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档案信息化建设是电子政务建设的重要组成部分，也是档案事业面对全球信息化浪潮的必然选择。中共中央办公厅、国务院办公厅《2006-2020年国家信息化发展战略》的颁布，标志着档案信息化具有了战略地位。
1 事业单位实施数字化档案管理的重要性
1．1 能够解决档案信息存储困难的问题。随着社会的不断发展，事业单位的档案信息越来越多，内容越来越丰富，仅仅依靠纸质存储容易产生变质、破损和成本增加等问题，而实施数字化管理就能够扩大存储空间，帮助解决存储难的问题。
1．2 能够解决档案查询难的问题。传统的档案查询要耗费很长时间。而进行信息化管理就能够解决这个问题，减少在查询档案过程中所耗费的时间。
1．3 能够解决档案管理难的问题。传统的档案管理模式中，只能进行手工收集、整理，管理、检索、提供利用档案的工作量非常大，效率却很低。实施了档案信息化管理之后，就可以建立起一个档案管理系统，在电脑上或网络上进行管理。
2 当前事业单位档案数字化管理中存在的问题
2．1 缺少专业的档案管理人员。很多事业单位的档案管理人员素质相差较大，有些由其他机构的人员兼任，有些没有进行过专业的培训，部分从业人员不能熟练操作计算机等现代化的档案管理工具。
2．2 信息化档案管理的优势未能得到发挥。我国信息化档案管理与发达国家相比较，起步比较晚，信息社会对于档案的采集、整理、鉴定、开放、公布、利用水平要求不断提高，而现阶段则远不能达到要求。
2．3 “双轨制”管理产生问题。我国现在的档案管理工作实施的是“双轨制”，即对档案管理人员同时采用纸质文件管理和电子文件管理两种方式，各有长处，但在实际工作中有存储及使用安全等方面的问题。
2．4 档案信息资源建设“重开发，轻利用，忽视安全”的问题。一些档案部门片面地追求档案资料数字化数量，大量非必要的信息数据加重了存储压力。
在档案信息的使用中，很多部门还存在着信息安全意识薄弱，在信息内容的安全问题上产生诸多问题。有的是在纸质档案数字化、视频采集等过程中，对当事人的著作权和隐私权不够重视，或是一些档案数字化的工作外包给企业，导致保密信息被泄露。
3 事业单位档案信息化建设的措施
3．1 提高档案管理人员的素质和水平。档案人才的建设要树立整体观念，在培育、选择和使用、评价时，要坚持德才兼备，从群体结构出发，发挥人才队伍的整体优势。
3．2 建立完善的档案数字化管理制度。档案的数字化管理应由国家档案局进行统一组织与规划，建立自上而下的电子档案管理办法和电子档案管理制度，使得各个事业单位的档案部门在进行管理时能够做到有法可依。还要完善信息化从业资格制度。要通过岗前培训和上岗考试，将档案信息化基础知识和基本技能作为信息化整体水平提高的必要条件。
3．3 构建信息化研讨和交流平台。档案管理工作的技能方面，包括网络基础和文字处理、数据处理等，为进一步提高档案职业队伍的信息化素养，需要加强构建信息化研讨和交流的平台，加大专题会议、现场观摩、网络讨论、联合进行课题研究等，并通过继续教育等多种手段提高从业人员的工作技能。
3．4 建立完善的档案信息数据库。事业单位的档案信息化建设，都是着眼于硬件环境、网络环境和应用系统建设，主要是为了满足基本的档案信息存储、网络通讯、安全管理、数字加工和数字认证。要建立一个完善的高效的信息数据库，应符合以下几个标准：第一，数据的内容和项目必须完整；第二，数据信息必须准确；第三，所提供的信息必须稳定；第四，所提供的数据应该规范。
3．5 加强档案信息安全意识。重视档案信息内容安全，提高警惕，并要加强对著作权、公布权、网络传播权、公民隐私权等权利的维权意识。要保障操作系统和数据库的安全，对数据库要定期备份、异地备份，实行严格的用户身份识别和访问控制等安全措施。
