论文部分内容阅读
摘要： 信息时代社会对人才的需求竞争，已演变为人才信息资源的争夺。高校是人才集中地，作为人才信息重要储存库的人事档案与现实发展却很不相适应，本文对高校人事档案现状进行调查研究和分析，揭示了高校人事档案管理存在的主要问题及原因。
关键词：人事档案 现状调查 问题分析
中图分类号：G275.2
信息时代社会对人才需求已演变成人才信息争夺。目前高校人事档案仍以传统管理为主，与高校人事工作信息化管理服务很不相适应，管理中弊端严重制约了档案发展与利用，为全面系统掌握高校人事档案管理现状而提出本研究。通过调查统计与分析，揭示了高校人事档案管理存在的主要问题及原因，其研究结果对改进档案管理办法及推动档案信息化建设具有积极促进作用。
一、高校人事档案管理现状调查情况统计
本调研内容为2013年四川省高校档案工作协会研究课题，为进一步掌握当前高校人事档案管理现状，笔者依据工作中所掌握的主要问题而确定本调查内容，以问卷形式完成调查内容。调查内容设计主要从档案队伍建设、档案室硬、软件配置、管理手段及模式、材料收集整理归档方式、管理与利用、档案信息化建设等方面进行调研，问题涉及17个大项共计64个选项问题，分别对20所不同层次的高校人事档案进行摸低。本次调研发放调查问卷26份，收回有效问卷20份，回收率达76.9%，被调20所高校档案人员总数为28 人。通过对第一手信息资料进行统计获得了真实数据，并对数据进行具体分析和概括，基本掌握了四川高校人事档案管理现状及存在的主要问题和原因，达到调查目的。
（一） 高校人事档案管理队伍建设情况
（二）高校人事档案管理室建设情况
（三）高校人事档案管理形式
二、高校人事档案管理存在的主要问题
通过结合工作实际及以上数据的分析概括，目前高校人事档案存在的主要问题归结如下：
1、观念存在误区。重视不够，硬件设施投入不足，导致管理方式和模式传统，档案信息利用仍以人工查阅为主；“三室”未分开现象较突出，对档案的保管、保护与利用缺乏有效的管理办法和管理措施。
2、管理水平低，手段落后。材料的收集归档传统落后，仍以纸字材料为重点的手工收集，材料残缺突出、内容补充更新不及时；材料整理归档各环节程序复杂速度缓慢，工作效率极低。档案信息化管理处于起步阶段，所建数据库形式单一规模小，信息采集面窄不完整，标准化程度低，多数计算机仅限于档案目录录入、存储和打印，信息利用仍以人工查阅完成，信息化程度低。
3、档案内容缺乏个性，如考核材料其内容空洞套话多，组织鉴定流于形式；反映师德风采、人才技术特长、科研成果、学术贡献、社会工作、管理才能、发展潜能等方面材料较少。
4、教职工对人事档案重要性认识不足，填写材料马虎，书写不规范，缺日期、缺签名或缺照片等现象普遍，造成材料不完善，并且同一信息在前后材料填写中不一致出现矛盾也不少，如出生时间、参加工作时间、入党时间、学历等信息。
5、各高校对毕业生学籍材料入档管理执行不严，毕业到高校就业的学生档案以及在职人员攻读硕士、博士学位的学籍档案中反映，一是重要材料严重缺失，如高校学生登记表、毕业生登记表、报考攻读硕士学位或博士研究生学位推荐表、学籍材料表、授予学位的决定材料等；二是各校毕业生档案规范整理不够，完全是一种混乱状态，不仅纸张大小不一，没有按要求装订成卷，而且所有材料散乱无序混装在一个纸袋内，没有任何整理痕迹。
6、校级领导干部入档材料送交归档制度不健全，导致入档材料收集归档不及时，材料整理归档更新滞后，材料严重缺失，档案管理虽然达到了干部管理权限要求在上级主管的档案部门，但档案有效利用率极低。
7、无档用人现象突出。高校扩招人才引进，人才在高校与社会之间快速流动，未进编制的聘用人员将在高校长期存在且数量较大，聘用人员原档案无法进入本校，“人档分离”无档用人现象将在一定时期内长期存在，给人事管理及人才信息化建设带来困难。
8、流动人员档案弃档现象严重。流动人员离职多年弃档，而管理单位无法联系档案本人， 也无法处理这部份档案，只能将其长期积压保管使档案成了死档，给管理带来困难。
