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摘要实施与应用ERP能给中小企业财务管理带来哪些方面的影响?本文以案例为基础,分析ERP对中小企业财务管理的影响,期望给财务人员及其它企业管理者带来帮助。
关键词ERP 中小企业 财务管理
中图分类号:F230文献标识码:A
财务管理是基于会计核算等信息进行财务预测、财务分析、财务控制和财务决策的活动,具体包括资金管理、资产管理、财务分析、财务控制、决策支持、财务治理等。中小企业资金与技术实力有限,业务相对简单。
一、案例介绍
X公司是中外合资企业,专业从事工业模块电源生产与销售,70%以上的产品出口欧美。2003年到2008年,公司职工人数增长约25%,主营业务收入增长了300%以上,净利润增长500%以上。快速成长的同时,X公司管理也遇到了一些难题。早在2000年,X公司实施了由来自美国MRPII系统MAX,同时购买了国内的财务会计软件,财务软件没有与MAX系统数据不能共享。在全面应用ERP系统之前,X公司财务管理中主要存在以下难题:
1、财务与业务系统数据不能共享,数据重复录入。
2、财务系统与业务系统很多数据不一致,部门之前沟通存信息屏障。
3、成本核算不合理。成本核算使用EXCEL表归集与分配成本费用,分配标准是产品的最新销售价格乘投产数量权重,分配不合理。
4、会计核算与预算体系不一致,预算分析难,依据预算执行情况考核责任中心难度更大。
5、资产管理薄弱。财务人员忙于会计核算,资产盘点不能有效开展,呆滞料处理不及时,存货周转率低。
为了提升管理水平,迎接挑战,X公司决定实施ERP系统,整合业务、财务、计划流程,建立公司营运管理的信息平台。为了降低的系统选型的风险,X公司邀请多家ERP软件商到公司演示系统,组织了多次调研。X公司2004年5月正式决定购买金蝶K/3ERP,并成立实施小组,采取“总体规划,分步实施”的渐进式策略实施系统。
X公司ERP系统第一期实施范围包括财务会计、生产管理、MRP、MPS、采购管理、销售管理、仓存管理、固定资产管理、产品数据管理等,实施开始时间是2004年6月。第二期实施薪酬核算、成本管理、预算管理等。经历了近3个月的艰苦的实施工作,X公司K/3ERP系统第一期于2004年9月上线运行。系统上线运行后,发现基础数据错误、业务流程不合理等现象。经历了几个月的优化,2004年末,系统业务流程、控制等与公司需求基本相符,数据正确,K/3ERP系统正式成为公司经营管理的平台。
以后的几年中,该公司继续实施了成本管理、预算管理等,还进行了几次系统升级。几年持续优化系统,X公司实现了资金流、物流、信息流的整合,工作效率、质量显著提高。
二、ERP对X公司财务管理的影响分析
(一)统一并规范基础数据。
X公司有约九千种物料,一千多种产品,供应商数百家。负责基础数据的十多个员工花了近3个月准备计量单位、物料、产品、BOM、库存、供应商、标准工时等基础数据,并通过多次摸拟测试检验。ERP系统正式运行后,财务与业务使用同一基础数据,消除了基础数据差异。
(二)ERP整合了物流、计划信息流、资金流,提高了财务管理工作效率。
1.业务单据可实时生成会计凭证。财务系统直接根据业务子系统原始单据生成会计凭证,提高了会计核算的工作效率,更大程度上保障了财务记录的真实性与及时性。例如:销售出单生成销售发票,销售发票生成凭证;生产领料单审核后自动按成本对象与成本项目生成成本会计分录等。
2.ERP实现了业务信息实时共享,消除了部门屏障。财务人员对报表某项目需要了解细节,可通过“钻取”功能,逐级查询到相关业务单据等。
3.ERP消除了地理距离差异,实现异地业务的实时处理。应用ERP后,财务人员可以远程登录ERP系统进行会计处理、查询与分析。
(三)ERP帮助公司实现成本核算自动化,成本管理精细化。
1.在应用ERP之前,X公司成本核算的工作量非常大,易出错。实施ERP时,公司对成本管理相关的基础数据与业务流程进行仔细讨论,规范并优化了业务流程。
