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为了适应形势发展,加快与国际标准接轨,浙江省质量技术监督局决定调整全省检验机构计量认证/审查认可(验收)评审依据,于2006年1月颁布了以ISO/IEC17025:2005《检测和校准实验室通用要求》为基础的《浙江省检验机构计量认证/审查认可(验收)评审准则》。并要求已获得计量认证/审查认可(验收)合格证书的检验机构,必须在2007年7月1日前按照新的《评审准则》要求完成质量管理体系文件转换工作。为此,全省各级检验机构必须认真学习ISO/IEC17025:2005《检测和校准实验室通用要求》和《评审准则》,分析原有管理体系的差距,建立完善符合新《评审准则》及其依据标准的管理体系。
新《评审准则》内容由:1)标准ISO/IEC17025:2005;2)法制管理方面的要求;3)根据我省情况提出的一些管理要求。组成章节由引言、参考文件、定义、管理要求、技术要求、附加要求几部分构成。ISO/IEC17025:2005主要内容包括:25个要素、102条、207款、70个注、2个附录。新《评审准则》实现了现代质量管理理论的八大原则,(1)体现了以顾客为关注焦点,如4.4、4.5、4.7、4.8、5.4、5.7、5.8、5.10条款;(2)领导的作用,如4.1、4.2、4.10、4.15条款;(3)全员参与,如4.1.5(a)、4.1.5(f)、4.1.5(g)、4.2.1、4.2.2(d)、5.2条款;(4)过程方法,如4.14、5.9条款;(5)管理的系统方法,如4.1、5.1条款;(6)持续改进,如4.10条款;(7)基于事实的决策方法,如4.15条款;(8)与供方互利关系,如4.5、4.6条款。该准则的出台对进一步规范检验机构行为,提高检验机构管理水平,加强与国际的接轨等具有重要的意义。
新《评审准则》及其编制依据ISO/IEC17025:2005《检测和校准实验室能力的通用要求》中均引入了“管理体系”的概念。管理体系在新准则中是指“控制实验室运作的质量,行政和技术体系”,可见,管理体系的内涵较“质量体系”、“质量管理体系”更广,不但包涵了实验室“质量体系”或“质量管理体系”,还覆盖到控制实验室运作的行政体系和技术体系。
建设工程实验室依据新《评审准则》管理体系的建立(或转换体系)和运行体系,以下几个方面可视为重点工作。
一、学习、培训、系统、全面理解《评审准则》及其依据标准
实验室在建立符合新《评审准则》要求的管理体系时,首先要抓好学习培训工作。不论原先管理体系状况如何,与先进的ISO/IEC17025:2005《检测和校准实验室能力的通用要求》相比,总会存在着不同程度的差异和不足。只有通过系统、全面、准确地学习、培训,才能使实验室全体人员了解建立、完善管理体系的重要性,明白各自在管理体系工作中的职责和作用,特别是实验室最高管理者要率先树立建立、完善管理体系的信心,才能对整个体系建立过程起到决策和指导工作。
二、明确要求,分析实验室现状
明确要求,分析实验室现状是建立实验室管理体系的关键活动。
(一)明确要求
——新《评审准则》要求;
——ISO/IEC 17025;2005标准的要求;
——顾客对实验室的管理体系和服务的要求;
——法律法规对实验室的管理体系和服务的要求,特别是涉及健康、安全、卫生、环保等强制性规定的要求;
——实验室服务本身的特性;
——实验室自身对管理体系的要求等。
(二)分析实验室现状
实验室应对上述要求在现有管理体系中的满足程度进行评价,找出差距,确定管理体系改进的方向和目标。这项工作应在实验室最高管理者的直接领导下,组织对实验室各个部门的管理现状应用过程分析的方法进行分析。
1、确定各部位所需的过程,确定每个过程的输入和输出,明确谁是这些过程的顾客,顾客的要求是什么?谁是这些过程的供方,供方应提供的资源是什么?谁是这些过程的主要责任人?