9、档案管理人员整体素质偏低，人员不稳定。档案人员缺乏档案专业知识和计算机及软件操作应用能力；人员配备不合理，兼职人员占多数，年龄偏大；工作量大，难以做出光鲜成绩，职称职务偏低晋升较困难，看不到发展前景，人员不稳定。
10、多校合并升级办学的人事档案管理分散。部分高校是由两所及以上学校（院）合并而成，档案管理维持合并前分散在各校区，材料收集整理归档更新不及时，严重制约档案规范管理与利用及档案信息化建设的实施。
11、层次不同的高校人事档案管理发展不平衡，差距较大。缺乏主管部门统一规范的执行标准，各校档案管理办法存在很大随意性。有檔案馆的高校人事档案一般集中在档案馆统一管理，未建馆的高校主要以人事部门管理为主；信息化程度较高的高校将档案信息资源与人事管理工作有效结合，建立人事管理信息化系统扩大档案利用范围；只有极少数高校对人事档案信息进行全文收录扫描数字化处理，初步实现人事档案部分内容信息化，而绝大多数高校因网络建设滞后或受经济实力及技术条件所限，人事档案仍以传统手工管理为主。总之，层次不同的高校人事档案管理发展不平衡，管理水平差距较大。
三、高校人事档案问题存在的主要原因
⒈思想观念传统。社会已进入信息时代，但现实中受陈旧传统思维定势影响，思想观念仍具有较大束缚性，档案信息服务社会意识淡薄表现在：一是档案管理部门和管理者对档案信息化建设的重要性认识不足，档案信息开发利用的知识和技术缺乏；二是管理人员满足工作现状，工作停留在完成收集、保管、提供查阅的传统意识中，这对人事档案信息资源开发利用、优化档案管理模式的改进形成阻挠，一定程度制约人事档案发展速度。 ⒉重视不够投入不足，管理手段落后。由于多数高校资金困难，建立档案馆统一管理受限，人事档案主要由组织人事部门集中统一管理，管理模式比较封闭，材料收集、整理归档等手段传统落后；档案信息主要是学校职能部门和教职工查阅，对外服务相对较少；学校对人事档案信息化建设经费投入不足，导致硬件建设如计算机、打印机、扫描仪、照相机等设施配备不够，软件建设如软件够置、网络建设、设施配置等滞后。
⒊ 宣传力度不够。由于宣传力度不够，教职工对档案重要性认识不足，导致入档材料形成中的规范性、同一信息前后一致性和材料收集归档及时性等环节的要求存在问题，造成材料缺失、不规范不完整。
⒋ 现代化管理程度低。由于管理人员缺泛信息技术知识和软件运用能力，虽然85%高校档案室都配备了电脑、打印机，但大多数都用于档案文件级目录管理、存储和办公文件打印，计算机没有发挥其真正功能，闲置率高。
⒌缺乏统一管理标准。高校缺乏统一的人事档案信息化管理软件和管理措施，造成各校人事档案管理各具特色，发展差距大；档案规范化、标准化建设是档案信息化建设的前提保障和重要内容，如果没有统一实施的办法依据、保障措施及监督管理办法，各校人事档案信息化建设进程速度、实体档案立卷质量和信息化服务效率都将是不同结果。
⒍管理人員因素。档案人员素质参差不齐，年龄结构偏大，兼职管理人员居多，职称、职务及学历偏低，参加各类培训机会少；现代管理技术掌握不够，缺乏素质高、懂计算机及软件应用操作能力强的管理人才。而实现人事档案信息化必须有一批懂现代技术和思想开拓意识的人才参与才有可能，管理人员不仅要掌握档案政策法规，有较高文化知识，还需要具备较强专业技术能力。高校人事档案信息化能否实现，关键因素在于配备好人，然而，高校人事档案管理队伍中严重缺乏具有现代化技术的管理人才。
【参考文献】
1、张彬 人事档案管理的困境与出路J 2011 第32卷 第5期 《吉首大学学报》
2、钟桂珍 浅谈高职院校人事档案管理存在的问题及对策J 2011 （33）《科技信息》
3、胡映君 高校人事档案管理发展动向探索J 2010 12月下旬 《兰台世界》
本文属四川省高校档案工作协会研究课题“高校人事档案管理现状与创新研究”阶段成果，课题编号201306
作者信息：
1、吴晓琴 女 1963.5出生，四川简阳人， 四川旅游学院工作， 副研究员， 主要从事人事档案管理与研究 .
