转换录入到编辑处理，从存储查询再到应用输出，都表现得游刃有余，担当起了“文档管家”的重要角色。
对于经常为文档管理伤神费力的办公一族来说，集合了文档管理、网络扫描和PDF格式支持的文通PaperPort Pro Office无疑是一款颇有吸引力的办公软件。
简单地说，它是用直接扫描到桌面来代替复印，以文档协作和合成功能来代替流程处理模式。实现了这些，就可以保证办公人员每天都可以快速访问信息，提高文档管理的效率。
全面支持PDF文档
PDF是Adobe公司推出的一种电子文件格式，这种格式与操作系统无关，是目前办公领域的常用格式。创建并使用PDF文件是一种高效、经济的办公方式。
PaperPort Pro Office对PDF文档的支持是全方面的。它不仅能浏览PDF文档，还能对文档进行合并、拆分、编辑修改、添加标注等操作，并且支持直接将静态PDF文件转换为可填写和打印的电子表格。
这款软件支持由Microsoft Word、Excel、Corel或Autodesk等文件格式转换成PDF文件。同时，TIFF、MAX、JPG、BMP以及GIF等图像文件也可以直接转换成PDF格式。它还设计了一项名为“桌面投递”的实用功能，支持本地或网络扫描仪、复印机扫描纸质文档，并转化为共享的PDF文件自动发送到PaperPort桌面上，轻松实现了纸质文档电子化。
除了PDF文件生成、编辑以及显示等功能外，它还提供了很多其他有关PDF文件操作的软件很少提供的功能。使用PaperPort Pro Office，我们可以从网页上获取全彩色的PDF文件，从网络连接查看转变成从网站上获取，线下保存使用，这是在网页上添加PDF文件以便共享的好办法。这样获取的网页，和打印出来的文档一样便于保存，而且不会浪费纸张。
值得特别提示的功能还有可定制的PDF文件构成。用户只需要单击鼠标，就可以把Microsoft Word、Excel和PowerPoint等PC应用软件生成的文件与经过扫描获得的电子文档统一起来，迅速生成定制的PDF文件。利用PaperPort Desktop的拖拽功能，还可以将PDF文件与PaperPort上的文件统一并保存起来，同时支持把该文档以PDF格式用E-mail发出，这就实现了发送文档至工作流的操作。
把文档轻松管起来
我们使用PaperPort，最大的愿望就是实现轻松简单的文档管理。这款软件的操作界面比较友好，图标设计简单易懂。尤其在文件格式、新建、删除文件、复制、粘贴等常用操作上，其风格都与Windows操作系统非常类似。同时，它还采用MAX图像文件格式，以图标形式显示文件，并且可以在文件上加标识等，进一步提高了文档管理的便利性。
直观缩略图：PaperPort通过提供直观的缩略图显示，来管理本地PC及网络上的所有文档。在图形化显示的操作界面上，文件都是以缩略图的形式显示出来。因此，不需打开文件，我们就能迅速找到所需文档。PaperPort不仅可以显示Microsoft Word、Excel以及PowerPoint等格式的文件，还可显示TIFF、JPG、PDF等格式的图像文件。
电子文件发送：电子邮件是在工作组内或与外部交流时不可或缺的工具。PaperPort与我们现有的电子邮件系统结合起来，把Word和其他可编辑的文档转换成只读类型的PDF文件，强化了电子文档注释，这种方式对于合同或其他重要文件来说非常实用。为了对文档进行注释，PaperPort还包括了签字、便条、标记以及注释等功能。
电子表格填写：填写表格是通过一项名为FormTyper的功能来实现的。由于嵌入了OCR文字自动识别功能，FormTyper能识别扫描文档中的表格字段。这样一来，我们就可以立即在线填写电子表格，并将其保存、发送邮件或者打印，以往复杂的PDF格式填写因此变得快速、简单。
文档搜索能力出众
PaperPort有着强大的搜索能力。对于一般的文件搜索来说，它的操作与Windows自带的文件搜索非常类似，可以通过名称、关键字或注释等信息进行检索。
如果我们需要在大量文件夾中搜索文件，就需要使用功能更为强大的SimpleSearch工具来实现。与Windows自带的全文搜索功能相比，PaperPort通过SimpleSearch进行的全文搜索不仅仅局限于Office文档，还支持包括文字、图像在内的所有文档的全文检索。其操作过程并不复杂，只需将检索文档包含的单词或语句添加到SimpleSearch文件夹当中，然后按照提示进行下一步操作，就可以迅速检索到所需文件，无论它在本地文件夹还是网络文件夹里。这些文件包括本地PC及网络上的已扫描的纸质文档和PDF文件。
SimpleSearch功能是基于高精度的OCR功能实现的，它将检索内容与建立起的全文数据库内容进行比对，支持精确检索和模糊搜索，对查看的文件上内容显示HitInfo方式。从这点上看，PaperPort可以减少用户查找文件所需的时间，提高我们的工作效率。除了办公软件之外，PaperPort还能充当图形软件的角色，它的图像编辑功能操作简单，可以很方便地调整图片的对比度、色彩与亮度，界面同样直观而友好。
使用PaperPort软件管理文档的工作流程
总体评价
通过一段时间的试用，PaperPort的确解决了笔者日常办公中经常遭遇的一些难题。无论是从个人还是企业的角度来说，这种实用办公软件的应用空间都非常广阔。例如，广告公司可以用它快速“摘录”彩页中的部分文案；医院、保险公司可以将病历或票据电子化，建立电子资料库；而对于教育行业来说，课件制作、网上阅卷等更是可以轻松实现。可以说，任何需要处理书刊、公文、票据、打印稿等纸质文档，同时又有着文档电子化需求的部门或个人都将在使用过程中受益。
