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摘要：会计档案是企事业单位经济管理及各项会计核算活动中直接形成的作为历史记录保存下来的会计资料。随着计算机技术的应用和网络时代的到来，会计档案无论从形式还是内涵也都发生了巨大的变化，面对会计档案的转型，加强会计档案的管理显得尤为重要。因此如何加强当期条件下的会计档案管理，提高会计信息利用是本文讨论的核心。
关键词：会计档案；双重存档；权限；分级录入
中图分类号：F230 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2014）08-00-01
一、会计档案管理的意义
《会计档案管理办法》第四条明确地规定：“各单位必须加强对会计档案管理工作的领导，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。”可见会计档案对企业和国家都具有重大意义。
（一）会计档案是财务管理工作的重要依据
会计档案是记录和反映各单位经济业务、财务状况、经营成果的重要史料和证据，是制定预决算，进行决策的依据和咨询材料。同时具有财务分析、预测功能的会计软件的使用，也使得会计档案在财务管理工作中的作用发挥更加充分。
（二）会计档案是打击经济犯罪的重要凭证
经济工作中一些单位或个人钻法律、政策漏洞，随意提高开支，转移资金，偷税漏税。而会计档案将这些违反国家财经法纪的情况真实地记录下来，为打击经济领域的不法行为提供了有利的证据。
（三）国家宏观经济分析的重要数据来源
从宏观来说，国家利用各企事业单位会计档案反映的数据逐级汇总，可以考核国民经济各部门有关计划和预算的执行情况，从而制订更适应国家经济建设的计划和决策。
二、现阶段会计档案管理的存在的问题
随着电子信息时代的到来，会计档案在从传统方式向信息化方式的转变过程中也不可避免的面临了一些问题。
（一）会计档案存储介质多，管理混乱
根据财政部、国家档案局财会字（1998）32号文件，1999年1月1日起施行的《会计档案管理办法》规定，采用电子计算机进行会计核算的单位，不仅要保存电子会计数据，而且应当保存打印出的纸质会计档案。由此可见，会计档案从形式上应包括电子档案和纸质档案双重档案。
目前，有些单位只将打印出的纸质档案存档，而没有将存储在计算机中的会计信息备份在磁性介质上归档保存，从而影响会计档案的完整性。也有些单位只进行了硬盘的储存，没有储存纸质档案，一旦硬盘毁损，档案将无法查询。还有些单位或保存在电脑里、或储存在光盘中，使得会计档案管理混乱，造成不必要的遗失。
（二）档案信息易更改
当前，许多企业建立了局域网，实现了相关会计信息的无纸化传递。这些虽然利于会计档案资源共享，提高工作效率。但同时，会计工作人员只要获得相关职责权限就可进行会计信息修改，没有了纸质档案的修改痕迹，使得篡改会计档案简单化。
（三）网络系统存在安全隐患
目前通用网络财务的功能主要包括：远程报表、远程审计、网上支付、网上催账、网上报税、网上银行等。基于网络技术，企业提高了会计文档的多方位检索速度，可以进行网上远距离传送，使会计工作变得简单、快捷。
但众所周知，网络病毒、黑客伺机而动，一旦计算机系统中病毒或被黑客攻击，不仅会造成会计档案的遗失、篡改，甚至会泄露企业的经济信息。
（四）会计软件升级与档案读取不兼容
在电子信息技术下，会计工作的录入需要相应的电算化软件予以支持。而会计软件的使用，又对计算机的硬件配置提出了一定的要求，不满足配置的计算机无法安装或运行软件。同时由于会计电算化的软件升级换代很快，在不同的版本下会计数据有可能不同，有的单位没有把会计软件的版本及软件系统很好地保存，造成会计电算化档案不能被调阅。
三、完善会计档案管理的几点建议
（一）明确会计档案保管路径，设置会计档案管理专岗
