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摘要：所谓企业档案信息化，就是指企业在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行收集、管理、开发和提供利用服务。换句话说企业档案信息化是指档案管理模式从以面向档案实体保管、利用为重点向以档案数字化管理和企业档案信息实现高度共享为重点的转变过程。
关键词：档案信息化建设
企业档案信息化主要包括以下几个方面的内容：一是实现企业档案信息的数字化；二要实现数字化档案信息的智能化管理；三是要实现企业档案信息的高度共享。
档案信息的数字化
档案信息化建设作为一个系统工程，而档案信息的数字化则是这个系统工程中的基础部分，没有档案信息的数字化，档案信息化建设就无从谈起。
目前大部分企业档案馆（室）藏档案载体主要是纸质档案、实物档案和声像档案，而尤以纸质档案为主。对纸质档案进行数字化处理主要有三种方式：第一种是通过计算机人工录入；第二种是通过扫描仪扫描由字符识别软件（OCR）识别，制成文本文件；第三种是将档案文件的每一页看成是一张图片，不管上面具体是什么内容，由数码照相机或扫描仪按页拍照或扫入计算机制成图形文件。前两种方式占据空间小，是一种真正意义上的全文数字化，但纸质档案信息的记录方式是多种多样的，有的是手写体、繁体字，有的字迹褪化及非文字形式等，此时采用前两种方式就会暴露出如下致命弱点：采用人工录入，不但需要大量的录入人员，而且一时还不能马上胜任此项工作，差错率大且核对困难，投入大，收效慢；用OCR字符识别的准确率低，尤其对于手写体字迹或印刷质量稍差的字迹；而第三种方式实现容易，一般档案工作人员只要稍加培训，即可操作机器，且工作可以定量化，差错率相对较低，即便有一些错扫、漏扫等，也能很快被发现。至于图形文件占空间大的问题，在计算机技术日新月异的今天，相信适合的软件很快就会被开发出来，如果能采用先进的高速扫描机，那么对档案信息数字化无疑是如虎添翼。另外，还因为图像扫描保持了档案原件本来面目，可以使利用者在看到文字内容的同时，也能看到纸质档案的其它一些特征，如原件的纸色、墨迹、印章、圈点、批注等各种原貌，使利用者可以获得更多的线索，开展一些更深入的研究。对于实物档案则可以通过用数码相机对实物进行拍照，并压缩成JPG或GIF格式，以数字图像的形式存储到计算机存储设备中。对于声像档案的数字化主要包含两方面内容：一是将普通摄像机拍摄的模拟视频信号可以通过专门的视频采集设备将之数字化，并加工成数字视频档案；二是指通过数码摄像机拍摄下来的录像，本身就是数字视频，输入到计算机直接就可以通过视频编辑软件加工成数字化视频档案。
通过运用计算机技术与多媒体技术，所有的馆藏信息都能以数字化的形式存储，做到图、文、声并茂，档案信息的记录功能与显示功能得到了极大的强化；而且更有前景的是数字化后的档案信息能随心所欲地从一种媒介转换到另一种媒介，给长期以来沉闷、形式单一的档案信息贴上吸引人的“标签”。
馆（室）藏信息的数字化是档案馆数字化建设的核心，其数字化建设的工程量巨大，企业档案部门应根据自身特点采取不同的建设模式：对于大型综合性档案馆，它们的馆藏基础一般都较好，馆藏信息的利用也较频繁，在建设经费充足的情况下，可以采取技术优先的原则，划出专项经费，成立馆藏信息数字化部门，专门负责档案信息数字化工作。这种模式见效快，但投入高，需要很强的经济支持和技术支持；对于中小型企业档案馆（室），在建设经费不够充足的情况下，可以采取资源优先的原则，购置少量的设备，对重要的档案资源先期进行数字化处理，循序渐进逐步扩大数字化规模。这种模式见效慢，投入较少，对技术要求也不高。馆藏档案信息经数字化后转化为数字信息，以数据库的形式存在。
数字化档案信息的管理
上面谈到了档案信息数字化的问题，这只是档案信息化的一部分，重要的是要将那些数字化了的档案有效地管理起来，这需要借助专业的档案管理软件。
