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摘要：本文分析了电子档案在现阶段的优势与劣势，揭示了电子档案所具有的特性，从而真正认识和了解电子档案，让电子档案更好的发挥优势，最大限度地服务于不同需求。
关键词：现代企业；电子档案；特性
中图分类号：G27文献标识码：A文章编号：1007-9599 (2011) 08-0000-01
The Characteristics for Modern Electronic File
Song Wenfang
(Yantai Economic and Technological Development Zone Hospital,Yantai264006,China)
Abstract:This paper analyzes the electronic files at this stage,the advantages and disadvantages,which have revealed the characteristics of electronic records,so the real knowledge and understanding of electronic records for electronic files to better advantage,and best serve the different needs.
Keywords:Modern enterprises;Electronic files;Properties
当今世界是信息的世界、网络的世界。信息的获取和处理的速度往往反应了其本身在信息世界的竞争水平和竞争力。电子计算机的应用在我国迅猛地发展，政府机关和社会各行各业都在积极创造条件采用电子计算机提高工作效率，加速现代化进程。电子文件由于他的快速传播性成为信息时代的宠儿。电子文件相应地就在一段时期以后变成了入库的电子档案。
一、电子档案特性
（一）易于反复修改的特点。从形成和处理方式来看，电子档案的形成及其处理方式明显优于纸质档案。在传统的纸本操作方式下，各单位、各部门之间大量的信息靠纸作为载体进行传输。纸本的传输存在大量的重复劳动。如要完成一份领导讲话稿，秘书写完后，送请办公室主任审阅前本身可能就是几经修改，为了保持工整，会将修改不多的文本抄写多次。经办公室领导审阅后，还要将修改不多的文本再次抄写工整，然后送交领导审阅。在这个过程中会存在量大的冗余劳动，而且传输的速度慢，最终导致办事的效率低，存在一定程度上的人力、物力时间的浪费。而电子文件由于计算的普及应用，以其快速传输并易于反复修改的特点，成为信息时代人们广泛应用和依赖的工作手段。电子文件相应地就在一段时期以后变成了入库的电子档案。
（二）检索方便、快捷。从利用方式来看，电子档案比纸质档案检索方便、快捷。因为电子档案的检索在计算机上进行，因为目前计算机运算速度已高达数亿次每秒，所以用它来进行文档的查找和检索是十分快捷、准确。同时，针对电子档案所制作的检索工具也较易于操作，使用非常方便。而且电子档案适用于电子网络的传输，我们可以在需要的时候直接通过浏览器在网上进行文档和信息资源的查找和利用，能够做到最大限度的资源共享，这是传统纸质档案的传输方式所无法比拟的优势，它的传输速度极快，能适应现代人对文件流转速度的要求，能够在极短的时间内到达利用者的手中，因为它的速度为我们带来了效率，从而产生出更多的经济效益。
（三）利于保管、存贮量大。从保存方式来看，以磁盘、光盘等为介质的电子档案在保存方面比纸质档案具有更多的优势。第一，电子档案存贮量大，密度大，可以节约大量的库房空间。第二，电子档案不像纸质档案一样，需要大量人力、物力、财力投入到档案的分类、排序、组卷、装订等工作中，它侧重于数据库的管理，为社会节约了大量的人力、物力，而且简化工作程序，提高工作效率。第三，电子档案不易因潮湿腐烂、变质，以及不会由此而造成强烈的空气污染。第四，电子档案不受到虫、鼠及其它有害生物的侵害而造成损毁。
（四）便于鉴定防止档案资料的丢失或过早销毁。从档案的鉴定方式看，电子档案可以方便地利用网络工作进行档案、资料的检索、查找和利用。各档案资料保管单位可以相应对自己的保存的档案、资料范围进行调整，这样就有更多的时间对以前忽略了利用价值的档案、资料进行认真鉴定并相应地适当扩大保存对象范围，从而减少由于人为的错误鉴定因素造成的珍贵档案资料的丢失或过早销毁。
