论文部分内容阅读
摘 要：随着计算机科学技术的迅速发展，企业中的日常办公工作变得越来越简单。但是传统的手工处理的方法无法满足工作中的数据、报表以及公文等信息的处理，为了提高企业的工作效率，实现企业利益的最大化，对于办公自动化系统的研究是十分有必要的。本文就办公自动化的发展和研究现状进行分析，同时提出了JAVA技术下的办公自动化系统的设计与实施，希望可以推动办公自动化系统的发展与完善。
关键词：办公自动化系统；JAVA技术；J2EE架构
中图分类号：TP317.1
随着网络技术的不断进步，办公自动化也得到了飞速发展，办公自动化水平的提高为企业办公提供了方便，提高了企业的工作效率。办公自动化系统采用先进的计算机信息技术，利用网络对日常工作的各种参数进行处理，实现了自动化、科学化的办公模式。本文对办公自动化系统的发展和研究现状进行分析，同时提出了软件设计以及实施的具体方法。
1 办公自动化的发展和研究现状
办公自动化发展于70年代，是利用计算机、协同工作、通讯等技术解决办公业务量的一门综合的系统科学与工程。办公自动化经过多年的更新与发展，目前也发展成为建立在网络平台上的第三代办公自动化系统。第三代办公自动化系统具有以下特点：（1）强大的信息处理能力，第三代办公自动化系统可以对多种信息进行处理，并且处理能力较强[2]。（2）利用各种协同手段进行工作，通过这项功能可以对不同层面信息进行共享，比如可以实现邮件与移动通讯设备的无缝结合，提高了办公效率[2]。（3）起到知识管理的作用，办公自动化系统可以将知识管理原则逐步融入到员工的日常生活中[2]。
目前我国关于办公自动化的研究仍处于对于第二代办公自动化系统的研究，但是随着J2EE技术的不断完善，越来越多的人将J2EE框架投入到办公自动化的开发中。相比较，国外的办公自动化系统发展迅速，一直处于领先地位。因此加强对办公自动化系统的研究对于增强我国的综合国力具有重要意义。
2 J2EE架构与相关技术
2.1 J2EE概述
J2EE架构是为企业提供基于组件的方法，是一种B/S结构，这种架构具有成本低、快速跟踪设计和实施过程的特点。J2EE可以为用户提供安全、灵活的事物处理平台，同时它是一个多层分布式的应用模型，并且用户可以快速的为客户提供创造性的解决方案。
2.2 B/S结构
B/S结构是对C/S结构的改进，B/S由游览器和服务器组成，事务逻辑大多数在服务器端实现，只有少部分事务在前端实现。B/S结构在网络中的应用具有成本低、安全性能高的特点，同时对数据平台起到了保护作用，保证了数据的安全。
B/S结构与C/S结构存在以下的区别：（1）数据安全性的比较，C/S结构由于本身软件数据的分布特性，病毒和黑客容易对数据造成损坏，并且C/S结构软件需要对服务器进行数据同步工作；而B/S结构如见由于数据存在总部，因此不需要对数据进行同步，同时安全性较高。（2）数据的一致性，由于C/S结构软件需要对数据进行同步处理，由于网络故障容易造成数据的不一致，而由于B/S结构软件不需要对数据进行同步，因此也就不存在这方面的问题。（3）数据实时性，在C/S软件中只能对事后数据进行观察，而B/S结构软件可以对当前数据进行观察和分析。（4）服务响应及时性，C/S结构软件由于节点分布较多，对软件进行更新时需要暂停业务才可以，而对于B/S结构软件只需要对总服务器进行更新就可以。（5）网络应用，C/S结构软件只能使用宽带和局域网，而B/S结构软件适用于任何网络[2]。
3 软件功能设计
3.1 系统功能
办公自动化系统可以提高企业办公的工作效率，适应业务的发展需要。建立办公自动化系统，利用科学的方法为领导提供准确的信息支持，从而增强了企业的竞争力。办公自动化系统主要包括三个主要流程：个人办公、会议管理、系统管理[1]。
个人办公：企业职员利用办公自动化系统在登陆后，可以进入自己的办公页面，从而可以根据自己的需要选择办公内容。
会议管理：部门领导在登陆办公自动化系统后，通过选择会议管理进入会议管理页面，根据实际情况对会议进行修改，并且可以在办公自动化系统中对会议室进行预约，还可以将会议信息发送到各个参加会议人员的邮箱中。
系统管理：系统管理员可以对系统进行管理，系统管理员进入系统管理页面后可以对系统进行维护。
3.2 办公系统需求分析
办公自动化系统主要的作用是对单位内的日程安排、档案管理、日常交流以及公告发布等进行管理的平台。为企业的管理和考核工作提供了便利，提高了工作效率和办事效率，它主要实现了日常办公的信息化、网络化以及自动化，使结果更加精确。