我国各级各类企业档案部门开展档案管理数字化的实践与探索始于2 0 世纪9 0 年代，随着计算机、信息网络技术的发展，档案管理信息化的应用技术和水平也随之不断发展和提高，大致可以归纳为三方面的发展方向。第一、档案文件目录信息检索系统的建立与应用。档案文件目录信息检索系统的应用，应该说是计算机技术与档案工作的最早结合点。由于档案馆（室）的库藏档案数量巨大，档案的利用频繁，为了方便利用者，提高查询效率，档案部门利用计算机技术进行档案目录或专题文件级目录著录，以达到快速检索的目的，检索工具的数字化带来的优势尽显无遗。第二、“文档一体化”管理。1 9 9 2 年国家档案局提出“文档一体化”管理思路，许多档案部门尝试利用计算机技术实现文件与档案的一体化管理，从文件形成之时到文件办结归档乃至档案管理成为一条流水线的操作过程。“文档一体化”操作管理软件与传统手工操作相比，避免应归档的文件材料人为遗漏，提高了文件归档的完整性和准确性，提高了文件立卷的效率，提高了档案的质量。但它也只是利用计算机技术来模拟传统手工操作流程，不是真正意义上的文档管理数字化。第三、档案工作数字化管理系统的建设。我国档案工作数字化管理起步时间较晚，目前还是以针对上述档案信息检索系统和文档一体化数据库系统的管理为主，停留在档案工作数字化管理的初级阶段，数字化管理的优势和潜能并未充分发掘出来。档案工作数字化管理系统实际上是一个可以涵盖档案行政管理和业务管理、档案信息开发利用工作等诸方面的大型的系统工程，如档案自动编目和自动检索、档案自动全文存储与检索、档案业务工作辅助管理、计算机辅助立卷、档案自动标引、文档一体化管理、档案馆办公自动化、档案库房保护技术现代化、档案数据库设计与建立等。而这些不仅是档案管理基本的业务环节，也是档案管理智能化、自动化的具体体现，更是档案管理数字化全面实现的基础。本人认为，企业档案数字化管理应该以此为切入点，朝着这个方向积极发展。
三．档案信息利用网络化，实现信息的高度共享
档案信息只有在传递过程中才能体现出它应有的价值，以往信息存在于一次文献即档案原件或经过处理的二次文献范畴内，人们需要档案信息，往往需要亲临档案馆，通过阅览摘录、静电复制或拍摄等形式来获取需要的信息。但档案信息在完成数字化后以数字形式存在时，数字网络系统就将成为其主要的传输平台，为档案信息的快速流动提供可能。数字化了的档案信息在传递过程中可以同时进行多向传递，形成传递网络，而且通过因特网可以方便地进行远程传递，不受时间与空间的限制，利用者不必亲临档案馆，就可以在任何时间任何地点通过计算机方便地利用档案信息。
如果把企业档案数字化建设比作一个人体的话，那么档案管理数字化和馆藏信息数字化的建设就是这个人体的骨架和血肉，数字网络系统就是它的神经网络。企业档案信息传输平台应首先构建的是档案馆局域网也可称为内网，一般的要求是在遵循统一的通信协议前提下，通过网络连线将企业各个部门和所属各单位档案部门的计算机资源整合在一起。可根据不同的应用设置服务器，各部门和各单位的个体计算机通过网络共享网络信息资源，同时为档案馆核心数据库提供档案信息，也可以通过用户身份确认、档案数据授权等形式得到权限范围内的档案信息。其次是构建外网、公众网等，可使档案信息通过数字网络系统进入信息交流的大动脉——互联网，实现档案资源的共享。
企业档案信息化建设的最终目的就是要切实加强企业档案信息资源的合理配置和科学管理，使档案信息资源实现数字化、标准化、系统化、网络化，以满足企业乃至社会各方面日益增长的利用档案信息的迫切需要。而档案信息化建设又是一项长期而艰巨的任务，既要坚持科学性、实用性、又要兼顾先进性和前瞻性。因而企业档案信息化建设要有条不紊地逐步进行和完善，要量力而行，分步实施。建设过程中要注意：一能为我所用的技术不一定全部自己开发，可以采取合作和引进的方式，避免走弯路和重复建设；二不能一開始摊子就铺的很大，更不能过分求全求高和一步到位，要量力而行，逐步实施。 总之，档案信息化建设的发展将极大促进企业档案信息资源的开发利用，促进档案部门的服务管理方式的转变，为企业档案管理全面实现现代化打下坚实的基础。
