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摘 要:高职院校人才水平评估工作是教育部对职业院校进行宏观管理、监控和指导的重要举措,而高职院校的许多工作都要通过档案内容来体现。因此,高职院校档案管理的好坏对顺利通过人才水平评估及其可持续发展具有重要意义。
关键词:评估高职院校档案建设信息化
中图分类号:G250 文献标识码:A 文章编号:1673-9795(2011)08(b)-0229-01
高职院校人才水平评估工作是教育部对职业院校办学水平和办学实力的一次全面检验,通过评估可以更好的提高高职院校的内涵建设,促进其可持续发展。一部高职院校档案史就是学院的发展史,它记载了高职学院发展的历史进程,是学校人才水平评估工作最有利的佐证材料,是评估的基础和依据。而人才水平评估也为档案的规范管理提供了机遇和平台,二者关系极为密切。
1 档案管理在人才水平评估中所起的作用
高职院校档案是指高职院校在教学、科研及其管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文字材料,是一定时期学校在教育、教学、科研和社会实践活动中的真实反映,保存的都是原始的第一手资料。它既是高职院校的一项日常工作和基础工作,也是衡量高职院校教学质量、科研水平和管理水平的重要尺度。这些历史记录可以作为历史真迹的证明,作为查考、争辩和处理问题的依据,为评估专家组了解过去、熟悉情况、研究问题、预测未来、科学决策发挥了重要作用。
在人才水平评估工作中,专家组了解学校的信息主要来源于两个方面:一是查阅学校提供的原始材料;二是通过问卷调查、听取汇报、个别访谈等形式收集的有关信息。但要在短短几天对一所学校有一个全面的认识和了解,主要还要依赖于档案信息资源。因此,档案管理的规范和完整是搞好人才水平评估的基础。
2 迎检评估工作中凸显档案管理存在的问题
为迎接教育部和省教育厅对我院的人才水平评估工作,学院成立了评建办公室及评估工作材料组,通过学院自评,发现还有很多需要改进和完善的地方。
(1)档案资料收集不完整,归档制度不健全。由于各处室没有专职档案员,材料保存不完整,文件乱丢乱放。比如:学生的实验实训、听课记录、教学进度表等材料不全,教师个人研究成果和教学成果,甚至教学实践活动中的教学档案保存在个人手中,一些設备、声像等类目的档案归档不到位。这些都严重影响了档案的完整性、连续性和准确性,也大大影响了我院人才水平评估工作的顺利进行。
(2)对电子档案的管理意识不强。电子档案管理存在管理机构不健全,专业人才缺乏,归档和管理不规范。多年来,一直重视纸质档案的管理,随着办公自动化的深入,学院产生了大量的电子资料,这些资料承载着学院发展有价值的信息资源,应该说是评估的一个亮点。在自评的过程中我们发现各处室、系职能部门电子资料很少归档,这成了我院的一个明显的薄弱点。
(3)忽视特色档案的形成,缺少资源共享。特色档案能体现学校具有与众不同的个性,也是学院评估中,办学特色的最好反应。但在评估材料整理过程中,我们发现一些国家级专业会议形成的专业材料、反映学院教学特色的精品课程材料、教师自编教材材料等都严重缺失,没有及时归档,而滞留在个人手中。这势必影响档案的使用价值。由于信息化管理手段滞后,处室、系部之间缺少信息资源的传递,这都严重影响档案资源的共享。
(4)档案管理责任不明确,应对评估材料搞突击。受人员编制的制约,学院综合档案室人员是专职档案员,其他处室、系档案人员都是兼职的,各部门管理人员时有变换,又从事着其它工作,责任不明确,造成档案资料的移交难、归档难。到了评估时不得不搞突击,进行补充完善残缺的档案内容,失去了评估材料的原始性、真实性,而且也浪费了人力、物力、财力。
3 以高校评估为契机,加强高校档案工作
教育部对各高职院校人才水平评估的一个总方针就是“以评促建,以评促改,以评促管,评建结合,重在建设”。[1]高职院校档案部门也要把这一方针贯彻落实到档案管理工作中,通过人才水平评估对档案的利用,促使学院档案工作日益完善和发展。
