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摘要：在实际实现电子文件归档的过程中办公自动化系统与档案管理系统整合始终作为一项重要方式与手段存在，这对文档一体化管理目标的实现有相当重要的作用，同时可在原有基础上档案信息资源进行不断的丰富，促使档案管理部门的工作职能得以有效提升。数据库对接、脱机归档、接口技术对接等是在实际促使办公自动化系统与档案管理系统无缝对接的优化整合模式中所必须综合考虑的因素，这对档案管理行业未来的发展与进步打下坚实基础。
关键词：办公自动化系统；档案管理系统；优化；整合路径
从宏观上分析电子公文的档案管理以及通过具体工作实际，提出如何实现OA系统与档案管理系统的对接是现阶段OA系统与档案管理系统整合的研究工作面对的两项主要内容。注意接口技术之间存在一定的差异性，整合对接程序则会在这一过程中受到一定程度的限制。这也是导致通用性强的、规范性的系统对接方案不能有效提出的主要原因。
一、相关概念
从本质上来说办公自动化系统就是指办公信息系统平台，工作流原理、采用计算机和网络信息技术是该系统形成的基础与前提。在使用OA系统的基础之上我们可实现对传统低效的手工办公方式的有效改善，公文运转的在线化、自动化、高效化和协同化目标的实现也需要在OA系统支撑下实现。
在信息技术快速发展的推动之下，个性化设置、支持移动终端审批、系统平台化等新的技术特征是OA系统取得明显进步的直观体现，这对档案管理系统优化整合目标的实现有极大的促进作用。计算机以及互联网技术不可缺少的重要组成部分，这也是档案部门日常管理工作实现信息化管理目标的重要手段，注意其中主要包括收集、整理、归档、存储、统计、利用、编研和发布等，因此在实际工作中必须实现对上述条件的满足。
二、办公自动化系统与档案管理系统优化整合的意义
1.有利于推动文档一体化管理
文件生命周期理论对文档一体化管理目标的实现有一定的支撑作用，在充分结合前端控制理论的同时可实现对全过程的控制，这一过程主要是从形成文件开始，最后到整理结束，这对文件和档案统筹规划以及科学管理目标的实现有一定的促进作用。
2.有利于整合档案信息资源
在利用必要手段的基础上促使分散、独立的档案信息资源实现有机融合是单板信息资源整合的实质与目标，档案资源的有效共享与开发利用的过程也是在这一过程中得以顺利实现，因此我们说这对这对档案信息资源整合工作的顺利开展有积极意义。
三、办公自动化系统与档案管理系统优化整合方案
1.整合目标
OA系统与档案管理系统优化整合的关键是实现电子公文在线归档，目标是确保电子文件数据的完整性、一致性和安全性，归档过程的自动化、批处理化和规范化，最终实现两者的“无缝对接”。电子文件完整性，是指OA系统中的电子文件数据包括目录、正文、附件、阅处单、运转流程图、留痕签发稿等数据能完整地传输到档案管理系统中。
一致性，是确保电子文件与档案数据处理的一致性，做好电子文件的“前端控制”，实施连续的全过程的监控管理。安全性，是确保电子文件数据通过网络传输时，必须配置防火墙、杀毒软件等信息安全方案，数据必须通过加密算法加密后传输，确保数据传输安全。
2.整合标准
在开展OA系统和与档案管理系统整合中，必须遵循《电子公文归档管理暂行办法》及《电子文件归档与管理规范》的规范，并确定整合标准。
（1）明确目录信息
《电子文件归档与管理规范》中规定，每份电子文件必须在《电子文件登记表》（即电子文件目录）中进行登记，并同时保存。电子文件目录是形成档案著录目录的基础，应至少包括文件标题、文号、附件名、文件时间、发文单位等。
而电子公文主要分为收文、发文两个文种，应梳理清晰不同文种与档案管理系统著录目录中相关目录字段的对应关系。在确保内容一致的前提下，同时确保字段数据类型、长度的一致性和匹配度。
（2）明确归档内容
电子文件实体是电子文件归档的核心内容。一份归档的电子文件至少应包含正文、附件、公文单、运转中产生的附属文件以及在OA系统运转的流程图。得益于信息技术的发展，电子公文中发文的签发稿也能得以保存，此电子文稿可通过常用办公软件打开后显示文件从产生到签发过程中形成的修改痕迹，有效确保电子文件归档的完整性。
