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摘要：笔者认为档案不仅记录着原始记录，而且记录着其形成的全部过程。而文件不具备这种功能。这也是档案与文件区别的重要特征之一。本文从三个方面论述：一是档案是原始记录，是从活动开始的那一瞬间记录其形成过程的；二是档案记录其形成的全部过程，并可再现其记录的全部过程：三是档案记录其形成的全部过程的功能可以合理地解释“科技档案更改”现象。
关键词：档案形成在前 档案 记录过程
文件与档案的区别是什么?学者王恩汉先生提出：“档案的形成源于一种‘记录的过程’，或者说，档案是在记录过程中形成的，它记录着人类活动的内容，也记录着活动的过程。”“正因为如此。人们越来越多地把档案称之为一种‘记忆’，应该说。这样的认识更接近对档案本质的思考，”“文件则不属于‘记忆’的范畴，它属于‘现在时’。当文件的生命记忆过程完整的时候，文件就脱离‘现在时’而成为‘过去时’，这种生命的过程赋予了‘文件’以凭证的属性，对于此类‘文件’则不宜再称之为‘文件’而改称档案。因此，档案凭证属性的来源。并非源于文件本身，而是源于一个过程，一个对事物处理的真实记录过程。”还有学者认为：“凡是具有保存价值的文件都可以选定为档案，”“文件与档案的关系是总体与部分的关系。档案的形成时机就是文件在办理完毕后即可归档，”“文件要在办理完毕之后，经过鉴定等归档手续才能成为档案。这一过程是人这个主体的自觉行为，是人们有意识的过程，不经过这一过程就没有档案。档案的形成源于一种‘记忆过程’。它是在记录的过程中形成的，它记录着人类活动的内容，也记录着活动的过程。”两位学者提出档案的形成源于一种“记录的过程”(或“记忆过程”)，档案是在记录过程中形成的观点应该说是正确的。但是，两位学者对档案源于一种“记录的过程”的认识是建立在以文件为点的线性积累过程之上的，前者说的档案是就文件整体或者说是一组文件而言的，后者说的档案是经过人为的操作“归档”后的文件。两者都有人为认为什么是档案之嫌。他们的观点是建立在文件是档案的前身，档案是由文件转化而来的观点之上的，其建立的基础是有问题的。建立在此观点基础之上的以文件为点的线性积累过程的“记录的过程”，实际上是人为选择的记录过程，不是自然的原始记录过程，文件本身并没有记录其形成全部过程中所有的原始信息。这就使上述观点的正确性大打折扣。笔者认为，两位学者提出的档案的形成源于一种“记录的过程”的观点有其正确性的一面，笔者提出的档案的记录过程与其不同。笔者认为：从档案形成在前的观点看，档案作为记忆工具，不仅记录着自然的原始过程，而且记录着其形成过程的全部内容信息。它从其形成的开始就记录，说明它的记录是原始记录，并且，记录着原始记录形成的全部过程中的每个细节，从而保证其是原始记录。也就是说档案记录了文件形成的全部过程所有的原始信息，而文件是不具备这种功能的。这是档案与文件区别的重要特征之一。
1 档案是原始记录。是从活动开始的那一瞬间记录其形成过程的
“尽管人们对档案的定义仍在争论，但对档案这一事物的本质特性的认识却是基本一致的，即档案本质上是社会生活的原始记录，换句话说，原始记录性是档案的本质属性。对这一共识，尽管学界也有不同的观点，但这些不同观点至少从目前看，尚不能动摇这一共识的正确性。所以，档案的具体定义表述就应该揭示并确认‘原始记录性’这一档案的本质特性。”然而，这一认识虽说是基本一致的，但是，在文件是档案的前身，档案是由文件转化而来的观点的前提下，这一认识却不断遭到质疑和挑战。一些学者提出了档案本质属性的新观点。一是“结构说”，李福君等提出了“结构”是档案的本质属性，认为：“具有历史联系逻辑排列的文献实体结构是档案的本质属性”：二是“备以查考说”，伍振华先生认为：“档案本质属性是备以查考性”：三是“三属性交集说”，王玉声认为：“历史性”、“实践性”、“物质性”“三属性的交集，才是档案的本质属性”。还有学者虽然没有直接否定，但实际上是否定了。如何嘉荪先生认为：“原始的(真实的)历史记录和有一定的保存价值，是档案与文件共有的特性。不能用作两者的区分标准，剩下的只有一条，档案是人们按照一定规律有意识保存下来的文件有机整体。”