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摘 要 会计电算化工作是一项技术性很强的工作。目前会计电算化在实践中尚存在一些问题,本文就其规范、完善、管理的几个问题做一探讨。
关键词 会计电算化 规范 完善 管理 问题探讨
中图分类号:F275文献标识码:A
会计电算化工作是会计工作的一项重大变革,它是从普通的会计工作向现代智能化会计工作的一次飞跃式发展,是计算机技术在会计工作中的应用,它是采用电子计算机替代人工记账、算账、报账,以及对会计信息进行分析和利用的过程。具体来说就是以会计软件为核心,集财务管理、财务计划、财务分析为一体的会计电算化管理信息系统。
一、现实存在的问题
(一)会计电算化基础工作水平有待提高。
1、由于各企事业单位所在行业不同,会计核算的要求也不尽相同,作为通用的财务软件,应该既能满足各行业的共同需要,又能符合各种类型财务管理工作的实际情况,這就需要软件功能的系统性、灵活性。随着市场经济的迅速发展和日趋多样化,财务软件除了满足财务部门基本会计业务处理的需求,还要满足一些有关单位的特殊要求如:部门管理、项目管理、外币管理、预算管理等。目前,各单位严重缺乏会计电算化系统专业管理人才,大部分单位的财务软件都是自己购买系统,电算化系统的使用也不够规范,不同单位自己购买的系统软件不同,使用的帐套和报表也不统一,不能综合利用,缺乏灵活性。
(二)财务软件的开发、使用、管理缺乏统一性。
财务软件的开发利用是这项工作的关键,这就要求财务软件的开发要设计合理,由于软件的使用者通常未开发过电算化软件,使得程序的设计过程和使用相脱节,软件的开发成本和利用效率不相匹配。财务软件使用者的电算化知识普及程度不高、业务熟练程度也存在差异,电算化软件通常在使用过程中出现一些系统中断运行的情况,系统中断运行必然会给用户带来重大的损失,因此会计软件的售后服务与管理也至关重要。
(三)会计电算化工作效率有待提高。
有的单位在电算化会计工作过程中,还没有完全脱离手工记账,这就大大提高了工作成本,降低了工作效率,主要原因是电算化会计与原来手工会计核算方法不尽相同。会计人员缺乏自信,忽视了应用现代化先进技术对传统会计的改造。有些单位由于受办公条件的限制,电算化办公系统没有做到专人使用,财务专用的电脑有可能被非财务人员使用,致使财务软件无意间受到损坏,造成会计资料丢失。因此,需要各单位加强会计电算化的专项管理,加强会计电算化在财务管理中的作用,提高电算化会计的工作效率,使之向“管理型”会计电算化方向发展。
(四) 财务软件的安全性、可靠性有待提高。
防止会计信息资料被泄露和破坏是会计软件使用工作的重中之重。使用后的会计数据直接在磁盘上存储,要想利用计算机非法篡改数据具有很大的隐蔽性,电脑操作存在着巨大风险。有的计算机在上网时很可能遭到一些黑客和病毒的侵扰,使会计电算化工作处于被动局面。
(五)会计电算化工作人员计算机专业知识水平有待提高。
由于电算化会计核算代替了原来的手工核算,同时提高了对计算机操作者的专业技术要求,既要求操作者掌握一定的会计专业知识,又要掌握与之相关的计算机软件的使用技术。而现实中,大多数会计人员会计实践经验丰富,理论水平也较高,但对计算机知识掌握的太少熟练使用的程度还不够。
二、 会计电算化工作规范、完善和管理的应对措施
(一)加强会计电算化工作的规范管理。
1、 规范会计人员的微机操作规定,实行专机专用,不准做与业务无关的事情,微机的维护与保养实行责任到人。加强内部控制,系统维护人员与计算机操作人员相分离,系统数据文件的保管与计算机相分离。使是财务人员的分工建立一种相互制约、相互稽核的工作机制,既能防止舞弊现象的发生又能保证会计信息的真实可靠。