2、明确这些过程的顺序和相互关系,以及这些过程间的接口关系;
3、明确需要哪些文件才能控制好这些过程及其接口关系,现在是否有这些文件,文件的描述是否充分、适当,是否需要修改或重新制定;
4、从经济和效率方面分析评论这些过程的有效性,如成本是否会降低,时间是否会缩短,是否会造成资源浪费等;
5、确定每个过程需要配置哪些资源;
6、如何实现过程间或职能间的沟通,确定沟通渠道和方式,谁来提供该过程的外部和内部信息,如何进行信息反馈;
7、如何监视过程的业绩,需不需要测量,需要什么样的测量手段;如何更好地分析所收集到的信息,从分析中应得到什么结果;如何改进这些过程,这些过程通常会出现什么问题,针对这些问题采取哪些纠正和预防措施可以将其消除等。
在这些分析基础上列出现有的设施、设备、记录、表格、报告、职能、人员岗位及分工、法律法规、管理文件、技术文件等信息和改进单位工作的意见和建议,由质量主管组织分类整理,并依据上述要求进行分析和评价,为实验室建立、实施和改进管理体系打下坚实的基础。
三、确定质量方针和质量目标
质量方针和目标的制定在管理体系的过程中属于决策环节。通常是在对实验室现状分析评价的基础上,由质量主管提出具体的质量方针和质量目标的草稿,由实验室最高管理者组织领导小组讨论、修改、确定和纳入质量方针声明,经实验室最高管理者批准授权发布实施。
四、确定要素及检测/校准过程控制
质量方针、目标、确定后,应结合实验室自身特点,明确实验室的检测/校准流程,识别报告/证书形成的全过程,尤其是关键过程,这是管理体系设计构思及运行的基本依据。
五、设计、完善实验室组织机构
组织结构的定义是:“人员的职责权限和相互关系的安排。”它表现为实验室内的组织机构、管理职责和权限。因此,在建立管理体系时,要合理设计、完善本实验室的组织机构,确定各部门职责、权力和相互联系,规定对检测/校准质量有影响的所有管理、操作和核查人员的岗位职责,明确质量管理、技术动作和支持服务之间的关系,并画出管理体系要素职能分配表。这样,就能将检测/校准实现过程各阶段的管理功能落实到相关领导、部门和人员身上,做到各项与管理有关的工作,事事有人管,项项有部门负责。
六、配置确保管理体系运作所需资源
资源是实验室建立管理体系的必要条件,实验室应根据自身检测/校准的特点和规程确定需配备的资源,包括人力资源、物质资源和信息资源等。
七、管理体系文件化
管理体系文件是管理体系运行依据,它应满足管理体系有效运行的需要。实验室需要建立文件化的管理体系,其作用是沟通意图,统一行动,有利于管理体系的实施、保持和改进。
实验室应首先确定管理体系中的用文件的架构,也就是体系文件的层次,图1给出了通用的管理体系文件架构图。从图中可以看出,质量手册是第一层次的文件,是将《评审准则》转化为实体实验室具体要求的纲领性文件。因为《评审準则》是通用要求,要照顾到各行各业的需求,而建工实验到有自己的业务领域和自身的特点,所以必须进行转化。手册的精髓就在于有自身的特色,它是实验室管理层指挥和控制实验室用的,第二层次是作业指导书,属于技术性。
程序,它是指导开展检测/校准的更详细的文件,为一线业务人员所使用,而各类记录、表格、报告等则是管理体系有效运行的证实性文件。显然,不同层次文件作用各不相同,要求上下层次间相互衔接,不能矛盾:上层次文件应附有下层次支持文件夹目录,下层次应比上层次文件更具体,更可操作。相当一部分实验室将作业指导书和记录、表格、报告作为同一层次,即将管理体系文件分成三个层次。
为便于文件的上、下层间衔接,建议采用自上而下方法编号管理体系文件,即先编写手册,再编程序文件,然后是各类记录表式,也可采用同时编写方法,即质量手册每编写完一个要素,立即着手该要素所涉及的程序文件及相应记录表式,这种方法最大优点是编写时思路清晰,各层次间接口清楚,前后呼应,但是用于每个要素所对应的质量手册、程序文件、记录表式由同一人完成的情况。
作业指导书通常由各部门具体操作人员编写完成。
八、管理体系的试运行