鉴于目前纸质和电子会计档案并存的情况，企业应按会计期间、会计资料内容进行分类管理，明确保管路径及保管形式，如电子档案必须光盘和移动硬盘双重存储，以防损坏，不可读。同时，设置会计档案管理专岗并安排专人负责，建立会计档案管理路径查询手册，注明双重归档下的存放、存储路径。
（二）明确会计工作权限，建立电子信息修改的备查簿
建立完善的内部控制制度，严格实行岗位责任制。建立电算化软件内的会计档案管理多用户、分权限调用制度。对电子会计档案的各项内容要规定不同的使用权限，如：普通数据，可较大范围共享；机密的数据，仅供一定需要的人员使用。同时，要求会计软件开发商，但凡登陆软件进行操作，必留登陆痕迹，并选择登陆任务，比如是完成新会计事项的录入还是修改工作等。同时建立电子信息修改备查簿，对修改事项进行登记，以防私自篡改。
（三）建立内外网分级会计信息录入机制
将局域网和外网分级使用录入，分离授权。注重网络的管理，建立内外网的使用准入机制。尽量不要在网络上传递有关的财务数据。必须要通过网络传递的，应通过添加密码或其他加密措施保护数据的安全。
（四）注意会计软件供应商的选择，设置专门电子计算机维护岗
由于电子信息技术的不断更新，经济活动的高速发展，会计工作不是一成不变的，会计软件也是不断升级调整的。这就要企业在进行会计软件供应商选择的时候，要选择售后完善的，技术过硬的公司，保证会计软件在升级后，不仅能进行现有经济业务的处理，也能对以往的会计档案进行调取、读取，以防电子会计档案形同虚设，无法使用。
另外，由于会计工作人员大部分都是会计科班出身，虽然会使用会计软件，全部能对计算机设备等进行维护。而电算化软件的维护及系统安全都对计算机知识提出了较高的要求，这就需要会计部门相应增设专门的电子计算机维护岗，聘用一定数量的电脑高级人才，维护日常运作，使得会计档案可以合理、高效使用。
参考文献：
[1]马秀英.谈会计档案管理的规范[J].天津财会，2007（04）：40-41.
[2]李锐斌.浅谈会计档案的管理[J].办公室业务，2011（12）：51-52.
作者简介：刘 妍（1980-），女，河北隆尧人，讲师。
关键词：会计档案；双重存档；权限；分级录入
中图分类号：F230 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2014）08-00-01
一、会计档案管理的意义
《会计档案管理办法》第四条明确地规定：“各单位必须加强对会计档案管理工作的领导，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。”可见会计档案对企业和国家都具有重大意义。
（一）会计档案是财务管理工作的重要依据
会计档案是记录和反映各单位经济业务、财务状况、经营成果的重要史料和证据，是制定预决算，进行决策的依据和咨询材料。同时具有财务分析、预测功能的会计软件的使用，也使得会计档案在财务管理工作中的作用发挥更加充分。
（二）会计档案是打击经济犯罪的重要凭证
经济工作中一些单位或个人钻法律、政策漏洞，随意提高开支，转移资金，偷税漏税。而会计档案将这些违反国家财经法纪的情况真实地记录下来，为打击经济领域的不法行为提供了有利的证据。
（三）国家宏观经济分析的重要数据来源
从宏观来说，国家利用各企事业单位会计档案反映的数据逐级汇总，可以考核国民经济各部门有关计划和预算的执行情况，从而制订更适应国家经济建设的计划和决策。
二、现阶段会计档案管理的存在的问题
随着电子信息时代的到来，会计档案在从传统方式向信息化方式的转变过程中也不可避免的面临了一些问题。
（一）会计档案存储介质多，管理混乱
根据财政部、国家档案局财会字（1998）32号文件，1999年1月1日起施行的《会计档案管理办法》规定，采用电子计算机进行会计核算的单位，不仅要保存电子会计数据，而且应当保存打印出的纸质会计档案。由此可见，会计档案从形式上应包括电子档案和纸质档案双重档案。