2、何 喆 男 1980.8 出生，江西九江人，四川旅游学院工作 讲师 主要从事人力资源管理与研究
3、王 雄：男 1973.8出生 四川达州人 现四川旅游学院工作 副研究员 主要从事人事管理与研究
关键词：人事档案 现状调查 问题分析
中图分类号：G275.2
信息时代社会对人才需求已演变成人才信息争夺。目前高校人事档案仍以传统管理为主，与高校人事工作信息化管理服务很不相适应，管理中弊端严重制约了档案发展与利用，为全面系统掌握高校人事档案管理现状而提出本研究。通过调查统计与分析，揭示了高校人事档案管理存在的主要问题及原因，其研究结果对改进档案管理办法及推动档案信息化建设具有积极促进作用。
一、高校人事档案管理现状调查情况统计
本调研内容为2013年四川省高校档案工作协会研究课题，为进一步掌握当前高校人事档案管理现状，笔者依据工作中所掌握的主要问题而确定本调查内容，以问卷形式完成调查内容。调查内容设计主要从档案队伍建设、档案室硬、软件配置、管理手段及模式、材料收集整理归档方式、管理与利用、档案信息化建设等方面进行调研，问题涉及17个大项共计64个选项问题，分别对20所不同层次的高校人事档案进行摸低。本次调研发放调查问卷26份，收回有效问卷20份，回收率达76.9%，被调20所高校档案人员总数为28 人。通过对第一手信息资料进行统计获得了真实数据，并对数据进行具体分析和概括，基本掌握了四川高校人事档案管理现状及存在的主要问题和原因，达到调查目的。
（一） 高校人事档案管理队伍建设情况
（二）高校人事档案管理室建设情况
（三）高校人事档案管理形式
二、高校人事档案管理存在的主要问题
通过结合工作实际及以上数据的分析概括，目前高校人事档案存在的主要问题归结如下：
1、观念存在误区。重视不够，硬件设施投入不足，导致管理方式和模式传统，档案信息利用仍以人工查阅为主；“三室”未分开现象较突出，对档案的保管、保护与利用缺乏有效的管理办法和管理措施。
2、管理水平低，手段落后。材料的收集归档传统落后，仍以纸字材料为重点的手工收集，材料残缺突出、内容补充更新不及时；材料整理归档各环节程序复杂速度缓慢，工作效率极低。档案信息化管理处于起步阶段，所建数据库形式单一规模小，信息采集面窄不完整，标准化程度低，多数计算机仅限于档案目录录入、存储和打印，信息利用仍以人工查阅完成，信息化程度低。
3、档案内容缺乏个性，如考核材料其内容空洞套话多，组织鉴定流于形式；反映师德风采、人才技术特长、科研成果、学术贡献、社会工作、管理才能、发展潜能等方面材料较少。
4、教职工对人事档案重要性认识不足，填写材料马虎，书写不规范，缺日期、缺签名或缺照片等现象普遍，造成材料不完善，并且同一信息在前后材料填写中不一致出现矛盾也不少，如出生时间、参加工作时间、入党时间、学历等信息。
5、各高校对毕业生学籍材料入档管理执行不严，毕业到高校就业的学生档案以及在职人员攻读硕士、博士学位的学籍档案中反映，一是重要材料严重缺失，如高校学生登记表、毕业生登记表、报考攻读硕士学位或博士研究生学位推荐表、学籍材料表、授予学位的决定材料等；二是各校毕业生档案规范整理不够，完全是一种混乱状态，不仅纸张大小不一，没有按要求装订成卷，而且所有材料散乱无序混装在一个纸袋内，没有任何整理痕迹。
6、校级领导干部入档材料送交归档制度不健全，导致入档材料收集归档不及时，材料整理归档更新滞后，材料严重缺失，档案管理虽然达到了干部管理权限要求在上级主管的档案部门，但档案有效利用率极低。
7、无档用人现象突出。高校扩招人才引进，人才在高校与社会之间快速流动，未进编制的聘用人员将在高校长期存在且数量较大，聘用人员原档案无法进入本校，“人档分离”无档用人现象将在一定时期内长期存在，给人事管理及人才信息化建设带来困难。
8、流动人员档案弃档现象严重。流动人员离职多年弃档，而管理单位无法联系档案本人， 也无法处理这部份档案，只能将其长期积压保管使档案成了死档，给管理带来困难。
9、档案管理人员整体素质偏低，人员不稳定。档案人员缺乏档案专业知识和计算机及软件操作应用能力；人员配备不合理，兼职人员占多数，年龄偏大；工作量大，难以做出光鲜成绩，职称职务偏低晋升较困难，看不到发展前景，人员不稳定。