这就等于说档案的本质属性是“人们按照一定规律有意识保存下来的”。这里不评说这些观点是否正确，但它们都是否定原始记录性是档案的本质属性。笔者认为，其关键原因是在文件是档案的前身，档案是由文件转化而来的观点前提下的这一认识，等于说档案的原始记录性是从文件那里继承来的，也就是说原始记录性成了文件与档案共有的属性，而不是档案特有的属性。这就不难理解为什么它不断遭到质疑和挑战了。实质上。文件是档案的前身，档案是由文件转化而来的前提，成了档案本质属性是原始记录性认识的无法回避的“硬伤”，也可以说是“死结”。是放弃档案本质属性是原始记录性的认识，还是重新认识文件与档案的关系这个前提?笔者选择了后者。在仔细分析比较后，提出了“档案形成在前，是文件的前身，文件则是档案的复制件”的观点，从这个视角看，许多问题都可以得到合理的解释。档案是原始记录，是从活动开始的那一瞬间记录其形成过程的，档案从其形成的那一刻就具备了原始记录的功能。档案的原始记录表现在，不管是记下当时对某个问题的瞬间想法，还是严谨的论述，哪怕是只有一个字、一句话，也同样都是原始记录。同样都是档案，同样具有记忆的功能，比如，个人日记、工作日志、草稿、草图等，它们从形成的那一刻就开始了其原始记录的过程。而不管这个过程的长短，也不管它们有无其他功能，作为记忆工具，它们都是原始记录了。而文件并不具备这样的功能，文件是为了处理事务、办事、管理的需要而产生的，它的最主要的功能是办事而发挥其现实作用，因此，不能发挥现实作用的就不能称之为文件。如上述所举例子，它们都不是文件而是档案。也许有人会说，文件形成的过程不也同样是从其形成开始就进行原始记录的吗?文件形成不也是从起草文件开始的吗?没有听说起草档案的。是的，不管是否说文件是档案的复制件，文件形成可以说是从起草文件开始的，但是，文件形成是个过程。文件从起草到草稿、一稿、二稿……定稿，经过了一个过程，然而。必须清楚，起草的文件不等于文件，文件的草稿也不等于文件，定稿同样也不等于文件，你可以说“文件”是从其形成之初开始记录原始记录的，但是，这个“文件”记录的“原始记录”，并不是那个具有现时作用的文件。记录这个文件形成的全部过 程的是档案。而不是文件。因为，那个文件既不等于起草的文件，也不等于文件草稿、一稿、二稿……也不等于定稿，最后发挥文件办事功能和现时作用的是根据定稿印制的复制件——文件，而且，此文件是不可能记录从起草到草稿、一稿、二稿……定稿全部过程的，记录这个过程的只能是档案。是档案记录了文件的形成过程，文件本身并不具备记录其形成过程的功能。所以说。是称起草文件还是称制作档案并不重要，重要的是其实际意义。称起草文件不过是个习惯叫法而已，在没有“文件”概念之前，不是也没有起草文件之说吗?
2 档案记录其形成的全部过程。并可再现其记录的全部过程
档案作为记忆工具，记录着其形成的全部过程，保存着其形成全部过程的信息，并可以再现这个记录的全部过程。就一般而言，档案都记录着从形成、修改到核稿、领导签发的全过程，重要的档案还可能有草稿、一稿、二稿……直到定稿。有拟稿、核稿、领导签发的签字，还有的需要多个领导人的会签，这全部过程的信息都记录在档案里。而文件却不具备这种功能。作为定稿的复制件的文件它所承载的内容只是定稿的内容，顶多还有签发人的名字。如果文件也有记录功能的话，它只是复制了定稿的内容和签发人的名字，它不是定稿的原稿。也没有签发人的手书签字，更没有档案记录的其他记录过程的信息内容。档案的这种记录其形成全部过程的功能，文件是不具备的。档案不仅具有记录其形成全部过程的功能，而且。可以再现其记录的全部过程。档案的原始记录和记录着其形成全部过程的内容信息，档案不仅从各个不同方面为人们忠实地再现了以往的历史原貌。而且，也再现了其形成的全部过程的历史原貌。