(1)建立了多级产品代码体系。产品代码体系中,客户设置为第一级分类,第二级是产品类型,第三级是产成品代码,第四级是半成品代码等。
(2)确定了合适的成本费用分配标准。生产间接费用按标准生产工时权重分配。标准工时确定的依据是生产过程中使用的各种设备的时间及人工工时,由工程技术部门测定。新分配标准体现了装配型生产制造特点,也体现了制造过程中对设备的使用量。
(3)设置与制造部门一一对应的成本中心。共耗物料按成本中心领用,作为制造费用的一部分分配。
(4)规范了业务流程。例如:材料入库只能从收料通知单生成,补领料由产品报废单或物料报废单生成等,业务单据按不可相容岗位分离原则设置权限。
(5)优化了业务流程控制。例如:不可分割物料先从原材料仓库实际调拨到车间材料仓,然后根据投料单从车间材料仓按标准用量虚拟发料。车间材料仓结存的物料属于库存材料。业务单据上设置业务规则,业务流转时自动执行检查,例如库存赤字检查、成品入库物料配检查等。优化业务流程控制规范了业务数据,也提高了业务效率。
2.成本管理模块上线运行后, X公司成本管理比以前具备了许多优势:
(1)成本费用分配合理,费用分配向导化。
(2)成本核算效率高,核算过程清晰明。每月成本核算过程约一小时,可以多次摸拟计算,也可由系统自动完成。
(3)多层次、多纬度成本分析。成本管理系统按成本对象等提供费用归集、费用分配、成本计算等各种报表,详尽地反映各业务环节费用发生及分配的信息。
(4)成本核算结果自动传递到产品数据管理模块,供研发人员、工程技术人员分析,成本控制工作由事后核算转化为事前控制。
(5)销售管理系统从成本系统获取成本数据。接受订单时,可根据售价与成本进行订单评审。
3.X公司应用ERP系统,复杂的成本核算变得简单而快捷。在不增加财务人员情况下,成本管理工作质量提高了,工作效率显著提高。
(四)会计核算与预算集成,预算分析及时进行。
X公司应用K/3ERP后,预算管理大部分工作都在系统中完成。预算管理比以前规范,效率更高。
1、X公司新的预算管理流程:
(1)公司各部门进行业务讨论与分析后,确定年度预算目标。
(2)财务部首先在系统中制定预算方案。
(3)编制部门预算。各部门在预算管理系统中按已设置预算项目编制本部门的年度预算。
(4)预算调整与确定。各部门预算编制完成后,财务部在系统中编制公司预算。
(5)财务预算控制。财务部根据各部门业务单据生成会计凭证,系统根据会计科目、预算项目与成本中心对应关系,分析预算执行情况,并在凭证审核时显示预算余额。
(6)预算分析。财务部定期生成预算执行情况表发送给各业务部门与公司领导,以及时了解经营公司预算执行情况。
2、应用ERP后,业务部也能及时知道预算执行情况,改善了财务与业务部门之间的关系,成本费用控制比以前更有效。
(五)资金管理由被动变主动。
X公司收款比较集中,单笔采购金额小,付款业务频繁发生。在应用ERP之前,常常有付款申请单积压。不能及时付款影响物料采购,甚至造成物料短缺。有时集中收款后,短短几天就所剩无几。缺钱的日子,财务部工作很被动。解决这个问题的关键是整合物质供应链与资金供应链信息。
ERP上线运行后,采购系统、仓库管理系统与财务系统的集成,财务人员能清楚的了解到物料实际入库时间、不合格品退库数量以及来料不良造成的损失金额,付款时对相应信息的审核,减少了公司损失,降低了材料成本,也规范了付款流程。
企业物料是多种多样,但资金却只有一种,因此资金供应链管理比物质供应链管理要简单。简单的资金供求模型是现金加上预计现金流入,减预计现金流出,结果是资金需求或盈余。在简单模型上,增加对时段或时界的考虑,则形成分时段现金流供求计划。X公司将相关需要求与金蝶公司研发沟通之后,金蝶研发人员结合功能规划,在新的版本中增加需资金供需计划模型。
资金供需计划模型的原型是MRP计划。模拟时,由模型自动根据资金结余、应收应付单据、结算条件、手工录入金额等,分期展示未来的资金供求状态。应用资金需求模型,帮助财务部随时了解资金供求状况,资金计划正确率比前高了许多。
