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在前面的章节中,我们已经了解到企业社会责任报告的发展历程与作用。一份好的企业社会责任报告应该包含哪些内容、可遵循哪些国际标准。本章将主要讨论如何具体地组织和撰写一份这样好的报告以及如何达到好的发布效果。
第一节 企业社会责任报告的准备与组织
一、 组建报告工作小组
当公司决定要发布企业社会责任报告时,第一件事就是组织报告撰写工作小组,全面具体负责报告的组织决策、撰写、设计和发布工作。
报告小组的组建要遵循三个原则:
第一,报告小组成员的关键领导参与原则。其原因一是企业社会责任报告是一个关于企业的理念、战略和公司可持续发展的沟通,涉及公司的方方面面,没有公司最高管理层的直接支持和领导,不但不能写出符合公司实际的高质量报告,有时甚至难产。二是报告效果的实现问题。如果小组成员中有来自高级管理层的合格代表,那么,报告的效率和效果都会有所不同。
第二,报告小组成员的跨部门原则。一个跨部门的报告小组能够保证报告的均衡性和内容的完整性。由于小组成员来自企业的不同部门,来自公司业务的不同方面,能够保证报告内容的完整性和专业性。这些人会有不同的专长,在编写中都会为报告贡献出自己的专业知识。
第三,报告小组成员的跨利益相关方原则。作为一份企业社会责任报告,报告的对象是企业的利益相关方。有条件的企业如能够将公司的一些关键利益相关方邀请到报告小组中来,无疑会增加报告的针对性,发挥报告的利益相关方参与作用。当然,许多第一次编制报告的企业,考虑到报告信息披露的程度等诸多复杂的因素不便于邀请利益相关方到报告小组,但在报告定稿和发布前专门地征求关键利益相关方的意见是很有必要的。
报告小组的成员组成对报告不仅会有外在影响,而且会产生内在影响。如果报告小组成员对环境、社会和经济关系的了解都很全面,但是在公司内没有影响力,那么,即使将来编制出来的报告很完整,但在公司内部却起不到应有的作用。因此,报告小组成员必须根据需要选择合适的人选。
一个成功的报告编制小组应当包括以下职位的人员:
领导层代表:如同在质量管理体系建设和认证的管理层代表一样,领导层代表在企业中应该具有足够的影响力,能得到管理层的信任,或者是核心决策层的成员。如果报告小组就企业社会责任和可持续发展措施为企业提出思路,通过决策者的参与,实现的可能就高。领导层代表还必须非常熟悉公司文化,在企业中的职位能使他做出独立的决定,避免繁琐的协调过程。例如,通过与管理部门的沟通,可以把环境或社会目标置入企业战略中。在报告起草过程中,如果企业内某一部门不提供必要的数据或拒绝合作,该代表还能对他们施加压力。
报告具体负责人:该职位由负责企业社会责任或可持续发展负责人担任。比起其他小组成员,他更致力于可持续发展,对企业在环境、社会和经济方面的情况有更为全面、深入的了解和把握,可以把这些知识直接地传授给小组其他成员。其在报告中的责任就是提出问题,避免报告有重大遗漏或内容权衡中出现偏差,保证报告的基本方向和质量。如果要把企业社会责任报告或可持续发展报告和财务年度报告统一起来,企业财务部门的代表将可以成为共同的负责人。
企业部门代表:每个公司都有自己特定的企业社会责任问题或可持续发展问题及重点。例如,如果已制定环境管理制度,报告小组中就应该有熟悉该制度的成员。根据企业的重点,来自研发、生产、销售、人力资源、投资关系和战略管理等核心领域的代表都可充实到报告小组中来。
外部顾问:可持续发展不仅关系到企业自身而且关系到企业置身于社会和自然环境中的方式。员工和管理者较难把自己同企业分离开,从外部来看待自己的企业。外部顾问就能提供这一观点,并且可能很了解与企业相关的个体和群体的利益,能够把这些信息带到报告小组中。
利益相关方代表:具有报告编制经验的企业通常会把利益相关方纳入他们的报告编制小组。这些利益相关方可能是环境代表、顾客代表、供应商代表或关联企业代表。