(1)统一思想,加强领导。人才水平评估是教育部对各高等学校进行宏观管理的一种手段,评估的结果直接影响一所高校的声誉和地位,是关系到学校命运和前途的大事。所以,学校要组成由主要领导负责的工作组,并且加大宣传力度,从思想和组织上抓好这项工作。
(2)加强学院档案的科学化、制度化、规范化建设。一是要完善档案制度建设。高职院校必须把档案管理工作纳入学院整体发展规划,建立处室、系的档案管理制度,主要包括:各门类载体的档案立卷归档制度,档案人员职责范围、考核制度,档案的保管、借阅制度,归档范围和保管期限表等等。实行档案管理责任制,各处室、系部档案管理人员负责本部门文件材料的形成积累工作,负责收集本部门人员手中属于归档范围的文件材料,从制度上保证档案的收集、归档和保存。二是加强教学档案的管理,重视特色档案的积累。教学档案是教学管理和教学实践活动中,直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等各种载体材料,是评估的重点,也是学校档案的核心。教学过程产生的大量特色教案、课件、公开课评比等活动档案以及创新教学、教师管理、实验室建设、技能培养、学籍管理、学生成绩等作为重点材料进行收集,充实教学档案和特色档案。
(3)加快学院档案信息化进程。人才水平评估是对高职院校全方位的检查,需要在较短时间内向评估专家提供大量的佐证材料,这就要求学院建立电子档案。如果学院实行的还是传统的纸质档案管理方式,就不能及时和快捷的向评估专家提供材料,这势必影响专家的工作,影响评估的顺利进行,会使评估结果大打折扣。因此,这就要求我院档案部门要转变思想观念,跟上信息化、网络化步伐,把档案管理实现从实物管理向信息管理转变;从静态管理向动态管理转变;从封闭、被动向开放、主动转变;使档案信息的产生、传递、存储、利用形成一个全面、完整、合理的网络信息结构,加快实现我院档案的信息化、数字化和网络化。不断提高档案的管理效率,促进我院档案工作的快速发展,为教育部对我院的人才水平评估工作做好充分的准备。
综上所述,教育部对高职院校的人才水平评估工作也是对档案管理工作一次全面的检验,为学院的档案管理工作提供了良好的发展契机,我们要抓住机遇,以评促建、以评促改、以评促管,把档案工作建设得更加规范化、科学化,实现办学评估与档案建设的双赢。
参考文献
[1] 教育部关于全面提高高等职业教育教学质量的若干意见[Z].2006,16.
关键词:评估高职院校档案建设信息化
中图分类号:G250 文献标识码:A 文章编号:1673-9795(2011)08(b)-0229-01
高职院校人才水平评估工作是教育部对职业院校办学水平和办学实力的一次全面检验,通过评估可以更好的提高高职院校的内涵建设,促进其可持续发展。一部高职院校档案史就是学院的发展史,它记载了高职学院发展的历史进程,是学校人才水平评估工作最有利的佐证材料,是评估的基础和依据。而人才水平评估也为档案的规范管理提供了机遇和平台,二者关系极为密切。
1 档案管理在人才水平评估中所起的作用
高职院校档案是指高职院校在教学、科研及其管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文字材料,是一定时期学校在教育、教学、科研和社会实践活动中的真实反映,保存的都是原始的第一手资料。它既是高职院校的一项日常工作和基础工作,也是衡量高职院校教学质量、科研水平和管理水平的重要尺度。这些历史记录可以作为历史真迹的证明,作为查考、争辩和处理问题的依据,为评估专家组了解过去、熟悉情况、研究问题、预测未来、科学决策发挥了重要作用。
在人才水平评估工作中,专家组了解学校的信息主要来源于两个方面:一是查阅学校提供的原始材料;二是通过问卷调查、听取汇报、个别访谈等形式收集的有关信息。但要在短短几天对一所学校有一个全面的认识和了解,主要还要依赖于档案信息资源。因此,档案管理的规范和完整是搞好人才水平评估的基础。
2 迎检评估工作中凸显档案管理存在的问题
为迎接教育部和省教育厅对我院的人才水平评估工作,学院成立了评建办公室及评估工作材料组,通过学院自评,发现还有很多需要改进和完善的地方。
