用科学发展观理论 做好高校档案管理工作

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  [摘要] 用科学发展观为高校档案管理工作提供了新的理论指导,也对高校档案工作提出了新的要求,高校应该在科学发展观指导下,创新档案管理工作理念,加强和规范档案管理工作,加强档案资源建设,加强档案数字化建设和档案队伍素质建设,做好高校档案管理工作。
  [关键词] 科学发展观 高校 档案管理
  
  当前,全党深入开展学习的科学发展观活动,是党的十七大作出的战略决策。科学发展观的核心是坚持以人为本,全面、协调、可持续的发展观,它是在总结中国现代化建设经验,顺应时代的潮流基础上提出来的,也是继承中华民族优秀文化传统的基础上提出来的。作为档案工作者,通过对科学发展观的不断学习和深入研究,并结合档案工作的实际情况,并以科学发展为指导,不断加强学习,转变观念,增加服务意识,加强档案管理基础工作,建立健全档案法规及规章制度。创造性的做好档案工作。
  一、转变发展观念,创新发展模式
  档案管理工作是一项涉及面广,历史性强的痕迹管理工作,是储备单位、部门、个人和社会活动的信息载体,档案管理作为高校工作中历来都是一项重要基础性工作,是改革开放和现代化建设的重要组成部分,是一项崇高的工作,作为档案工作者应该转变观念,树立新的发展理念。首先必须解放思想,更新观念,改变旧观念,树立新观念。彻底改变传统的档案工作“重藏轻用”局面和长期的无声无息的封闭局面,观念创新是管理创新的前提。管理创新的过程将始终贯穿着观念创新的思想,观念创新是实现管理创新得以成功的保证。管理创新必须确定现代化管理意识,特别是档案管理网络化、信息化、社会化,将创新和知识作为档案工作的管理目标。用创新理念和创新行为来加强档案管理,开辟档案管理发展的新途径。其次要突出创新意识。创新是一切事物发展所必需的要素。档案工作在新时期要有新的发展,就必须从创新出发,在工作理念上使档案工作要从封闭型向开放型转变,管理模式从传统手工型向现代智能型转变,载体形式从单一型向多介质型转变,充实馆藏内容,提高馆藏质量。管理工作从管理型向服务型转变。档案工作人员要积极探索新时期档案工作规律和发展的新途径、新方法来提高档案工作管理水平。再次要强化发展意识,档案事业发展要与整个国家的政治、经济和社会全面发展结合起来,档案部门要抢抓时机,争取发展机会,拓展发展空间,使档案工作加速发展,跟上时代的步伐。
  二、加强建立健全各项档案管理规章制度
  高校档案管理工作是一项综合性的工作,它涵盖了高校人事、文件、教学、科研、学生等多方面,它的发展变化,是随着高校的发展而发展的。要做好这项工作必须建立完善的档案管理工作制度,建立系统有序的管理制度,是档案工作实现规范化管理的有力措施和可靠保证。建立一套行之有效的管理制度,以制管人,只有完善的管理制度,才能顺利开展档案管理工作。
  第一,高校档案机构要在贯彻执行国家有关档案工作的法律法规的基础上,综合规划全校档案工作,拟订和落实本校档案工作规章制度,如归档有范围,立卷有标准,借阅有规定,保密有条例,这就在细节上保证了档案管理的顺利开展。
  第二,高等学校应当建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度,定期布置、检查、总结、验收档案工作,保障档案工作正常、有序地开展。
  第三,强化档案行政部门对高校档案工作和业务指导、监督和检查,提高学校档案管理水平。档案管理人员在工作中坚持照章办事,努力做到坚持原则并履行程序不变通,遵守纪律不放松,才能保证高校档案管理工作高效有序地开展依法治档,依法护档,依法用档。
  三、加强档案管理人员的自身建设,提高档案管理人员业务素质