编制实务: 初次报告的撰写方式选择
通常有三种方式可供选择。第一是公司自己独立撰写;第二是委托外部撰写;第三是内外部联合撰写。从三种方式来看,公司独立撰写是主流,也有个别委托外部撰写的,内外部联合撰写现在已成为一些初次编写报告公司的一种选择,这三种方式各有优缺点。公司初次发布报告采取完全独立撰写方式,好处是企业社会责任和可持续发展的理念容易扎下根来,但不足之处就是研究和学习上的时间较长,既要研究国际上和行业上的一些标准,还要研究数据收集和撰写技巧;少数公司采取完全委托外部撰写的方式,好处是相对比较省心,但不足之处是沟通成本和经济成本都较高,同时,理念能不能在内部贯彻执行也面临考验;第三种方式就是与专业机构相结合的联合撰写或者是聘请外部顾问,即一些公司利用专业机构在可持续发展或者企业社会责任方面的经验,与他们联合起来撰写,这种方法的好处是借助专业结构的知识和经验,编写效率高,内外结合编写的质量也较有保障,而且学习成本也较低。很多公司有了一次经验以后,以后就可以以自己为主独立撰写了,现在,越来越多的公司初次编写报告时倾向采用这种方式。
二、制订工作计划
组建报告工作小组后,报告小组就要着手制订报告编制工作计划。报告编制工作计划主要包括三方面的内容。
1.“以终为始”,确定报告的完成时间
也就是报告编制工作计划应该以所期望的报告发布日期为中心逆向安排工作计划。公司可以财务年度报告的发布时间为导向来确定企业社会责任报告的发布时间,同时还可根据以往的出版和网络发布经验,估计出报告编排与印刷所需要的时间和准备网络版本所需要的时间。在国际上,越来越趋向于同时发布可持续发展报告和财务年度报告,诸如巴斯夫(BASF)等许多公司都在同一时间发布这两个报告。两个报告具有类似的版面设计,体现出可持续发展的重要性,与企业的正常经营活动不可分割。
2. 确定报告质量目标
在确定报告的完成时间后,就要确定报告的质量目标。这主要从以下两方面来考虑: 第一,从内部因素考虑,报告在多大程度上反映公司的企业社会责任或可持续发展实际,主要是考虑管理部门决定的信息披露程度以及同类企业的报告披露情况。第二,从外部因素考虑,报告准备选择何种报告标准来指导报告的撰写,如联合国全球契约的十项原则或《可持续发展报告指南》或有关的行业报告指南等,准备在多大程度上采用其相关的指标。
一般来讲,企业在第一次编写报告时,通常会选择自己熟悉的和相适的题目进行披露。因为,很多第一次编写的报告只是从内部视角阐述公司的情况,几乎没有包含从外部视角看待公司的情况。对于一些新问题,也常常缺乏充足的可使用的数据。这些通常只能在以后的报告中提出来。
3. 确定人员分工
可持续发展报告的准备工作并不是报告小组成员在他们的日常工作之外可以完成的,他们需要足够的时间保障。每一位报告编制小组成员都会贡献出自己的才能,并会不同程度地体现在报告的七个步骤中。当然,也不是每一位成员都是全职地从事编制工作,这时要确定哪些人员是全职工作、哪些成员是充当部门联络人的角色;还要决定哪些工作由谁负责、哪些工作由外包服务来完成,外包服务又要通过什么方式来选择等。
编制实务:从报告发布日期开始,逆向计划七个步骤
下图中没有包含时间单位,因为企业与企业之间的差别很大。在一个小公司中,仅是一个几周时间的时间框架,而一个大企业,如果是第一次起草可持续发展报告,至少需要六个月的起草时间。在本阶段,时间框架只是一个粗略的草图,进入到每个步骤后需要进一步细化。
三、 选定报告名称
