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21世纪，高等教育的外部和内部环境都发生了深刻的变化，信息交互手段的使用使教育日益成为个体化的学习过程，因需学习、因材施教的教育原则得以真正贯彻，信息化为教育理念的实现提供了技术保障。档案管理信息化是学校信息化的重要组成部分，越来越成为学校工作的关键程序和环节。从发展的角度说，教育信息化的实质就是档案信息化。其作用的大小取决于三个水准：一是学校可供利用的档案信息的开发和积累达到一定的水准；二是学校可供利用的档案信息处理的硬件确保于一定的水准；三是学校可供利用的人的智力，无论个体还是团队均达到一定的水准。