(六)存货周转效率提高,物料短缺减少。
存货占用企业资金,容易损害变质,增加企业管理成本,降低资金使用效益,所以存货管理很重要。X公司应用ERP系统后,在库存管理等方面有了很大的进步。主要体现在库存核算、存货盘点、物料替代、呆滞料分析等方面。ERP循环盘点为解决了存货盘点的难题。循环盘点设置与操作很简单。
1.建立仓库、仓位,并设置仓位管理员;根据物料的重要性、价格等设置循环盘点周期、盘点日期等。
2.到预定日期,系统提示相应的仓库管理员盘点物料,物料盘点根据系统计算安排。循环盘点制度将库存盘点工作分散各个时段,有重点地进行盘点,提高了库存数据的准确性与及时性。
3.仓管或财务人员随时可以设定分析期间段,选择物料或仓库分析库存账龄分析。呆滞料分析帮助公司精细化管理库存,逐步降低了库存。
在实施ERP之前,X公司存货周转率年平均约法3.5次。系统应用几年后,呆滞料减少了,物料短缺减少了,日常库存数量与金额正确率达到99%以上,存货周转率也提高到了年均约5.5次以上。
三、ERP对中小企业财务管理影响分析
ERP系统对X公司财务管理的影响还体现在许多方面,例如销售预测、物料替代、进料加工手册管理等。ERP改变了信息沟通的方式,提高了财务管理工作的效率与工作质量,为财务管理工作创新提供了条件。X公司只是中小企业中一个代表。在我国,类似的中小型制造企业还有很多。
通过案例分析,我们知道ERP对中小企业财务管理的影响是全方位的。从业务的角度分析,ERP可以帮助企业实现财务管理信息化,提高财务管理工作质量与效率;从组织学习的角度分析,实施与应用ERP是组织学习的过程,财务人员通过实施与应用ERP,更利于做好财务管理工作;从企业发展的角度分析,ERP可以规范业务流程,优化流程控制,改善了财务管理环境,有利于财务管理创新。虽然金融风暴影响了企业的经营环境,但是我们国家整体经济环境还是好的,未来还有更多更好的机会。因此,企业要重视ERP的应用,苦练内功,不断增强竞争力。
(作者单位:深圳市桑达实业股份有限公司)
关键词ERP 中小企业 财务管理
中图分类号:F230文献标识码:A
财务管理是基于会计核算等信息进行财务预测、财务分析、财务控制和财务决策的活动,具体包括资金管理、资产管理、财务分析、财务控制、决策支持、财务治理等。中小企业资金与技术实力有限,业务相对简单。
一、案例介绍
X公司是中外合资企业,专业从事工业模块电源生产与销售,70%以上的产品出口欧美。2003年到2008年,公司职工人数增长约25%,主营业务收入增长了300%以上,净利润增长500%以上。快速成长的同时,X公司管理也遇到了一些难题。早在2000年,X公司实施了由来自美国MRPII系统MAX,同时购买了国内的财务会计软件,财务软件没有与MAX系统数据不能共享。在全面应用ERP系统之前,X公司财务管理中主要存在以下难题:
1、财务与业务系统数据不能共享,数据重复录入。
2、财务系统与业务系统很多数据不一致,部门之前沟通存信息屏障。
3、成本核算不合理。成本核算使用EXCEL表归集与分配成本费用,分配标准是产品的最新销售价格乘投产数量权重,分配不合理。
4、会计核算与预算体系不一致,预算分析难,依据预算执行情况考核责任中心难度更大。
5、资产管理薄弱。财务人员忙于会计核算,资产盘点不能有效开展,呆滞料处理不及时,存货周转率低。
为了提升管理水平,迎接挑战,X公司决定实施ERP系统,整合业务、财务、计划流程,建立公司营运管理的信息平台。为了降低的系统选型的风险,X公司邀请多家ERP软件商到公司演示系统,组织了多次调研。X公司2004年5月正式决定购买金蝶K/3ERP,并成立实施小组,采取“总体规划,分步实施”的渐进式策略实施系统。
