论文部分内容阅读
摘要：随着电子信息技术的飞速发展如网站、数据库、多媒体等，电子信息技术已普遍应用在各行各业。电子信息技术具有增进国际间交流与合作、提高工作效率、降低工作成本等优势，而这些优势也正是高校外事工作中所追寻以及有待提高的地方。本文结合在高校外事工作以及电子信息技术的实际应用经验，归纳和总结了高校外事工作中的电子信息技术的重要作用并提出搭建基于电子信息技术的外事工作平台的建议。
关键词：外事；信息技术；应用
中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：2095-9214（2015）05-0222-02
一、高校外事工作中电子信息技术应用的优越性
（一）增进了国际间的交流与合作
高校外事工作中的一个重要职责就是增进国际间学术的交流与合作，引进国外先进的教学理念和教学模式提升高校自身的教育发展水平和国际化水平。而传统的外事工作方式由于受到时间地域等的影响，限制了外事工作在这一领域的发展。而电子信息技术的应用正好弥补了这一缺陷，全球的师生可以利用互联网这个平台通过网站、多媒体等技术展开学术间的交流以及探讨大大增强了学术合作的可能性和及时性。
（二）提高了工作效率
外事工作虽然总类繁多但事无大小，但是都要求外事工作人员认真负责的完成。尤其在对外开放程度日益加剧的当今，高效的外事工作是确保外事工作顺利完成的前提。可是传统的工作模式已无法适应日益增加的外事工作量。就留学生管理而言，一般的程序是在学校注册付费后，外事人员负责帮助学生办理签证；在学校就读期间执教老师需要记录学生的出勤率，而出勤率的高低是考核留学生能否继续就读的一个重要指标。就传统的工作模式而言，外事工作者除了要记录留学生的签证时间、还要统计留学生的出勤率以及学费。工作量不仅庞大、繁琐还特别容易出错，特别是在发生人事调动的情况下往往容易造成错误更严重者可能造成重大外事事故。因此针对这一情况，金华职业技术学院推出了自己的留学生管理平台，这一平台能够让执教老师及时更新留学生的签证情况，外事人员能够随时查阅并统计留学生的出勤以及学费状况。留学生管理平台极大压缩工作流程使留学生管理工作变得简便、快捷、高效。
（三）降低工作成本更环保节能
外事工作中电子信息技术的应用能有效地降低工作成本，更环保节能。外事工作量的增加必然使得各种形式的档案高速增长。有些外事文件由于工作的需要除了档案室要保存，外事领导以及外事工作人员各保留一份。这样不仅大大增加了纸质文档的数量，也造成了资源的严重浪费，同时也为查找档案带来了很大的麻烦。随着信息技术的应用，大大节约了资源与能耗，符合可持续性社会发展。
（四）实现了资源共享
电子信息技术的应用为外事工作提供了一个资源共享的平台，使得学生、老师、外事工作者、高校领导以及相关部门都能够通过这个平台了解外事工作的进程、更新外事工作的信息以及查询外事档案等活动，真正做到了资源共享，大大提高了工作效率与质量。
二、高校外事工作中基于电子信息技术的平台
（一）高校外事网站的开发与应用
高校外事网站不仅代表着高校的形象，同时也是高校对外宣传的一个重要手段。高校外事网站主要面对的用户群体主要有：外事管理人员、国内师生、留学国外的本校学生、国外学生以及国外合作办学的高校等。根据这个特点外事网站的开发可以有以下几个板块：
1. 外事动态：外事动态主要记录外事工作中的最新新闻、信息以及公告等，能够帮助用户及时掌握外事的最新动态。
2. 合作办学：合作办学主要记录高校的合作办学情况如和哪些学校哪些专业展开的合作项目，这些项目有哪些特点适合什么样的学生等。如果高校目前还没有与国外学校展开合作也可以通过这个板块进行对外宣传，阐述合作意向。
3. 海外留学：海外留学这个板块主要针对的是国内的学生。与合作办学这个版块不同的是这个版块主要介绍了国内学生在国外留学的情况，他们的感想以及图片，帮助国内学生了解真实的海外留学的学习生活情况。让国内学生可以根据其它学生的留学情况规划和调整自己的留学计划。