档案的这种再现记录的全部过程的功能有以下作用：一是档案可以再现其形成的主管者、作者的笔迹，这些是不易伪造的和篡改的，具有明显的凭证作用，对档案的复制件——文件能起到印证真伪的作用：二是档案可以再现其撰写、修改、批注等情况，能够反映出形成单位负责人的领导特点、思想、工作作风以及单位办公程序、办公制度等方面的情况，这对于研究某单位历史有一定的价值：三是特别是经由高层领导人、著名人士亲自撰写或亲自修改、批示的档案，对于研究他们的思想、历史功绩，甚至是书法艺术等方面情况都具有重要的价值：四是特别是记录某些对社会实践有重要和长远影响的文件形成过程的档案，如重大方针政策性文件，重要法律法规性文件，记录其形成过程的历次修改稿，能够反映出其形成过程和形成程序，对于领导机关以及史学工作者总结经验教训，探索思想发展脉络，都具有重要价值和作用：五是档案的定稿是制作复制件——文件的标准稿本，具有考证文件正误的作用。档案的这种再现其记录全部过程的功能，文件是不具备的。正式文件之所以具有权威性，恰恰是因为其背后有档案，是档案的记录其形成全部过程和能够再现其形成过程的功能支撑着文件的权威性。
档案记录其形成的全部过程，不仅记录了内容信息，也记录了其产生的全部背景信息，从而使档案具有了再现其记录的全部过程的功能。对于一般的交流信息、处理事务来说，它只需要其内容信息，而不需要其产生的背景信息。事实上，文件本身也只有其内容信息，而没有其产生的所有背景信息。但对档案来说则必须具备其产生过程中形成的全部信息，包括内容信息和背景信息。档案的这种必须具备其产生过程中形成的全部信息(包括内容信息和背景信息)以及具有再现记录的全部过程的功能，在纸质时代，对其的认识是不清楚的，其作用也不明显。但是，数字时代的到来，电子文件和电子档案的大量产生使人们对档案的这一功能和作用有了进一步的认识。人们提出“前端控制”的思想，就是“强调将管理措施介入到电子文件形成之初，从源头抓起，确保电子文件真实与完整”。提出“全程管理”，就是“根据电子文件的特点和管理要求，必须建立一个完整的管理体系，对电子文件从产生到永久保存或销毁的整个生命周期进行全程管理”。提出“文件连续体理论”，就是“从文件形成(包括形成前、文件管理系统的设计)到文件作为档案保存和利用的管理全过程中连贯一致的管理方式”。这些观点的提出，表面上看，看重的是所谓“电子文件”的形成过程，而文件本身是不具备记录其形成全部过程功能的。这实质上是本着档案的记录其形成的全部过程的功能来说的，档案的这一功能就越发凸显出来了。看看对所谓的“电子文件”管理与使用的要求，就更清楚了。国际档案理事会制定的“《电子文件管理指南》中文件的概念是：‘文件是由机构或个人在其活动中的开始、进行和结束过程中所产生或接收的记录信息，该信息由足以为其活动提供凭证的内容、背景和结构而构成，而不管记录的形式或载体如何。’在这里，内容、背景和结构成为文件的三种要素。内容是指文件中所包含的表达作者意图的信息：背景是指能够证明文件形成过程和文件之间相互关系的信息，包括表示文件来源与传送目的地的信息以及与内容相关的其他信息，如发文者、签发人、文件生成日期、收件者等：结构是指文件内容信息的组织表达方式。如文字的段落安排。电子文件所使用的代码、格式。以及载体、附件等方面的信息。关于文件是其内容、背景(上下文)与结构的统一体的观点，对于理解和管理电子文件是十分重要的。”这里对所谓的“电子文件”管理的内容、背景和结构的要求，应当是针对电子档案管理来说的，这些要求都是为了保证档案记录其形成全过程的全部信息齐全，使其能发挥再现记录过程的功能，保证其原始记录的真实可靠。对电子文件管理来说，最主要的就是快速传递其信息内容。不论是在电子政务网中还是互联网中，一般人们无论是办事使用文件还是了解文件的内容信息，并不需要了解其背景和结构信息，也不可能鉴定其背景和结构信息。所以说关于内容、背景和结构的统一体的观点，应当说对认识和管理电子档案十分重要，而对电子文件的管理和使用则不必如此。
3 从档案的记录过程看科技档案的更改
