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摘 要：本文阐述了办公自动化环境下文书档案管理的新特点，深入分析了当前文书档案管理的办公自动化所存在的问题，并研究和探索了相应的解决措施，对于完善档案管理工作具有重要的意义。
关键词：文书;档案管理;办公自动化
办公自动化环境下的文书档案管理与传统的文书档案管理不同，它将先进的现代化办公设备和计算机网络技术等结合起来处理相关的事务性工作，从此将公务信息的转发、传递，接收以及收藏等成为自动化，既提高了信息的准确性又加快了信息的传递性。因而，使其具有自身的优点。
1.办公自动化的优缺点分析
1.1提高办公效率
在传统的档案管理工作中，工作人员要手工操作，不仅要求在收集整理方面，而且对用笔、字迹、分类和统汁等都要有要求;要做到准确无误，这样既费力又费时而且不能保证完全准确性。而通过计算机技术和网络通讯技术实现的办公自动化却具有强大的信息处理能力，它对于文件资料的收集、分类、整理，储存，统计以及查阅等都带了极大的便利，极大的提高了办公效率。另外，随着社会的进步和时代的迅猛发展，电子技术不断发展，以闪存U盘、光碟以及大容量的移动硬盘等方式存储和读取的电子文件的技术日益成熟。这些存储载体具有存储和读取方便快捷、易于传递、存储时间较长、不易损坏以及稳定性强几乎不受外部环境影响等优点。
1.2利于信息共享
随着办公自动化的不断发展，可将档案信息与载体进行分离，从而实现其与其他信息系统搭建互联平台，以提供横向与纵向、历史与现实的信息记录，有利于信息的交流和共享。此外，工作人员在日常的公文办理过程中，往往容易发生文件传递过程中丢失的现象，而目传统的文件传递通常受邮政系统因距离长短而产生的时间受限制。而且，文件还可能在传递过程中因其他原因而延误甚至丢失等，这就给档案管理人员的归档以及其他人员的检索利用等带了诸多麻烦。而在办公自动化环境下，文书档案管理直接应用计算机网络技术进行传递，不但极大地缩短了文件传递的时间，还有效地提高了文件传递的安全性。
1.3提高信息检索效率
由于计算机技术的办公自动化可以对文档进行一次输入而多次利用。所以，文书档案管理人员只需在文件的拟写、编号、著录、签发等工作完成后，轻点鼠标即可完成归档操作，轻松实现从文件处理系统到档案管理系统的归档工作。与此同时，由于办公自动化系统为档案资源的共享提供了多种检索功能，从而实现了档案信息自动编目、自动标引以及自动分类等。因此当需要利用文件档案时，通过在线档案检索即可浏览到所需要的内容，这样使得档案的利用变得更加高效和便捷。
2.文书档案管理所存在的问题分析
由于办公自动化在文书档案管理领域的普及应用，虽然极大的提高了办公工作效率和减轻了管理人员的工作负担，但同时也出现了一些问题，主要表现为以下两个方面。
2.1电子化的档案文件保密性受限制
与传统的文书档案管理不同的是，办公自动化环境下的档案文件不再具有特定的字迹，人们可以根据实际需要而将电子文件以不同的字号和字体输出。因此，也就无法再根据字迹来辨别其原始性及真伪。由于不能对电子文件进行签名或盖印，因而无法根据字迹或印章来分辨电子文件是否为原件。由此可见，这些问题都对电子文件的保密性带了极大的技术难题。尽管网络防止窃密技术不断地完善，但是仍然无法对进入网络中的电子文件进行绝对保密。
2.2档案管理自动化对工作人员素质有一定要求
随着科技的发展和进步，办公自动化环境下的文书档案管理对管理人员提出了更高的要求。首先，仅仅懂得传统的纸质档案管理原则、理论、技术以及方法的管理人员，将难以胜任对电子文件进行归档以及其归档后所形成的电子档案的管理。其次，仅仅懂得计算机技术和网络通信技术的人员也无法胜任。因此，要实现文书档案管理的办公自动化，就必须有相应的现代化高素质人才，要求管理人员：既要具有相应的计算机操作水平，同时还要具有较高的档案管理知识和先进的管理水平。然而，目前档案部门往往缺乏这样的具有现代高技术的管理人才，更多的是缺少专业知识的兼职工作人员，这就导致即使引进再先进的现代化设备，也无法发挥其相应的作用。所以，这对办公管理人员的技术水平及业务素质等提出了更高的要求。
