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摘 要:长期以来,学校的档案管理工作没有得到很好的发挥,随着学校领导的重视和档案管理员业务素质提高,学校档案工作有了很大的变化,为学校历史真实面貌维护档案的完整性及安全性,规范学校档案管理,具有十分重要的现实意义和深远的历史意义。
关键词:学校档案管理规范
中图分类号:G271 文献标识码:A 文章编号:1673-9795(2011)06(a)-0209-01
学校档案工作是维护学校历史真实面貌的一项重要的基础工作,更是教育事业发展的有机组成部分。长期以来学校档案意识淡薄,法治观念缺乏,大量档案材料积存,档案整理无规范,档案工作无制度,档案存放无地点,档案管理无人员,学校档案丢失损毁现象随处可见。近年来,学校领导开始重视档案工作,将其列入学校管理的一项重要内容,并制定了一些具体办法和措施。
加强档案规范化管理,有利于更好地促进学校各项管理工作的规范化,有利于提高学校工作效率和质量,有利于维护学校档案的完整与安全,具有十分重要的现实意义和深远的历史意义。因此,要充分认识加强档案规范化管理工作的重要性和紧迫性,增强做好档案工作的使命感和责任感,着力推动档案工作尽快走上规范化、现代化管理轨道,为学校教育改革发展提供务实、高效的服务。
1 加强组织领导,为档案规范化管理提供有力保障
学校要切实加强对档案工作的领导,把档案工作列入重要工作范畴,组织广大教职员工认真学习《档案法》及有关档案管理规定,把档案规范化管理工作落到实处。一是建立健全档案管理机构和网络,成立档案工作规范化管理领导小组,建立综合档案室,保障档案工作的顺利开展;二是建立和完善档案管理工作的各项制度,确保学校档案管理工作有章可循;三是档案工作领导小组要认真研究解决档案规范化管理工作中所涉及到的设备、档案用房等硬件问题,不断改善档案管理条件和工作环境等问题。有了学校后备力量的支持,才能确保档案工作规范进行管理。
2 强化档案基础管理
2.1 分卷归档,有的放矢
《档案管理员要严格执行档案法》、《档案工作管理制度》、《档案工作保密制度》、《档案利用制度》等规章制度,制定文书档案、学籍档案、教学档案等各门类、载体档案的分类方案,可以分年份保存,也可以按档案的性质分类保管,按照各科室的档案立卷归档、保密、鉴定、统计等制度的规定,认真做好文件资料的收集、归档、利用等工作,严格进行整理,落实好文件材料的归档工作,确实发挥档案在学校管理中的重要作用。
2.2 基础工作,常抓不误
学校在开展该项工作时,必须高标准、要求,尤其在档案基础业务工作中,扎扎实实做好每一个细节,夯实工作基础。一是根据有关规定和要求,制定本学校文件材料归档范围和保管期限表,做到应归档的文件材料齐全完整,保管期限划分准确。二是切实做好档案材料的保管、收集、整理和利用工作。三是设立专门的档案库房,有条件的要设立档案人员办公室和阅档室;同时配备必要的设施设备,确保档案的安全保管和有效利用。
2.3 档案的保存方式
传统人工的方式管理文件档案,由于信息大,检索繁琐,保密性差,查找、更新、维护不方便等,严重影响着档案管理工作人员的工作效率。而随着办公自动化的实现普及,档案管理工作也越来越多地应用网络技术进行现代管理,这样有利于保持文件的历史原貌,遗漏文件的补漏增缺,在利用档案资料时,检索简便,准确率高,便于随时剔除无保存价值文件的优势,便于文书档案的立卷、接收、鉴定。当然,档案的保存方式可以根据性质内容而确定,可以采取纸质、计算机技术、光盘、影像等介质保存。
2.4 提高档案利用水平
档案的内容对于学校的决策者和管理者来说都至关重要,所以档案管理系统应该能够为用户提供充足的信息和快捷的查询手段。有些可以在纸质资料上查找,有些繁琐的资料就要在计算机上查阅,同时为了跟踪档案的去向,可以建立借阅记录,详细记录借阅者的信息。不管什么样的利用方式,都必须满足查阅者的方便,提供高效率的服务水平。
3 提高档案管理员的业务素质
档案管理工作水平的高低、质量的优劣,有赖于档案工作人员的素质。学校要选配工作责任心、事业心强的教师充实到学校档案工作岗位,不断加强档案人员的业务能力培养,从档案概念到收集、分类、整理、保管、使用、信息开发等档案工作各个环节进行细致讲解并辅以现场操作,使其真正掌握档案工作要领,提高档案工作者的素质。要认真学习档案专业知识理论,更要学习现代化管理知识和先进技术
设备的操作技能,更新知识,提升管理水平,不断提高档案人员做好档案工作,为学校教学、科研和其他工作服务的本领。
学校要将档案规范化建设作为档案工作的重中之重,以制度化促规范化,规范化促现代化,实现学校管理、教学与档案工作互动,两者相得益彰,互为促进,共同发展,把学校档案管理工作推上一个更高的层次。
参考文献
[1] 学校档案管理规章制度全书[M].清华大学出版社,2004.