4. 外教管理：外教管理这个版块主要针对的是来高校任教的外籍教师。在这个版块里可以添加国家以及高校自己制定的关于外交的法律条文和规章制度，以及地方人文介绍等，方便外教了解并适应当地教学和生活。另外外教管理可以增添外教来华后的感想，外籍教师和当地学生的交流。
5. 来华留学：在来华留学这个板块中主要介绍海外学生在华的留学情况以及相应的留学中国的法律法规。通过这个平台让更多的外籍学生了解中国，了解即将就读的高校。
6. 政策法规：这个板块主要张贴的国家和学校对合作办学、出国留学等外事工作的法律法规。
（二）来华留学生管理软件的开发与应用
随着近几年来华留学热潮的高涨，2014年来华留学生突破37万。面对日益增多的来华留学生，显然单靠传统的工作方式去管理留学生已行不通了。留学生管理软件正好能弥补传统工作方式的不足。高校留学生系统如图1所示主分成了三个层面用户层、业务层和控制层。
1. 用户层：在用户层中，要考虑到多个用户的应用包括外籍留学生、任课老师、财务人员、外事工作人员以及学校领导等。
2. 业务层中主要包括基本信息、签证管理、学费管理和考勤管理。
（1）基本信息管理主要包括学生注册和学生统计记录了学生的基本资料如姓名、国籍、生日等。
（2）留学生签证管理主要包含的是留学生的签证登记。最重的是一个功能是预警功能，在签证到期的前一个月系统能自动发出警告，提醒相关人员办理续签手续。
（3）留学生费用管理出了录入留学生的学费外还有一个重要功能是提醒并催缴留学生的费用，避免发生学生拖欠费用的情况。
（4）留学生考勤管理中主要有考勤登记和考勤统计两个方面。任课老师可以根据学生的到课情况登记出勤率，外事工作人员可以及时的查阅出勤状况和统计学生的出勤率，对出勤率低于一定比例的同学进行适当。
3. 控制层主要包括角色管理、用户管理和系统日志三个部分。其主要目的就是确保各个用户的权限管理能够按照相关的审核程序严格实施，降低出错率。
总体而言，高校外事工作中电子信息技术的应用大幅度加快了外事工作效率，提高了高校的教育化水平，促进了高校的国际化的进程。
（作者单位：金华职业技术学院）
参考文献：
[1]李泽，李光军，陈红茜. 基于MVC 模式的高校外事信息统的设计与实现[J].电子技术与软件工程，2014，7：225-226.
[2]杨继良.高校外事档案管理中存在的问题及建议[J].出国与就业：就业版，2011（17）：112.
关键词：外事；信息技术；应用
中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：2095-9214（2015）05-0222-02
一、高校外事工作中电子信息技术应用的优越性
（一）增进了国际间的交流与合作
高校外事工作中的一个重要职责就是增进国际间学术的交流与合作，引进国外先进的教学理念和教学模式提升高校自身的教育发展水平和国际化水平。而传统的外事工作方式由于受到时间地域等的影响，限制了外事工作在这一领域的发展。而电子信息技术的应用正好弥补了这一缺陷，全球的师生可以利用互联网这个平台通过网站、多媒体等技术展开学术间的交流以及探讨大大增强了学术合作的可能性和及时性。
（二）提高了工作效率
外事工作虽然总类繁多但事无大小，但是都要求外事工作人员认真负责的完成。尤其在对外开放程度日益加剧的当今，高效的外事工作是确保外事工作顺利完成的前提。可是传统的工作模式已无法适应日益增加的外事工作量。就留学生管理而言，一般的程序是在学校注册付费后，外事人员负责帮助学生办理签证；在学校就读期间执教老师需要记录学生的出勤率，而出勤率的高低是考核留学生能否继续就读的一个重要指标。就传统的工作模式而言，外事工作者除了要记录留学生的签证时间、还要统计留学生的出勤率以及学费。工作量不仅庞大、繁琐还特别容易出错，特别是在发生人事调动的情况下往往容易造成错误更严重者可能造成重大外事事故。因此针对这一情况，金华职业技术学院推出了自己的留学生管理平台，这一平台能够让执教老师及时更新留学生的签证情况，外事人员能够随时查阅并统计留学生的出勤以及学费状况。留学生管理平台极大压缩工作流程使留学生管理工作变得简便、快捷、高效。
（三）降低工作成本更环保节能
