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随着社会文化的繁荣和发展，广播电视事业也在飞速成长，但在基层广播电视台的宣传档案管理工作中还存在诸多问题和不足，从而制约了广播电视宣传档案社会功能的充分发挥，因此，采取有效的防范措施来加强宣传档案规范化管理工作显得颇为重要。
基层广播电视台的宣传档案，不是文字材料、图表、音像等资料的原始堆积，而是日积月累形成的一座丰富的信息资源宝库，具有独特开发利用优势。这些史料不仅 是广播电视台进行日常节目播出、工作检查考核、宣传工作考评、稿件评先评优的重要依据，也是留驻文明足迹，维护历史真实的原始资料。因此，搞好宣传档案资料的管理利用非常重要。如何搞 好宣传档案资料的管理与利用，本文对基层广播电视台的宣传档案规范化管理提出几点建议：
一、首先要建立和完善广播电视宣传档案管理机制
只有建立长效管理机制，才能将基层广播电视台的宣传档案工作抓实抓好，才能适应新形势下的广播电视工作的要求。为此，要加强领导，明确单位一把手是宣传档案管理工作的第一责任人，层层落实责任；要完善制度，应根据有关规定和业务规范，明确规定应归档的重大事項宣传档案范围，将重大事项声像档案的归档工作作 为宣传档案工作的重中之重，对具有专业特色的声像档案实行制度化管理，为及时齐全完整归档提供保障。
二、提高宣传档案工作者的综合素质和业务能力
宣传档案工作者不仅要掌握丰富的档案资料收集、整理、保管、利用的基本知识，而且要有广博的现代知识技能，还要根据各级工作情况和具体任务来规范、完善宣传资料的管理，采取有效的保护措施，以更好地提高利用效率。要从思想意识上重视宣传档案工作，单位要创造条件，提供学习条件，派宣传档案管理人员参加各级业务部门的培训学习，通过多种途径提高宣传档案工作者自身的综合素质和专业水平，掌握了解广播电视部门宣传报道视角的社会活动对宣传资料的需要，借助现代科学技术应用于其管理，以适应当前广播电视宣传档案工作任务的开展。
三、完善设施，对宣传档案资料进行规范管理
在保存各类宣传档案资料时，应结合实际情况，按照标准设立专门的宣传档案库房，配备专职宣传档案管理人员，配置符合不同载体的宣传档案保管条件的档案装订工具。在保存资料时，应根据素材带的不同进行分类标识、编目登记、放置。实行微机检索管理，同时从长久保护和利用考虑，注意库房防尘、防光、防潮、防火、防盗、防磁、防高温。室内放置灭火器、除湿机，安装空调，严格控制库房湿温度。防止发霉、磨损、变形、脱磁，对破损的文字稿进行修补、复制、整理，尽量延长保存时间，保证宣传档案完好无损，以利于宣传档案资料保管利用。
四、规范管理，形成科学规范的宣传档案资料收集管理程序
实施规范管理，编辑记者每天深入第一线去采访、拍摄，形成了大量的具有参考、利用价值的第一手资料，它是来自现场的第一手资料，是历史真迹，而不是事后另 行编录和随意收集来的。对收集上来的宣传档案资料要根据国家广播电视部、国家档案总局颁发的《广播电视宣传档案、资料管理办法》，结合本单位实际，建立一 套完整的宣传档案资料管理方法。节目制作播出后把文字稿、音像素材进行分类归档、排列、编目，然后刻录数据光盘，进行标识说明，对图像资料进行数字化压缩 储存，电脑管理，做出详细目录检索，统一管理。可以避免记者重复采访、摄制，降低成本，提高节目质量，丰富节目内容，充分满足宣传工作的需要。
五、正确确定宣传档案资料的保管期限，提高宣传档案的使用价值
对收集起来的宣传档案资料在归档前要进行必要的技术鉴定。鉴定的内容包括：首先审定该资料是否有归档价值，衡量宣传档案价值的基本观点有三 个：全面观点、历史观点、发展观点，然后确定归档的资料应划归到何种保管期限內，进行宣传档案鉴定。
六、加强广电系统宣传档案与社会公众的沟通与交流