X公司ERP系统第一期实施范围包括财务会计、生产管理、MRP、MPS、采购管理、销售管理、仓存管理、固定资产管理、产品数据管理等,实施开始时间是2004年6月。第二期实施薪酬核算、成本管理、预算管理等。经历了近3个月的艰苦的实施工作,X公司K/3ERP系统第一期于2004年9月上线运行。系统上线运行后,发现基础数据错误、业务流程不合理等现象。经历了几个月的优化,2004年末,系统业务流程、控制等与公司需求基本相符,数据正确,K/3ERP系统正式成为公司经营管理的平台。
以后的几年中,该公司继续实施了成本管理、预算管理等,还进行了几次系统升级。几年持续优化系统,X公司实现了资金流、物流、信息流的整合,工作效率、质量显著提高。
二、ERP对X公司财务管理的影响分析
(一)统一并规范基础数据。
X公司有约九千种物料,一千多种产品,供应商数百家。负责基础数据的十多个员工花了近3个月准备计量单位、物料、产品、BOM、库存、供应商、标准工时等基础数据,并通过多次摸拟测试检验。ERP系统正式运行后,财务与业务使用同一基础数据,消除了基础数据差异。
(二)ERP整合了物流、计划信息流、资金流,提高了财务管理工作效率。
1.业务单据可实时生成会计凭证。财务系统直接根据业务子系统原始单据生成会计凭证,提高了会计核算的工作效率,更大程度上保障了财务记录的真实性与及时性。例如:销售出单生成销售发票,销售发票生成凭证;生产领料单审核后自动按成本对象与成本项目生成成本会计分录等。
2.ERP实现了业务信息实时共享,消除了部门屏障。财务人员对报表某项目需要了解细节,可通过“钻取”功能,逐级查询到相关业务单据等。
3.ERP消除了地理距离差异,实现异地业务的实时处理。应用ERP后,财务人员可以远程登录ERP系统进行会计处理、查询与分析。
(三)ERP帮助公司实现成本核算自动化,成本管理精细化。
1.在应用ERP之前,X公司成本核算的工作量非常大,易出错。实施ERP时,公司对成本管理相关的基础数据与业务流程进行仔细讨论,规范并优化了业务流程。
(1)建立了多级产品代码体系。产品代码体系中,客户设置为第一级分类,第二级是产品类型,第三级是产成品代码,第四级是半成品代码等。
(2)确定了合适的成本费用分配标准。生产间接费用按标准生产工时权重分配。标准工时确定的依据是生产过程中使用的各种设备的时间及人工工时,由工程技术部门测定。新分配标准体现了装配型生产制造特点,也体现了制造过程中对设备的使用量。
(3)设置与制造部门一一对应的成本中心。共耗物料按成本中心领用,作为制造费用的一部分分配。
(4)规范了业务流程。例如:材料入库只能从收料通知单生成,补领料由产品报废单或物料报废单生成等,业务单据按不可相容岗位分离原则设置权限。
(5)优化了业务流程控制。例如:不可分割物料先从原材料仓库实际调拨到车间材料仓,然后根据投料单从车间材料仓按标准用量虚拟发料。车间材料仓结存的物料属于库存材料。业务单据上设置业务规则,业务流转时自动执行检查,例如库存赤字检查、成品入库物料配检查等。优化业务流程控制规范了业务数据,也提高了业务效率。
2.成本管理模块上线运行后, X公司成本管理比以前具备了许多优势:
(1)成本费用分配合理,费用分配向导化。
(2)成本核算效率高,核算过程清晰明。每月成本核算过程约一小时,可以多次摸拟计算,也可由系统自动完成。
(3)多层次、多纬度成本分析。成本管理系统按成本对象等提供费用归集、费用分配、成本计算等各种报表,详尽地反映各业务环节费用发生及分配的信息。
(4)成本核算结果自动传递到产品数据管理模块,供研发人员、工程技术人员分析,成本控制工作由事后核算转化为事前控制。
(5)销售管理系统从成本系统获取成本数据。接受订单时,可根据售价与成本进行订单评审。
3.X公司应用ERP系统,复杂的成本核算变得简单而快捷。在不增加财务人员情况下,成本管理工作质量提高了,工作效率显著提高。
(四)会计核算与预算集成,预算分析及时进行。
X公司应用K/3ERP后,预算管理大部分工作都在系统中完成。预算管理比以前规范,效率更高。
1、X公司新的预算管理流程:
(1)公司各部门进行业务讨论与分析后,确定年度预算目标。
