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摘要：前端控制理论被称为“电子文件时代的新思维”，这一针对电子档案管理的重要理论正在逐步得到完善，并被许多档案管理者在实践中运用。高校档案工作存在许多问题。档案工作实践迫切需要前端控制理论，因为这一理论的运用，对于提高高校电子文件档案管理质量，协调高校档案部门与学校总体发展有着重大意义，
关键词：信息化 档案管理 电子文件
在新技术革命的大背景下，随着大量电子文件的产生，文件连续体理论的形成，许多学者主张把文件管理阶段与档案管理阶段结合在一起。档案管理在电子文件生成之时就参与进去。法国档案学者C·诺加雷明确提出：“档案工作者要重新考虑他们在文件生命周期中进行干预的时机。甚至重新思考这种生命周期本身。”所谓“干预”就是实行档案形成的前端控制。我国著名档案学者冯惠玲将这一思想称为“电子文件时代的新思维”。随着信息技术的不断发展，许多档案管理者在实践中开始运用这一理论。档案前端控制理论切入高校档案工作实践是完全可以实现的，
1 高校档案管理急需前端控制
高校档案管理存在的问题几乎是共性的。高校自动办公系统与档案电子管理系统相互独立，且档案管理信息化发展水平低：档案工作仍然摆脱不了传统的工作模式与工作流程：高校档案利用率较低，档案信息共享需求受到制约：高校档案未能全面融入高校日常教育、科研等活动，档案部门有被边缘化倾向：高校档案部门专业队伍中计算机、网络技术与档案专业的复合型人才太少，档案部门不受重视，很难吸引高层次人才，独自建设力量不够：档案部门监督无力，高校部门归档工作缺少主动性。
尤其近几年高校发展迅速。教学方面，本专科生、成教生、全日制研究生(硕士、博士)、在职的同等学力、专业学位研究生等招生量猛增。学生培养、管理工作更加多层化，学校专业设置、学科发展更迅速。基建、科研、获奖及对外交流的电子文件材料越来越多。电子文件形成并依赖办公自动化系统，它和档案管理属于各自独立系统，且无法导入。高校各部门办公形成的电子文件如何管理、保存、利用，存在许多突出问题。虽然高校档案部门也要求电子文件归档，许多光盘归后也不便利用，高校不得不继续沿用传统纸质档案的“后续管理”模式，并且还要实行纸质与电子“双归”的双套制。工作人员并未享受到高科技带来的工作便利，相反还大大增加了工作量。使档案管理中的矛盾更加突出，落后的档案管理越来越不适应快速发展的高校工作。
要改变这种被动局面，真正转变到以知识与高技术为中心管理与开发信息和信息服务的模式上来，在档案管理中一定要前端控制，因为这一理论的运用，可以使高校档案管理进行质的飞跃、真正使高校档案部门的发展与学校总体发展相协调。
2 前端控制需借鉴先进的管理模式
理论产生于实践，理论的最大作用是指导实践。档案是一门实践性很强的学科，它需要先进理论的指导。数字化时代，文件管理的重点将是电子文件管理。面对大量电子文件及其文件运动规律发生根本改变所带来的挑战，许多档案学者探索新的理论，其中文件连续体理论成为新的导向。它是数字化时代越来越多的电子文件的控制与管理需求的产物，并成为世界档案界关注的焦点，电子文件管理专家戴维·比尔曼也说：“只有在电子文件产生之前就积极参与确定系统需求，设计电子文件管理系统乃至参与系统的运行与维护，才能对电子文件实施有效的管理。”世界许多国家已在这方面进行大量实践研究。著名的哥伦比亚模式与匹兹堡模式在电子政务与档案领域均产生了广泛的影响。虽本身也有局限性，但它的可操作性引起许多机构开展电子文件项目建设。印第安那大学据此建立了适合自身特点的功能需求及电子文件元数据规范。
我国高校的电子文件管理项目如何建设，是摆在档案学者与档案管理者面前的迫切问题。
3 新模式建立需争取领导支持
高校档案部门目前仅靠自身的力量是根本不能实现电子文件新模式的管理，要进行电子文件项目建设，观念、统筹、技术与资金就是四大障碍。争取学校领导与相关专家支持是首要问题。学校领导一般不是档案专家，档案部门领导必须积极争取，多与领导沟通，指出传统管理模式已经不适应学校的快速发展，递交关于电子文件管理项目建设的详细报告书。对电子文件项目建设的理论依据、实践成果、模式的优势进行详细说明，尤其要强调电子文件前端控制与全程管理的重要性和必要性，引起领导高度重视，使学校高度重视档案工作，加大政策支持与资金投入。
