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摘 要：本文浅谈广西水库管理单位档案管理工作存在的一些问题，以及针对这些问题提出改进措施的个人意见。
关键词：档案管理；不足与对策
中图分类号：G275.9 文献标识码：A 文章编号：1004-7344（2018）36-0032-01
前 言
广西境内水库约有4500多座，从库容可分为大、中、小型等级水库。这些水库管理单位的单位性质各有不同，即有：公益一类事业单位（全额拨款）、公益二类事业单位（差额拨款）、自收自支事业单位和国有企业单位，笔者走访了一些大、中、小型水库管理单位，对其档案管理工作情况进行了解，发现普遍存在一些問题。水库管理单位的档案管理工作看似简单，不外乎单位往来文件，工程资料，单位工作人员的组织关系、劳资养老、人事资料等，但随着社会进步发展的要求，档案管理工作面临着管理水平不高、档案信息开发利用率不高等问题。如何提升水库管理单位档案管理水平，更好的开发利用档案信息服务全局工作，具有十分重要的意义。
1 水库管理单位档案管理存在的不足
（1）对档案管理工作重要性认识不足。水库管理单位的领导层对档案管理工作重视力度不够，未把档案管理工作提到重要议程，全年的各种工作会议大多都没谈到档案管理方面，主要精力用在工程建设和设备维修养护上，对档案管理工作存在“门后”、“角落”现象，没能认识到档案信息对单位改革与发展起到的积极作用。
（2）档案管理硬件建设缺失有短板。水库视大小模型不同，或多或少均涉及到防洪、灌溉、发电、航运、城镇供水及水产养殖等功能，一些大型水库更具有以上全面的综合功能，水库管理单位日常工作中档案管理应存在大量的资料信息，但一些水库单位对档案管理投资较少，甚至没能建起像样的档案室。很多档案资料，或堆放在某个小房间里、或杂乱无章的收藏于办公室角落的铁柜中，或由各科室自行保管等等，在档案室建设和专用设施设备配备上缺失严重，并且没有专门的档案管理操作系统，还沿用老旧的管理办法，靠手抄编册，人工翻查，档案管理观念和手段较为落后。
（3）档案管理人员配备不足及专业水平不高。事业单位编制有限，人员紧张，只能安排一些年龄较大、能力水平不高的人员负责（或兼职）档案管理工作，企业单位也同样存在此类情况，而且档案管理人员没有经过系统的专业技能培训，档案管理业务水平不高，在工作中存在一些问题，如档案卷宗标题不清，序号不明，卷内目录不全，内容和成份杂乱等。导致形成了档案管理人员战斗力不强、业务能力水平不高、档案信息利用率偏低等尴尬局面，档案管理工作水平难有提升。
（4）档案管理规章制度不健全及执行不力。一些水库管理单位没能建立健全档案管理的规章制度，尽管有的建立了制度，但没能用严格执行，规章制度只是一纸空文，档案管理工作存在不规范、不严谨、不安全的情况。有可能造成档案文件的遗失，甚至造成涉密档案泄密的严重后果。
（5）档案材料收集不全缺失现象令人堪忧。水库管理单位档案管理工作信息收集不全，主要表现在以下方面：因工作繁忙，一些会议录音、录像信息得不到及时收编存档，过后遗忘、丢失；因工程建设项目进度要求紧，一些工程资料无人及时收集，造成缺失；因工作层面涉及的单位较多，相关资料信息未能全面收集，归纳不全。如出现以上类似情况，一旦时间久远，人员离散，很难再收集齐全档案信息，难以恢复事实真相，不利于单位档案的完整建立。
2 水库管理单位档案管理的对策
（1）重视档案管理工作，加大硬件建设投入。水库管理单位领导层要学习贯彻《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和《广西壮族自治区档案管理条例》等法律法规，把档案管理工作列入重要议程，提高档案具有历史再现性和原始真实凭证价值的重要属性的认识，管好用好档案信息意义重大。要积极筹措资金，加大档案管理硬件建设的投入，建设独立的档案室，配备满足档案管理工作需要的计算机、复印机、扫描仪等设备，购买和升级档案管理操作系统，配备档案室防火防盗设备，确保档案管理工作硬件建设符合标准要求，营造优良的环境。