办公系统主要包含的系统为：个人事务处理系统、日常办公系统、资源管理系统、专业文件管理系统以及系统的管理。其中个人事务处理系统是指为办公人员提供信息处理平台帮助办公人员对邮件以及文档进行处理，同时为办公人员提供了录入、查询等通讯功能；日常办公系统主要是指对办公的一些事宜的处理，包括会议、档案等的管理；资源管理系统则是指对会议室的安排，车辆的安排等内容。这些系统为办公人员提供了极大的便利，同时节约了时间，保证了办公的精确度，因此办公自动化系统将会迎来新的发展趋势。
根据对系统结构的分析，在办公自动化系统中采取B/S结构软件，从而实现对数据的整理并确保了数据的安全。在对办公自动化系统进行建设时要遵循以下原则：统一领导、统一标准、采用先进性网络和应用系统、保证系统的可靠性、权威性、安全性和扩展性。
3.3 办公自动化系统架构
办公自动化系统架构主要包括用户层、应用层、引擎层、中间件数据库层、硬件平台五个部分，办公自动化系统架构如图1所示[3]。
图1 系统功能架构图
3.4 系统特点
办公自动化系统具有灵活设计方案的特点，通过办公自动化系统可以灵活的应用设计方案、灵活的部署方案并且可以快速的实施方案，可以为使用者提供更加便利的服务。
（1）先进的体系结构，办公自动化系统采用的是B/S结构，为客户端提供的便捷的服务，实现了客户端的的零维护，有利于用户的开发和扩展；（2）用户界面简单，在使用办公自动化系统的过程中真正的实现了简单、灵活的特点；（3）安全性和可靠性，办公自动化系统可以通过对数据的监测来保证录入数据的安全性和完整性；（4）开放性和可扩展性，办公自动化系统中采用的都是标准化的接口，采用的是模块化和结构化的设计，实现了系统的开放性和可扩展性。
4 结束语
随着科技的进步，我国的信息化技术得到了快速发展，办公自动化系统在企业中的应用越来越广。办公自动化系统中的个人办公、会议管理、系统管理为企业的办公以及日常事务的管理提供了极大的便利，可以为企业创造更大的价值。目前我国的办公自动化水平已经得到了提高，但是在技术方面仍存在不足，所以需要更多的技术人员对办公自动化系统进行研究，推动我国自动化系统的发展与进步。
参考文献：
[1]闫洁.一个高效办公自动化系统的设计与实现[D].吉林大学，2006.
[2]戴浩.基于JAVA技术的军队办公自动化系统的设计与实现[J].国防科学技术大学，2006.
[3]朱敏.JSP Web应用教程[M].北京：清华大学出版社，2004.
作者单位：江苏苏钢集团有限公司，江苏苏州 215151
关键词：办公自动化系统；JAVA技术；J2EE架构
中图分类号：TP317.1
随着网络技术的不断进步，办公自动化也得到了飞速发展，办公自动化水平的提高为企业办公提供了方便，提高了企业的工作效率。办公自动化系统采用先进的计算机信息技术，利用网络对日常工作的各种参数进行处理，实现了自动化、科学化的办公模式。本文对办公自动化系统的发展和研究现状进行分析，同时提出了软件设计以及实施的具体方法。
1 办公自动化的发展和研究现状
办公自动化发展于70年代，是利用计算机、协同工作、通讯等技术解决办公业务量的一门综合的系统科学与工程。办公自动化经过多年的更新与发展，目前也发展成为建立在网络平台上的第三代办公自动化系统。第三代办公自动化系统具有以下特点：（1）强大的信息处理能力，第三代办公自动化系统可以对多种信息进行处理，并且处理能力较强[2]。（2）利用各种协同手段进行工作，通过这项功能可以对不同层面信息进行共享，比如可以实现邮件与移动通讯设备的无缝结合，提高了办公效率[2]。（3）起到知识管理的作用，办公自动化系统可以将知识管理原则逐步融入到员工的日常生活中[2]。
目前我国关于办公自动化的研究仍处于对于第二代办公自动化系统的研究，但是随着J2EE技术的不断完善，越来越多的人将J2EE框架投入到办公自动化的开发中。相比较，国外的办公自动化系统发展迅速，一直处于领先地位。因此加强对办公自动化系统的研究对于增强我国的综合国力具有重要意义。
2 J2EE架构与相关技术
2.1 J2EE概述
J2EE架构是为企业提供基于组件的方法，是一种B/S结构，这种架构具有成本低、快速跟踪设计和实施过程的特点。J2EE可以为用户提供安全、灵活的事物处理平台，同时它是一个多层分布式的应用模型，并且用户可以快速的为客户提供创造性的解决方案。
2.2 B/S结构
B/S结构是对C/S结构的改进，B/S由游览器和服务器组成，事务逻辑大多数在服务器端实现，只有少部分事务在前端实现。B/S结构在网络中的应用具有成本低、安全性能高的特点，同时对数据平台起到了保护作用，保证了数据的安全。