4 前端控制需统一的系统支撑
所谓“前端”，即文件的形成阶段。前端控制是指档案管理工作提前介入电子文件的形成、运行和归档的全程管理。“干预”的前提必须确定在电子文件管理系统的设计阶段。先进的管理理论、管理模式、手段和方法，要切入档案工作。首先要建立起统一标准、密切相关、互为保证、相对独立的运行模式。即文档一体的大软件系统。
学校要把办公自动化系统建设与高校档案馆信息网络化系统建设同步规划、同步安排，统一考虑进去，统筹协调电子文件管理系统与各部门办公系统的设计。实现电子政务条件下的文档一体化管理。提高高校档案管理工作信息化水平，把档案馆真正作为高校信息资源基地，提高工作效率。领导必须系统指挥，协调部门，专家共讨，在学校办公自动化与数字网络档案馆建设上统筹协调考虑，统一建设，避免人才、资金的浪费。
5 电子文件管理系统设计者需更新设计理念
目前高校电子文件管理软件都不是根据全程管理原则和前端控制原则设计的，而是沿用了纸质文件管理的做法，办公自动化系统(或者电子政务系统)形成、处理电子文件的程序完毕后，才可“归档”。这实际是“中后端管理”。所以计算机专家在进行系统设计之前，首先要具有电子文件的前端控制与全程管理理念。设计的系统必须能跨时空、跨行业领域合作。电子信息流能互相畅通。使电子文件连续运动，相互关联并可相互转换，体现全程管理思想。电子文件管理从文件的形成、统一系统的设计、文件的捕获、管理、保管、利用等所有环节都能前端控制。
建立的系统模板要对元数据进行分层，如“载体、内容、形式、人、行为、档案联结、数据传输”。电子文件元数据由系统自动捕获：根据档案的本质特点，电子文件通常以邮件附件的形式存在并与元数据一起打包保存，以保障电子文件信息内容真实、完整。在电子文件管理系统中，电子文件的内容、结构、背景信息和元数据 要作为一个有机整体保存。因每份电子文件的背景信息都不相同，不同的背景信息通常包含在电子邮件中，或邮件数据库及邮件标题和正文之中，其收发记录、收发地址、接受时间都很明确。电子文件之间存在种种联系，电子文件要以“件”为单位，建立超链接，保护上下文的联系。背景信息中的上下文关系包括：正文与附件。来文与回复，转发文与被转发文等，系统管理起来的各部门电子文件能真正被全过程监控起来，并且从头管起，使得每一份文件都具备成为档案的资格，只要有需要保存就能随时转入档案管理阶段；建立电子文件检索、借阅、利用管理系统，具备借阅、预约、查找、远程利用、统计等功能。
6 学校要制定可行的管理办法
学校为前端控制在新的管理模式中能有效运行，可针对本校的实际情况制定切实可行的电子文件管理办法。一是档案管理部门在文件管理全过程嵌入程序。制订前端控制细则。二是电子文件的鉴定。档案人员在电子文件的形成阶段就对电子文件的内容、结构和背景信息进行价值鉴定。将电子文件保管期限表嵌入其中。使从文件形成时就具有现行、历史与法定价值。三是制定电子文件归档范围、保存时间，进行规范控制。四是整合业务与公文流程。强调文件的背景。要求电子文件形成单位负责其原始性、可靠性、完整性。如电子签名(签章)，确定其法律效力。完整性不仅指每份电子文件要完整，还有文件中要求的上报材料等也要以邮件附件形式一起打包传输。五是电子文件集中到档案馆保存。档案部门负责其真实性、安全性。这就要求档案馆必须有高水平的计算机、网络专业人才进行日常防护。查杀病毒，防止泄密。六是档案著录、档号确定要与文件的自动捕获在统一系统中同步进行，以保障档案的快速查找利用。七是前端控制要把提供利用作为基点，进行加密与利用权限的授予，真正实现信息开放与融通的时效化、社会化、全球化。八是非档案部门进行电子文件保存与维护的管理。由于电子文件具有易逝和易变性、对软硬件设备及背景信息和元数据的依赖性、内容结构与存储载体的可分离性等特点，必须实行“前端控制”和“全程管理”才能有效维护，九是建立档案部门的局域网与大系统的动态连接与自动隔离，局域网同步保存电子文件，一旦发生危险，保障信息不会丢失。