(作者单位：河南省工程咨询公司 来稿日期：2011-12-09)
1 事业单位实施数字化档案管理的重要性
1．1 能够解决档案信息存储困难的问题。随着社会的不断发展，事业单位的档案信息越来越多，内容越来越丰富，仅仅依靠纸质存储容易产生变质、破损和成本增加等问题，而实施数字化管理就能够扩大存储空间，帮助解决存储难的问题。
1．2 能够解决档案查询难的问题。传统的档案查询要耗费很长时间。而进行信息化管理就能够解决这个问题，减少在查询档案过程中所耗费的时间。
1．3 能够解决档案管理难的问题。传统的档案管理模式中，只能进行手工收集、整理，管理、检索、提供利用档案的工作量非常大，效率却很低。实施了档案信息化管理之后，就可以建立起一个档案管理系统，在电脑上或网络上进行管理。
2 当前事业单位档案数字化管理中存在的问题
2．1 缺少专业的档案管理人员。很多事业单位的档案管理人员素质相差较大，有些由其他机构的人员兼任，有些没有进行过专业的培训，部分从业人员不能熟练操作计算机等现代化的档案管理工具。
2．2 信息化档案管理的优势未能得到发挥。我国信息化档案管理与发达国家相比较，起步比较晚，信息社会对于档案的采集、整理、鉴定、开放、公布、利用水平要求不断提高，而现阶段则远不能达到要求。
2．3 “双轨制”管理产生问题。我国现在的档案管理工作实施的是“双轨制”，即对档案管理人员同时采用纸质文件管理和电子文件管理两种方式，各有长处，但在实际工作中有存储及使用安全等方面的问题。
2．4 档案信息资源建设“重开发，轻利用，忽视安全”的问题。一些档案部门片面地追求档案资料数字化数量，大量非必要的信息数据加重了存储压力。
在档案信息的使用中，很多部门还存在着信息安全意识薄弱，在信息内容的安全问题上产生诸多问题。有的是在纸质档案数字化、视频采集等过程中，对当事人的著作权和隐私权不够重视，或是一些档案数字化的工作外包给企业，导致保密信息被泄露。
3 事业单位档案信息化建设的措施
3．1 提高档案管理人员的素质和水平。档案人才的建设要树立整体观念，在培育、选择和使用、评价时，要坚持德才兼备，从群体结构出发，发挥人才队伍的整体优势。
3．2 建立完善的档案数字化管理制度。档案的数字化管理应由国家档案局进行统一组织与规划，建立自上而下的电子档案管理办法和电子档案管理制度，使得各个事业单位的档案部门在进行管理时能够做到有法可依。还要完善信息化从业资格制度。要通过岗前培训和上岗考试，将档案信息化基础知识和基本技能作为信息化整体水平提高的必要条件。
3．3 构建信息化研讨和交流平台。档案管理工作的技能方面，包括网络基础和文字处理、数据处理等，为进一步提高档案职业队伍的信息化素养，需要加强构建信息化研讨和交流的平台，加大专题会议、现场观摩、网络讨论、联合进行课题研究等，并通过继续教育等多种手段提高从业人员的工作技能。
3．4 建立完善的档案信息数据库。事业单位的档案信息化建设，都是着眼于硬件环境、网络环境和应用系统建设，主要是为了满足基本的档案信息存储、网络通讯、安全管理、数字加工和数字认证。要建立一个完善的高效的信息数据库，应符合以下几个标准：第一，数据的内容和项目必须完整；第二，数据信息必须准确；第三，所提供的信息必须稳定；第四，所提供的数据应该规范。
3．5 加强档案信息安全意识。重视档案信息内容安全，提高警惕，并要加强对著作权、公布权、网络传播权、公民隐私权等权利的维权意识。要保障操作系统和数据库的安全，对数据库要定期备份、异地备份，实行严格的用户身份识别和访问控制等安全措施。
(作者单位：河南省工程咨询公司 来稿日期：2011-12-09)