（2）加强档案人才培养，提升专业技能水平。人才是做好事业的有力支撑，要转变老旧观念，把综合素质高、责任心强，原则性高、保密意识强，勤奋肯干、有创新意识的职工安排到档案管理岗位。营造鼓励和支持档案管理工作的良好氛围，创造更多更好的学习机会，加强档案管理人员的业务培训，采取走出去请进来的模式，使其了解档案管理的发展趋势，学习到先进的档案管理理念，掌握熟练的专业技能，逐步提升单位的档案管理工作水平。
（3）建章立制严格执行，档案管理规范有序。要建立档案库房的管理制度，加强卫生管理、防火防盗工作，落实专人管理，打造整洁、有序、安全、高效的档案管理工作环境；要建立查阅、借阅档案的管理制度，并严格按照规定贯彻执行，加强档案管理的保密工作，不允许违规查阅、借阅档案资料，防止泄密事件的发生。
（4）依法管理档案信息，开发利用促进发展。档案管理工作对当地经济建设和社会发展具有较高价值的参考，依法开发利用档案信息，把纸质资料信息转化成为速度更快、效率更高的电子信息，利用强大的网络达到信息共享的目的，在保证档案安全的前提下，提高档案信息的使用效率。
（5）专人专项收集信息，全面及时整理档案。如果没有司马迁发奋继续完成所著《史记》，后人将很难了解黄帝时期到汉武帝元狩元年长达3000多年的历史。作为档案信息的收集人，要尊重历史和事实，档案记录有始有末。比如秘书在会后，要及时整理会议的文件、会议记录、收集会议相片、录音，形成一套完整的资料；比如工程项目建设，必须设专人管理各种资料，全面收集工程从始至终的文书、图纸、相片等资料，收集整理后交档案管理人员归纳编存。
3 结束语
水库管理单位的档案管理存储着大量的信息，既有单位的秘密文件，甚至有涉及到国家的机密文件，这些文件需要严格的保密和管理；也有承担大量社会服务的信息，特别是水库防汛雨情水情信息、水资源保护和水质检测信息、流域内水文信息等，都要无条件的给国家和社会提供相关的信息查询、咨询和调用等无偿服务。因此，水库管理单位的领导要重视档案管理工作，实现档案管理的规范化、制度化和科学化，依法开发利用档案信息，积极促进当地的经济发展和社会稳定。
收稿日期：2018-11-14
作者简介：黄凯斌（1973-），男，助理工程师，本科，主要从事发配电、文秘档案管理、人事管理、党务工作。
关键词：档案管理；不足与对策
中图分类号：G275.9 文献标识码：A 文章编号：1004-7344（2018）36-0032-01
前 言
广西境内水库约有4500多座，从库容可分为大、中、小型等级水库。这些水库管理单位的单位性质各有不同，即有：公益一类事业单位（全额拨款）、公益二类事业单位（差额拨款）、自收自支事业单位和国有企业单位，笔者走访了一些大、中、小型水库管理单位，对其档案管理工作情况进行了解，发现普遍存在一些問题。水库管理单位的档案管理工作看似简单，不外乎单位往来文件，工程资料，单位工作人员的组织关系、劳资养老、人事资料等，但随着社会进步发展的要求，档案管理工作面临着管理水平不高、档案信息开发利用率不高等问题。如何提升水库管理单位档案管理水平，更好的开发利用档案信息服务全局工作，具有十分重要的意义。
1 水库管理单位档案管理存在的不足
（1）对档案管理工作重要性认识不足。水库管理单位的领导层对档案管理工作重视力度不够，未把档案管理工作提到重要议程，全年的各种工作会议大多都没谈到档案管理方面，主要精力用在工程建设和设备维修养护上，对档案管理工作存在“门后”、“角落”现象，没能认识到档案信息对单位改革与发展起到的积极作用。
（2）档案管理硬件建设缺失有短板。水库视大小模型不同，或多或少均涉及到防洪、灌溉、发电、航运、城镇供水及水产养殖等功能，一些大型水库更具有以上全面的综合功能，水库管理单位日常工作中档案管理应存在大量的资料信息，但一些水库单位对档案管理投资较少，甚至没能建起像样的档案室。很多档案资料，或堆放在某个小房间里、或杂乱无章的收藏于办公室角落的铁柜中，或由各科室自行保管等等，在档案室建设和专用设施设备配备上缺失严重，并且没有专门的档案管理操作系统，还沿用老旧的管理办法，靠手抄编册，人工翻查，档案管理观念和手段较为落后。
