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【摘 要】Internet的广泛应用、网络时代的到来，不仅推进了我国电子政务的构建和电子政务的发展，也为档案工作提供了新的机遇。但机遇往往与挑战并存，随着政府上网工程的全面启动和信息技术的广泛应用，我国电子政务建设目前正面临着一些亟待解决且需认真思考的问题，同时我们也应充分认识到现代信息技术条件下档案工作面临的重大挑战。如何适应电子政务的发展需要、有针对性地做好档案行政管理和服务等工作，是当前档案部门迫切需要解决的重要课题。
【关键词】档案工作 电子政务 建设 影响 对策
现代信息技术的迅速发展与广泛应用，为我们构建电子政府、推进电子政务发展提供了难得的机遇，同时也对新时期的档案工作提供了更大的发展空间。但机遇往往与挑战并存，我国我国电子政务建设目前正面临着一些亟待解决且需认真思考的问题，档案工作也正经受着现代信息技术带来的冲击。新时期的电子政务如何发展，档案工作如何适应新的变化是值得探讨和研究的问题。
一、关于完善电子政务系统的思路与建议
电子政务的实质是借助成熟的电子计算机和信息技术为主要手段，建成一个覆盖党政机构各部门和相关企业的应用系统，为领导决策和机关办公提供服务，实现机关办公现代化、信息资源化、传输网络化和决策科学化，提高办公效率和管理水平。能否完善电子政务系统建设框架，在很大程度上取决于能否全员参与、全程管理、全方位确立新的工作思路，并使之付诸实践。档案界出于自身的职业敏感，最先意识到这一问题的严重性与解决问题的迫切性，也必将责无旁贷地成为电子时代管理机构核心信息资源的主力军和排头兵。建议档案界应针对各级政府电子政务系统的建设疏漏迅速发出尽快开展“补漏工程”的呼吁，积极介入到电子政务系统的开发与建设之中。既然漏洞涉及诸多方面，“补漏工程”也必须迅速从各方面全方位推进。
一是对信息化、电子政务的主管部门，强调电子文件是电子政务活动的主要工具和真实记录，是政府机构最重要的信息资源，是机构可持续发展的信息支持和信息保障。
二是对电子政务标准制定机构，强调文件、档案管理标准的制定与贯彻已引起全球的普遍重视。国家档案局也应参与其间，为电子政务系统建设嵌入档案管理功能。
三是对系统设计和软件开发部门，强调作为机构的核心信息资源，文件、档案管理具有特殊性与特殊要求。 随着现代化进程的不断加速，这种要求也在不断变化，必须根据网络应用引起的机构组织方式和管理模式的变革。
四是对文件、档案管理部门，强调面对新的工作环境、面对IT技术的飞速发展和普及应用，必须促使机构承担起保管电子文件的职责、制定制度、划分权责、规范方法；档案人员必须从幕后走向前台、从“后端”走向“前端”、从纸质环境走向电子环境、从信息管理走向知识管理……为此，必须更新知识，加强研究，探讨“前端控制”、 元数据管理等，通过理论和实践的互动寻找应对举措。
上述研究虽已取得一系列丰硕的成果，但仅仅是开始，而且远未得到国家和政府机构应有的重视！
二、电子政务时代全面发展档案事业的对策
第一、对立档单位的电子文件的形成、运转和信息发布进行监督管理。社会信息环境发生巨大变化，档案和档案管理活动也发生变化，电子文件日益增多，文件管理与业务活动的联系更加密切，其真实性保障更加复杂，电子文件管理需要同时满足行政管理、生产管理、业务管理等管理活动过程控制和永久保管真实记忆的双重要求。电子文件的易更改、易复制、易删除性和其对软硬件的依赖性，要求我们必须对电子文件从产生到永久保存或销毁的整个生命周期实行全程管理。
第二、对电子档案的形成实现“超前”控制。为了确保具有保存价值的电子文件真实可靠且适合保存，有关保存和归档的要求应该在电子文件生命周期的开始阶段，即设计阶段作出，随后一切相应的措施也应在电子文件形成和使用阶段采取。这种前端控制是确定电子文件真实可靠、完整安全、长期可读、优化管理功能的前提和保证。⑦为此，档案部门要积极介入本地各部门电子文件的形成过程，加强对电子文件的形成、流转、处置、积累、著录、归档等环节的监督、指导，确保档案信息的完整性、真实性，发挥数字档案馆作为电子政务数据资源库的作用。
第三、促进档案信息化建设，应对信息时代的挑战。档案信息化建设的核心在于全面应用现代信息技术对档案信息资源进行处理加工、科学管理，实现档案信息资源的社会共享。同时加强与信息规划部门的沟通、协调与配合，搞好档案信息化建设。