外事工作中电子信息技术的应用能有效地降低工作成本，更环保节能。外事工作量的增加必然使得各种形式的档案高速增长。有些外事文件由于工作的需要除了档案室要保存，外事领导以及外事工作人员各保留一份。这样不仅大大增加了纸质文档的数量，也造成了资源的严重浪费，同时也为查找档案带来了很大的麻烦。随着信息技术的应用，大大节约了资源与能耗，符合可持续性社会发展。
（四）实现了资源共享
电子信息技术的应用为外事工作提供了一个资源共享的平台，使得学生、老师、外事工作者、高校领导以及相关部门都能够通过这个平台了解外事工作的进程、更新外事工作的信息以及查询外事档案等活动，真正做到了资源共享，大大提高了工作效率与质量。
二、高校外事工作中基于电子信息技术的平台
（一）高校外事网站的开发与应用
高校外事网站不仅代表着高校的形象，同时也是高校对外宣传的一个重要手段。高校外事网站主要面对的用户群体主要有：外事管理人员、国内师生、留学国外的本校学生、国外学生以及国外合作办学的高校等。根据这个特点外事网站的开发可以有以下几个板块：
1. 外事动态：外事动态主要记录外事工作中的最新新闻、信息以及公告等，能够帮助用户及时掌握外事的最新动态。
2. 合作办学：合作办学主要记录高校的合作办学情况如和哪些学校哪些专业展开的合作项目，这些项目有哪些特点适合什么样的学生等。如果高校目前还没有与国外学校展开合作也可以通过这个板块进行对外宣传，阐述合作意向。
3. 海外留学：海外留学这个板块主要针对的是国内的学生。与合作办学这个版块不同的是这个版块主要介绍了国内学生在国外留学的情况，他们的感想以及图片，帮助国内学生了解真实的海外留学的学习生活情况。让国内学生可以根据其它学生的留学情况规划和调整自己的留学计划。
4. 外教管理：外教管理这个版块主要针对的是来高校任教的外籍教师。在这个版块里可以添加国家以及高校自己制定的关于外交的法律条文和规章制度，以及地方人文介绍等，方便外教了解并适应当地教学和生活。另外外教管理可以增添外教来华后的感想，外籍教师和当地学生的交流。
5. 来华留学：在来华留学这个板块中主要介绍海外学生在华的留学情况以及相应的留学中国的法律法规。通过这个平台让更多的外籍学生了解中国，了解即将就读的高校。
6. 政策法规：这个板块主要张贴的国家和学校对合作办学、出国留学等外事工作的法律法规。
（二）来华留学生管理软件的开发与应用
随着近几年来华留学热潮的高涨，2014年来华留学生突破37万。面对日益增多的来华留学生，显然单靠传统的工作方式去管理留学生已行不通了。留学生管理软件正好能弥补传统工作方式的不足。高校留学生系统如图1所示主分成了三个层面用户层、业务层和控制层。
1. 用户层：在用户层中，要考虑到多个用户的应用包括外籍留学生、任课老师、财务人员、外事工作人员以及学校领导等。
2. 业务层中主要包括基本信息、签证管理、学费管理和考勤管理。
（1）基本信息管理主要包括学生注册和学生统计记录了学生的基本资料如姓名、国籍、生日等。
（2）留学生签证管理主要包含的是留学生的签证登记。最重的是一个功能是预警功能，在签证到期的前一个月系统能自动发出警告，提醒相关人员办理续签手续。
（3）留学生费用管理出了录入留学生的学费外还有一个重要功能是提醒并催缴留学生的费用，避免发生学生拖欠费用的情况。
（4）留学生考勤管理中主要有考勤登记和考勤统计两个方面。任课老师可以根据学生的到课情况登记出勤率，外事工作人员可以及时的查阅出勤状况和统计学生的出勤率，对出勤率低于一定比例的同学进行适当。
3. 控制层主要包括角色管理、用户管理和系统日志三个部分。其主要目的就是确保各个用户的权限管理能够按照相关的审核程序严格实施，降低出错率。
总体而言，高校外事工作中电子信息技术的应用大幅度加快了外事工作效率，提高了高校的教育化水平，促进了高校的国际化的进程。
（作者单位：金华职业技术学院）
参考文献：
[1]李泽，李光军，陈红茜. 基于MVC 模式的高校外事信息统的设计与实现[J].电子技术与软件工程，2014，7：225-226.
[2]杨继良.高校外事档案管理中存在的问题及建议[J].出国与就业：就业版，2011（17）：112.