新形势下事业单位档案管理创新

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  摘 要:在当前事业单位运行及发展过程中,要想实现事业单位的稳定良好发展,就必须要开展各个方面的管理工作,而档案管理就是各项管理中比较重要的内容。因此,本文主要针对新形势下事业单位档案管理创新进行分析,以事业单位档案管理现状为入手点,探索事业单位档案管理创新的方式方法,使事业单位档案管理现状得到改善,保证事业单位档案管理得到满意的效果,确保档案资源利用率的提升。
  关键词:事业单位;档案管理;创新
  在当前的信息时代发展背景下,档案信息资源具备的价值也越来越高,尤其在事业单位中,档案资源在单位决策及单位业务开展方面都发挥着重要的价值及意义,因而必须要加强档案管理,为档案资源的应用提供基础与保障。作为新形势下的事业单位档案管理人员,应当结合档案管理的实际情况及要求,对档案管理工作进行创新,实现档案管理的有效完善,为事业单位内档案信息的利用提供支持与保障,发挥出档案管理的作用。
  一、新形势下事业单位档案管理特点及创新意义
  1.新形势下事业单位档案管理特点
  在当前的资料信息数字化发展背景下,事业单位内部的档案资料也由以往的单一文本资源转变为多元化资料,如视频资料及软件资料等各种不同的类型,这些资料不同于传统的纸质资料,在收集及整理方面都会使档案管理工作面临新挑战。同时,在当前信息暴增背景下,有关新产品、新事物及新理念都有着越来越快的更新速度,产品寿命也越来越短,这就导致档案管理工作内容不断增加,在这种情况下若不能及时改变档案管理模式,则无法适应当前的时代发展需求,因而需要实现事业单位档案管理创新。
  2.新形势下事业单位档案管理创新的意义
  在当前事业单位档案管理工作的开展中,档案管理创新有着重要的价值及意义,具体而言,其价值及意义主要体现在以下几点。
  首先,事业单位档案管理具有较强的公共服务性及保密性。事业单位属于国家单位,有些事业单位是服务于全体公民的,为民众提供医疗、教育及文娱等相关服务,在开展档案管理工作的基础上,可以使事业单位为人们提供更便捷的服务,可以为人们提供查询、咨询以及打印与调阅等有关服务。在实现档案管理创新的基础上,可以解决人民群众的办事时间,使群众服务更加高效。另外,有些事业单位属于保密性单位,这些单位内部的很多档案资料都属于保密材料,对这些材料在管理上必须要慎重,若发生泄漏情况,不但会导致事业单位产生损失,还可能会影响到国家利益,而档案管理的创新有利于避免这种情况的出现。
  其次,事业单位档案管理与单位及职工的利益存在密切关系。对于事业单位内部的岗位,其内容中详细记录了在事业单位实际发展中各个阶段的重要信息及有关支撑材料,在事业单位实施改革、评价及工作回顾方面属于十分重要的依据,并且事业单位档案内也有单位在社会服务方面所取得的成绩的记录,属于十分重要的历史见证资料,与事业单位的社会价值及在社会上得到的评价存在密切关系。另外,事业单位档案也对单位职工信息进行详细记录,其中包含职工升迁调动、培训及评优评先等相关信息,在单位对职工实行考核、评价及选拔方面属于十分重要的参考资料。同时,这些档案信息与退休职工的工龄计算及退休待遇等都存在密切联系。所以,对事业单位档案管理实行创新,可以实现这些档案信息的更好利用,使事业单位职工的利用及单位整体利益都可以得到有效保证。
  最后,事业单位档案管理有利于单位服务质量提升。大部分事业单位都是依靠政府拨款维持运营的,主要任务就是承担社会服务,其服务对象主要就是人民群众。在目前事业单位改革的背景下,对于事业单位的年终考核,事业单位服务质量已经成为重要指标,而实现群众满意度的提升也是很多事业单位工作中中心。在提升群众满意度方面,不断需要单位工作人员保持良好的服务态度,单位内部具有理想的基础设施,有规范化的办事流程,同时也需要使事业单位的档案管理更加规范化,规范化的档案管理可以使单位的良好工作态度得以体现,树立单位的良好形象。而通过对事业单位的档案管理实行有效创新,可以使档案管理的规范性得以进一步提升,实现更有效的档案管理,更好为人们群众提供服务,提升单位的服务质量。
  二、新形势下事业单位档案管理中存在的问题