第四、档案的命运在很大程度上取决于档案工作者的水平与责任心。因此，档案工作者必须尊重档案科学中的理论和原则，并根据档案工作对象的发展变化不断丰富和发展档案学理论和原则，用于指导档案工作实践。面对电子政务建设的推进，档案工作人员应加强对电子技术、网络技术的学习，加强档案信息化建设，并注意对电子档案实行超前控制。
第五、增强服务意识，提高服务质量。为各部门工作服务是档案工作服务大局的一个重要方向。档案工作应突破狭窄的文献工作范畴，树立全新的信息意识，从满足现代信息需求的发展角度思考问题，处理问题。首先，档案部门可通过政府网为本地党政机关提供现行、半现行、非现行档案文件及其他有关信息的查询、阅览服务，同时也为政府文件的发布提供了一个统一平台。其次，档案部门可加大专题公布档案信息的力度，向社会公布可提供服务的专题目录，有针对性地传递档案信息，有计划、有目标地捕捉社会需要的热点，增强服务工作的敏锐性、主动性。
总之，电子政务的建设和发展，给档案工作带来诸多的问题和影响，尽管如此，实施档案电子化管理还是有许多优势，传统的档案管理工作积淀了丰富的史料，提供了许多值得借鉴的经验，比较系统和完善的档案管理体系，为实现档案电子化管理提供了重要的基础条件。电子政务时代档案工作的建设和发展，则需要我们档案管理部门以及档案工作者要与时俱进，大胆地进行观念创新、理论创新、体制创新和技术创新，积极探索电子政务时代全面履行档案工作两种职能的新思路、新方法，以国家“十五”期间电子政务发展为契机，开拓进取，使档案的收集、整理、存储和利用等工作适应电子政务发展的要求，进一步增强服务意识，更新服务观念，增加服务方式，提高档案服务的及时性、针对性和实效性，把档案工作提高到一个新的水平，全面推进档案事业的发展。
参考文献：
[1]王长胜主编：《中国电子政务发展报告》，社会科学文献出版社2003年12月第一版，第106页
[2]姚国章主编：《电子政务案例》，北京大学出版社2003年5月第1版，第62页
[3]深圳文档资料服务中心，http：//www.szdaj.gov.cn
[4]王金英《档案工作与电子政务建设》，《档案学通讯》，2003年第6期
[5]陈勇 余家会 《试论电子政务的兴起与发展对档案工作的影响》，《办公室业务》，2003年第6期
[6]马素萍 《电子政务的发展与档案行政管理部门的对策》，《档案学通讯》，2004年第3期
[7]陈军 吕鸿 《电子政务与档案信息化建设》，《今日科技》，2003年第6期
【关键词】档案工作 电子政务 建设 影响 对策
现代信息技术的迅速发展与广泛应用，为我们构建电子政府、推进电子政务发展提供了难得的机遇，同时也对新时期的档案工作提供了更大的发展空间。但机遇往往与挑战并存，我国我国电子政务建设目前正面临着一些亟待解决且需认真思考的问题，档案工作也正经受着现代信息技术带来的冲击。新时期的电子政务如何发展，档案工作如何适应新的变化是值得探讨和研究的问题。
一、关于完善电子政务系统的思路与建议
电子政务的实质是借助成熟的电子计算机和信息技术为主要手段，建成一个覆盖党政机构各部门和相关企业的应用系统，为领导决策和机关办公提供服务，实现机关办公现代化、信息资源化、传输网络化和决策科学化，提高办公效率和管理水平。能否完善电子政务系统建设框架，在很大程度上取决于能否全员参与、全程管理、全方位确立新的工作思路，并使之付诸实践。档案界出于自身的职业敏感，最先意识到这一问题的严重性与解决问题的迫切性，也必将责无旁贷地成为电子时代管理机构核心信息资源的主力军和排头兵。建议档案界应针对各级政府电子政务系统的建设疏漏迅速发出尽快开展“补漏工程”的呼吁，积极介入到电子政务系统的开发与建设之中。既然漏洞涉及诸多方面，“补漏工程”也必须迅速从各方面全方位推进。
一是对信息化、电子政务的主管部门，强调电子文件是电子政务活动的主要工具和真实记录，是政府机构最重要的信息资源，是机构可持续发展的信息支持和信息保障。
二是对电子政务标准制定机构，强调文件、档案管理标准的制定与贯彻已引起全球的普遍重视。国家档案局也应参与其间，为电子政务系统建设嵌入档案管理功能。
三是对系统设计和软件开发部门，强调作为机构的核心信息资源，文件、档案管理具有特殊性与特殊要求。 随着现代化进程的不断加速，这种要求也在不断变化，必须根据网络应用引起的机构组织方式和管理模式的变革。