[2] 新时期高校档案规范化管理工作实用手册[M].中国档案出版社,2007.
关键词:学校档案管理规范
中图分类号:G271 文献标识码:A 文章编号:1673-9795(2011)06(a)-0209-01
学校档案工作是维护学校历史真实面貌的一项重要的基础工作,更是教育事业发展的有机组成部分。长期以来学校档案意识淡薄,法治观念缺乏,大量档案材料积存,档案整理无规范,档案工作无制度,档案存放无地点,档案管理无人员,学校档案丢失损毁现象随处可见。近年来,学校领导开始重视档案工作,将其列入学校管理的一项重要内容,并制定了一些具体办法和措施。
加强档案规范化管理,有利于更好地促进学校各项管理工作的规范化,有利于提高学校工作效率和质量,有利于维护学校档案的完整与安全,具有十分重要的现实意义和深远的历史意义。因此,要充分认识加强档案规范化管理工作的重要性和紧迫性,增强做好档案工作的使命感和责任感,着力推动档案工作尽快走上规范化、现代化管理轨道,为学校教育改革发展提供务实、高效的服务。
1 加强组织领导,为档案规范化管理提供有力保障
学校要切实加强对档案工作的领导,把档案工作列入重要工作范畴,组织广大教职员工认真学习《档案法》及有关档案管理规定,把档案规范化管理工作落到实处。一是建立健全档案管理机构和网络,成立档案工作规范化管理领导小组,建立综合档案室,保障档案工作的顺利开展;二是建立和完善档案管理工作的各项制度,确保学校档案管理工作有章可循;三是档案工作领导小组要认真研究解决档案规范化管理工作中所涉及到的设备、档案用房等硬件问题,不断改善档案管理条件和工作环境等问题。有了学校后备力量的支持,才能确保档案工作规范进行管理。
2 强化档案基础管理
2.1 分卷归档,有的放矢
《档案管理员要严格执行档案法》、《档案工作管理制度》、《档案工作保密制度》、《档案利用制度》等规章制度,制定文书档案、学籍档案、教学档案等各门类、载体档案的分类方案,可以分年份保存,也可以按档案的性质分类保管,按照各科室的档案立卷归档、保密、鉴定、统计等制度的规定,认真做好文件资料的收集、归档、利用等工作,严格进行整理,落实好文件材料的归档工作,确实发挥档案在学校管理中的重要作用。
2.2 基础工作,常抓不误
学校在开展该项工作时,必须高标准、要求,尤其在档案基础业务工作中,扎扎实实做好每一个细节,夯实工作基础。一是根据有关规定和要求,制定本学校文件材料归档范围和保管期限表,做到应归档的文件材料齐全完整,保管期限划分准确。二是切实做好档案材料的保管、收集、整理和利用工作。三是设立专门的档案库房,有条件的要设立档案人员办公室和阅档室;同时配备必要的设施设备,确保档案的安全保管和有效利用。
2.3 档案的保存方式
传统人工的方式管理文件档案,由于信息大,检索繁琐,保密性差,查找、更新、维护不方便等,严重影响着档案管理工作人员的工作效率。而随着办公自动化的实现普及,档案管理工作也越来越多地应用网络技术进行现代管理,这样有利于保持文件的历史原貌,遗漏文件的补漏增缺,在利用档案资料时,检索简便,准确率高,便于随时剔除无保存价值文件的优势,便于文书档案的立卷、接收、鉴定。当然,档案的保存方式可以根据性质内容而确定,可以采取纸质、计算机技术、光盘、影像等介质保存。
2.4 提高档案利用水平
档案的内容对于学校的决策者和管理者来说都至关重要,所以档案管理系统应该能够为用户提供充足的信息和快捷的查询手段。有些可以在纸质资料上查找,有些繁琐的资料就要在计算机上查阅,同时为了跟踪档案的去向,可以建立借阅记录,详细记录借阅者的信息。不管什么样的利用方式,都必须满足查阅者的方便,提供高效率的服务水平。
3 提高档案管理员的业务素质
档案管理工作水平的高低、质量的优劣,有赖于档案工作人员的素质。学校要选配工作责任心、事业心强的教师充实到学校档案工作岗位,不断加强档案人员的业务能力培养,从档案概念到收集、分类、整理、保管、使用、信息开发等档案工作各个环节进行细致讲解并辅以现场操作,使其真正掌握档案工作要领,提高档案工作者的素质。要认真学习档案专业知识理论,更要学习现代化管理知识和先进技术
设备的操作技能,更新知识,提升管理水平,不断提高档案人员做好档案工作,为学校教学、科研和其他工作服务的本领。
学校要将档案规范化建设作为档案工作的重中之重,以制度化促规范化,规范化促现代化,实现学校管理、教学与档案工作互动,两者相得益彰,互为促进,共同发展,把学校档案管理工作推上一个更高的层次。
参考文献
[1] 学校档案管理规章制度全书[M].清华大学出版社,2004.
[2] 新时期高校档案规范化管理工作实用手册[M].中国档案出版社,2007.