论文部分内容阅读
前些年，大多数居民的住房都是由政府分配的，人们按月缴纳房租，居民与政府之间有租赁合同。这种房屋分配形式在一定时期内（特别是计划经济中人们的收入较低、较平均）给居民带来了很大的实惠，人们不需要投入大量的资金购买住房，但随着中国经济改革的不断深入、市场经济的日趋成熟，人们的收入不断增加，对住房有了更高的要求（住房要宽敞、明亮、舒适、交通方便等），仅仅是“栖身”的住房已不能满足人们对住房的需求。房屋产权的私有化不仅解决了人们对住房更高的需求（只要有能力购买，住多大的房屋自己决定），也减轻了政府对公有住宅的补贴、投入（政府不再出资对已售公房进行维护、修理，不再增加新的公有住宅）。因此公有住宅管理档案也呈现出由不断壮大到逐渐萎缩的情况，但是这些材料真实地记载了公有住宅的发展变迁，反映出住房制度改革、新城建设对老百姓所产生的影响，是今后城市建设和管理的依据性、借鉴性的历史资料。
一、公有住宅管理档案的构成特点
1、多样性
在形成特点上，公有住宅管理档案可分为直管平房管理档案和直管楼房管理档案。
在案卷内容上，公有住宅管理档案有：与承租人签订的公有住宅租赁契约、合同；承租人提出的转户申请、换房协议、相关证明；根据国家政策调整的租金变动通知单；房屋数量基数变动通知单；分户租金计算表；民用公房租金计算表；平房使用费计算表；房屋使用费计算表；分户管理手册；接管、退（减）租金通知单；租金减免审批材料；房屋检查、修缮、平面图、核定表等等。
在规格上，既有A4标准纸面的文件材料，也有A5标准纸面的文件材料（如分户租金计算表、民用公房租金计算表、平房使用费计算表等是A4、租赁契约、合同、转户申请、分户管理手册等是A5），还有大于A4、小于A5标准纸面的文件材料（如房屋的平面图大于A4、租金变动通知单小于A5）。
2、延续性
公有住宅管理档案较突出的特点之一就是档案材料的延续性。公有住宅自建成投入使用起，公有住宅管理部门（房管所）和每个承租人就某一处公有住宅会签订房屋租赁合同，其房屋坐落（房屋所处的地理位置）是永久不变的，所变的是公有住宅承租人情况（如承租人转户、承租人分户、承租人换房等）和租金收缴比例（根据国家政策不定期的调整月房租、根据承租人的实际情况减免租金、房况变动调整租金等）及产权发生变化时公有住宅管理部门做出的撤管、接管决定等材料。因此所形成的档案材料均围绕某一处公有住宅产生的，且每年会围绕此处公有住宅管理延续产生新的档案材料。如租赁合同需要续签或享受减免房租待遇，还需根据是否符合条件在原合同上续写或取消待遇。
3、不定性
公有住宅管理档案另一较突出的特点是档案材料形成多少的不定性。虽然公有房屋的坐落是永久不变的，但每处公有住宅不一定每年都能产生新的档案材料，有的公房（特别是楼房管理材料）甚至几年都不发生变化，没有增减。而有的公房（危旧平房）则需要翻建、挑顶等大的维护修缮，这时档案材料就会有较大的增加。因此每处房产形成的管理档案是无法预计、无法确定的。
4、分散性
公有住宅管理档案的第三个较为突出的特点是档案材料的分散性。公有住宅遍布全区，为了更好地管理好公有住宅，房屋管理部门一般采取分班（组）或分片儿管理的模式，而档案材料一般由房屋管理员在对房屋管理日常工作中形成的，分散在每个班（组）或管片，这就造成了档案材料的分散性。
5、重要性
随着新城区建设的迅猛发展，公有住宅管理档案（特别是直管平房档案）在拆迁和公房出售工作中的重要性不可替代，公有住宅管理档案真实地反映了房屋的房况，为被拆迁人（承租人）购买房产提供了原始依据，为顺利开展拆迁和住房制度改革工作奠定了良好的基础。为新城建设做出了应有的贡献。
二、公有住宅管理档案的收集
针对公有住宅管理档案的特点，采取科学方法和措施开展收集工作尤为重要。
1、加强对房屋管理员档案意识、档案业务知识的培训。