二、对计算机系统的绝对依赖和唯一性问题
电子档案不能以实物形式存放、展现原始档案，它只能对数字化后的信息进行存储并供阅读、利用。而这种存储与阅读都必须完全依靠计算机系统。虽然计算机系统的存储介质发生了很大的变化，从磁盘介质到光盘介质，但其必须依靠计算机系统这一特性至少在相当长的时期内不可能发生变化。
由于过分依赖计算机系统，随着各种软件系统的变化和升级，会给保存在电子档案系统中的原始文档阅读带来极大的不方便，由于电子档案生成于电子文件，而电子文件对原始文档的复制、修改极为容易，而且不留痕迹，所以就产生了电子档案的唯一性问题，这也是影响电子档案广泛使用的最大的障碍。
三、电子档案法律上的认定问题
由于人们对电子档案在文档的唯一性方面让人产生疑问，所以至今电子档案在法律上起不到认定功能，对于大多数使用电子档案系统的机构而言，电子档案只能是档案管理系统的组成部分，只是在不涉及法律认定的前提下，提高了档案的查阅速度。很显然，建立电子档案管理系统的如果得不到法律上的认定而仅是为了提高阅读方便和提高查阅速度，那么它的实用价值也就大打折扣。
四、电子档案的安全性
传统质档案的保护主要在防霉、防蛀、对破损的纸张的修裱加固和对扩散字迹的恢复等方面下功夫，而且这些载体只要避开天灾人祸、遵守管理和保护制度，就能达到长期保存。电子档案对我们档案管理和档案利用带来巨大的方便，然而，无孔不入的黑客和防不胜防的病毒却给我们的电子档案的安全保密工作带来了隐患。电子档案的安全性涉及到法律法规、规章制度、人员、计算机、网络管理等诸多方面，相应要保证电子档案的安全必须从每一个可能存在不安全隐患的环节着手，将不安全因素防范于未然。这就需要我们必须从制度上保证电子档案的形成及管理部门的权威性和严肃性；从技术上保证电子档案的原始记录性；通过法律法规来保证电子档案的法律效力及安全。
五、结语
由于现阶段电子档案所具的特性，在许多单位不得不将电子文件打印出纸质版本实行“双套归档”。“双套制”是指实行纸质文件和电子文件两套归档，使之同处于存储的状态。
它是电子档案与纸质档案的有机结合，互为补充。从目前的情况来看，惟有实行“双套制”归档，才能既满足档案凭证性需求，又便于方便快捷地提供利用，最大限度地服务于不同需求。
电子档案的诞生，对档案工作不仅是挑战，同时也是机遇，我们应以此为契机，解决思想、拓宽思路，大胆开创档案管理新模式，为我们的档案工作做出新的贡献。
关键词：现代企业；电子档案；特性
中图分类号：G27文献标识码：A文章编号：1007-9599 (2011) 08-0000-01
The Characteristics for Modern Electronic File
Song Wenfang
(Yantai Economic and Technological Development Zone Hospital,Yantai264006,China)
Abstract:This paper analyzes the electronic files at this stage,the advantages and disadvantages,which have revealed the characteristics of electronic records,so the real knowledge and understanding of electronic records for electronic files to better advantage,and best serve the different needs.
Keywords:Modern enterprises;Electronic files;Properties
当今世界是信息的世界、网络的世界。信息的获取和处理的速度往往反应了其本身在信息世界的竞争水平和竞争力。电子计算机的应用在我国迅猛地发展，政府机关和社会各行各业都在积极创造条件采用电子计算机提高工作效率，加速现代化进程。电子文件由于他的快速传播性成为信息时代的宠儿。电子文件相应地就在一段时期以后变成了入库的电子档案。
一、电子档案特性