2、 严格会计人员的操作程序,会计电算化要求操作人员要有严格的操作规程。如:操作过程中输入计算机的凭证要经过出纳、审核签章后方可登记入账,关闭计算机前要进行备份等。
3、 加强会计电算化系统的安全与保密措施。首先对电算化会计档案要做好防磁、防火、防盗等工作。重要的会计档案应准备双份在不同的地点进行保管。其次,要妥善保管好存有会计信息的磁盘介质,定期进行复制,防止磁性介质遭到损坏,导致会计信息丢失。再就是建立完善的会计档案工作日常检查管理制度,规范对会计档案的借阅和审批程序和规章流程,加强档案的安全与保密性。
(二) 完善电算化会计软件的日常运行与维护措施。
1、要明确计算机用户的操作员身份及相应的会计业务的操作范围和内容。在操作系统中建立完整的数据保护机制。系统应自动识别有效地终端入口,以防不法用户的企图登录。
2、 建立计算机日常运行与维护机制,日常维护包括硬件维护与软件维护。维护一般由电算维护员负责,软件操作员等其他人员不得进行维护,电算主管可进行维护监督工作。通过加强会计电算化系统维护控制,科学地进行电算化操作,保证财务软件的正常运行。
3、 坚持日常和定期的文件备份,文件备份应以会计软件提供的功能,运用存储介质进行备份,定期的文件备份应使用标签标明备份内容、时间、备份人等有关标识内容,并使其处于写保护状态。
(三) 加强会计电算化会计人员的培训力度,提高业务素质水平。
为适应新的经济形势和会计电算化工作的需要,须加强对财务人员的计算机业务培训,不断向财务人员灌输新鲜血液,促进会计工作的规范化,提高会计工作质量,使财务人员转变为既具备丰富的会计理论知识和实践经验,又能熟练掌握计算机的操作技能的复合型人才,为会计电算化工作的不断创新与发展打下良好的基础。
(作者单位:山东省莒县店子集镇财政所)
关键词 会计电算化 规范 完善 管理 问题探讨
中图分类号:F275文献标识码:A
会计电算化工作是会计工作的一项重大变革,它是从普通的会计工作向现代智能化会计工作的一次飞跃式发展,是计算机技术在会计工作中的应用,它是采用电子计算机替代人工记账、算账、报账,以及对会计信息进行分析和利用的过程。具体来说就是以会计软件为核心,集财务管理、财务计划、财务分析为一体的会计电算化管理信息系统。
一、现实存在的问题
(一)会计电算化基础工作水平有待提高。
1、由于各企事业单位所在行业不同,会计核算的要求也不尽相同,作为通用的财务软件,应该既能满足各行业的共同需要,又能符合各种类型财务管理工作的实际情况,這就需要软件功能的系统性、灵活性。随着市场经济的迅速发展和日趋多样化,财务软件除了满足财务部门基本会计业务处理的需求,还要满足一些有关单位的特殊要求如:部门管理、项目管理、外币管理、预算管理等。目前,各单位严重缺乏会计电算化系统专业管理人才,大部分单位的财务软件都是自己购买系统,电算化系统的使用也不够规范,不同单位自己购买的系统软件不同,使用的帐套和报表也不统一,不能综合利用,缺乏灵活性。
(二)财务软件的开发、使用、管理缺乏统一性。
财务软件的开发利用是这项工作的关键,这就要求财务软件的开发要设计合理,由于软件的使用者通常未开发过电算化软件,使得程序的设计过程和使用相脱节,软件的开发成本和利用效率不相匹配。财务软件使用者的电算化知识普及程度不高、业务熟练程度也存在差异,电算化软件通常在使用过程中出现一些系统中断运行的情况,系统中断运行必然会给用户带来重大的损失,因此会计软件的售后服务与管理也至关重要。