宣传档案信息服务应切实走入社会公众生活。具体地说，应加强宣传档案编研工作，推广相关成果，创造更多健康向上、群众喜闻乐见的文化产品去占领市场，巩固 国内的文化阵地。要加强与广大广播电视用户的联系，通过沟通与交流，获得信息反馈，明确改进今后工作的重点，多层次、多方位地满足社会公众对广播电视宣传 档案的信息需求。
基层广播电视台的宣传档案，不是文字材料、图表、音像等资料的原始堆积，而是日积月累形成的一座丰富的信息资源宝库，具有独特开发利用优势。这些史料不仅 是广播电视台进行日常节目播出、工作检查考核、宣传工作考评、稿件评先评优的重要依据，也是留驻文明足迹，维护历史真实的原始资料。因此，搞好宣传档案资料的管理利用非常重要。如何搞 好宣传档案资料的管理与利用，本文对基层广播电视台的宣传档案规范化管理提出几点建议：
一、首先要建立和完善广播电视宣传档案管理机制
只有建立长效管理机制，才能将基层广播电视台的宣传档案工作抓实抓好，才能适应新形势下的广播电视工作的要求。为此，要加强领导，明确单位一把手是宣传档案管理工作的第一责任人，层层落实责任；要完善制度，应根据有关规定和业务规范，明确规定应归档的重大事項宣传档案范围，将重大事项声像档案的归档工作作 为宣传档案工作的重中之重，对具有专业特色的声像档案实行制度化管理，为及时齐全完整归档提供保障。
二、提高宣传档案工作者的综合素质和业务能力
宣传档案工作者不仅要掌握丰富的档案资料收集、整理、保管、利用的基本知识，而且要有广博的现代知识技能，还要根据各级工作情况和具体任务来规范、完善宣传资料的管理，采取有效的保护措施，以更好地提高利用效率。要从思想意识上重视宣传档案工作，单位要创造条件，提供学习条件，派宣传档案管理人员参加各级业务部门的培训学习，通过多种途径提高宣传档案工作者自身的综合素质和专业水平，掌握了解广播电视部门宣传报道视角的社会活动对宣传资料的需要，借助现代科学技术应用于其管理，以适应当前广播电视宣传档案工作任务的开展。
三、完善设施，对宣传档案资料进行规范管理
在保存各类宣传档案资料时，应结合实际情况，按照标准设立专门的宣传档案库房，配备专职宣传档案管理人员，配置符合不同载体的宣传档案保管条件的档案装订工具。在保存资料时，应根据素材带的不同进行分类标识、编目登记、放置。实行微机检索管理，同时从长久保护和利用考虑，注意库房防尘、防光、防潮、防火、防盗、防磁、防高温。室内放置灭火器、除湿机，安装空调，严格控制库房湿温度。防止发霉、磨损、变形、脱磁，对破损的文字稿进行修补、复制、整理，尽量延长保存时间，保证宣传档案完好无损，以利于宣传档案资料保管利用。
四、规范管理，形成科学规范的宣传档案资料收集管理程序
实施规范管理，编辑记者每天深入第一线去采访、拍摄，形成了大量的具有参考、利用价值的第一手资料，它是来自现场的第一手资料，是历史真迹，而不是事后另 行编录和随意收集来的。对收集上来的宣传档案资料要根据国家广播电视部、国家档案总局颁发的《广播电视宣传档案、资料管理办法》，结合本单位实际，建立一 套完整的宣传档案资料管理方法。节目制作播出后把文字稿、音像素材进行分类归档、排列、编目，然后刻录数据光盘，进行标识说明，对图像资料进行数字化压缩 储存，电脑管理，做出详细目录检索，统一管理。可以避免记者重复采访、摄制，降低成本，提高节目质量，丰富节目内容，充分满足宣传工作的需要。
五、正确确定宣传档案资料的保管期限，提高宣传档案的使用价值
对收集起来的宣传档案资料在归档前要进行必要的技术鉴定。鉴定的内容包括：首先审定该资料是否有归档价值，衡量宣传档案价值的基本观点有三 个：全面观点、历史观点、发展观点，然后确定归档的资料应划归到何种保管期限內，进行宣传档案鉴定。
六、加强广电系统宣传档案与社会公众的沟通与交流
宣传档案信息服务应切实走入社会公众生活。具体地说，应加强宣传档案编研工作，推广相关成果，创造更多健康向上、群众喜闻乐见的文化产品去占领市场，巩固 国内的文化阵地。要加强与广大广播电视用户的联系，通过沟通与交流，获得信息反馈，明确改进今后工作的重点，多层次、多方位地满足社会公众对广播电视宣传 档案的信息需求。