3.文书档案管理办公自动化对策
3.1通过内外网隔离提高安全性
能够使办公自动化网络安全的最有效、最经济的重要手段之一，就是在内部网络与外部网络之间架设物理隔离，从而实现内外网的隔离。主要操作是在第一层利用路由器的隔离防护措施来过滤被屏蔽的lP地址及服务。首先通过路由器对所有的IP地址进行屏蔽，再根据实际需要进行有选择性的放行一些IP地址进人办公自动化网络。第二层的隔离防护措施主要是采用防火墙技术。利用防火墙对进、出网络的数据进行过滤，对进、出网络的访问行为进行管理，有效禁止某些不被允许的业务，记录所有通过防火墙的信息内容，以及对网络攻击进行检测和示警。这样，便能极大地提高办公自动化的网络安全性。
3.2提高档案管理人员的综合素质
要提升档案管理人员的综合素质，首先，必须加大对现代办公自动化硬件设备的投入力度。只有这样，相关的档案管理人员才能有条件对这些办公自动化设备进行了解和学习，以至熟练运用，从而增强其业务技能和提高其管理水平。其次，为了让档案管理人员的业务素质和管理水平随着时代的发展得到提高，应逐步形成以“自学为主，培训为辅”的可持续终身教育模式。
4.结束语
文书档案是档案管理工作中一个不可或缺的组成部分，它不仅客观地记载了社会发展的历史，而且还如实地反映了领导决策、问题，处理、研究开发以及基本建设等方面的发展过程与成果。随着时代的不断进步和社会的快速发展，办公条件也随之得到了很大的改善，尤其是办公的自动化和管理的信息化，极大地提高了办公效率。
参考文献：
[1]孙小璇，浅谈网络办公系统档案工作中的应用[J].广东档案，2013
[2]裴瑶志，办公自动化管理探究[J].中国冶金教育，2014
关键词：文书;档案管理;办公自动化
办公自动化环境下的文书档案管理与传统的文书档案管理不同，它将先进的现代化办公设备和计算机网络技术等结合起来处理相关的事务性工作，从此将公务信息的转发、传递，接收以及收藏等成为自动化，既提高了信息的准确性又加快了信息的传递性。因而，使其具有自身的优点。
1.办公自动化的优缺点分析
1.1提高办公效率
在传统的档案管理工作中，工作人员要手工操作，不仅要求在收集整理方面，而且对用笔、字迹、分类和统汁等都要有要求;要做到准确无误，这样既费力又费时而且不能保证完全准确性。而通过计算机技术和网络通讯技术实现的办公自动化却具有强大的信息处理能力，它对于文件资料的收集、分类、整理，储存，统计以及查阅等都带了极大的便利，极大的提高了办公效率。另外，随着社会的进步和时代的迅猛发展，电子技术不断发展，以闪存U盘、光碟以及大容量的移动硬盘等方式存储和读取的电子文件的技术日益成熟。这些存储载体具有存储和读取方便快捷、易于传递、存储时间较长、不易损坏以及稳定性强几乎不受外部环境影响等优点。
1.2利于信息共享
随着办公自动化的不断发展，可将档案信息与载体进行分离，从而实现其与其他信息系统搭建互联平台，以提供横向与纵向、历史与现实的信息记录，有利于信息的交流和共享。此外，工作人员在日常的公文办理过程中，往往容易发生文件传递过程中丢失的现象，而目传统的文件传递通常受邮政系统因距离长短而产生的时间受限制。而且，文件还可能在传递过程中因其他原因而延误甚至丢失等，这就给档案管理人员的归档以及其他人员的检索利用等带了诸多麻烦。而在办公自动化环境下，文书档案管理直接应用计算机网络技术进行传递，不但极大地缩短了文件传递的时间，还有效地提高了文件传递的安全性。