目前，有些单位只将打印出的纸质档案存档，而没有将存储在计算机中的会计信息备份在磁性介质上归档保存，从而影响会计档案的完整性。也有些单位只进行了硬盘的储存，没有储存纸质档案，一旦硬盘毁损，档案将无法查询。还有些单位或保存在电脑里、或储存在光盘中，使得会计档案管理混乱，造成不必要的遗失。
（二）档案信息易更改
当前，许多企业建立了局域网，实现了相关会计信息的无纸化传递。这些虽然利于会计档案资源共享，提高工作效率。但同时，会计工作人员只要获得相关职责权限就可进行会计信息修改，没有了纸质档案的修改痕迹，使得篡改会计档案简单化。
（三）网络系统存在安全隐患
目前通用网络财务的功能主要包括：远程报表、远程审计、网上支付、网上催账、网上报税、网上银行等。基于网络技术，企业提高了会计文档的多方位检索速度，可以进行网上远距离传送，使会计工作变得简单、快捷。
但众所周知，网络病毒、黑客伺机而动，一旦计算机系统中病毒或被黑客攻击，不仅会造成会计档案的遗失、篡改，甚至会泄露企业的经济信息。
（四）会计软件升级与档案读取不兼容
在电子信息技术下，会计工作的录入需要相应的电算化软件予以支持。而会计软件的使用，又对计算机的硬件配置提出了一定的要求，不满足配置的计算机无法安装或运行软件。同时由于会计电算化的软件升级换代很快，在不同的版本下会计数据有可能不同，有的单位没有把会计软件的版本及软件系统很好地保存，造成会计电算化档案不能被调阅。
三、完善会计档案管理的几点建议
（一）明确会计档案保管路径，设置会计档案管理专岗
鉴于目前纸质和电子会计档案并存的情况，企业应按会计期间、会计资料内容进行分类管理，明确保管路径及保管形式，如电子档案必须光盘和移动硬盘双重存储，以防损坏，不可读。同时，设置会计档案管理专岗并安排专人负责，建立会计档案管理路径查询手册，注明双重归档下的存放、存储路径。
（二）明确会计工作权限，建立电子信息修改的备查簿
建立完善的内部控制制度，严格实行岗位责任制。建立电算化软件内的会计档案管理多用户、分权限调用制度。对电子会计档案的各项内容要规定不同的使用权限，如：普通数据，可较大范围共享；机密的数据，仅供一定需要的人员使用。同时，要求会计软件开发商，但凡登陆软件进行操作，必留登陆痕迹，并选择登陆任务，比如是完成新会计事项的录入还是修改工作等。同时建立电子信息修改备查簿，对修改事项进行登记，以防私自篡改。
（三）建立内外网分级会计信息录入机制
将局域网和外网分级使用录入，分离授权。注重网络的管理，建立内外网的使用准入机制。尽量不要在网络上传递有关的财务数据。必须要通过网络传递的，应通过添加密码或其他加密措施保护数据的安全。
（四）注意会计软件供应商的选择，设置专门电子计算机维护岗
由于电子信息技术的不断更新，经济活动的高速发展，会计工作不是一成不变的，会计软件也是不断升级调整的。这就要企业在进行会计软件供应商选择的时候，要选择售后完善的，技术过硬的公司，保证会计软件在升级后，不仅能进行现有经济业务的处理，也能对以往的会计档案进行调取、读取，以防电子会计档案形同虚设，无法使用。
另外，由于会计工作人员大部分都是会计科班出身，虽然会使用会计软件，全部能对计算机设备等进行维护。而电算化软件的维护及系统安全都对计算机知识提出了较高的要求，这就需要会计部门相应增设专门的电子计算机维护岗，聘用一定数量的电脑高级人才，维护日常运作，使得会计档案可以合理、高效使用。
参考文献：
[1]马秀英.谈会计档案管理的规范[J].天津财会，2007（04）：40-41.
[2]李锐斌.浅谈会计档案的管理[J].办公室业务，2011（12）：51-52.
作者简介：刘 妍（1980-），女，河北隆尧人，讲师。