对于经常为文档管理伤神费力的办公一族来说，集合了文档管理、网络扫描和PDF格式支持的文通PaperPort Pro Office无疑是一款颇有吸引力的办公软件。
简单地说，它是用直接扫描到桌面来代替复印，以文档协作和合成功能来代替流程处理模式。实现了这些，就可以保证办公人员每天都可以快速访问信息，提高文档管理的效率。
全面支持PDF文档
PDF是Adobe公司推出的一种电子文件格式，这种格式与操作系统无关，是目前办公领域的常用格式。创建并使用PDF文件是一种高效、经济的办公方式。
PaperPort Pro Office对PDF文档的支持是全方面的。它不仅能浏览PDF文档，还能对文档进行合并、拆分、编辑修改、添加标注等操作，并且支持直接将静态PDF文件转换为可填写和打印的电子表格。
这款软件支持由Microsoft Word、Excel、Corel或Autodesk等文件格式转换成PDF文件。同时，TIFF、MAX、JPG、BMP以及GIF等图像文件也可以直接转换成PDF格式。它还设计了一项名为“桌面投递”的实用功能，支持本地或网络扫描仪、复印机扫描纸质文档，并转化为共享的PDF文件自动发送到PaperPort桌面上，轻松实现了纸质文档电子化。
除了PDF文件生成、编辑以及显示等功能外，它还提供了很多其他有关PDF文件操作的软件很少提供的功能。使用PaperPort Pro Office，我们可以从网页上获取全彩色的PDF文件，从网络连接查看转变成从网站上获取，线下保存使用，这是在网页上添加PDF文件以便共享的好办法。这样获取的网页，和打印出来的文档一样便于保存，而且不会浪费纸张。
值得特别提示的功能还有可定制的PDF文件构成。用户只需要单击鼠标，就可以把Microsoft Word、Excel和PowerPoint等PC应用软件生成的文件与经过扫描获得的电子文档统一起来，迅速生成定制的PDF文件。利用PaperPort Desktop的拖拽功能，还可以将PDF文件与PaperPort上的文件统一并保存起来，同时支持把该文档以PDF格式用E-mail发出，这就实现了发送文档至工作流的操作。
把文档轻松管起来
我们使用PaperPort，最大的愿望就是实现轻松简单的文档管理。这款软件的操作界面比较友好，图标设计简单易懂。尤其在文件格式、新建、删除文件、复制、粘贴等常用操作上，其风格都与Windows操作系统非常类似。同时，它还采用MAX图像文件格式，以图标形式显示文件，并且可以在文件上加标识等，进一步提高了文档管理的便利性。
直观缩略图：PaperPort通过提供直观的缩略图显示，来管理本地PC及网络上的所有文档。在图形化显示的操作界面上，文件都是以缩略图的形式显示出来。因此，不需打开文件，我们就能迅速找到所需文档。PaperPort不仅可以显示Microsoft Word、Excel以及PowerPoint等格式的文件，还可显示TIFF、JPG、PDF等格式的图像文件。
电子文件发送：电子邮件是在工作组内或与外部交流时不可或缺的工具。PaperPort与我们现有的电子邮件系统结合起来，把Word和其他可编辑的文档转换成只读类型的PDF文件，强化了电子文档注释，这种方式对于合同或其他重要文件来说非常实用。为了对文档进行注释，PaperPort还包括了签字、便条、标记以及注释等功能。
电子表格填写：填写表格是通过一项名为FormTyper的功能来实现的。由于嵌入了OCR文字自动识别功能，FormTyper能识别扫描文档中的表格字段。这样一来，我们就可以立即在线填写电子表格，并将其保存、发送邮件或者打印，以往复杂的PDF格式填写因此变得快速、简单。
文档搜索能力出众
PaperPort有着强大的搜索能力。对于一般的文件搜索来说，它的操作与Windows自带的文件搜索非常类似，可以通过名称、关键字或注释等信息进行检索。
如果我们需要在大量文件夾中搜索文件，就需要使用功能更为强大的SimpleSearch工具来实现。与Windows自带的全文搜索功能相比，PaperPort通过SimpleSearch进行的全文搜索不仅仅局限于Office文档，还支持包括文字、图像在内的所有文档的全文检索。其操作过程并不复杂，只需将检索文档包含的单词或语句添加到SimpleSearch文件夹当中，然后按照提示进行下一步操作，就可以迅速检索到所需文件，无论它在本地文件夹还是网络文件夹里。这些文件包括本地PC及网络上的已扫描的纸质文档和PDF文件。
SimpleSearch功能是基于高精度的OCR功能实现的，它将检索内容与建立起的全文数据库内容进行比对，支持精确检索和模糊搜索，对查看的文件上内容显示HitInfo方式。从这点上看，PaperPort可以减少用户查找文件所需的时间，提高我们的工作效率。除了办公软件之外，PaperPort还能充当图形软件的角色，它的图像编辑功能操作简单，可以很方便地调整图片的对比度、色彩与亮度，界面同样直观而友好。
使用PaperPort软件管理文档的工作流程
总体评价
通过一段时间的试用，PaperPort的确解决了笔者日常办公中经常遭遇的一些难题。无论是从个人还是企业的角度来说，这种实用办公软件的应用空间都非常广阔。例如，广告公司可以用它快速“摘录”彩页中的部分文案；医院、保险公司可以将病历或票据电子化，建立电子资料库；而对于教育行业来说，课件制作、网上阅卷等更是可以轻松实现。可以说，任何需要处理书刊、公文、票据、打印稿等纸质文档，同时又有着文档电子化需求的部门或个人都将在使用过程中受益。