作者简介：张守新，男，1969年2月出生，山东章丘市人，中共党员，1989年毕业于石油大学图书与情报专业，毕业至今在胜利采油厂档案室工作，现任胜利采油厂档案室主任，馆员，山东省档案学会会员。
关键词：档案信息化建设
企业档案信息化主要包括以下几个方面的内容：一是实现企业档案信息的数字化；二要实现数字化档案信息的智能化管理；三是要实现企业档案信息的高度共享。
档案信息的数字化
档案信息化建设作为一个系统工程，而档案信息的数字化则是这个系统工程中的基础部分，没有档案信息的数字化，档案信息化建设就无从谈起。
目前大部分企业档案馆（室）藏档案载体主要是纸质档案、实物档案和声像档案，而尤以纸质档案为主。对纸质档案进行数字化处理主要有三种方式：第一种是通过计算机人工录入；第二种是通过扫描仪扫描由字符识别软件（OCR）识别，制成文本文件；第三种是将档案文件的每一页看成是一张图片，不管上面具体是什么内容，由数码照相机或扫描仪按页拍照或扫入计算机制成图形文件。前两种方式占据空间小，是一种真正意义上的全文数字化，但纸质档案信息的记录方式是多种多样的，有的是手写体、繁体字，有的字迹褪化及非文字形式等，此时采用前两种方式就会暴露出如下致命弱点：采用人工录入，不但需要大量的录入人员，而且一时还不能马上胜任此项工作，差错率大且核对困难，投入大，收效慢；用OCR字符识别的准确率低，尤其对于手写体字迹或印刷质量稍差的字迹；而第三种方式实现容易，一般档案工作人员只要稍加培训，即可操作机器，且工作可以定量化，差错率相对较低，即便有一些错扫、漏扫等，也能很快被发现。至于图形文件占空间大的问题，在计算机技术日新月异的今天，相信适合的软件很快就会被开发出来，如果能采用先进的高速扫描机，那么对档案信息数字化无疑是如虎添翼。另外，还因为图像扫描保持了档案原件本来面目，可以使利用者在看到文字内容的同时，也能看到纸质档案的其它一些特征，如原件的纸色、墨迹、印章、圈点、批注等各种原貌，使利用者可以获得更多的线索，开展一些更深入的研究。对于实物档案则可以通过用数码相机对实物进行拍照，并压缩成JPG或GIF格式，以数字图像的形式存储到计算机存储设备中。对于声像档案的数字化主要包含两方面内容：一是将普通摄像机拍摄的模拟视频信号可以通过专门的视频采集设备将之数字化，并加工成数字视频档案；二是指通过数码摄像机拍摄下来的录像，本身就是数字视频，输入到计算机直接就可以通过视频编辑软件加工成数字化视频档案。
通过运用计算机技术与多媒体技术，所有的馆藏信息都能以数字化的形式存储，做到图、文、声并茂，档案信息的记录功能与显示功能得到了极大的强化；而且更有前景的是数字化后的档案信息能随心所欲地从一种媒介转换到另一种媒介，给长期以来沉闷、形式单一的档案信息贴上吸引人的“标签”。
馆（室）藏信息的数字化是档案馆数字化建设的核心，其数字化建设的工程量巨大，企业档案部门应根据自身特点采取不同的建设模式：对于大型综合性档案馆，它们的馆藏基础一般都较好，馆藏信息的利用也较频繁，在建设经费充足的情况下，可以采取技术优先的原则，划出专项经费，成立馆藏信息数字化部门，专门负责档案信息数字化工作。这种模式见效快，但投入高，需要很强的经济支持和技术支持；对于中小型企业档案馆（室），在建设经费不够充足的情况下，可以采取资源优先的原则，购置少量的设备，对重要的档案资源先期进行数字化处理，循序渐进逐步扩大数字化规模。这种模式见效慢，投入较少，对技术要求也不高。馆藏档案信息经数字化后转化为数字信息，以数据库的形式存在。
数字化档案信息的管理
上面谈到了档案信息数字化的问题，这只是档案信息化的一部分，重要的是要将那些数字化了的档案有效地管理起来，这需要借助专业的档案管理软件。