  档案管理是一门综合性的学科,涉及的知识面广,不仅有档案知识、历史知识、还要有计算机应用技术方面的知识。2009年9月1日新颁布的《高等学校档案管理办法》要求高校档案工作人员应当具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代管理技能。在当今飞速发展的信息时代,作为档案管理工作者,如果仅仅还是传统的手工操作管理模式上,就不可能满足现代档案工作的要求。只有把工作着力点放在数字化管理和网络化资源建设上,才能使档案工作越来越科学高效。因此,在档案管理中必须加强档案工作人员的职业道德教育,由于档案管理工作是一项服务性很强的工作,是为高校的全面建设事业服务的,档案管理工作水平的高低、质量的优劣,取决于档案工作人员的素质。首先,在加强政治思想教育和职业道德教育的同时,还要要求高校档案工作人员具有吃苦耐劳、无私奉献的精神,有高度的工作责任感和荣誉感以及正确的行为规范。并热爱本职工作,忠于职守,既有高度的工作责任感、良好的职业道德、办事细心的工作态度,既有扎实的档案管理的知识和档案管理的基本技能,又有奉献的工作精神;既有不断创新的意识,又能全面掌握办公自动化技术,将现代化科技手段和先进操作管理技术熟练运用于高校档案管理工作中。同时,档案工作工作人员要牢固树立“服务第一”一切服从服务于学校中心工作,全心全意为教学、科研和各项管理工作服务的思想,克服重管轻用的思想,积极主动地想办法,创造性地开展工作,充分发挥档案在教学科研中的重要作用,不断提高档案的服务水平。服务过程中要做到态度热诚,细心周到,百问不烦,用满腔热情做好自己的工作。其次,提高档案管理工作人员的业务素质,档案管理工作专业性强,同时也是一门科学。处于信息化社会的今天,要提高高校档案管理水平,必须有一支高素质的专业队伍。作为高校的档案管理工作人员,不再单纯是档案的保管员,还应是档案信息财富的拥有者和提供者,档案馆也不是单纯是收藏机构,还应是档案信息的聚焦中心、交流中心和信息技术的用户。这就要求档案管理工作人员应该是既懂得档案管理,又具有较高的计算机水平和良好的信息处理能力、根本途径是抓好培训和继续教育,要将培训内与实际工作相结合,针对不同岗位人员的工作职责和素质要求,制定相应的培训方案,加大计算机知识的培训力度,强化与相关学科的联系,重视网络知识的运用,传授有关档案工作的新知识、新技术、新技能,使档案工作人员及时了解档案界的研究动态、档案工作的发展趋势及现代信息技术在档案工作中的运用,进一步拓展学习领域,更新知识结构。
  四、加强档案资源建设,夯实档案事业发展
  随着经济社会的加速发展,特别是信息化进程的加快,档案与经济社会的关系越来越密切,而档案资源是档案事业赖以生存的基础,是各项档案工作的前提和保证,如今社会各界对档案的需求越来越多,档案事业要获得可持续发展,必须高度重视档案资源建设,把档案资源建设作为一项重要基础工作来落实。一是要丰富馆藏资源改善馆藏结构。不再满足于僅仅常规接学校各部门提交的档案资料,要有计划多渠道的收集或者征集反映学校重大事件的档案。二是把好文件收集关,平时注意及时收集各科门类各种载体文件材料,力求做到收集文齐全完整。三是把好立卷归档关,依法做好学校档案材料接收文工作,严格按照档案业务规范要求,对文件材料进行整理,立卷。并规范接收档案程序。四是积极主动将收集学校重大活动档案材料。科研人员课题项目的申报材料,教师员工科研成果如作品照片、论文、获奖证书,以及对社会有重大贡献,名人手稿、照片等资料归档。五是多方位开展档案征收工作,广泛征集落散并记录学校历史的图书、信件、照片。六是做好新载体、新门类的档案收集归档工作。确保档案资料完整、齐全。七是根据档案数字化,开放化和提供利用的需要抓紧进行档案的鉴定、编目档案工作,不断改进档案管理方法,提高科学管理水平。
  五、以科学发展观为指导,提高高校档案工作为社会服务的能力
  贯彻落实科学发展观,要切实提高高校档案工作为社会服务的能力,适应档案信息化建设的要求,就应从以下几方面来做:
  第一、加强信息基础理论的学习,并结合实际工作,树立市场经济观念。重点从价值观念、法制观念和全局观念方面,开阔我们的视野,拓展服务领域,走进市场,走向社会。随着经济的不断发展和社会的进步,各项工作迫切要求决策科学化,这就需要决策者具备相应的科学知识和决策能力,依靠科学的决策技术,掌握完整准确的信息,由此可见,档案信息开发与科学决策有着不可分割的内在联系,它是处于基础地位的。
  第二、进一步新观念,努力改进传统的检索手段,以现代化方法取代传统的模式,以微机检索手段为主要,进行区域档案信息网络管理,有计划、有步骤地步入网络联接,以实现档案信息利用途径的转移。根据系统论思想和集成化要求,档案信息自动化建设的着眼点应是整个系统,组成系统的纵向和横向的各个节点就应达到一定水平,并通过网络加以联通,这样才能发挥整体优势,提高系统的综合能力。