（一）易于反复修改的特点。从形成和处理方式来看，电子档案的形成及其处理方式明显优于纸质档案。在传统的纸本操作方式下，各单位、各部门之间大量的信息靠纸作为载体进行传输。纸本的传输存在大量的重复劳动。如要完成一份领导讲话稿，秘书写完后，送请办公室主任审阅前本身可能就是几经修改，为了保持工整，会将修改不多的文本抄写多次。经办公室领导审阅后，还要将修改不多的文本再次抄写工整，然后送交领导审阅。在这个过程中会存在量大的冗余劳动，而且传输的速度慢，最终导致办事的效率低，存在一定程度上的人力、物力时间的浪费。而电子文件由于计算的普及应用，以其快速传输并易于反复修改的特点，成为信息时代人们广泛应用和依赖的工作手段。电子文件相应地就在一段时期以后变成了入库的电子档案。
（二）检索方便、快捷。从利用方式来看，电子档案比纸质档案检索方便、快捷。因为电子档案的检索在计算机上进行，因为目前计算机运算速度已高达数亿次每秒，所以用它来进行文档的查找和检索是十分快捷、准确。同时，针对电子档案所制作的检索工具也较易于操作，使用非常方便。而且电子档案适用于电子网络的传输，我们可以在需要的时候直接通过浏览器在网上进行文档和信息资源的查找和利用，能够做到最大限度的资源共享，这是传统纸质档案的传输方式所无法比拟的优势，它的传输速度极快，能适应现代人对文件流转速度的要求，能够在极短的时间内到达利用者的手中，因为它的速度为我们带来了效率，从而产生出更多的经济效益。
（三）利于保管、存贮量大。从保存方式来看，以磁盘、光盘等为介质的电子档案在保存方面比纸质档案具有更多的优势。第一，电子档案存贮量大，密度大，可以节约大量的库房空间。第二，电子档案不像纸质档案一样，需要大量人力、物力、财力投入到档案的分类、排序、组卷、装订等工作中，它侧重于数据库的管理，为社会节约了大量的人力、物力，而且简化工作程序，提高工作效率。第三，电子档案不易因潮湿腐烂、变质，以及不会由此而造成强烈的空气污染。第四，电子档案不受到虫、鼠及其它有害生物的侵害而造成损毁。
（四）便于鉴定防止档案资料的丢失或过早销毁。从档案的鉴定方式看，电子档案可以方便地利用网络工作进行档案、资料的检索、查找和利用。各档案资料保管单位可以相应对自己的保存的档案、资料范围进行调整，这样就有更多的时间对以前忽略了利用价值的档案、资料进行认真鉴定并相应地适当扩大保存对象范围，从而减少由于人为的错误鉴定因素造成的珍贵档案资料的丢失或过早销毁。
二、对计算机系统的绝对依赖和唯一性问题
电子档案不能以实物形式存放、展现原始档案，它只能对数字化后的信息进行存储并供阅读、利用。而这种存储与阅读都必须完全依靠计算机系统。虽然计算机系统的存储介质发生了很大的变化，从磁盘介质到光盘介质，但其必须依靠计算机系统这一特性至少在相当长的时期内不可能发生变化。
由于过分依赖计算机系统，随着各种软件系统的变化和升级，会给保存在电子档案系统中的原始文档阅读带来极大的不方便，由于电子档案生成于电子文件，而电子文件对原始文档的复制、修改极为容易，而且不留痕迹，所以就产生了电子档案的唯一性问题，这也是影响电子档案广泛使用的最大的障碍。
三、电子档案法律上的认定问题
由于人们对电子档案在文档的唯一性方面让人产生疑问，所以至今电子档案在法律上起不到认定功能，对于大多数使用电子档案系统的机构而言，电子档案只能是档案管理系统的组成部分，只是在不涉及法律认定的前提下，提高了档案的查阅速度。很显然，建立电子档案管理系统的如果得不到法律上的认定而仅是为了提高阅读方便和提高查阅速度，那么它的实用价值也就大打折扣。
四、电子档案的安全性
传统质档案的保护主要在防霉、防蛀、对破损的纸张的修裱加固和对扩散字迹的恢复等方面下功夫，而且这些载体只要避开天灾人祸、遵守管理和保护制度，就能达到长期保存。电子档案对我们档案管理和档案利用带来巨大的方便，然而，无孔不入的黑客和防不胜防的病毒却给我们的电子档案的安全保密工作带来了隐患。电子档案的安全性涉及到法律法规、规章制度、人员、计算机、网络管理等诸多方面，相应要保证电子档案的安全必须从每一个可能存在不安全隐患的环节着手，将不安全因素防范于未然。这就需要我们必须从制度上保证电子档案的形成及管理部门的权威性和严肃性；从技术上保证电子档案的原始记录性；通过法律法规来保证电子档案的法律效力及安全。
五、结语
由于现阶段电子档案所具的特性，在许多单位不得不将电子文件打印出纸质版本实行“双套归档”。“双套制”是指实行纸质文件和电子文件两套归档，使之同处于存储的状态。
它是电子档案与纸质档案的有机结合，互为补充。从目前的情况来看，惟有实行“双套制”归档，才能既满足档案凭证性需求，又便于方便快捷地提供利用，最大限度地服务于不同需求。
电子档案的诞生，对档案工作不仅是挑战，同时也是机遇，我们应以此为契机，解决思想、拓宽思路，大胆开创档案管理新模式，为我们的档案工作做出新的贡献。