我国各级各类企业档案部门开展档案管理数字化的实践与探索始于2 0 世纪9 0 年代，随着计算机、信息网络技术的发展，档案管理信息化的应用技术和水平也随之不断发展和提高，大致可以归纳为三方面的发展方向。第一、档案文件目录信息检索系统的建立与应用。档案文件目录信息检索系统的应用，应该说是计算机技术与档案工作的最早结合点。由于档案馆（室）的库藏档案数量巨大，档案的利用频繁，为了方便利用者，提高查询效率，档案部门利用计算机技术进行档案目录或专题文件级目录著录，以达到快速检索的目的，检索工具的数字化带来的优势尽显无遗。第二、“文档一体化”管理。1 9 9 2 年国家档案局提出“文档一体化”管理思路，许多档案部门尝试利用计算机技术实现文件与档案的一体化管理，从文件形成之时到文件办结归档乃至档案管理成为一条流水线的操作过程。“文档一体化”操作管理软件与传统手工操作相比，避免应归档的文件材料人为遗漏，提高了文件归档的完整性和准确性，提高了文件立卷的效率，提高了档案的质量。但它也只是利用计算机技术来模拟传统手工操作流程，不是真正意义上的文档管理数字化。第三、档案工作数字化管理系统的建设。我国档案工作数字化管理起步时间较晚，目前还是以针对上述档案信息检索系统和文档一体化数据库系统的管理为主，停留在档案工作数字化管理的初级阶段，数字化管理的优势和潜能并未充分发掘出来。档案工作数字化管理系统实际上是一个可以涵盖档案行政管理和业务管理、档案信息开发利用工作等诸方面的大型的系统工程，如档案自动编目和自动检索、档案自动全文存储与检索、档案业务工作辅助管理、计算机辅助立卷、档案自动标引、文档一体化管理、档案馆办公自动化、档案库房保护技术现代化、档案数据库设计与建立等。而这些不仅是档案管理基本的业务环节，也是档案管理智能化、自动化的具体体现，更是档案管理数字化全面实现的基础。本人认为，企业档案数字化管理应该以此为切入点，朝着这个方向积极发展。
三．档案信息利用网络化，实现信息的高度共享
档案信息只有在传递过程中才能体现出它应有的价值，以往信息存在于一次文献即档案原件或经过处理的二次文献范畴内，人们需要档案信息，往往需要亲临档案馆，通过阅览摘录、静电复制或拍摄等形式来获取需要的信息。但档案信息在完成数字化后以数字形式存在时，数字网络系统就将成为其主要的传输平台，为档案信息的快速流动提供可能。数字化了的档案信息在传递过程中可以同时进行多向传递，形成传递网络，而且通过因特网可以方便地进行远程传递，不受时间与空间的限制，利用者不必亲临档案馆，就可以在任何时间任何地点通过计算机方便地利用档案信息。
如果把企业档案数字化建设比作一个人体的话，那么档案管理数字化和馆藏信息数字化的建设就是这个人体的骨架和血肉，数字网络系统就是它的神经网络。企业档案信息传输平台应首先构建的是档案馆局域网也可称为内网，一般的要求是在遵循统一的通信协议前提下，通过网络连线将企业各个部门和所属各单位档案部门的计算机资源整合在一起。可根据不同的应用设置服务器，各部门和各单位的个体计算机通过网络共享网络信息资源，同时为档案馆核心数据库提供档案信息，也可以通过用户身份确认、档案数据授权等形式得到权限范围内的档案信息。其次是构建外网、公众网等，可使档案信息通过数字网络系统进入信息交流的大动脉——互联网，实现档案资源的共享。
企业档案信息化建设的最终目的就是要切实加强企业档案信息资源的合理配置和科学管理，使档案信息资源实现数字化、标准化、系统化、网络化，以满足企业乃至社会各方面日益增长的利用档案信息的迫切需要。而档案信息化建设又是一项长期而艰巨的任务，既要坚持科学性、实用性、又要兼顾先进性和前瞻性。因而企业档案信息化建设要有条不紊地逐步进行和完善，要量力而行，分步实施。建设过程中要注意：一能为我所用的技术不一定全部自己开发，可以采取合作和引进的方式，避免走弯路和重复建设；二不能一開始摊子就铺的很大，更不能过分求全求高和一步到位，要量力而行，逐步实施。 总之，档案信息化建设的发展将极大促进企业档案信息资源的开发利用，促进档案部门的服务管理方式的转变，为企业档案管理全面实现现代化打下坚实的基础。
作者简介：张守新，男，1969年2月出生，山东章丘市人，中共党员，1989年毕业于石油大学图书与情报专业，毕业至今在胜利采油厂档案室工作，现任胜利采油厂档案室主任，馆员，山东省档案学会会员。