此外，OA系统中电子文件之间是存在一定相互关系的，如部分发文是上级来文收文处理后起草的，此收文是发文的依据和基础，让后续利用者了解文件的来龙去脉。这种关联性保留了电子文件之间的相互关系，具有重要的保存价值。
3.整合方案
（1）数据库对接方式
数据库对接方式可实现在线归档，主要分为两种形式：一种是由档案管理系统提供数据字典并开放数据库；另一种是OA系统提供数据字典并开放数据库。档案管理系统提供数据字典，档案服务器需要开放数据库，开放电子文件的存取方式（共享文件方式或FTP方式），OA系统通过“写入数据”的方式完成归档操作。OA系统提供数据字典，OA服务器需要开放数据库并开放提取电子文件的辦法，通过对接程序直接读取到档案管理系统中。
（2）脱机归档方式
脱机归档是对OA系统中每份电子文件运转的正文、附件、留痕签发稿、处理文单等从OA系统上打包下载到特定存储介质中（如光盘、硬盘等），实现电子文件归档批量化、自动化。目前电子文件物理归档中的离线归档方式，一般通过脱机归档方式将电子文件存储在光盘上，并移交档案管理部门。
4.方案评估方案
一通过两个系统的数据库的二次开发实现整合，实现方式较为直接。但是，由于整合程序直接读取数据库，将影响两个系统的安全性；需要OA系统与档案管理系统开发人员的高度配合，开发成本较高；再者，如果任何一方升级了系统或数据库字段发生变化，都可能导致归档程序的失效。
结语：
实现归档通用性。统一的数据接口程序可实现OA系统所有电子公文类别归档的自动化、批处理化和规范化。实现电子公文全生命周期内容的归档。能将电子公文运转的公文表单、运转流程、正文、附件文件、签发留痕稿、运转过程中附加的相关文件等进行全归档，确保电子公文的真实性、完整性和一致性）实现留痕签发稿的归档。电子文件中发文的正式印发件和签发留痕稿能同时归档，实现一份文件多版本归档。
参考文献：
[1]史媛.大型办公自动化档案管理系统的设计与实现[J].自动化与仪器仪表，2016（12）：134-136.
[2]莫洁.电子政务条件下OA系统与档案管理系统集成系统设计与实现[J].城建档案，2015（8）：38-40.
关键词：办公自动化系统；档案管理系统；优化；整合路径
从宏观上分析电子公文的档案管理以及通过具体工作实际，提出如何实现OA系统与档案管理系统的对接是现阶段OA系统与档案管理系统整合的研究工作面对的两项主要内容。注意接口技术之间存在一定的差异性，整合对接程序则会在这一过程中受到一定程度的限制。这也是导致通用性强的、规范性的系统对接方案不能有效提出的主要原因。
一、相关概念
从本质上来说办公自动化系统就是指办公信息系统平台，工作流原理、采用计算机和网络信息技术是该系统形成的基础与前提。在使用OA系统的基础之上我们可实现对传统低效的手工办公方式的有效改善，公文运转的在线化、自动化、高效化和协同化目标的实现也需要在OA系统支撑下实现。
在信息技术快速发展的推动之下，个性化设置、支持移动终端审批、系统平台化等新的技术特征是OA系统取得明显进步的直观体现，这对档案管理系统优化整合目标的实现有极大的促进作用。计算机以及互联网技术不可缺少的重要组成部分，这也是档案部门日常管理工作实现信息化管理目标的重要手段，注意其中主要包括收集、整理、归档、存储、统计、利用、编研和发布等，因此在实际工作中必须实现对上述条件的满足。
二、办公自动化系统与档案管理系统优化整合的意义
1.有利于推动文档一体化管理
文件生命周期理论对文档一体化管理目标的实现有一定的支撑作用，在充分结合前端控制理论的同时可实现对全过程的控制，这一过程主要是从形成文件开始，最后到整理结束，这对文件和档案统筹规划以及科学管理目标的实现有一定的促进作用。
2.有利于整合档案信息资源
