论文部分内容阅读
【摘要】随着科学技术的进步，各项经营管理领域都引进了信息化的先进手段，实现档案的信息化管理也逐渐成为人们关注的话题，本文分析一下档案信息化管理过程中出现的主要问题，并提出一些有效的应对措施。
【关键词】档案；信息化；问题；应对措施
【中图分类号】G271 【文献标识码】A 【文章编号】1672—5158（2012）08—0267-02
档案信息化，就是把先进的计算机和网络手段引进档案管理工作中，对档案资源进行处置、管理和使用，实现档案资源的规范化、程序化，以为社会的发展提供基本服务。
一、我国档案信息化过程中存在的问题
1、档案信息化管理队伍整体素质落后
档案信息化管理作为一种创新型的工作，想要得以顺利的落实必须要具备一定的创新思想，而现在很多档案管理人员由于一直使用传统的管理办法，不愿意接受新的思路、新的方法，有些甚至产生抵触心理，以至于专家和管理者在管理理念上难以达成共识，无法展开有效的沟通。而档案信息化建设需要的是懂管理、懂业务、懂技术、会创新的复合型人才，这些不愿意接受改变和更新的管理者严重的影响了整个管理队伍的前进和发展，使很多单位建立的网络、购置的软件都成为了摆设，不仅为单位带来了浪费，更重要的是制约了档案信息化的进程。
2、档案信息化管理的资金支持不足
有些单位没有提高对档案信息化管理的重视，这些单位的管理者不愿意为档案信息化工作投入大量的资金，这主要是由档案工作的自身性质决定的，档案工作能为单位持续、健康的发展保驾护航，但却不能为单位带来直接、可观的经济效益，而很多经营管理者只看重眼前的利益，没有考虑到单位长远的经营计划，所以常将档案管理工作放在可有可无的位置，更不用说投入资金了。当然，档案管理人员缺乏创新精神、不主动争取也是档案信息化管理资金缺乏的重要原因，档案信息化管理工作在得不到足够资金的支持下，根本没有办法开展。
3、计算机技术的开发利用相对滞后
现代的档案信息化管理是指利用计算机技术规范化操作档案的整理、立卷、移交、归档、库房管理等各个环节，但在实际工作中，由于档案管理者的水平有限，他们对计算机的使用只局限在存储档案的目录数据，计算机的收集、组织、编研等功能并没有得到充分發挥，致使档案信息化管理没有达到程序化及流程化的要求，计算机和网络资源的开发利用相对滞后，减慢了档案信息化管理的进程。
4、档案信息化管理缺乏系统的规划
很多单位还没有把档案信息化管理纳入单位的全局规划，更没有完善的档案信息化管理体系及制度，单位内部常出现各自为政、各取所需的局面，导致档案信息化管理不能有序、协调的发展，常常出现诸多漏洞。
二、促进档案信息化管理进程的有效措施
1、加强档案管理人员队伍的整体建设
任何工作的有效落实都离不开人力资源的支持，因此，单位应该重视档案管理人员的素质培养，不断加强人才队伍关于信息技术软硬件知识的培训以及网络系统建设技能的再教育，并积极引进计算机专业人员，加大档案信息化的宣传，使所有档案管理人员意识到档案信息化的重要意义，使他们从心底里接受档案信息化建设工作，并为此而努力、创新，力争培养出具有高素质、高技能、高水平的档案管理队伍。
2、推进档案信息产业化的快速发展
随着我国科学技术的发展、经济水平的不断提高，市场上对文化产业及信息服务的需求势必会随之增高，因此，推进档案信息产业化的发展，不仅满足了社会发展对信息文化的需要，而且很大程度上的解决了档案信息化管理资金缺乏的问题。档案信息产业化的持续发展，提升了档案的价值，使档案信息逐渐实现知识化、社会化、资源共享化。档案信息产业化发展工作可以按照我国档案法的指导思想，为社会提供具有利用价值的档案，然后按照国家档案局及国务院价格管理部门的规定收取适当的费用，这就是档案信息产业化的发展策略。例如，对一些企业、单位、社会机构有针对性的提供一些有偿的可开放信息，实现信息资源的经济化；利用先进的科学技术将一些珍贵、稀有的历史档案仿真制作，开展社会化的有偿服务等等。
3、按照客户需求规划档案信息化的方向