档案学理论认为，档案是原始记录，“档案是历史的真迹，必须保持它的特性，才能充分发挥它的效用，后人不能按照各自的观点和某种需要去修改档案。”也就是说档案是绝对不许修改的，一修改就等于改变了它的原始记录的真实性，这应该是针对所有档案而言的。然而，在科技档案管理学中却认为：由于“科技档案的现实性特点，客观地对科技档案的科学管理提出了某些要求”，“科技档案必须同它所记述和反映的科技对象保持一致，失真、失准的科技档案无法满足它的现行使用功能。为此，必须建立和健全更改、补充制度，在符 合制度要求的情况下，对归档保存的科技档案适时地进行更改和补充，以维护科技档案的准确性。”同样是档案。在同样的理论下，却有不同的矛盾认识，这就说明有问题，不是档案学理论错了，就是科技档案可以更改的认识错了，或者说是对科技档案的更改现象认识不清。当然，也有学者认为：“档案是社会实践活动真实的历史记录，历史不容篡改。否则历史将失去其本来面目。科技档案作为档案的一种，理所当然不容更改。”“‘科技档案可以更改’的观点是错误的。产生这种错误认识的根源在于未认识到科技档案转化为现行科技文件这一事实。”同时，所谓“科技档案更改”，也不是随意发生的，只有在科技档案体现其依据作用时才能发生。其实是B科技活动借用A科技活动的科技档案，更改的是A科技活动中形成的科技档案复制件，这一复制件又形成了B科技活动的现行科技文件。笔者认为。该学者指出的“‘科技档案可以更改’的观点是错误的”认识是正确的。但是，其解释所谓“科技档案更改”的现象却有问题。有人就指出：“B科技活动借用A科技活动的科技档案，更改A科技活动中形成的科技档案复制件，这一复制件又形成了B科技活动的现行科技文件。这不能称其为‘科技档案更改’，只是B科技活动套用A科技活动形成的科技档案，形成B科技活动的现行科技文件，B科技活动结束后，形成B科技活动的科技档案。”“科技档案可以更改”的观点，应该说是错误的。那么，应当如何科学合理地认识业已存在的所谓“科技档案更改”现象的本质呢?对于“科技档案可以更改”的认识，如果站在文件是档案的前身，档案是由文件转化而来的观点上看，得出这种结论也很正常，有其合理性的一面。但是，不管科技档案更改的理由和制度有多充分和完善，它已经与“任何档案不能更改”的观点产生了矛盾。让人们始终对科技档案更改心存异议。如果按照笔者提出的档案形成在前。档案不仅是原始记录，而且，记录着其形成的全部过程的认识，用这种认识来看“科技档案更改”现象，就有可能使它得到合理的解释，解决文书档案不可更改和科技档案可以更改在理论范畴上的矛盾。
文书档案和科技档案实质上是一样的。文书档案不可以更改，科技档案也同样不可以更改。所谓“科技档案更改”的现象，其实并不是已经形成的档案的更改。下面就以作为文书档案一部分的法律法规档案为例与科技档案做一比较分析。按照《中华人民共和国立法法》、《行政法规制定程序条例》和《规章制定程序条例》的要求。法律法规的出台，一般要经过立项、起草、审查、通过、公布等程序过程。仅仅文本的起草就要经过拟稿、修改、核稿、审稿，重要的可能还有一稿、二稿、三稿甚至更多稿本。它的形成过程，既是一个记录其形成的过程，也是一个不断“更改”的过程，但这种“更改”并不是已经形成的档案的更改，而是档案在记录其形成过程中的自然过程。而且，这种“更改”同样有制度程序上的要求和批准手续。这与科技档案形成过程需要经过立项、设计、修改、定型等过程和程序并没有什么区别。法律法规档案作为记录其形成过程的原始记录一经形成，它是不可更改的。但是，人们的实践活动并没有结束，在对法律法规的使用过程中，由于社会条件的变化，为使法律法规适应社会的变化，就应对其进行修改。而要对其修改，则必须按照规定启动修改程序，修改程序和一部新法律法规的形成程序大体一致。实质上，对一部法律法规的修改，就是一个在原有基础上某一局部活动的继续。或相对于原局部活动的一个新活动的开始，是一个新的档案记录过程的开始。此时修改，就是一个新的档案记录其形成过程。而不是对已形成的档案的修改。当这个档案记录过程完毕，就形成了新的档案，它记录了新的法律法规文件的形成过程，最后形成新的档案复制件——新修改的法律法规文件。所谓“科技档案更改”现象，不过是科技档案记载和反映的对象——原科技生产活动的某个局部发生革新、改动等新的变化，产生了与原科技对象不一致的地方，这种改造实际上是对原局部科技活动的继续，或相对于原相应部分的科技对象是一个新活动，它必然要产生记录这个新的活动过程的档案。笔者说的这个新的活动是与吴品才先生的观点不一样的，按吴先生的观点，所谓“科技档案更改”是B科技活动借用A科技活动档案，也就是B科技活动复制A科技活动，A和B科技活动是两个独立完整的活动。这与笔者说的局部活动是不一样的。实质上。“科技档案更改”现象同法律法规的修改完全一样，这时的“更改”是一个新的档案记录形成过程，这个新的档案形成过程就是我们通常说的“科技档案更改”过程，它实质上并不是“科技档案更改”。