  在新形势下的事业单位档案管理中,要想实现档案管理的创新,需要清楚认识档案管理中存在的一些问题,主要就是包括以下几个方面。
  1.档案管理基础仍欠缺
  就新形势下的事业单位档案管理实际情况来看,档案管理基础比较差是影响档案管理效果的重要因素,具体体现在以下几个方面。首先,当前有些事业单位的领导及档案管理工作人员对档案管理工作缺乏正确的认知,并未真正在思想层面上意识到档案管理工作的重要性及价值,未认识到档案资源在实现单位发展方面的价值及意义,这样一来就会导致在档案管理中的投入比较少,档案管理工作的开展缺乏有利的基础与支持,影响档案管理工作的效果。其次,由于事业单位对档案管理方面的重视程度较低,在这一方面投入的资金及基础设备也就会比较少,这样情况产生的结果就是档案管理中的基础设施建设不理想,档案管理方面的硬件基础与软件基础都有所欠缺,这会直接影响到档案管理的最终效果及水平,不利于档案管理工作顺利开展。再次,事业单位的档案管理工作开始是以档案管理制度为基础,需要以科学合理的档案管理制度给予档案管理工作指导,然而目前有些事业单位档案管理工作在开展中缺乏合理的管理制度。有些单位虽然制定了有关的管理制度,然而缺乏针对性及适用性,无法在实际的档案管理中发挥出应有价值及作用,影响档案管理的质量及效率,不利于档案管理得到满意的效果。
  2.档案管理信息化建设落后
  在目前信息时代背景下,事业单位的档案信息数量及类型都不断增多,在这种情况下传统的人工档案管理模式已经无法适应实际需求,需要有效开展档案管理信息化建设。然而,目前有些事业单位并未实现档案管理信息化建设,在档案管理工作的开展过程中缺乏对信息技术的有效应用,导致档案管理的信息化无法实现,影响档案管理效率及质量。另外,有些事业单位内虽然开展了档案管理信息化建设,然而由于信息化管理思想并未形成,缺乏信息化管理的技术,也就无法充分体现出档案管理信息化建设的价值及意义,所谓的档案信息化管理仍处于形式层面,并未真正发挥出应有的作用,影响事业单位檔案信息化建设的结果,最终影响档案管理的效果。   3.档案管理队伍建设有待于加强
  新形势下的事业单位档案管理工作开展中,对档案管理人员的要求也不断提升,并且档案管理工作的落实需要档案管理工作人员具体执行,这也就需要档案管理人员具备较强的能力及素质。然而,就目前事业单位的档案管理实践来看,档案管理工作人员的素质及能力并不符合新时期的要求,档案管理工作队伍仍需进一步加强。一方面事业单位的档案管理人员数量仍有所欠缺,档案资料越来越多,档案管理方面的工作量越来越大,然而档案管理人员的数量并未增加,甚至有不断减少的情况,这种形势下必然会导致档案管理人员的工作压力比较大,影响工作人员在档案管理中的充分投入,从而会影响档案管理工作的质量及水平。另一方面事业单位档案管理人员的能力及素质不够理想,缺乏对现代化档案管理技术及手段的掌握,对于信息技术的掌握比较欠缺,不符合档案管理工作对人才的要求,在档案管理中的投入效果不理想。综合这两个方面,在新形势下的事业单位档案管理中的人才基础不够坚实,使得档案管理工作的开展缺乏人才支持与保障,影响档案管理的最终效果。
  综上所述,在新形势下的事业单位档案管理实施中,仍有一些问题存在,这些问题的存在影响档案管理的质量及效果,因而需要档案管理人员针对这些问题实行创新,以实现更有效的档案管理。
  三、新形势下事业单位档案管理工作创新策略
  1.加强事业单位档案管理基础建设
  依据新形势下事业单位档案管理实际情况及要求,要想实现档案管理工作的创新,使档案管理得到完善,需要注意的一点就是应当加强档案管理基础建设。首先,作为事业单位的领导及档案管理工作人员,需要转变以往的理念及想法,对档案管理工作加强重视及认识,意识到档案管理的重要性及价值,这样才能够使档案管理工作加强投入及研究,在思想层面上注重档案管理工作的实施。在形成这种正确思想的情况下,可以使档案管理工作的开展具有比较满意的理念指导及支持,有利于档案管理工作的创新及档案管理质量的提升。其次,在对事业单位档案管理加强认识的基础上,需要对其加强资金投入,为档案管理提供有利的资金支持。同时,通过增加资金投入,可以为更好实行档案管理配备优质设备及设施,让档案管理工作的开展有比较满意的硬件基础与保障,这对于档案管理工作效率的进一步提升具有十分重要的作用。最后,在事业单位档案管理工作中,还需要制定科学合理的管理制度及规范,主要就是要依据新形势下档案管理工作的要求及特点进行管理规范及制度的制定,为档案管理工作的开展提供更好的支持。同时,在制定档案管理制度及规范方面,还需要结合单位内的实际情况,制定更加具有针对性的管理制度及规范,以保证档案管理工作的开展可以得到更合理的理论指导,为提升档案管理的质量及效率提供有效的支持及依据。