(2)财务部首先在系统中制定预算方案。
(3)编制部门预算。各部门在预算管理系统中按已设置预算项目编制本部门的年度预算。
(4)预算调整与确定。各部门预算编制完成后,财务部在系统中编制公司预算。
(5)财务预算控制。财务部根据各部门业务单据生成会计凭证,系统根据会计科目、预算项目与成本中心对应关系,分析预算执行情况,并在凭证审核时显示预算余额。
(6)预算分析。财务部定期生成预算执行情况表发送给各业务部门与公司领导,以及时了解经营公司预算执行情况。
2、应用ERP后,业务部也能及时知道预算执行情况,改善了财务与业务部门之间的关系,成本费用控制比以前更有效。
(五)资金管理由被动变主动。
X公司收款比较集中,单笔采购金额小,付款业务频繁发生。在应用ERP之前,常常有付款申请单积压。不能及时付款影响物料采购,甚至造成物料短缺。有时集中收款后,短短几天就所剩无几。缺钱的日子,财务部工作很被动。解决这个问题的关键是整合物质供应链与资金供应链信息。
ERP上线运行后,采购系统、仓库管理系统与财务系统的集成,财务人员能清楚的了解到物料实际入库时间、不合格品退库数量以及来料不良造成的损失金额,付款时对相应信息的审核,减少了公司损失,降低了材料成本,也规范了付款流程。
企业物料是多种多样,但资金却只有一种,因此资金供应链管理比物质供应链管理要简单。简单的资金供求模型是现金加上预计现金流入,减预计现金流出,结果是资金需求或盈余。在简单模型上,增加对时段或时界的考虑,则形成分时段现金流供求计划。X公司将相关需要求与金蝶公司研发沟通之后,金蝶研发人员结合功能规划,在新的版本中增加需资金供需计划模型。
资金供需计划模型的原型是MRP计划。模拟时,由模型自动根据资金结余、应收应付单据、结算条件、手工录入金额等,分期展示未来的资金供求状态。应用资金需求模型,帮助财务部随时了解资金供求状况,资金计划正确率比前高了许多。
(六)存货周转效率提高,物料短缺减少。
存货占用企业资金,容易损害变质,增加企业管理成本,降低资金使用效益,所以存货管理很重要。X公司应用ERP系统后,在库存管理等方面有了很大的进步。主要体现在库存核算、存货盘点、物料替代、呆滞料分析等方面。ERP循环盘点为解决了存货盘点的难题。循环盘点设置与操作很简单。
1.建立仓库、仓位,并设置仓位管理员;根据物料的重要性、价格等设置循环盘点周期、盘点日期等。
2.到预定日期,系统提示相应的仓库管理员盘点物料,物料盘点根据系统计算安排。循环盘点制度将库存盘点工作分散各个时段,有重点地进行盘点,提高了库存数据的准确性与及时性。
3.仓管或财务人员随时可以设定分析期间段,选择物料或仓库分析库存账龄分析。呆滞料分析帮助公司精细化管理库存,逐步降低了库存。
在实施ERP之前,X公司存货周转率年平均约法3.5次。系统应用几年后,呆滞料减少了,物料短缺减少了,日常库存数量与金额正确率达到99%以上,存货周转率也提高到了年均约5.5次以上。
三、ERP对中小企业财务管理影响分析
ERP系统对X公司财务管理的影响还体现在许多方面,例如销售预测、物料替代、进料加工手册管理等。ERP改变了信息沟通的方式,提高了财务管理工作的效率与工作质量,为财务管理工作创新提供了条件。X公司只是中小企业中一个代表。在我国,类似的中小型制造企业还有很多。
通过案例分析,我们知道ERP对中小企业财务管理的影响是全方位的。从业务的角度分析,ERP可以帮助企业实现财务管理信息化,提高财务管理工作质量与效率;从组织学习的角度分析,实施与应用ERP是组织学习的过程,财务人员通过实施与应用ERP,更利于做好财务管理工作;从企业发展的角度分析,ERP可以规范业务流程,优化流程控制,改善了财务管理环境,有利于财务管理创新。虽然金融风暴影响了企业的经营环境,但是我们国家整体经济环境还是好的,未来还有更多更好的机会。因此,企业要重视ERP的应用,苦练内功,不断增强竞争力。
(作者单位:深圳市桑达实业股份有限公司)