学习档案管理先进理论，把理论与实践结合，才能开展工作。为保证新的管理模式运行，还要加强对复合型档案管理人才的培养，因为人才是保障。
(作者单位：苏州大学)
关键词：信息化 档案管理 电子文件
在新技术革命的大背景下，随着大量电子文件的产生，文件连续体理论的形成，许多学者主张把文件管理阶段与档案管理阶段结合在一起。档案管理在电子文件生成之时就参与进去。法国档案学者C·诺加雷明确提出：“档案工作者要重新考虑他们在文件生命周期中进行干预的时机。甚至重新思考这种生命周期本身。”所谓“干预”就是实行档案形成的前端控制。我国著名档案学者冯惠玲将这一思想称为“电子文件时代的新思维”。随着信息技术的不断发展，许多档案管理者在实践中开始运用这一理论。档案前端控制理论切入高校档案工作实践是完全可以实现的，
1 高校档案管理急需前端控制
高校档案管理存在的问题几乎是共性的。高校自动办公系统与档案电子管理系统相互独立，且档案管理信息化发展水平低：档案工作仍然摆脱不了传统的工作模式与工作流程：高校档案利用率较低，档案信息共享需求受到制约：高校档案未能全面融入高校日常教育、科研等活动，档案部门有被边缘化倾向：高校档案部门专业队伍中计算机、网络技术与档案专业的复合型人才太少，档案部门不受重视，很难吸引高层次人才，独自建设力量不够：档案部门监督无力，高校部门归档工作缺少主动性。
尤其近几年高校发展迅速。教学方面，本专科生、成教生、全日制研究生(硕士、博士)、在职的同等学力、专业学位研究生等招生量猛增。学生培养、管理工作更加多层化，学校专业设置、学科发展更迅速。基建、科研、获奖及对外交流的电子文件材料越来越多。电子文件形成并依赖办公自动化系统，它和档案管理属于各自独立系统，且无法导入。高校各部门办公形成的电子文件如何管理、保存、利用，存在许多突出问题。虽然高校档案部门也要求电子文件归档，许多光盘归后也不便利用，高校不得不继续沿用传统纸质档案的“后续管理”模式，并且还要实行纸质与电子“双归”的双套制。工作人员并未享受到高科技带来的工作便利，相反还大大增加了工作量。使档案管理中的矛盾更加突出，落后的档案管理越来越不适应快速发展的高校工作。
要改变这种被动局面，真正转变到以知识与高技术为中心管理与开发信息和信息服务的模式上来，在档案管理中一定要前端控制，因为这一理论的运用，可以使高校档案管理进行质的飞跃、真正使高校档案部门的发展与学校总体发展相协调。
2 前端控制需借鉴先进的管理模式
理论产生于实践，理论的最大作用是指导实践。档案是一门实践性很强的学科，它需要先进理论的指导。数字化时代，文件管理的重点将是电子文件管理。面对大量电子文件及其文件运动规律发生根本改变所带来的挑战，许多档案学者探索新的理论，其中文件连续体理论成为新的导向。它是数字化时代越来越多的电子文件的控制与管理需求的产物，并成为世界档案界关注的焦点，电子文件管理专家戴维·比尔曼也说：“只有在电子文件产生之前就积极参与确定系统需求，设计电子文件管理系统乃至参与系统的运行与维护，才能对电子文件实施有效的管理。”世界许多国家已在这方面进行大量实践研究。著名的哥伦比亚模式与匹兹堡模式在电子政务与档案领域均产生了广泛的影响。虽本身也有局限性，但它的可操作性引起许多机构开展电子文件项目建设。印第安那大学据此建立了适合自身特点的功能需求及电子文件元数据规范。
我国高校的电子文件管理项目如何建设，是摆在档案学者与档案管理者面前的迫切问题。
3 新模式建立需争取领导支持
高校档案部门目前仅靠自身的力量是根本不能实现电子文件新模式的管理，要进行电子文件项目建设，观念、统筹、技术与资金就是四大障碍。争取学校领导与相关专家支持是首要问题。学校领导一般不是档案专家，档案部门领导必须积极争取，多与领导沟通，指出传统管理模式已经不适应学校的快速发展，递交关于电子文件管理项目建设的详细报告书。对电子文件项目建设的理论依据、实践成果、模式的优势进行详细说明，尤其要强调电子文件前端控制与全程管理的重要性和必要性，引起领导高度重视，使学校高度重视档案工作，加大政策支持与资金投入。