每个房屋管理员同时又是一名兼职档案员，他们的档案意识和档案业务知识将决定公有住宅管理档案材料的齐全完整与安全。目前，房屋管理员的资料保存意识还是比较强的，对日常工作中形成的材料比较注意收集，但是由于档案业务知识的缺乏，分类整理不够科学。因此必须加强对房屋管理员的档案业务培训，指导兼职档案员（房管员）做好初步收集、整理工作，检查应归档材料是否符合规范要求，以保证档案移交时齐全、完整。
2、主动到班组或管片提前介入档案材料收集工作
在发挥兼职档案员（房管员）作用的同时，作为房管部门管理档案的专职档案人员应积极主动到各班组或管片，及时发现收集工作中存在的问题并加以解决，随时指导档案资料的整理工作。
3、做好公有住宅管理档案的检查验收工作
检查验收是保证公有住宅管理档案齐全完整的关键环节。档案管理部门应按照相应的法律、法规确定公房管理档案的收集范围和归档制度并逐项检查收集是否齐全，对整理工作进行指导。
三、公有住宅管理档案的整理
1、公有住宅管理档案实行动态管理
由于公有住宅管理档案的特点和住房制度改革、新城建设步伐的加快，虽然公有住宅的房屋数量不会增加，但是还有每年递减的情况。而且公有住宅的承租人相对是比较稳定的，对平房的大修、翻建工作也是比较少的，所以每年新形成的公有住宅管理档案材料也不多，楼房比平房更少。因此实行一户一档动态管理是比较科学的。具体整理形式如下：按照公有住宅管理档案的特点，将公有住宅管理档案材料按照坐落排列，一个大流水编号，这样全区多少套公房一目了然。形成的档案材料按照一户一档（楼房以一套为一户立档，一栋楼、一个小区按坐落顺序排列，平房以院落为一户立档）的形式，采用文件集整理。这样每份档案都能完整地反映出某处公有住宅的变迁。
2、公有住宅管理档案一户一档、一档一盒
由于公有住宅管理档案形成材料的不定性，档案盒的大小、宽窄选用要适当。在实际工作中发现楼房管理档案材料较少。因此每户档案可采用2-3公分左右的档案盒。平房管理档案材料相对较多，而且以院为立档单位（每院的承租人多少不定），因此可根据院中承租人的多少采用4-6公分的档案盒。每盒中的档案材料按照形成时间的先后（同一类的材料用不锈钢钉装订后加盖件号章）装入盒中。
3、公有住宅管理档案不能按年度移交
由于公有住宅管理档案的延续性和分散性，为了便于房屋管理员对日常工作中形成的公房管理档案材料及时归档，公有住宅管理档案材料不能按照材料的形成年度移交，日常形成的档案材料应由房管员按照材料的形成时间随时归档。只有在房屋产权发生变化（公房被拆迁或出售房屋产权发生转移）后，房管部门对公房的监管职能结束，此处公房不再发生新的档案材料，房管员再向档案部门移交。
作者单位：北京市通州区建设委员会
一、公有住宅管理档案的构成特点
1、多样性
在形成特点上，公有住宅管理档案可分为直管平房管理档案和直管楼房管理档案。
在案卷内容上，公有住宅管理档案有：与承租人签订的公有住宅租赁契约、合同；承租人提出的转户申请、换房协议、相关证明；根据国家政策调整的租金变动通知单；房屋数量基数变动通知单；分户租金计算表；民用公房租金计算表；平房使用费计算表；房屋使用费计算表；分户管理手册；接管、退（减）租金通知单；租金减免审批材料；房屋检查、修缮、平面图、核定表等等。
在规格上，既有A4标准纸面的文件材料，也有A5标准纸面的文件材料（如分户租金计算表、民用公房租金计算表、平房使用费计算表等是A4、租赁契约、合同、转户申请、分户管理手册等是A5），还有大于A4、小于A5标准纸面的文件材料（如房屋的平面图大于A4、租金变动通知单小于A5）。
2、延续性
公有住宅管理档案较突出的特点之一就是档案材料的延续性。公有住宅自建成投入使用起，公有住宅管理部门（房管所）和每个承租人就某一处公有住宅会签订房屋租赁合同，其房屋坐落（房屋所处的地理位置）是永久不变的，所变的是公有住宅承租人情况（如承租人转户、承租人分户、承租人换房等）和租金收缴比例（根据国家政策不定期的调整月房租、根据承租人的实际情况减免租金、房况变动调整租金等）及产权发生变化时公有住宅管理部门做出的撤管、接管决定等材料。因此所形成的档案材料均围绕某一处公有住宅产生的，且每年会围绕此处公有住宅管理延续产生新的档案材料。如租赁合同需要续签或享受减免房租待遇，还需根据是否符合条件在原合同上续写或取消待遇。