(1)档案资料收集不完整,归档制度不健全。由于各处室没有专职档案员,材料保存不完整,文件乱丢乱放。比如:学生的实验实训、听课记录、教学进度表等材料不全,教师个人研究成果和教学成果,甚至教学实践活动中的教学档案保存在个人手中,一些設备、声像等类目的档案归档不到位。这些都严重影响了档案的完整性、连续性和准确性,也大大影响了我院人才水平评估工作的顺利进行。
(2)对电子档案的管理意识不强。电子档案管理存在管理机构不健全,专业人才缺乏,归档和管理不规范。多年来,一直重视纸质档案的管理,随着办公自动化的深入,学院产生了大量的电子资料,这些资料承载着学院发展有价值的信息资源,应该说是评估的一个亮点。在自评的过程中我们发现各处室、系职能部门电子资料很少归档,这成了我院的一个明显的薄弱点。
(3)忽视特色档案的形成,缺少资源共享。特色档案能体现学校具有与众不同的个性,也是学院评估中,办学特色的最好反应。但在评估材料整理过程中,我们发现一些国家级专业会议形成的专业材料、反映学院教学特色的精品课程材料、教师自编教材材料等都严重缺失,没有及时归档,而滞留在个人手中。这势必影响档案的使用价值。由于信息化管理手段滞后,处室、系部之间缺少信息资源的传递,这都严重影响档案资源的共享。
(4)档案管理责任不明确,应对评估材料搞突击。受人员编制的制约,学院综合档案室人员是专职档案员,其他处室、系档案人员都是兼职的,各部门管理人员时有变换,又从事着其它工作,责任不明确,造成档案资料的移交难、归档难。到了评估时不得不搞突击,进行补充完善残缺的档案内容,失去了评估材料的原始性、真实性,而且也浪费了人力、物力、财力。
3 以高校评估为契机,加强高校档案工作
教育部对各高职院校人才水平评估的一个总方针就是“以评促建,以评促改,以评促管,评建结合,重在建设”。[1]高职院校档案部门也要把这一方针贯彻落实到档案管理工作中,通过人才水平评估对档案的利用,促使学院档案工作日益完善和发展。
(1)统一思想,加强领导。人才水平评估是教育部对各高等学校进行宏观管理的一种手段,评估的结果直接影响一所高校的声誉和地位,是关系到学校命运和前途的大事。所以,学校要组成由主要领导负责的工作组,并且加大宣传力度,从思想和组织上抓好这项工作。
(2)加强学院档案的科学化、制度化、规范化建设。一是要完善档案制度建设。高职院校必须把档案管理工作纳入学院整体发展规划,建立处室、系的档案管理制度,主要包括:各门类载体的档案立卷归档制度,档案人员职责范围、考核制度,档案的保管、借阅制度,归档范围和保管期限表等等。实行档案管理责任制,各处室、系部档案管理人员负责本部门文件材料的形成积累工作,负责收集本部门人员手中属于归档范围的文件材料,从制度上保证档案的收集、归档和保存。二是加强教学档案的管理,重视特色档案的积累。教学档案是教学管理和教学实践活动中,直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等各种载体材料,是评估的重点,也是学校档案的核心。教学过程产生的大量特色教案、课件、公开课评比等活动档案以及创新教学、教师管理、实验室建设、技能培养、学籍管理、学生成绩等作为重点材料进行收集,充实教学档案和特色档案。
(3)加快学院档案信息化进程。人才水平评估是对高职院校全方位的检查,需要在较短时间内向评估专家提供大量的佐证材料,这就要求学院建立电子档案。如果学院实行的还是传统的纸质档案管理方式,就不能及时和快捷的向评估专家提供材料,这势必影响专家的工作,影响评估的顺利进行,会使评估结果大打折扣。因此,这就要求我院档案部门要转变思想观念,跟上信息化、网络化步伐,把档案管理实现从实物管理向信息管理转变;从静态管理向动态管理转变;从封闭、被动向开放、主动转变;使档案信息的产生、传递、存储、利用形成一个全面、完整、合理的网络信息结构,加快实现我院档案的信息化、数字化和网络化。不断提高档案的管理效率,促进我院档案工作的快速发展,为教育部对我院的人才水平评估工作做好充分的准备。
综上所述,教育部对高职院校的人才水平评估工作也是对档案管理工作一次全面的检验,为学院的档案管理工作提供了良好的发展契机,我们要抓住机遇,以评促建、以评促改、以评促管,把档案工作建设得更加规范化、科学化,实现办学评估与档案建设的双赢。
参考文献
[1] 教育部关于全面提高高等职业教育教学质量的若干意见[Z].2006,16.