（3）档案管理人员配备不足及专业水平不高。事业单位编制有限，人员紧张，只能安排一些年龄较大、能力水平不高的人员负责（或兼职）档案管理工作，企业单位也同样存在此类情况，而且档案管理人员没有经过系统的专业技能培训，档案管理业务水平不高，在工作中存在一些问题，如档案卷宗标题不清，序号不明，卷内目录不全，内容和成份杂乱等。导致形成了档案管理人员战斗力不强、业务能力水平不高、档案信息利用率偏低等尴尬局面，档案管理工作水平难有提升。
（4）档案管理规章制度不健全及执行不力。一些水库管理单位没能建立健全档案管理的规章制度，尽管有的建立了制度，但没能用严格执行，规章制度只是一纸空文，档案管理工作存在不规范、不严谨、不安全的情况。有可能造成档案文件的遗失，甚至造成涉密档案泄密的严重后果。
（5）档案材料收集不全缺失现象令人堪忧。水库管理单位档案管理工作信息收集不全，主要表现在以下方面：因工作繁忙，一些会议录音、录像信息得不到及时收编存档，过后遗忘、丢失；因工程建设项目进度要求紧，一些工程资料无人及时收集，造成缺失；因工作层面涉及的单位较多，相关资料信息未能全面收集，归纳不全。如出现以上类似情况，一旦时间久远，人员离散，很难再收集齐全档案信息，难以恢复事实真相，不利于单位档案的完整建立。
2 水库管理单位档案管理的对策
（1）重视档案管理工作，加大硬件建设投入。水库管理单位领导层要学习贯彻《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和《广西壮族自治区档案管理条例》等法律法规，把档案管理工作列入重要议程，提高档案具有历史再现性和原始真实凭证价值的重要属性的认识，管好用好档案信息意义重大。要积极筹措资金，加大档案管理硬件建设的投入，建设独立的档案室，配备满足档案管理工作需要的计算机、复印机、扫描仪等设备，购买和升级档案管理操作系统，配备档案室防火防盗设备，确保档案管理工作硬件建设符合标准要求，营造优良的环境。
（2）加强档案人才培养，提升专业技能水平。人才是做好事业的有力支撑，要转变老旧观念，把综合素质高、责任心强，原则性高、保密意识强，勤奋肯干、有创新意识的职工安排到档案管理岗位。营造鼓励和支持档案管理工作的良好氛围，创造更多更好的学习机会，加强档案管理人员的业务培训，采取走出去请进来的模式，使其了解档案管理的发展趋势，学习到先进的档案管理理念，掌握熟练的专业技能，逐步提升单位的档案管理工作水平。
（3）建章立制严格执行，档案管理规范有序。要建立档案库房的管理制度，加强卫生管理、防火防盗工作，落实专人管理，打造整洁、有序、安全、高效的档案管理工作环境；要建立查阅、借阅档案的管理制度，并严格按照规定贯彻执行，加强档案管理的保密工作，不允许违规查阅、借阅档案资料，防止泄密事件的发生。
（4）依法管理档案信息，开发利用促进发展。档案管理工作对当地经济建设和社会发展具有较高价值的参考，依法开发利用档案信息，把纸质资料信息转化成为速度更快、效率更高的电子信息，利用强大的网络达到信息共享的目的，在保证档案安全的前提下，提高档案信息的使用效率。
（5）专人专项收集信息，全面及时整理档案。如果没有司马迁发奋继续完成所著《史记》，后人将很难了解黄帝时期到汉武帝元狩元年长达3000多年的历史。作为档案信息的收集人，要尊重历史和事实，档案记录有始有末。比如秘书在会后，要及时整理会议的文件、会议记录、收集会议相片、录音，形成一套完整的资料；比如工程项目建设，必须设专人管理各种资料，全面收集工程从始至终的文书、图纸、相片等资料，收集整理后交档案管理人员归纳编存。
3 结束语
水库管理单位的档案管理存储着大量的信息，既有单位的秘密文件，甚至有涉及到国家的机密文件，这些文件需要严格的保密和管理；也有承担大量社会服务的信息，特别是水库防汛雨情水情信息、水资源保护和水质检测信息、流域内水文信息等，都要无条件的给国家和社会提供相关的信息查询、咨询和调用等无偿服务。因此，水库管理单位的领导要重视档案管理工作，实现档案管理的规范化、制度化和科学化，依法开发利用档案信息，积极促进当地的经济发展和社会稳定。
收稿日期：2018-11-14
作者简介：黄凯斌（1973-），男，助理工程师，本科，主要从事发配电、文秘档案管理、人事管理、党务工作。