3、不定性
公有住宅管理档案另一较突出的特点是档案材料形成多少的不定性。虽然公有房屋的坐落是永久不变的，但每处公有住宅不一定每年都能产生新的档案材料，有的公房（特别是楼房管理材料）甚至几年都不发生变化，没有增减。而有的公房（危旧平房）则需要翻建、挑顶等大的维护修缮，这时档案材料就会有较大的增加。因此每处房产形成的管理档案是无法预计、无法确定的。
4、分散性
公有住宅管理档案的第三个较为突出的特点是档案材料的分散性。公有住宅遍布全区，为了更好地管理好公有住宅，房屋管理部门一般采取分班（组）或分片儿管理的模式，而档案材料一般由房屋管理员在对房屋管理日常工作中形成的，分散在每个班（组）或管片，这就造成了档案材料的分散性。
5、重要性
随着新城区建设的迅猛发展，公有住宅管理档案（特别是直管平房档案）在拆迁和公房出售工作中的重要性不可替代，公有住宅管理档案真实地反映了房屋的房况，为被拆迁人（承租人）购买房产提供了原始依据，为顺利开展拆迁和住房制度改革工作奠定了良好的基础。为新城建设做出了应有的贡献。
二、公有住宅管理档案的收集
针对公有住宅管理档案的特点，采取科学方法和措施开展收集工作尤为重要。
1、加强对房屋管理员档案意识、档案业务知识的培训。
每个房屋管理员同时又是一名兼职档案员，他们的档案意识和档案业务知识将决定公有住宅管理档案材料的齐全完整与安全。目前，房屋管理员的资料保存意识还是比较强的，对日常工作中形成的材料比较注意收集，但是由于档案业务知识的缺乏，分类整理不够科学。因此必须加强对房屋管理员的档案业务培训，指导兼职档案员（房管员）做好初步收集、整理工作，检查应归档材料是否符合规范要求，以保证档案移交时齐全、完整。
2、主动到班组或管片提前介入档案材料收集工作
在发挥兼职档案员（房管员）作用的同时，作为房管部门管理档案的专职档案人员应积极主动到各班组或管片，及时发现收集工作中存在的问题并加以解决，随时指导档案资料的整理工作。
3、做好公有住宅管理档案的检查验收工作
检查验收是保证公有住宅管理档案齐全完整的关键环节。档案管理部门应按照相应的法律、法规确定公房管理档案的收集范围和归档制度并逐项检查收集是否齐全，对整理工作进行指导。
三、公有住宅管理档案的整理
1、公有住宅管理档案实行动态管理
由于公有住宅管理档案的特点和住房制度改革、新城建设步伐的加快，虽然公有住宅的房屋数量不会增加，但是还有每年递减的情况。而且公有住宅的承租人相对是比较稳定的，对平房的大修、翻建工作也是比较少的，所以每年新形成的公有住宅管理档案材料也不多，楼房比平房更少。因此实行一户一档动态管理是比较科学的。具体整理形式如下：按照公有住宅管理档案的特点，将公有住宅管理档案材料按照坐落排列，一个大流水编号，这样全区多少套公房一目了然。形成的档案材料按照一户一档（楼房以一套为一户立档，一栋楼、一个小区按坐落顺序排列，平房以院落为一户立档）的形式，采用文件集整理。这样每份档案都能完整地反映出某处公有住宅的变迁。
2、公有住宅管理档案一户一档、一档一盒
由于公有住宅管理档案形成材料的不定性，档案盒的大小、宽窄选用要适当。在实际工作中发现楼房管理档案材料较少。因此每户档案可采用2-3公分左右的档案盒。平房管理档案材料相对较多，而且以院为立档单位（每院的承租人多少不定），因此可根据院中承租人的多少采用4-6公分的档案盒。每盒中的档案材料按照形成时间的先后（同一类的材料用不锈钢钉装订后加盖件号章）装入盒中。
3、公有住宅管理档案不能按年度移交
由于公有住宅管理档案的延续性和分散性，为了便于房屋管理员对日常工作中形成的公房管理档案材料及时归档，公有住宅管理档案材料不能按照材料的形成年度移交，日常形成的档案材料应由房管员按照材料的形成时间随时归档。只有在房屋产权发生变化（公房被拆迁或出售房屋产权发生转移）后，房管部门对公房的监管职能结束，此处公房不再发生新的档案材料，房管员再向档案部门移交。
作者单位：北京市通州区建设委员会