在利用必要手段的基础上促使分散、独立的档案信息资源实现有机融合是单板信息资源整合的实质与目标，档案资源的有效共享与开发利用的过程也是在这一过程中得以顺利实现，因此我们说这对这对档案信息资源整合工作的顺利开展有积极意义。
三、办公自动化系统与档案管理系统优化整合方案
1.整合目标
OA系统与档案管理系统优化整合的关键是实现电子公文在线归档，目标是确保电子文件数据的完整性、一致性和安全性，归档过程的自动化、批处理化和规范化，最终实现两者的“无缝对接”。电子文件完整性，是指OA系统中的电子文件数据包括目录、正文、附件、阅处单、运转流程图、留痕签发稿等数据能完整地传输到档案管理系统中。
一致性，是确保电子文件与档案数据处理的一致性，做好电子文件的“前端控制”，实施连续的全过程的监控管理。安全性，是确保电子文件数据通过网络传输时，必须配置防火墙、杀毒软件等信息安全方案，数据必须通过加密算法加密后传输，确保数据传输安全。
2.整合标准
在开展OA系统和与档案管理系统整合中，必须遵循《电子公文归档管理暂行办法》及《电子文件归档与管理规范》的规范，并确定整合标准。
（1）明确目录信息
《电子文件归档与管理规范》中规定，每份电子文件必须在《电子文件登记表》（即电子文件目录）中进行登记，并同时保存。电子文件目录是形成档案著录目录的基础，应至少包括文件标题、文号、附件名、文件时间、发文单位等。
而电子公文主要分为收文、发文两个文种，应梳理清晰不同文种与档案管理系统著录目录中相关目录字段的对应关系。在确保内容一致的前提下，同时确保字段数据类型、长度的一致性和匹配度。
（2）明确归档内容
电子文件实体是电子文件归档的核心内容。一份归档的电子文件至少应包含正文、附件、公文单、运转中产生的附属文件以及在OA系统运转的流程图。得益于信息技术的发展，电子公文中发文的签发稿也能得以保存，此电子文稿可通过常用办公软件打开后显示文件从产生到签发过程中形成的修改痕迹，有效确保电子文件归档的完整性。
此外，OA系统中电子文件之间是存在一定相互关系的，如部分发文是上级来文收文处理后起草的，此收文是发文的依据和基础，让后续利用者了解文件的来龙去脉。这种关联性保留了电子文件之间的相互关系，具有重要的保存价值。
3.整合方案
（1）数据库对接方式
数据库对接方式可实现在线归档，主要分为两种形式：一种是由档案管理系统提供数据字典并开放数据库；另一种是OA系统提供数据字典并开放数据库。档案管理系统提供数据字典，档案服务器需要开放数据库，开放电子文件的存取方式（共享文件方式或FTP方式），OA系统通过“写入数据”的方式完成归档操作。OA系统提供数据字典，OA服务器需要开放数据库并开放提取电子文件的辦法，通过对接程序直接读取到档案管理系统中。
（2）脱机归档方式
脱机归档是对OA系统中每份电子文件运转的正文、附件、留痕签发稿、处理文单等从OA系统上打包下载到特定存储介质中（如光盘、硬盘等），实现电子文件归档批量化、自动化。目前电子文件物理归档中的离线归档方式，一般通过脱机归档方式将电子文件存储在光盘上，并移交档案管理部门。
4.方案评估方案
一通过两个系统的数据库的二次开发实现整合，实现方式较为直接。但是，由于整合程序直接读取数据库，将影响两个系统的安全性；需要OA系统与档案管理系统开发人员的高度配合，开发成本较高；再者，如果任何一方升级了系统或数据库字段发生变化，都可能导致归档程序的失效。
结语：
实现归档通用性。统一的数据接口程序可实现OA系统所有电子公文类别归档的自动化、批处理化和规范化。实现电子公文全生命周期内容的归档。能将电子公文运转的公文表单、运转流程、正文、附件文件、签发留痕稿、运转过程中附加的相关文件等进行全归档，确保电子公文的真实性、完整性和一致性）实现留痕签发稿的归档。电子文件中发文的正式印发件和签发留痕稿能同时归档，实现一份文件多版本归档。
参考文献：
[1]史媛.大型办公自动化档案管理系统的设计与实现[J].自动化与仪器仪表，2016（12）：134-136.
[2]莫洁.电子政务条件下OA系统与档案管理系统集成系统设计与实现[J].城建档案，2015（8）：38-40.