B/S结构与C/S结构存在以下的区别：（1）数据安全性的比较，C/S结构由于本身软件数据的分布特性，病毒和黑客容易对数据造成损坏，并且C/S结构软件需要对服务器进行数据同步工作；而B/S结构如见由于数据存在总部，因此不需要对数据进行同步，同时安全性较高。（2）数据的一致性，由于C/S结构软件需要对数据进行同步处理，由于网络故障容易造成数据的不一致，而由于B/S结构软件不需要对数据进行同步，因此也就不存在这方面的问题。（3）数据实时性，在C/S软件中只能对事后数据进行观察，而B/S结构软件可以对当前数据进行观察和分析。（4）服务响应及时性，C/S结构软件由于节点分布较多，对软件进行更新时需要暂停业务才可以，而对于B/S结构软件只需要对总服务器进行更新就可以。（5）网络应用，C/S结构软件只能使用宽带和局域网，而B/S结构软件适用于任何网络[2]。
3 软件功能设计
3.1 系统功能
办公自动化系统可以提高企业办公的工作效率，适应业务的发展需要。建立办公自动化系统，利用科学的方法为领导提供准确的信息支持，从而增强了企业的竞争力。办公自动化系统主要包括三个主要流程：个人办公、会议管理、系统管理[1]。
个人办公：企业职员利用办公自动化系统在登陆后，可以进入自己的办公页面，从而可以根据自己的需要选择办公内容。
会议管理：部门领导在登陆办公自动化系统后，通过选择会议管理进入会议管理页面，根据实际情况对会议进行修改，并且可以在办公自动化系统中对会议室进行预约，还可以将会议信息发送到各个参加会议人员的邮箱中。
系统管理：系统管理员可以对系统进行管理，系统管理员进入系统管理页面后可以对系统进行维护。
3.2 办公系统需求分析
办公自动化系统主要的作用是对单位内的日程安排、档案管理、日常交流以及公告发布等进行管理的平台。为企业的管理和考核工作提供了便利，提高了工作效率和办事效率，它主要实现了日常办公的信息化、网络化以及自动化，使结果更加精确。
办公系统主要包含的系统为：个人事务处理系统、日常办公系统、资源管理系统、专业文件管理系统以及系统的管理。其中个人事务处理系统是指为办公人员提供信息处理平台帮助办公人员对邮件以及文档进行处理，同时为办公人员提供了录入、查询等通讯功能；日常办公系统主要是指对办公的一些事宜的处理，包括会议、档案等的管理；资源管理系统则是指对会议室的安排，车辆的安排等内容。这些系统为办公人员提供了极大的便利，同时节约了时间，保证了办公的精确度，因此办公自动化系统将会迎来新的发展趋势。
根据对系统结构的分析，在办公自动化系统中采取B/S结构软件，从而实现对数据的整理并确保了数据的安全。在对办公自动化系统进行建设时要遵循以下原则：统一领导、统一标准、采用先进性网络和应用系统、保证系统的可靠性、权威性、安全性和扩展性。
3.3 办公自动化系统架构
办公自动化系统架构主要包括用户层、应用层、引擎层、中间件数据库层、硬件平台五个部分，办公自动化系统架构如图1所示[3]。
图1 系统功能架构图
3.4 系统特点
办公自动化系统具有灵活设计方案的特点，通过办公自动化系统可以灵活的应用设计方案、灵活的部署方案并且可以快速的实施方案，可以为使用者提供更加便利的服务。
（1）先进的体系结构，办公自动化系统采用的是B/S结构，为客户端提供的便捷的服务，实现了客户端的的零维护，有利于用户的开发和扩展；（2）用户界面简单，在使用办公自动化系统的过程中真正的实现了简单、灵活的特点；（3）安全性和可靠性，办公自动化系统可以通过对数据的监测来保证录入数据的安全性和完整性；（4）开放性和可扩展性，办公自动化系统中采用的都是标准化的接口，采用的是模块化和结构化的设计，实现了系统的开放性和可扩展性。
4 结束语
随着科技的进步，我国的信息化技术得到了快速发展，办公自动化系统在企业中的应用越来越广。办公自动化系统中的个人办公、会议管理、系统管理为企业的办公以及日常事务的管理提供了极大的便利，可以为企业创造更大的价值。目前我国的办公自动化水平已经得到了提高，但是在技术方面仍存在不足，所以需要更多的技术人员对办公自动化系统进行研究，推动我国自动化系统的发展与进步。
参考文献：
[1]闫洁.一个高效办公自动化系统的设计与实现[D].吉林大学，2006.
[2]戴浩.基于JAVA技术的军队办公自动化系统的设计与实现[J].国防科学技术大学，2006.
[3]朱敏.JSP Web应用教程[M].北京：清华大学出版社，2004.
作者单位：江苏苏钢集团有限公司，江苏苏州 215151