  第三、以人为本,加强对高校师生的服务意识,高校档案是对教学实践中老师,学生工作活动和记录,反映的是教学工作取得的成绩和学校发展的痕迹,由于档案工作是面向师生,面向学校,面向社会的,作为高校档案工作者不仅有不断服务形式,还要有不断拓宽服务领域,努力满足学校师生员工和对档案信息利用要求,这样才能赢得广大师生的欢迎,才能使档案工作得到不断发展,
  第四、对于档案事业而言,服务是立业之本,是档案事业始终保持旺盛生命活力所在。时代的发展要求我们必须转变长期以来被动服务方式,要大力创新档案工作机制,积极主动为学校教学、科研、等工作及社会各界提供优质服务。
  六、坚持高校档案事业的全面、协调发展
  坚持科学发展观客观上要求高校档案工作与社会发展相协调。档案事业作为一项社会事业,必然与社会之间存在着相互依存、相互促进的统一性。具体表现在,一方面档案事业发展的外部动力是由它所依存的社会环境所决定的,另一方面它又以自身的发展作用于社会,影响着社会经济的发展。因此,必须把档案事业与社会作为一个整体看待,同步规划、同步发展、相互促进、相互协调,使档案事业与社会系统处于良性循环,从而使档案事业发展与社会发展相协调。
  科学发展观对高校档案的系统化管理提出了更高的要求。对于高校来讲,不同种类的档案,其立卷、归档各不相同,不同类型的档案,其保管要求的条件各不相同。但是,档案的价值没有本质的区别,都是特定时期特定事物的真实记录。档案管理的系统化决定了它需要运用多种学科知识,多专业配合,多部门协作,多环节配套才能有效实现其目标,因此,研究探讨档案系统的协调组织、加强管理和科学决策,是十分必要的。科学发展观提出的全面协调发展为实现高校档案的系统化管理提供了思想指导,无疑会对高校档案事业的发展产生深远影响。
  七、注重档案资源利用,发挥档案的实际效能
  充分发挥科技社会功能,是坚持以人为本,促进全面发展的重要内容,在市场经济体制下,加强科技档案的管理,实现档案的规范化,最终目的是为了更好地利用档案,发挥档案效能。只有使用好档案,才能增强全社会对档案工作的认识,让全社会都来支持档案工作。为此,必须充分利用科技档案信息,开发档案信息资源,提高服务质量,认认真真地做好档案的利用工作。使科技档案真正发挥其应有的作用,有效地维护公民以及社会组织的合法权益,从而更好实现广大人民群众的经济、政治、文化利益。
  八、全面协调,加强各单位之间的沟通
  为了使档案资源实现其最大价值和最大共享,就必须打破高校档案工作的封闭局面,在过去的工作中,高校档案工作相互之间的交流微乎其微,在各高校实践科学发展观的今天,应树立全面协调的工作方法与理念,加强与同行单位交流管理经验,取长补短,尤其在自动化网络化的今天,应利用现代化的设备和信息传输技术,开展信息联网,以促进高校档案信息资源的传输与交流,实现指导资源共享。
  九、在学习科学发展观实践活动中,不断增强工作的责任感和事业心
  科学发展观是以为人本,全面、协调、可持续的发展,同样档案工作也是持续的,不断向前发展的,档案工作的特点更符合科学发展观规律。由于档案是记录信息载体,因此,档案工作方法与内容必然随着历史的发展而发展,这就要求档案工作人员要有高度的工作责任感和事业心,有良好的职业道德,办事细心的工作态度,以要有扎实的档案管理的方法和管理档案的基本技能。因此,档案管理工作者要有广博的专业知识,开阔视野,优化知识结构,提高综合素质,才能做好新时期的档案管理工作。
  总之,只有牢固树立科学发展观理念,按照科学发展观的要求,才能科学规范档案工作,只有坚持与时俱进,才能适应新形势的要求,才能开创档案管理工作的新局面。才能做好档案的开发和利用,这样不仅能实现档案管理工作的自身价值,而且也会实现档案管理工作的规范化,科学化,法制化。
  参考文献:
  [1] 郑登文,王薇,《新时期提高高校档案工作管理能力探析》,《北京教育:高考版》2005年第3期
  [2] 李加文,《以科學发展观为引领学高校档案管理办法》,《企业永天地》2009年第9期
  [3] 周薇,《落实科学发展观 做好高校档案管理化工作》,《湘谭师范党报》2008年第7期
  [4] 王宁,《如何做好高校管理工作》,《史教资料》2009年第7期
  [5] 赵淑琴,《论新时期高校档案管理人员业务素质要求》,《沿海企业与科技》2005年第8期
  [6] 石为群,《新形式下如何做好高校档案管理工作》,《杭州科技图书情报》2004年第3期
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