(三)会计电算化工作效率有待提高。
有的单位在电算化会计工作过程中,还没有完全脱离手工记账,这就大大提高了工作成本,降低了工作效率,主要原因是电算化会计与原来手工会计核算方法不尽相同。会计人员缺乏自信,忽视了应用现代化先进技术对传统会计的改造。有些单位由于受办公条件的限制,电算化办公系统没有做到专人使用,财务专用的电脑有可能被非财务人员使用,致使财务软件无意间受到损坏,造成会计资料丢失。因此,需要各单位加强会计电算化的专项管理,加强会计电算化在财务管理中的作用,提高电算化会计的工作效率,使之向“管理型”会计电算化方向发展。
(四) 财务软件的安全性、可靠性有待提高。
防止会计信息资料被泄露和破坏是会计软件使用工作的重中之重。使用后的会计数据直接在磁盘上存储,要想利用计算机非法篡改数据具有很大的隐蔽性,电脑操作存在着巨大风险。有的计算机在上网时很可能遭到一些黑客和病毒的侵扰,使会计电算化工作处于被动局面。
(五)会计电算化工作人员计算机专业知识水平有待提高。
由于电算化会计核算代替了原来的手工核算,同时提高了对计算机操作者的专业技术要求,既要求操作者掌握一定的会计专业知识,又要掌握与之相关的计算机软件的使用技术。而现实中,大多数会计人员会计实践经验丰富,理论水平也较高,但对计算机知识掌握的太少熟练使用的程度还不够。
二、 会计电算化工作规范、完善和管理的应对措施
(一)加强会计电算化工作的规范管理。
1、 规范会计人员的微机操作规定,实行专机专用,不准做与业务无关的事情,微机的维护与保养实行责任到人。加强内部控制,系统维护人员与计算机操作人员相分离,系统数据文件的保管与计算机相分离。使是财务人员的分工建立一种相互制约、相互稽核的工作机制,既能防止舞弊现象的发生又能保证会计信息的真实可靠。
2、 严格会计人员的操作程序,会计电算化要求操作人员要有严格的操作规程。如:操作过程中输入计算机的凭证要经过出纳、审核签章后方可登记入账,关闭计算机前要进行备份等。
3、 加强会计电算化系统的安全与保密措施。首先对电算化会计档案要做好防磁、防火、防盗等工作。重要的会计档案应准备双份在不同的地点进行保管。其次,要妥善保管好存有会计信息的磁盘介质,定期进行复制,防止磁性介质遭到损坏,导致会计信息丢失。再就是建立完善的会计档案工作日常检查管理制度,规范对会计档案的借阅和审批程序和规章流程,加强档案的安全与保密性。
(二) 完善电算化会计软件的日常运行与维护措施。
1、要明确计算机用户的操作员身份及相应的会计业务的操作范围和内容。在操作系统中建立完整的数据保护机制。系统应自动识别有效地终端入口,以防不法用户的企图登录。
2、 建立计算机日常运行与维护机制,日常维护包括硬件维护与软件维护。维护一般由电算维护员负责,软件操作员等其他人员不得进行维护,电算主管可进行维护监督工作。通过加强会计电算化系统维护控制,科学地进行电算化操作,保证财务软件的正常运行。
3、 坚持日常和定期的文件备份,文件备份应以会计软件提供的功能,运用存储介质进行备份,定期的文件备份应使用标签标明备份内容、时间、备份人等有关标识内容,并使其处于写保护状态。
(三) 加强会计电算化会计人员的培训力度,提高业务素质水平。
为适应新的经济形势和会计电算化工作的需要,须加强对财务人员的计算机业务培训,不断向财务人员灌输新鲜血液,促进会计工作的规范化,提高会计工作质量,使财务人员转变为既具备丰富的会计理论知识和实践经验,又能熟练掌握计算机的操作技能的复合型人才,为会计电算化工作的不断创新与发展打下良好的基础。
(作者单位:山东省莒县店子集镇财政所)