四是对文件、档案管理部门，强调面对新的工作环境、面对IT技术的飞速发展和普及应用，必须促使机构承担起保管电子文件的职责、制定制度、划分权责、规范方法；档案人员必须从幕后走向前台、从“后端”走向“前端”、从纸质环境走向电子环境、从信息管理走向知识管理……为此，必须更新知识，加强研究，探讨“前端控制”、 元数据管理等，通过理论和实践的互动寻找应对举措。
上述研究虽已取得一系列丰硕的成果，但仅仅是开始，而且远未得到国家和政府机构应有的重视！
二、电子政务时代全面发展档案事业的对策
第一、对立档单位的电子文件的形成、运转和信息发布进行监督管理。社会信息环境发生巨大变化，档案和档案管理活动也发生变化，电子文件日益增多，文件管理与业务活动的联系更加密切，其真实性保障更加复杂，电子文件管理需要同时满足行政管理、生产管理、业务管理等管理活动过程控制和永久保管真实记忆的双重要求。电子文件的易更改、易复制、易删除性和其对软硬件的依赖性，要求我们必须对电子文件从产生到永久保存或销毁的整个生命周期实行全程管理。
第二、对电子档案的形成实现“超前”控制。为了确保具有保存价值的电子文件真实可靠且适合保存，有关保存和归档的要求应该在电子文件生命周期的开始阶段，即设计阶段作出，随后一切相应的措施也应在电子文件形成和使用阶段采取。这种前端控制是确定电子文件真实可靠、完整安全、长期可读、优化管理功能的前提和保证。⑦为此，档案部门要积极介入本地各部门电子文件的形成过程，加强对电子文件的形成、流转、处置、积累、著录、归档等环节的监督、指导，确保档案信息的完整性、真实性，发挥数字档案馆作为电子政务数据资源库的作用。
第三、促进档案信息化建设，应对信息时代的挑战。档案信息化建设的核心在于全面应用现代信息技术对档案信息资源进行处理加工、科学管理，实现档案信息资源的社会共享。同时加强与信息规划部门的沟通、协调与配合，搞好档案信息化建设。
第四、档案的命运在很大程度上取决于档案工作者的水平与责任心。因此，档案工作者必须尊重档案科学中的理论和原则，并根据档案工作对象的发展变化不断丰富和发展档案学理论和原则，用于指导档案工作实践。面对电子政务建设的推进，档案工作人员应加强对电子技术、网络技术的学习，加强档案信息化建设，并注意对电子档案实行超前控制。
第五、增强服务意识，提高服务质量。为各部门工作服务是档案工作服务大局的一个重要方向。档案工作应突破狭窄的文献工作范畴，树立全新的信息意识，从满足现代信息需求的发展角度思考问题，处理问题。首先，档案部门可通过政府网为本地党政机关提供现行、半现行、非现行档案文件及其他有关信息的查询、阅览服务，同时也为政府文件的发布提供了一个统一平台。其次，档案部门可加大专题公布档案信息的力度，向社会公布可提供服务的专题目录，有针对性地传递档案信息，有计划、有目标地捕捉社会需要的热点，增强服务工作的敏锐性、主动性。
总之，电子政务的建设和发展，给档案工作带来诸多的问题和影响，尽管如此，实施档案电子化管理还是有许多优势，传统的档案管理工作积淀了丰富的史料，提供了许多值得借鉴的经验，比较系统和完善的档案管理体系，为实现档案电子化管理提供了重要的基础条件。电子政务时代档案工作的建设和发展，则需要我们档案管理部门以及档案工作者要与时俱进，大胆地进行观念创新、理论创新、体制创新和技术创新，积极探索电子政务时代全面履行档案工作两种职能的新思路、新方法，以国家“十五”期间电子政务发展为契机，开拓进取，使档案的收集、整理、存储和利用等工作适应电子政务发展的要求，进一步增强服务意识，更新服务观念，增加服务方式，提高档案服务的及时性、针对性和实效性，把档案工作提高到一个新的水平，全面推进档案事业的发展。
参考文献：
[1]王长胜主编：《中国电子政务发展报告》，社会科学文献出版社2003年12月第一版，第106页
[2]姚国章主编：《电子政务案例》，北京大学出版社2003年5月第1版，第62页
[3]深圳文档资料服务中心，http：//www.szdaj.gov.cn
[4]王金英《档案工作与电子政务建设》，《档案学通讯》，2003年第6期
[5]陈勇 余家会 《试论电子政务的兴起与发展对档案工作的影响》，《办公室业务》，2003年第6期
[6]马素萍 《电子政务的发展与档案行政管理部门的对策》，《档案学通讯》，2004年第3期
[7]陈军 吕鸿 《电子政务与档案信息化建设》，《今日科技》，2003年第6期