关键词：档案形成在前 档案 记录过程
文件与档案的区别是什么?学者王恩汉先生提出：“档案的形成源于一种‘记录的过程’，或者说，档案是在记录过程中形成的，它记录着人类活动的内容，也记录着活动的过程。”“正因为如此。人们越来越多地把档案称之为一种‘记忆’，应该说。这样的认识更接近对档案本质的思考，”“文件则不属于‘记忆’的范畴，它属于‘现在时’。当文件的生命记忆过程完整的时候，文件就脱离‘现在时’而成为‘过去时’，这种生命的过程赋予了‘文件’以凭证的属性，对于此类‘文件’则不宜再称之为‘文件’而改称档案。因此，档案凭证属性的来源。并非源于文件本身，而是源于一个过程，一个对事物处理的真实记录过程。”还有学者认为：“凡是具有保存价值的文件都可以选定为档案，”“文件与档案的关系是总体与部分的关系。档案的形成时机就是文件在办理完毕后即可归档，”“文件要在办理完毕之后，经过鉴定等归档手续才能成为档案。这一过程是人这个主体的自觉行为，是人们有意识的过程，不经过这一过程就没有档案。档案的形成源于一种‘记忆过程’。它是在记录的过程中形成的，它记录着人类活动的内容，也记录着活动的过程。”两位学者提出档案的形成源于一种“记录的过程”(或“记忆过程”)，档案是在记录过程中形成的观点应该说是正确的。但是，两位学者对档案源于一种“记录的过程”的认识是建立在以文件为点的线性积累过程之上的，前者说的档案是就文件整体或者说是一组文件而言的，后者说的档案是经过人为的操作“归档”后的文件。两者都有人为认为什么是档案之嫌。他们的观点是建立在文件是档案的前身，档案是由文件转化而来的观点之上的，其建立的基础是有问题的。建立在此观点基础之上的以文件为点的线性积累过程的“记录的过程”，实际上是人为选择的记录过程，不是自然的原始记录过程，文件本身并没有记录其形成全部过程中所有的原始信息。这就使上述观点的正确性大打折扣。笔者认为，两位学者提出的档案的形成源于一种“记录的过程”的观点有其正确性的一面，笔者提出的档案的记录过程与其不同。笔者认为：从档案形成在前的观点看，档案作为记忆工具，不仅记录着自然的原始过程，而且记录着其形成过程的全部内容信息。它从其形成的开始就记录，说明它的记录是原始记录，并且，记录着原始记录形成的全部过程中的每个细节，从而保证其是原始记录。也就是说档案记录了文件形成的全部过程所有的原始信息，而文件是不具备这种功能的。这是档案与文件区别的重要特征之一。
1 档案是原始记录。是从活动开始的那一瞬间记录其形成过程的
“尽管人们对档案的定义仍在争论，但对档案这一事物的本质特性的认识却是基本一致的，即档案本质上是社会生活的原始记录，换句话说，原始记录性是档案的本质属性。对这一共识，尽管学界也有不同的观点，但这些不同观点至少从目前看，尚不能动摇这一共识的正确性。所以，档案的具体定义表述就应该揭示并确认‘原始记录性’这一档案的本质特性。”然而，这一认识虽说是基本一致的，但是，在文件是档案的前身，档案是由文件转化而来的观点的前提下，这一认识却不断遭到质疑和挑战。一些学者提出了档案本质属性的新观点。一是“结构说”，李福君等提出了“结构”是档案的本质属性，认为：“具有历史联系逻辑排列的文献实体结构是档案的本质属性”：二是“备以查考说”，伍振华先生认为：“档案本质属性是备以查考性”：三是“三属性交集说”，王玉声认为：“历史性”、“实践性”、“物质性”“三属性的交集，才是档案的本质属性”。还有学者虽然没有直接否定，但实际上是否定了。如何嘉荪先生认为：“原始的(真实的)历史记录和有一定的保存价值，是档案与文件共有的特性。不能用作两者的区分标准，剩下的只有一条，档案是人们按照一定规律有意识保存下来的文件有机整体。”这就等于说档案的本质属性是“人们按照一定规律有意识保存下来的”。这里不评说这些观点是否正确，但它们都是否定原始记录性是档案的本质属性。