如在第一章中所述,企业社会责任报告从最早的雇员报告出现以来,几十年间,已经发展成为一个与财务报告相对立的非财务报告大家族。在这个大家族中,有着众多不同的名称。如何给报告取一个合适的名字是一个关键性的问题,这既涉及后续工作展开的逻辑性,也涉及篇章结构和行文风格。第一,要确定要发布的是单一的还是综合性的社会责任报告,如果是单一的报告,就直接取名环境报告、社会公益报告等。第二,如果要发布的是综合性的报告,就有许多可以选择的名称,包括企业责任报告、企业社会责任报告、企业可持续发展报告、企业公民报告等。而具体要选择什么样的名称,一是要符合企业的文化,即在企业的宗旨和企业价值观中,阐述的侧重点在哪些方面,是侧重于企业与利益相关方的关系,还是侧重于企业与社会的可持续发展关系,或是侧重于企业与社会的关系。第一种情况也许可取名企业社会责任报告或企业责任报告,第二种情况则可取名可持续发展报告,第三种情况则可考虑取名企业公民报告;二是要看企业目前的管理经营实践;三是要根据管理层的意图,即要通过报告将公司引导到一个什么样的发展方向。如可持续发展是公司面临的重要课题,则可取名可持续发展报告;而对一些垄断性的行业,企业与利益相关方的沟通是面临的重要课题,则可取名企业社会责任报告。当然企业履行社会责任与企业实现可持续发展本是有着内在的逻辑关系的,也是不可分割的,取什么名字是公司可根据自己的实际情况决定的事。
编制实务: 报告该取什么名字
根据不完全统计 ,截至2007年7月10日,共有36家中国公司发布了各种形式的社会责任报告。这36份报告中,取名社会责任报告的有26份,占72.2%;取名可持续发展报告的是7份,占总数的19.4%;企业公民报告是3份,占总数的8.4%。所以,从国内公司发布的社会责任报告来看,取名为企业社会责任报告是主体,可持续发展报告次之。而国际上企业社会责任报告的发展情况,根据实时统计 ,截至2007年7月10日,在企业社会责任报告网站上登记的报告共有14467份,这些报告来自93个国家的3865家公司。其中,环境报告及环境健康安全报告占约18%,企业社会责任报告占28%,可持续发展报告占48%,其他名字的报告占6%。
所以,从总体上讲,国际上取名可持续发展报告占第一位、社会责任报告居第二。而国内公司发布的取名企业社会责任报告占第一位、可持续发展报告居第二位。其实取名可持续发展报告或企业社会责任报告都是可以的,主要看内容和公司的实际情况,弄清楚企业社会责任与可持续发展的逻辑关系。
第一节 企业社会责任报告的准备与组织
一、 组建报告工作小组
当公司决定要发布企业社会责任报告时,第一件事就是组织报告撰写工作小组,全面具体负责报告的组织决策、撰写、设计和发布工作。
报告小组的组建要遵循三个原则:
第一,报告小组成员的关键领导参与原则。其原因一是企业社会责任报告是一个关于企业的理念、战略和公司可持续发展的沟通,涉及公司的方方面面,没有公司最高管理层的直接支持和领导,不但不能写出符合公司实际的高质量报告,有时甚至难产。二是报告效果的实现问题。如果小组成员中有来自高级管理层的合格代表,那么,报告的效率和效果都会有所不同。
第二,报告小组成员的跨部门原则。一个跨部门的报告小组能够保证报告的均衡性和内容的完整性。由于小组成员来自企业的不同部门,来自公司业务的不同方面,能够保证报告内容的完整性和专业性。这些人会有不同的专长,在编写中都会为报告贡献出自己的专业知识。
第三,报告小组成员的跨利益相关方原则。作为一份企业社会责任报告,报告的对象是企业的利益相关方。有条件的企业如能够将公司的一些关键利益相关方邀请到报告小组中来,无疑会增加报告的针对性,发挥报告的利益相关方参与作用。当然,许多第一次编制报告的企业,考虑到报告信息披露的程度等诸多复杂的因素不便于邀请利益相关方到报告小组,但在报告定稿和发布前专门地征求关键利益相关方的意见是很有必要的。
报告小组的成员组成对报告不仅会有外在影响,而且会产生内在影响。如果报告小组成员对环境、社会和经济关系的了解都很全面,但是在公司内没有影响力,那么,即使将来编制出来的报告很完整,但在公司内部却起不到应有的作用。因此,报告小组成员必须根据需要选择合适的人选。
一个成功的报告编制小组应当包括以下职位的人员:
领导层代表:如同在质量管理体系建设和认证的管理层代表一样,领导层代表在企业中应该具有足够的影响力,能得到管理层的信任,或者是核心决策层的成员。如果报告小组就企业社会责任和可持续发展措施为企业提出思路,通过决策者的参与,实现的可能就高。领导层代表还必须非常熟悉公司文化,在企业中的职位能使他做出独立的决定,避免繁琐的协调过程。例如,通过与管理部门的沟通,可以把环境或社会目标置入企业战略中。在报告起草过程中,如果企业内某一部门不提供必要的数据或拒绝合作,该代表还能对他们施加压力。
报告具体负责人:该职位由负责企业社会责任或可持续发展负责人担任。比起其他小组成员,他更致力于可持续发展,对企业在环境、社会和经济方面的情况有更为全面、深入的了解和把握,可以把这些知识直接地传授给小组其他成员。其在报告中的责任就是提出问题,避免报告有重大遗漏或内容权衡中出现偏差,保证报告的基本方向和质量。如果要把企业社会责任报告或可持续发展报告和财务年度报告统一起来,企业财务部门的代表将可以成为共同的负责人。
企业部门代表:每个公司都有自己特定的企业社会责任问题或可持续发展问题及重点。例如,如果已制定环境管理制度,报告小组中就应该有熟悉该制度的成员。根据企业的重点,来自研发、生产、销售、人力资源、投资关系和战略管理等核心领域的代表都可充实到报告小组中来。
外部顾问:可持续发展不仅关系到企业自身而且关系到企业置身于社会和自然环境中的方式。员工和管理者较难把自己同企业分离开,从外部来看待自己的企业。外部顾问就能提供这一观点,并且可能很了解与企业相关的个体和群体的利益,能够把这些信息带到报告小组中。
利益相关方代表:具有报告编制经验的企业通常会把利益相关方纳入他们的报告编制小组。这些利益相关方可能是环境代表、顾客代表、供应商代表或关联企业代表。
编制实务: 初次报告的撰写方式选择
通常有三种方式可供选择。第一是公司自己独立撰写;第二是委托外部撰写;第三是内外部联合撰写。从三种方式来看,公司独立撰写是主流,也有个别委托外部撰写的,内外部联合撰写现在已成为一些初次编写报告公司的一种选择,这三种方式各有优缺点。公司初次发布报告采取完全独立撰写方式,好处是企业社会责任和可持续发展的理念容易扎下根来,但不足之处就是研究和学习上的时间较长,既要研究国际上和行业上的一些标准,还要研究数据收集和撰写技巧;少数公司采取完全委托外部撰写的方式,好处是相对比较省心,但不足之处是沟通成本和经济成本都较高,同时,理念能不能在内部贯彻执行也面临考验;第三种方式就是与专业机构相结合的联合撰写或者是聘请外部顾问,即一些公司利用专业机构在可持续发展或者企业社会责任方面的经验,与他们联合起来撰写,这种方法的好处是借助专业结构的知识和经验,编写效率高,内外结合编写的质量也较有保障,而且学习成本也较低。很多公司有了一次经验以后,以后就可以以自己为主独立撰写了,现在,越来越多的公司初次编写报告时倾向采用这种方式。
二、制订工作计划
组建报告工作小组后,报告小组就要着手制订报告编制工作计划。报告编制工作计划主要包括三方面的内容。
1.“以终为始”,确定报告的完成时间
也就是报告编制工作计划应该以所期望的报告发布日期为中心逆向安排工作计划。公司可以财务年度报告的发布时间为导向来确定企业社会责任报告的发布时间,同时还可根据以往的出版和网络发布经验,估计出报告编排与印刷所需要的时间和准备网络版本所需要的时间。在国际上,越来越趋向于同时发布可持续发展报告和财务年度报告,诸如巴斯夫(BASF)等许多公司都在同一时间发布这两个报告。两个报告具有类似的版面设计,体现出可持续发展的重要性,与企业的正常经营活动不可分割。
2. 确定报告质量目标