实现档案信息化进程的快速发展，不仅仅是通过加强信息技术的使用、开发，关键是要制定一个系统的信息化管理规划。而档案信息化前进的道路上应该以客户的实际需求为导向，确定信息化建设的主要内容，也就是需求决定市场。例如，在广泛应用网络手段办公的条件下，大家对文档一体化的需求会增加；随着政府各项工作压力的增大，政府的各项管理工作也正朝着科学化、规范化的方向发展，政府为保证各项决策的准确、高效，就会对档案信息的辅助功能提出需要等等。所有的档案管理部门必须按照实际客户的需求来确定档案信息化的建设目标，才能保证信息化工作的有序发展。
4、最大程度的实现档案资源的有效利用
随着信息社会的不断发展，档案信息的价值将会越来越大，档案信息是信息社会的重要资源，档案资源的有效开发和利用将极大的促进信息社会的发展，因此，档案部门要采取各种有效的措施，最大程度的实现档案资源的开发和利用。具体可以采取以下几种策略：（1）档案部门要不断改善档案信息的资源结构，为档案信息资源的征集工作提供基本的保障，通过扩大档案信息征集的目标和范围，逐渐丰富档案的信息内容，力争形成结构合理、质量高级的档案信息资源；（2）无论是信息技术的发展还是人们对信息需求的增高，都显示着传统的信息使用方法已经过于落后，档案部门要积极引进现代的科学技术，加强信息使用方法的改革创新；（3）档案部门要形成主动服务的意识，不断去开发、积累对信息需求的客户，不能“坐以待毙”的等待用户寻到头上来，面对激烈的市场竞争，档案部门应该具有竞争的观念，主动的提高自己、推荐自己以适应市场需求；（4）档案信息资源应该扩大服务的范围，不仅要为机关、政府、企事业单位提供信息资源，还更要注重对普通老百姓的服务，使人人都能享有信息服务的权利。
结束语：档案的信息化不仅关系到政府、机关以及各企事业单位对信息资源的掌控能力，它更是我国实现信息化社会建设的重要保证，为了顺应时代的发展、社会的需要，档案部门要不断探索有效的措施力争早日实现档案信息化管理。
参考文献
[1]王美琴.我国档案信息化过程中的主要问题及对策[J].档案学研究.2011（1）
[2]阮礼军.档案信息服务产业化探析[J].企业家天地（下半月版）.2006（6）
【关键词】档案；信息化；问题；应对措施
【中图分类号】G271 【文献标识码】A 【文章编号】1672—5158（2012）08—0267-02
档案信息化，就是把先进的计算机和网络手段引进档案管理工作中，对档案资源进行处置、管理和使用，实现档案资源的规范化、程序化，以为社会的发展提供基本服务。
一、我国档案信息化过程中存在的问题
1、档案信息化管理队伍整体素质落后
档案信息化管理作为一种创新型的工作，想要得以顺利的落实必须要具备一定的创新思想，而现在很多档案管理人员由于一直使用传统的管理办法，不愿意接受新的思路、新的方法，有些甚至产生抵触心理，以至于专家和管理者在管理理念上难以达成共识，无法展开有效的沟通。而档案信息化建设需要的是懂管理、懂业务、懂技术、会创新的复合型人才，这些不愿意接受改变和更新的管理者严重的影响了整个管理队伍的前进和发展，使很多单位建立的网络、购置的软件都成为了摆设，不仅为单位带来了浪费，更重要的是制约了档案信息化的进程。
2、档案信息化管理的资金支持不足
有些单位没有提高对档案信息化管理的重视，这些单位的管理者不愿意为档案信息化工作投入大量的资金，这主要是由档案工作的自身性质决定的，档案工作能为单位持续、健康的发展保驾护航，但却不能为单位带来直接、可观的经济效益，而很多经营管理者只看重眼前的利益，没有考虑到单位长远的经营计划，所以常将档案管理工作放在可有可无的位置，更不用说投入资金了。当然，档案管理人员缺乏创新精神、不主动争取也是档案信息化管理资金缺乏的重要原因，档案信息化管理工作在得不到足够资金的支持下，根本没有办法开展。
3、计算机技术的开发利用相对滞后
现代的档案信息化管理是指利用计算机技术规范化操作档案的整理、立卷、移交、归档、库房管理等各个环节，但在实际工作中，由于档案管理者的水平有限，他们对计算机的使用只局限在存储档案的目录数据，计算机的收集、组织、编研等功能并没有得到充分發挥，致使档案信息化管理没有达到程序化及流程化的要求，计算机和网络资源的开发利用相对滞后，减慢了档案信息化管理的进程。