笔者认为，其关键原因是在文件是档案的前身，档案是由文件转化而来的观点前提下的这一认识，等于说档案的原始记录性是从文件那里继承来的，也就是说原始记录性成了文件与档案共有的属性，而不是档案特有的属性。这就不难理解为什么它不断遭到质疑和挑战了。实质上。文件是档案的前身，档案是由文件转化而来的前提，成了档案本质属性是原始记录性认识的无法回避的“硬伤”，也可以说是“死结”。是放弃档案本质属性是原始记录性的认识，还是重新认识文件与档案的关系这个前提?笔者选择了后者。在仔细分析比较后，提出了“档案形成在前，是文件的前身，文件则是档案的复制件”的观点，从这个视角看，许多问题都可以得到合理的解释。档案是原始记录，是从活动开始的那一瞬间记录其形成过程的，档案从其形成的那一刻就具备了原始记录的功能。档案的原始记录表现在，不管是记下当时对某个问题的瞬间想法，还是严谨的论述，哪怕是只有一个字、一句话，也同样都是原始记录。同样都是档案，同样具有记忆的功能，比如，个人日记、工作日志、草稿、草图等，它们从形成的那一刻就开始了其原始记录的过程。而不管这个过程的长短，也不管它们有无其他功能，作为记忆工具，它们都是原始记录了。而文件并不具备这样的功能，文件是为了处理事务、办事、管理的需要而产生的，它的最主要的功能是办事而发挥其现实作用，因此，不能发挥现实作用的就不能称之为文件。如上述所举例子，它们都不是文件而是档案。也许有人会说，文件形成的过程不也同样是从其形成开始就进行原始记录的吗?文件形成不也是从起草文件开始的吗?没有听说起草档案的。是的，不管是否说文件是档案的复制件，文件形成可以说是从起草文件开始的，但是，文件形成是个过程。文件从起草到草稿、一稿、二稿……定稿，经过了一个过程，然而。必须清楚，起草的文件不等于文件，文件的草稿也不等于文件，定稿同样也不等于文件，你可以说“文件”是从其形成之初开始记录原始记录的，但是，这个“文件”记录的“原始记录”，并不是那个具有现时作用的文件。记录这个文件形成的全部过 程的是档案。而不是文件。因为，那个文件既不等于起草的文件，也不等于文件草稿、一稿、二稿……也不等于定稿，最后发挥文件办事功能和现时作用的是根据定稿印制的复制件——文件，而且，此文件是不可能记录从起草到草稿、一稿、二稿……定稿全部过程的，记录这个过程的只能是档案。是档案记录了文件的形成过程，文件本身并不具备记录其形成过程的功能。所以说。是称起草文件还是称制作档案并不重要，重要的是其实际意义。称起草文件不过是个习惯叫法而已，在没有“文件”概念之前，不是也没有起草文件之说吗?
2 档案记录其形成的全部过程。并可再现其记录的全部过程
档案作为记忆工具，记录着其形成的全部过程，保存着其形成全部过程的信息，并可以再现这个记录的全部过程。就一般而言，档案都记录着从形成、修改到核稿、领导签发的全过程，重要的档案还可能有草稿、一稿、二稿……直到定稿。有拟稿、核稿、领导签发的签字，还有的需要多个领导人的会签，这全部过程的信息都记录在档案里。而文件却不具备这种功能。作为定稿的复制件的文件它所承载的内容只是定稿的内容，顶多还有签发人的名字。如果文件也有记录功能的话，它只是复制了定稿的内容和签发人的名字，它不是定稿的原稿。也没有签发人的手书签字，更没有档案记录的其他记录过程的信息内容。档案的这种记录其形成全部过程的功能，文件是不具备的。档案不仅具有记录其形成全部过程的功能，而且。可以再现其记录的全部过程。档案的原始记录和记录着其形成全部过程的内容信息，档案不仅从各个不同方面为人们忠实地再现了以往的历史原貌。而且，也再现了其形成的全部过程的历史原貌。档案的这种再现记录的全部过程的功能有以下作用：一是档案可以再现其形成的主管者、作者的笔迹，这些是不易伪造的和篡改的，具有明显的凭证作用，对档案的复制件——文件能起到印证真伪的作用：二是档案可以再现其撰写、修改、批注等情况，能够反映出形成单位负责人的领导特点、思想、工作作风以及单位办公程序、办公制度等方面的情况，这对于研究某单位历史有一定的价值：三是特别是经由高层领导人、著名人士亲自撰写或亲自修改、批示的档案，对于研究他们的思想、历史功绩，甚至是书法艺术等方面情况都具有重要的价值：四是特别是记录某些对社会实践有重要和长远影响的文件形成过程的档案，如重大方针政策性文件，重要法律法规性文件，记录其形成过程的历次修改稿，能够反映出其形成过程和形成程序，对于领导机关以及史学工作者总结经验教训，探索思想发展脉络，都具有重要价值和作用：五是档案的定稿是制作复制件——文件的标准稿本，具有考证文件正误的作用。档案的这种再现其记录全部过程的功能，文件是不具备的。正式文件之所以具有权威性，恰恰是因为其背后有档案，是档案的记录其形成全部过程和能够再现其形成过程的功能支撑着文件的权威性。