在确定报告的完成时间后,就要确定报告的质量目标。这主要从以下两方面来考虑: 第一,从内部因素考虑,报告在多大程度上反映公司的企业社会责任或可持续发展实际,主要是考虑管理部门决定的信息披露程度以及同类企业的报告披露情况。第二,从外部因素考虑,报告准备选择何种报告标准来指导报告的撰写,如联合国全球契约的十项原则或《可持续发展报告指南》或有关的行业报告指南等,准备在多大程度上采用其相关的指标。
一般来讲,企业在第一次编写报告时,通常会选择自己熟悉的和相适的题目进行披露。因为,很多第一次编写的报告只是从内部视角阐述公司的情况,几乎没有包含从外部视角看待公司的情况。对于一些新问题,也常常缺乏充足的可使用的数据。这些通常只能在以后的报告中提出来。
3. 确定人员分工
可持续发展报告的准备工作并不是报告小组成员在他们的日常工作之外可以完成的,他们需要足够的时间保障。每一位报告编制小组成员都会贡献出自己的才能,并会不同程度地体现在报告的七个步骤中。当然,也不是每一位成员都是全职地从事编制工作,这时要确定哪些人员是全职工作、哪些成员是充当部门联络人的角色;还要决定哪些工作由谁负责、哪些工作由外包服务来完成,外包服务又要通过什么方式来选择等。
编制实务:从报告发布日期开始,逆向计划七个步骤
下图中没有包含时间单位,因为企业与企业之间的差别很大。在一个小公司中,仅是一个几周时间的时间框架,而一个大企业,如果是第一次起草可持续发展报告,至少需要六个月的起草时间。在本阶段,时间框架只是一个粗略的草图,进入到每个步骤后需要进一步细化。
三、 选定报告名称
如在第一章中所述,企业社会责任报告从最早的雇员报告出现以来,几十年间,已经发展成为一个与财务报告相对立的非财务报告大家族。在这个大家族中,有着众多不同的名称。如何给报告取一个合适的名字是一个关键性的问题,这既涉及后续工作展开的逻辑性,也涉及篇章结构和行文风格。第一,要确定要发布的是单一的还是综合性的社会责任报告,如果是单一的报告,就直接取名环境报告、社会公益报告等。第二,如果要发布的是综合性的报告,就有许多可以选择的名称,包括企业责任报告、企业社会责任报告、企业可持续发展报告、企业公民报告等。而具体要选择什么样的名称,一是要符合企业的文化,即在企业的宗旨和企业价值观中,阐述的侧重点在哪些方面,是侧重于企业与利益相关方的关系,还是侧重于企业与社会的可持续发展关系,或是侧重于企业与社会的关系。第一种情况也许可取名企业社会责任报告或企业责任报告,第二种情况则可取名可持续发展报告,第三种情况则可考虑取名企业公民报告;二是要看企业目前的管理经营实践;三是要根据管理层的意图,即要通过报告将公司引导到一个什么样的发展方向。如可持续发展是公司面临的重要课题,则可取名可持续发展报告;而对一些垄断性的行业,企业与利益相关方的沟通是面临的重要课题,则可取名企业社会责任报告。当然企业履行社会责任与企业实现可持续发展本是有着内在的逻辑关系的,也是不可分割的,取什么名字是公司可根据自己的实际情况决定的事。
编制实务: 报告该取什么名字
根据不完全统计 ,截至2007年7月10日,共有36家中国公司发布了各种形式的社会责任报告。这36份报告中,取名社会责任报告的有26份,占72.2%;取名可持续发展报告的是7份,占总数的19.4%;企业公民报告是3份,占总数的8.4%。所以,从国内公司发布的社会责任报告来看,取名为企业社会责任报告是主体,可持续发展报告次之。而国际上企业社会责任报告的发展情况,根据实时统计 ,截至2007年7月10日,在企业社会责任报告网站上登记的报告共有14467份,这些报告来自93个国家的3865家公司。其中,环境报告及环境健康安全报告占约18%,企业社会责任报告占28%,可持续发展报告占48%,其他名字的报告占6%。
所以,从总体上讲,国际上取名可持续发展报告占第一位、社会责任报告居第二。而国内公司发布的取名企业社会责任报告占第一位、可持续发展报告居第二位。其实取名可持续发展报告或企业社会责任报告都是可以的,主要看内容和公司的实际情况,弄清楚企业社会责任与可持续发展的逻辑关系。