10、多校合并升级办学的人事档案管理分散。部分高校是由两所及以上学校（院）合并而成，档案管理维持合并前分散在各校区，材料收集整理归档更新不及时，严重制约档案规范管理与利用及档案信息化建设的实施。
11、层次不同的高校人事档案管理发展不平衡，差距较大。缺乏主管部门统一规范的执行标准，各校档案管理办法存在很大随意性。有檔案馆的高校人事档案一般集中在档案馆统一管理，未建馆的高校主要以人事部门管理为主；信息化程度较高的高校将档案信息资源与人事管理工作有效结合，建立人事管理信息化系统扩大档案利用范围；只有极少数高校对人事档案信息进行全文收录扫描数字化处理，初步实现人事档案部分内容信息化，而绝大多数高校因网络建设滞后或受经济实力及技术条件所限，人事档案仍以传统手工管理为主。总之，层次不同的高校人事档案管理发展不平衡，管理水平差距较大。
三、高校人事档案问题存在的主要原因
⒈思想观念传统。社会已进入信息时代，但现实中受陈旧传统思维定势影响，思想观念仍具有较大束缚性，档案信息服务社会意识淡薄表现在：一是档案管理部门和管理者对档案信息化建设的重要性认识不足，档案信息开发利用的知识和技术缺乏；二是管理人员满足工作现状，工作停留在完成收集、保管、提供查阅的传统意识中，这对人事档案信息资源开发利用、优化档案管理模式的改进形成阻挠，一定程度制约人事档案发展速度。 ⒉重视不够投入不足，管理手段落后。由于多数高校资金困难，建立档案馆统一管理受限，人事档案主要由组织人事部门集中统一管理，管理模式比较封闭，材料收集、整理归档等手段传统落后；档案信息主要是学校职能部门和教职工查阅，对外服务相对较少；学校对人事档案信息化建设经费投入不足，导致硬件建设如计算机、打印机、扫描仪、照相机等设施配备不够，软件建设如软件够置、网络建设、设施配置等滞后。
⒊ 宣传力度不够。由于宣传力度不够，教职工对档案重要性认识不足，导致入档材料形成中的规范性、同一信息前后一致性和材料收集归档及时性等环节的要求存在问题，造成材料缺失、不规范不完整。
⒋ 现代化管理程度低。由于管理人员缺泛信息技术知识和软件运用能力，虽然85%高校档案室都配备了电脑、打印机，但大多数都用于档案文件级目录管理、存储和办公文件打印，计算机没有发挥其真正功能，闲置率高。
⒌缺乏统一管理标准。高校缺乏统一的人事档案信息化管理软件和管理措施，造成各校人事档案管理各具特色，发展差距大；档案规范化、标准化建设是档案信息化建设的前提保障和重要内容，如果没有统一实施的办法依据、保障措施及监督管理办法，各校人事档案信息化建设进程速度、实体档案立卷质量和信息化服务效率都将是不同结果。
⒍管理人員因素。档案人员素质参差不齐，年龄结构偏大，兼职管理人员居多，职称、职务及学历偏低，参加各类培训机会少；现代管理技术掌握不够，缺乏素质高、懂计算机及软件应用操作能力强的管理人才。而实现人事档案信息化必须有一批懂现代技术和思想开拓意识的人才参与才有可能，管理人员不仅要掌握档案政策法规，有较高文化知识，还需要具备较强专业技术能力。高校人事档案信息化能否实现，关键因素在于配备好人，然而，高校人事档案管理队伍中严重缺乏具有现代化技术的管理人才。
【参考文献】
1、张彬 人事档案管理的困境与出路J 2011 第32卷 第5期 《吉首大学学报》
2、钟桂珍 浅谈高职院校人事档案管理存在的问题及对策J 2011 （33）《科技信息》
3、胡映君 高校人事档案管理发展动向探索J 2010 12月下旬 《兰台世界》
本文属四川省高校档案工作协会研究课题“高校人事档案管理现状与创新研究”阶段成果，课题编号201306
作者信息：
1、吴晓琴 女 1963.5出生，四川简阳人， 四川旅游学院工作， 副研究员， 主要从事人事档案管理与研究 .
2、何 喆 男 1980.8 出生，江西九江人，四川旅游学院工作 讲师 主要从事人力资源管理与研究
3、王 雄：男 1973.8出生 四川达州人 现四川旅游学院工作 副研究员 主要从事人事管理与研究