4 前端控制需统一的系统支撑
所谓“前端”，即文件的形成阶段。前端控制是指档案管理工作提前介入电子文件的形成、运行和归档的全程管理。“干预”的前提必须确定在电子文件管理系统的设计阶段。先进的管理理论、管理模式、手段和方法，要切入档案工作。首先要建立起统一标准、密切相关、互为保证、相对独立的运行模式。即文档一体的大软件系统。
学校要把办公自动化系统建设与高校档案馆信息网络化系统建设同步规划、同步安排，统一考虑进去，统筹协调电子文件管理系统与各部门办公系统的设计。实现电子政务条件下的文档一体化管理。提高高校档案管理工作信息化水平，把档案馆真正作为高校信息资源基地，提高工作效率。领导必须系统指挥，协调部门，专家共讨，在学校办公自动化与数字网络档案馆建设上统筹协调考虑，统一建设，避免人才、资金的浪费。
5 电子文件管理系统设计者需更新设计理念
目前高校电子文件管理软件都不是根据全程管理原则和前端控制原则设计的，而是沿用了纸质文件管理的做法，办公自动化系统(或者电子政务系统)形成、处理电子文件的程序完毕后，才可“归档”。这实际是“中后端管理”。所以计算机专家在进行系统设计之前，首先要具有电子文件的前端控制与全程管理理念。设计的系统必须能跨时空、跨行业领域合作。电子信息流能互相畅通。使电子文件连续运动，相互关联并可相互转换，体现全程管理思想。电子文件管理从文件的形成、统一系统的设计、文件的捕获、管理、保管、利用等所有环节都能前端控制。
建立的系统模板要对元数据进行分层，如“载体、内容、形式、人、行为、档案联结、数据传输”。电子文件元数据由系统自动捕获：根据档案的本质特点，电子文件通常以邮件附件的形式存在并与元数据一起打包保存，以保障电子文件信息内容真实、完整。在电子文件管理系统中，电子文件的内容、结构、背景信息和元数据 要作为一个有机整体保存。因每份电子文件的背景信息都不相同，不同的背景信息通常包含在电子邮件中，或邮件数据库及邮件标题和正文之中，其收发记录、收发地址、接受时间都很明确。电子文件之间存在种种联系，电子文件要以“件”为单位，建立超链接，保护上下文的联系。背景信息中的上下文关系包括：正文与附件。来文与回复，转发文与被转发文等，系统管理起来的各部门电子文件能真正被全过程监控起来，并且从头管起，使得每一份文件都具备成为档案的资格，只要有需要保存就能随时转入档案管理阶段；建立电子文件检索、借阅、利用管理系统，具备借阅、预约、查找、远程利用、统计等功能。
6 学校要制定可行的管理办法
学校为前端控制在新的管理模式中能有效运行，可针对本校的实际情况制定切实可行的电子文件管理办法。一是档案管理部门在文件管理全过程嵌入程序。制订前端控制细则。二是电子文件的鉴定。档案人员在电子文件的形成阶段就对电子文件的内容、结构和背景信息进行价值鉴定。将电子文件保管期限表嵌入其中。使从文件形成时就具有现行、历史与法定价值。三是制定电子文件归档范围、保存时间，进行规范控制。四是整合业务与公文流程。强调文件的背景。要求电子文件形成单位负责其原始性、可靠性、完整性。如电子签名(签章)，确定其法律效力。完整性不仅指每份电子文件要完整，还有文件中要求的上报材料等也要以邮件附件形式一起打包传输。五是电子文件集中到档案馆保存。档案部门负责其真实性、安全性。这就要求档案馆必须有高水平的计算机、网络专业人才进行日常防护。查杀病毒，防止泄密。六是档案著录、档号确定要与文件的自动捕获在统一系统中同步进行，以保障档案的快速查找利用。七是前端控制要把提供利用作为基点，进行加密与利用权限的授予，真正实现信息开放与融通的时效化、社会化、全球化。八是非档案部门进行电子文件保存与维护的管理。由于电子文件具有易逝和易变性、对软硬件设备及背景信息和元数据的依赖性、内容结构与存储载体的可分离性等特点，必须实行“前端控制”和“全程管理”才能有效维护，九是建立档案部门的局域网与大系统的动态连接与自动隔离，局域网同步保存电子文件，一旦发生危险，保障信息不会丢失。
学习档案管理先进理论，把理论与实践结合，才能开展工作。为保证新的管理模式运行，还要加强对复合型档案管理人才的培养，因为人才是保障。
(作者单位：苏州大学)