1.3提高信息检索效率
由于计算机技术的办公自动化可以对文档进行一次输入而多次利用。所以，文书档案管理人员只需在文件的拟写、编号、著录、签发等工作完成后，轻点鼠标即可完成归档操作，轻松实现从文件处理系统到档案管理系统的归档工作。与此同时，由于办公自动化系统为档案资源的共享提供了多种检索功能，从而实现了档案信息自动编目、自动标引以及自动分类等。因此当需要利用文件档案时，通过在线档案检索即可浏览到所需要的内容，这样使得档案的利用变得更加高效和便捷。
2.文书档案管理所存在的问题分析
由于办公自动化在文书档案管理领域的普及应用，虽然极大的提高了办公工作效率和减轻了管理人员的工作负担，但同时也出现了一些问题，主要表现为以下两个方面。
2.1电子化的档案文件保密性受限制
与传统的文书档案管理不同的是，办公自动化环境下的档案文件不再具有特定的字迹，人们可以根据实际需要而将电子文件以不同的字号和字体输出。因此，也就无法再根据字迹来辨别其原始性及真伪。由于不能对电子文件进行签名或盖印，因而无法根据字迹或印章来分辨电子文件是否为原件。由此可见，这些问题都对电子文件的保密性带了极大的技术难题。尽管网络防止窃密技术不断地完善，但是仍然无法对进入网络中的电子文件进行绝对保密。
2.2档案管理自动化对工作人员素质有一定要求
随着科技的发展和进步，办公自动化环境下的文书档案管理对管理人员提出了更高的要求。首先，仅仅懂得传统的纸质档案管理原则、理论、技术以及方法的管理人员，将难以胜任对电子文件进行归档以及其归档后所形成的电子档案的管理。其次，仅仅懂得计算机技术和网络通信技术的人员也无法胜任。因此，要实现文书档案管理的办公自动化，就必须有相应的现代化高素质人才，要求管理人员：既要具有相应的计算机操作水平，同时还要具有较高的档案管理知识和先进的管理水平。然而，目前档案部门往往缺乏这样的具有现代高技术的管理人才，更多的是缺少专业知识的兼职工作人员，这就导致即使引进再先进的现代化设备，也无法发挥其相应的作用。所以，这对办公管理人员的技术水平及业务素质等提出了更高的要求。
3.文书档案管理办公自动化对策
3.1通过内外网隔离提高安全性
能够使办公自动化网络安全的最有效、最经济的重要手段之一，就是在内部网络与外部网络之间架设物理隔离，从而实现内外网的隔离。主要操作是在第一层利用路由器的隔离防护措施来过滤被屏蔽的lP地址及服务。首先通过路由器对所有的IP地址进行屏蔽，再根据实际需要进行有选择性的放行一些IP地址进人办公自动化网络。第二层的隔离防护措施主要是采用防火墙技术。利用防火墙对进、出网络的数据进行过滤，对进、出网络的访问行为进行管理，有效禁止某些不被允许的业务，记录所有通过防火墙的信息内容，以及对网络攻击进行检测和示警。这样，便能极大地提高办公自动化的网络安全性。
3.2提高档案管理人员的综合素质
要提升档案管理人员的综合素质，首先，必须加大对现代办公自动化硬件设备的投入力度。只有这样，相关的档案管理人员才能有条件对这些办公自动化设备进行了解和学习，以至熟练运用，从而增强其业务技能和提高其管理水平。其次，为了让档案管理人员的业务素质和管理水平随着时代的发展得到提高，应逐步形成以“自学为主，培训为辅”的可持续终身教育模式。
4.结束语
文书档案是档案管理工作中一个不可或缺的组成部分，它不仅客观地记载了社会发展的历史，而且还如实地反映了领导决策、问题，处理、研究开发以及基本建设等方面的发展过程与成果。随着时代的不断进步和社会的快速发展，办公条件也随之得到了很大的改善，尤其是办公的自动化和管理的信息化，极大地提高了办公效率。
参考文献：
[1]孙小璇，浅谈网络办公系统档案工作中的应用[J].广东档案，2013
[2]裴瑶志，办公自动化管理探究[J].中国冶金教育，2014