档案记录其形成的全部过程，不仅记录了内容信息，也记录了其产生的全部背景信息，从而使档案具有了再现其记录的全部过程的功能。对于一般的交流信息、处理事务来说，它只需要其内容信息，而不需要其产生的背景信息。事实上，文件本身也只有其内容信息，而没有其产生的所有背景信息。但对档案来说则必须具备其产生过程中形成的全部信息，包括内容信息和背景信息。档案的这种必须具备其产生过程中形成的全部信息(包括内容信息和背景信息)以及具有再现记录的全部过程的功能，在纸质时代，对其的认识是不清楚的，其作用也不明显。但是，数字时代的到来，电子文件和电子档案的大量产生使人们对档案的这一功能和作用有了进一步的认识。人们提出“前端控制”的思想，就是“强调将管理措施介入到电子文件形成之初，从源头抓起，确保电子文件真实与完整”。提出“全程管理”，就是“根据电子文件的特点和管理要求，必须建立一个完整的管理体系，对电子文件从产生到永久保存或销毁的整个生命周期进行全程管理”。提出“文件连续体理论”，就是“从文件形成(包括形成前、文件管理系统的设计)到文件作为档案保存和利用的管理全过程中连贯一致的管理方式”。这些观点的提出，表面上看，看重的是所谓“电子文件”的形成过程，而文件本身是不具备记录其形成全部过程功能的。这实质上是本着档案的记录其形成的全部过程的功能来说的，档案的这一功能就越发凸显出来了。看看对所谓的“电子文件”管理与使用的要求，就更清楚了。国际档案理事会制定的“《电子文件管理指南》中文件的概念是：‘文件是由机构或个人在其活动中的开始、进行和结束过程中所产生或接收的记录信息，该信息由足以为其活动提供凭证的内容、背景和结构而构成，而不管记录的形式或载体如何。’在这里，内容、背景和结构成为文件的三种要素。内容是指文件中所包含的表达作者意图的信息：背景是指能够证明文件形成过程和文件之间相互关系的信息，包括表示文件来源与传送目的地的信息以及与内容相关的其他信息，如发文者、签发人、文件生成日期、收件者等：结构是指文件内容信息的组织表达方式。如文字的段落安排。电子文件所使用的代码、格式。以及载体、附件等方面的信息。关于文件是其内容、背景(上下文)与结构的统一体的观点，对于理解和管理电子文件是十分重要的。”这里对所谓的“电子文件”管理的内容、背景和结构的要求，应当是针对电子档案管理来说的，这些要求都是为了保证档案记录其形成全过程的全部信息齐全，使其能发挥再现记录过程的功能，保证其原始记录的真实可靠。对电子文件管理来说，最主要的就是快速传递其信息内容。不论是在电子政务网中还是互联网中，一般人们无论是办事使用文件还是了解文件的内容信息，并不需要了解其背景和结构信息，也不可能鉴定其背景和结构信息。所以说关于内容、背景和结构的统一体的观点，应当说对认识和管理电子档案十分重要，而对电子文件的管理和使用则不必如此。
3 从档案的记录过程看科技档案的更改
档案学理论认为，档案是原始记录，“档案是历史的真迹，必须保持它的特性，才能充分发挥它的效用，后人不能按照各自的观点和某种需要去修改档案。”也就是说档案是绝对不许修改的，一修改就等于改变了它的原始记录的真实性，这应该是针对所有档案而言的。然而，在科技档案管理学中却认为：由于“科技档案的现实性特点，客观地对科技档案的科学管理提出了某些要求”，“科技档案必须同它所记述和反映的科技对象保持一致，失真、失准的科技档案无法满足它的现行使用功能。为此，必须建立和健全更改、补充制度，在符 合制度要求的情况下，对归档保存的科技档案适时地进行更改和补充，以维护科技档案的准确性。”同样是档案。在同样的理论下，却有不同的矛盾认识，这就说明有问题，不是档案学理论错了，就是科技档案可以更改的认识错了，或者说是对科技档案的更改现象认识不清。