管理体系运行的依据管理体系文件已编制完成后,经批准发放宣贯后进入试运行阶段,实验室的管理体系根据《评审准则》的要求,结合本单位的实际情况建立。尽管在管理体系的建立过程中,充分吸纳了过去的实践经验,但毕竟是一个新的管理模式,能否满足实际需要,是否能达到预期效果,必须通过实践的考核、验证。根据实际情况,实验室管理体系试运行的期限一般为半年。
九、内部审核和管理评审
管理体系试运行之后,便应进行一次集中的内部审核和管理评审,对管理体系的符合性、适用性和有效性做出客观的自我评价,以肯定成绩,发现存在的和潜在问题,进而采取必要纠正措施与预防措施,初步改进和完善管理体系,为正式运行奠定基础。
十、正式运行
经过各阶段之后,实验室的管理体系便可正式运行。管理体系的正式运行,是实验室质量、技术和行政运作的新起点,需要在实践中持续改进和完善,以满足客户的需求以及预定管理机构《评审准则》和认证机构的要求,实现实验室的质量目标。
管理体系有效运行的标志,可归纳为:领导重视,全员参与,严格遵循管理体系文件并有完整的记录,所有影响质量的因素(过程)都处于受控状态;快捷高效的反馈机制;适时开展内部审核与管理评审、持续改进。
注:文章内所有公式及图表请以PDF形式查看。
新《评审准则》内容由:1)标准ISO/IEC17025:2005;2)法制管理方面的要求;3)根据我省情况提出的一些管理要求。组成章节由引言、参考文件、定义、管理要求、技术要求、附加要求几部分构成。ISO/IEC17025:2005主要内容包括:25个要素、102条、207款、70个注、2个附录。新《评审准则》实现了现代质量管理理论的八大原则,(1)体现了以顾客为关注焦点,如4.4、4.5、4.7、4.8、5.4、5.7、5.8、5.10条款;(2)领导的作用,如4.1、4.2、4.10、4.15条款;(3)全员参与,如4.1.5(a)、4.1.5(f)、4.1.5(g)、4.2.1、4.2.2(d)、5.2条款;(4)过程方法,如4.14、5.9条款;(5)管理的系统方法,如4.1、5.1条款;(6)持续改进,如4.10条款;(7)基于事实的决策方法,如4.15条款;(8)与供方互利关系,如4.5、4.6条款。该准则的出台对进一步规范检验机构行为,提高检验机构管理水平,加强与国际的接轨等具有重要的意义。
新《评审准则》及其编制依据ISO/IEC17025:2005《检测和校准实验室能力的通用要求》中均引入了“管理体系”的概念。管理体系在新准则中是指“控制实验室运作的质量,行政和技术体系”,可见,管理体系的内涵较“质量体系”、“质量管理体系”更广,不但包涵了实验室“质量体系”或“质量管理体系”,还覆盖到控制实验室运作的行政体系和技术体系。
建设工程实验室依据新《评审准则》管理体系的建立(或转换体系)和运行体系,以下几个方面可视为重点工作。
一、学习、培训、系统、全面理解《评审准则》及其依据标准
实验室在建立符合新《评审准则》要求的管理体系时,首先要抓好学习培训工作。不论原先管理体系状况如何,与先进的ISO/IEC17025:2005《检测和校准实验室能力的通用要求》相比,总会存在着不同程度的差异和不足。只有通过系统、全面、准确地学习、培训,才能使实验室全体人员了解建立、完善管理体系的重要性,明白各自在管理体系工作中的职责和作用,特别是实验室最高管理者要率先树立建立、完善管理体系的信心,才能对整个体系建立过程起到决策和指导工作。
二、明确要求,分析实验室现状
明确要求,分析实验室现状是建立实验室管理体系的关键活动。
(一)明确要求
——新《评审准则》要求;
——ISO/IEC 17025;2005标准的要求;
——顾客对实验室的管理体系和服务的要求;
——法律法规对实验室的管理体系和服务的要求,特别是涉及健康、安全、卫生、环保等强制性规定的要求;
——实验室服务本身的特性;
——实验室自身对管理体系的要求等。
(二)分析实验室现状
实验室应对上述要求在现有管理体系中的满足程度进行评价,找出差距,确定管理体系改进的方向和目标。这项工作应在实验室最高管理者的直接领导下,组织对实验室各个部门的管理现状应用过程分析的方法进行分析。
1、确定各部位所需的过程,确定每个过程的输入和输出,明确谁是这些过程的顾客,顾客的要求是什么?谁是这些过程的供方,供方应提供的资源是什么?谁是这些过程的主要责任人?