  2.创新档案管理信息化
  在新形势下事业单位档案管理创新方面,除需要加强基础建设之外,还需要创新档案管理信息化,主要就是需要加强档案管理信息化平台建设,具体需要从以下几点入手。首先,需要有效开展软件建设及保密工作。在当前事业单位开展档案管理信息化建设方面,软件建设属于重要内容及载体,也就需要确保相关档案管理软件的性能及功能,使软件能够更具有先进性及完整性。在该过程中,事业单位可以依据自身实际情况通过第三方购买相关的档案管理软件,也可以自主进行软件平台设计。在软件内设置符合自身实际情况的一些功能,使事业单位档案管理特点充分体现出来,对模块设计及功能设计,需实行进一步拓展,确保这些管理软件具有理想的运行速度及适当的容量。同时,在档案管理软件建设方面,需要以长远角度考虑,实行合理规划,并且需要在单位不断发展的情况下进行各种功能的不断扩展,根据单位内部档案管理的实际需求实现战略性升级,从而使档案管理信息化建设进一步提升其技术性及先进性。此外,在档案管理软件建设方面还需要使信息内容保证安全性,这是因为很多档案信息与单位内部的机密规划之间存在密切关系,因而需要进一步加强档案信息防御,系统升级及漏洞修补等功能都必须要达到最优化。除此之外,档案管理工作中需要注意保密性,而目前很多事业单位对于保密工作的重要性并未真正认识,致使档案信息泄露问题出现。针对这种情况,需要档案管理部门选择适当档案库房,且需要落实防盗工作,加强档案信息安全系统建设。其次,合理进行资源整合。在事业档案管理信息化建设方面,资源整合也是比较重要的一个方面。在资源整合方面可以利用事业单位内的管理软件得以实现。在档案管理信息化创新方面,可以依据事业单位管理平台实行资源整合,主要包括以下两个方面内容,其中一个方面就是实现档案管理与事业单位管理平台的融合,这样不但对管理比较有利,并且可以使档案信息的内在价值充分发挥出来。另外一个方面就是利用事业单位管理平台使档案信息化管理的最大功能得以充分发挥,从而使档案管理可以得到满意的成果,提升其信息化水平。
  3.加强档案管理队伍建设
  对于新形势下事业单位档案管理创新,除需要从上述两个方面入手之外,还需要注意加强管理队伍建设,提升管理人才的整体素养。依据事业单位档案管理的实际情况,对于档案管理队伍建设,需要从以下几个方面入手。一方面,事业单位需要积极引进档案管理人才,通过引进高素质档案管理人才,不断充实档案管理队伍,使档案管理工作中具有充足的人才资源,为档案管理提供人才支持。另一方面,对事业单位的档案管理人员,需要积极加强培训教育,主要就是对档案管理人员进行业务能力的培训,使档案管理人员可以掌握现代化的管理技术及方法,丰富其档案管理理论知识,以实现档案管理人员整体能力及素质的提升。同时,还需要加强档案管理人员的职业素养培养,增强档案管理人员的责任心,使其在档案管理工作中更积极投入,对档案管理工作不断探究,为档案管理創新及效果的提升提供真正的人才支持与保障,满足档案管理的实际需求。
  四、结语
  在新形势下事业单位的发展过程中,实现事业档案管理工作的更有效开展已经成为重要的任务及需求,需要在档案管理工作中加强投入,实现档案管理工作水平的提升。作为新时期的档案管理工作人员,需要对档案管理工作加强重视,针对档案管理工作现状及不足,选择针对性途径及方法实现档案管理工作创新,提升档案管理工作质量及效率,满足档案管理的需求,为事业单位发展提供理想的档案资源。
  参考文献:
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  (作者单位:山东歌舞剧院)
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