当然，也有学者认为：“档案是社会实践活动真实的历史记录，历史不容篡改。否则历史将失去其本来面目。科技档案作为档案的一种，理所当然不容更改。”“‘科技档案可以更改’的观点是错误的。产生这种错误认识的根源在于未认识到科技档案转化为现行科技文件这一事实。”同时，所谓“科技档案更改”，也不是随意发生的，只有在科技档案体现其依据作用时才能发生。其实是B科技活动借用A科技活动的科技档案，更改的是A科技活动中形成的科技档案复制件，这一复制件又形成了B科技活动的现行科技文件。笔者认为。该学者指出的“‘科技档案可以更改’的观点是错误的”认识是正确的。但是，其解释所谓“科技档案更改”的现象却有问题。有人就指出：“B科技活动借用A科技活动的科技档案，更改A科技活动中形成的科技档案复制件，这一复制件又形成了B科技活动的现行科技文件。这不能称其为‘科技档案更改’，只是B科技活动套用A科技活动形成的科技档案，形成B科技活动的现行科技文件，B科技活动结束后，形成B科技活动的科技档案。”“科技档案可以更改”的观点，应该说是错误的。那么，应当如何科学合理地认识业已存在的所谓“科技档案更改”现象的本质呢?对于“科技档案可以更改”的认识，如果站在文件是档案的前身，档案是由文件转化而来的观点上看，得出这种结论也很正常，有其合理性的一面。但是，不管科技档案更改的理由和制度有多充分和完善，它已经与“任何档案不能更改”的观点产生了矛盾。让人们始终对科技档案更改心存异议。如果按照笔者提出的档案形成在前。档案不仅是原始记录，而且，记录着其形成的全部过程的认识，用这种认识来看“科技档案更改”现象，就有可能使它得到合理的解释，解决文书档案不可更改和科技档案可以更改在理论范畴上的矛盾。
文书档案和科技档案实质上是一样的。文书档案不可以更改，科技档案也同样不可以更改。所谓“科技档案更改”的现象，其实并不是已经形成的档案的更改。下面就以作为文书档案一部分的法律法规档案为例与科技档案做一比较分析。按照《中华人民共和国立法法》、《行政法规制定程序条例》和《规章制定程序条例》的要求。法律法规的出台，一般要经过立项、起草、审查、通过、公布等程序过程。仅仅文本的起草就要经过拟稿、修改、核稿、审稿，重要的可能还有一稿、二稿、三稿甚至更多稿本。它的形成过程，既是一个记录其形成的过程，也是一个不断“更改”的过程，但这种“更改”并不是已经形成的档案的更改，而是档案在记录其形成过程中的自然过程。而且，这种“更改”同样有制度程序上的要求和批准手续。这与科技档案形成过程需要经过立项、设计、修改、定型等过程和程序并没有什么区别。法律法规档案作为记录其形成过程的原始记录一经形成，它是不可更改的。但是，人们的实践活动并没有结束，在对法律法规的使用过程中，由于社会条件的变化，为使法律法规适应社会的变化，就应对其进行修改。而要对其修改，则必须按照规定启动修改程序，修改程序和一部新法律法规的形成程序大体一致。实质上，对一部法律法规的修改，就是一个在原有基础上某一局部活动的继续。或相对于原局部活动的一个新活动的开始，是一个新的档案记录过程的开始。此时修改，就是一个新的档案记录其形成过程。而不是对已形成的档案的修改。当这个档案记录过程完毕，就形成了新的档案，它记录了新的法律法规文件的形成过程，最后形成新的档案复制件——新修改的法律法规文件。所谓“科技档案更改”现象，不过是科技档案记载和反映的对象——原科技生产活动的某个局部发生革新、改动等新的变化，产生了与原科技对象不一致的地方，这种改造实际上是对原局部科技活动的继续，或相对于原相应部分的科技对象是一个新活动，它必然要产生记录这个新的活动过程的档案。笔者说的这个新的活动是与吴品才先生的观点不一样的，按吴先生的观点，所谓“科技档案更改”是B科技活动借用A科技活动档案，也就是B科技活动复制A科技活动，A和B科技活动是两个独立完整的活动。这与笔者说的局部活动是不一样的。实质上。“科技档案更改”现象同法律法规的修改完全一样，这时的“更改”是一个新的档案记录形成过程，这个新的档案形成过程就是我们通常说的“科技档案更改”过程，它实质上并不是“科技档案更改”。