2、明确这些过程的顺序和相互关系,以及这些过程间的接口关系;
3、明确需要哪些文件才能控制好这些过程及其接口关系,现在是否有这些文件,文件的描述是否充分、适当,是否需要修改或重新制定;
4、从经济和效率方面分析评论这些过程的有效性,如成本是否会降低,时间是否会缩短,是否会造成资源浪费等;
5、确定每个过程需要配置哪些资源;
6、如何实现过程间或职能间的沟通,确定沟通渠道和方式,谁来提供该过程的外部和内部信息,如何进行信息反馈;
7、如何监视过程的业绩,需不需要测量,需要什么样的测量手段;如何更好地分析所收集到的信息,从分析中应得到什么结果;如何改进这些过程,这些过程通常会出现什么问题,针对这些问题采取哪些纠正和预防措施可以将其消除等。
在这些分析基础上列出现有的设施、设备、记录、表格、报告、职能、人员岗位及分工、法律法规、管理文件、技术文件等信息和改进单位工作的意见和建议,由质量主管组织分类整理,并依据上述要求进行分析和评价,为实验室建立、实施和改进管理体系打下坚实的基础。
三、确定质量方针和质量目标
质量方针和目标的制定在管理体系的过程中属于决策环节。通常是在对实验室现状分析评价的基础上,由质量主管提出具体的质量方针和质量目标的草稿,由实验室最高管理者组织领导小组讨论、修改、确定和纳入质量方针声明,经实验室最高管理者批准授权发布实施。
四、确定要素及检测/校准过程控制
质量方针、目标、确定后,应结合实验室自身特点,明确实验室的检测/校准流程,识别报告/证书形成的全过程,尤其是关键过程,这是管理体系设计构思及运行的基本依据。
五、设计、完善实验室组织机构
组织结构的定义是:“人员的职责权限和相互关系的安排。”它表现为实验室内的组织机构、管理职责和权限。因此,在建立管理体系时,要合理设计、完善本实验室的组织机构,确定各部门职责、权力和相互联系,规定对检测/校准质量有影响的所有管理、操作和核查人员的岗位职责,明确质量管理、技术动作和支持服务之间的关系,并画出管理体系要素职能分配表。这样,就能将检测/校准实现过程各阶段的管理功能落实到相关领导、部门和人员身上,做到各项与管理有关的工作,事事有人管,项项有部门负责。
六、配置确保管理体系运作所需资源
资源是实验室建立管理体系的必要条件,实验室应根据自身检测/校准的特点和规程确定需配备的资源,包括人力资源、物质资源和信息资源等。
七、管理体系文件化
管理体系文件是管理体系运行依据,它应满足管理体系有效运行的需要。实验室需要建立文件化的管理体系,其作用是沟通意图,统一行动,有利于管理体系的实施、保持和改进。
实验室应首先确定管理体系中的用文件的架构,也就是体系文件的层次,图1给出了通用的管理体系文件架构图。从图中可以看出,质量手册是第一层次的文件,是将《评审准则》转化为实体实验室具体要求的纲领性文件。因为《评审準则》是通用要求,要照顾到各行各业的需求,而建工实验到有自己的业务领域和自身的特点,所以必须进行转化。手册的精髓就在于有自身的特色,它是实验室管理层指挥和控制实验室用的,第二层次是作业指导书,属于技术性。
程序,它是指导开展检测/校准的更详细的文件,为一线业务人员所使用,而各类记录、表格、报告等则是管理体系有效运行的证实性文件。显然,不同层次文件作用各不相同,要求上下层次间相互衔接,不能矛盾:上层次文件应附有下层次支持文件夹目录,下层次应比上层次文件更具体,更可操作。相当一部分实验室将作业指导书和记录、表格、报告作为同一层次,即将管理体系文件分成三个层次。
为便于文件的上、下层间衔接,建议采用自上而下方法编号管理体系文件,即先编写手册,再编程序文件,然后是各类记录表式,也可采用同时编写方法,即质量手册每编写完一个要素,立即着手该要素所涉及的程序文件及相应记录表式,这种方法最大优点是编写时思路清晰,各层次间接口清楚,前后呼应,但是用于每个要素所对应的质量手册、程序文件、记录表式由同一人完成的情况。
作业指导书通常由各部门具体操作人员编写完成。
八、管理体系的试运行
管理体系运行的依据管理体系文件已编制完成后,经批准发放宣贯后进入试运行阶段,实验室的管理体系根据《评审准则》的要求,结合本单位的实际情况建立。尽管在管理体系的建立过程中,充分吸纳了过去的实践经验,但毕竟是一个新的管理模式,能否满足实际需要,是否能达到预期效果,必须通过实践的考核、验证。根据实际情况,实验室管理体系试运行的期限一般为半年。
九、内部审核和管理评审
管理体系试运行之后,便应进行一次集中的内部审核和管理评审,对管理体系的符合性、适用性和有效性做出客观的自我评价,以肯定成绩,发现存在的和潜在问题,进而采取必要纠正措施与预防措施,初步改进和完善管理体系,为正式运行奠定基础。
十、正式运行
经过各阶段之后,实验室的管理体系便可正式运行。管理体系的正式运行,是实验室质量、技术和行政运作的新起点,需要在实践中持续改进和完善,以满足客户的需求以及预定管理机构《评审准则》和认证机构的要求,实现实验室的质量目标。
管理体系有效运行的标志,可归纳为:领导重视,全员参与,严格遵循管理体系文件并有完整的记录,所有影响质量的因素(过程)都处于受控状态;快捷高效的反馈机制;适时开展内部审核与管理评审、持续改进。
注:文章内所有公式及图表请以PDF形式查看。