4、档案信息化管理缺乏系统的规划
很多单位还没有把档案信息化管理纳入单位的全局规划，更没有完善的档案信息化管理体系及制度，单位内部常出现各自为政、各取所需的局面，导致档案信息化管理不能有序、协调的发展，常常出现诸多漏洞。
二、促进档案信息化管理进程的有效措施
1、加强档案管理人员队伍的整体建设
任何工作的有效落实都离不开人力资源的支持，因此，单位应该重视档案管理人员的素质培养，不断加强人才队伍关于信息技术软硬件知识的培训以及网络系统建设技能的再教育，并积极引进计算机专业人员，加大档案信息化的宣传，使所有档案管理人员意识到档案信息化的重要意义，使他们从心底里接受档案信息化建设工作，并为此而努力、创新，力争培养出具有高素质、高技能、高水平的档案管理队伍。
2、推进档案信息产业化的快速发展
随着我国科学技术的发展、经济水平的不断提高，市场上对文化产业及信息服务的需求势必会随之增高，因此，推进档案信息产业化的发展，不仅满足了社会发展对信息文化的需要，而且很大程度上的解决了档案信息化管理资金缺乏的问题。档案信息产业化的持续发展，提升了档案的价值，使档案信息逐渐实现知识化、社会化、资源共享化。档案信息产业化发展工作可以按照我国档案法的指导思想，为社会提供具有利用价值的档案，然后按照国家档案局及国务院价格管理部门的规定收取适当的费用，这就是档案信息产业化的发展策略。例如，对一些企业、单位、社会机构有针对性的提供一些有偿的可开放信息，实现信息资源的经济化；利用先进的科学技术将一些珍贵、稀有的历史档案仿真制作，开展社会化的有偿服务等等。
3、按照客户需求规划档案信息化的方向
实现档案信息化进程的快速发展，不仅仅是通过加强信息技术的使用、开发，关键是要制定一个系统的信息化管理规划。而档案信息化前进的道路上应该以客户的实际需求为导向，确定信息化建设的主要内容，也就是需求决定市场。例如，在广泛应用网络手段办公的条件下，大家对文档一体化的需求会增加；随着政府各项工作压力的增大，政府的各项管理工作也正朝着科学化、规范化的方向发展，政府为保证各项决策的准确、高效，就会对档案信息的辅助功能提出需要等等。所有的档案管理部门必须按照实际客户的需求来确定档案信息化的建设目标，才能保证信息化工作的有序发展。
4、最大程度的实现档案资源的有效利用
随着信息社会的不断发展，档案信息的价值将会越来越大，档案信息是信息社会的重要资源，档案资源的有效开发和利用将极大的促进信息社会的发展，因此，档案部门要采取各种有效的措施，最大程度的实现档案资源的开发和利用。具体可以采取以下几种策略：（1）档案部门要不断改善档案信息的资源结构，为档案信息资源的征集工作提供基本的保障，通过扩大档案信息征集的目标和范围，逐渐丰富档案的信息内容，力争形成结构合理、质量高级的档案信息资源；（2）无论是信息技术的发展还是人们对信息需求的增高，都显示着传统的信息使用方法已经过于落后，档案部门要积极引进现代的科学技术，加强信息使用方法的改革创新；（3）档案部门要形成主动服务的意识，不断去开发、积累对信息需求的客户，不能“坐以待毙”的等待用户寻到头上来，面对激烈的市场竞争，档案部门应该具有竞争的观念，主动的提高自己、推荐自己以适应市场需求；（4）档案信息资源应该扩大服务的范围，不仅要为机关、政府、企事业单位提供信息资源，还更要注重对普通老百姓的服务，使人人都能享有信息服务的权利。
结束语：档案的信息化不仅关系到政府、机关以及各企事业单位对信息资源的掌控能力，它更是我国实现信息化社会建设的重要保证，为了顺应时代的发展、社会的需要，档案部门要不断探索有效的措施力争早日实现档案信息化管理。
参考文献
[1]王美琴.我国档案信息化过程中的主要问题及对策[J].档案学研究.2011（1）
[2]阮礼军.档案信息服务产业化探析[J].企业家天地（下半月版）.2006（6）