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档案工作包括收集、管理、利用三个环节。随着社会信息化速度的加快，各行各业的信息水平越来越高，无疑档案管理工作也应跟上信息化时代的步伐，在收集、管理、利用的全过程逐步地实现信息化，以取得较好的管理效益和社会效益。
一、传统档案工作的缺陷
首先是收集不便。由于档案资料是行为主体活动的记录，因此，这些档案对于行为主体有重要的价值，有时不愿意或不便交给档案馆，因而造成档案资料的残缺。而实行信息化，可以把这些材料通过复印、扫描、拍照、摄像等现代化信息技术手段，转化成数字化信息，既方便了档案信息的收集，又避免了因档案行为者的不愿意而导致档案材料的匮乏、残缺。
其次是加工不便。由于传统的纸质、实物档案材料在加工时容易损毁，甚至可能造成破坏其文献价值。而使用信息技术，则不会造成这种后果。
再次是保存不便。由于破损的档案材料，随着时间的推移，会发黄或变脆，因而对档案馆的储存条件提出较高的要求。而信息化技术则可免除这种现象，也不需要较高的保存条件，而且占有较小的空间。
第四是管理不便。由于档案材料跨度时间长，种类繁复，头绪纷乱，给编目管理带来极大的不利。而实现信息化之后，便可通过大型文献数据库，很方便地管理众多的档案材料，而且不易出错。即使出错，也容易恢复。
第五是使用不便。在浩如烟海的档案材料中，寻找所需要的档案信息，仅靠人工调卷、手工检索是远远不能满足使用者的需要，也适应不了时代发展的需求，而信息化档案材料则能方便快捷地满足使用者的需要。
二、现代档案管理的基本模式
对档案管理来讲，传统与现代之间是一个开放的动态过程，不可能用一个具体的时间来划分传统档案馆与现代档案馆，它是在时空中延续和变异，“传统”连着过去，又存活于现在，同时还包含着它的未来。就信息的实质而言，它是事物运动的状态以及状态变化的方式。它既是世间多种事物的变化及其特征的反映，又是事物间相互作用与相互联系的表征，可以不同于原来事物的形式进行传递，传递后又可再现该事物的种种情况。所以，现代档案管理与传统档案管理之间的关系，不是替代的关系，而是互相依赖、互相促进的关系，至少在相当长一段时间内，档案管理模式将会是：
1.在传统档案管理的基础上，逐步改善档案条件，向信息化时代过渡；档案管理人员的替换也相应经过一个过程。
2.纸质印刷型文献资料、缩微型文献资料、电子出版物并存互补；随着信息化速度的加快，电子出版物将会剧增，光盘储存量将会增大。
3.地区之间、国家之间经济发展的不平衡，带来信息化速度的不一致，故在相当一段时间内存在档案管理由传统向现代迈进的相互差异，尤其是一些落后地区（如我国的西北、西南省区）因受客观条件限制，传统的档案管理可能仍将是主要方式。
三、应对信息化的措施
1.档案工作者必须强化信息意识和信息观念，变静态档案信息为动态信息，搞好信息资源的开发和利用。尽管传统档案管理将存在相当一段时间，但档案管理者不能因此而轻视档案的数字化、自动化、网络化建设。尤其是广大西部档案工作者，不应因实现档案管理信息化有一个过程而忽视档案管理条件的改善或观念老停留在旧的模式上，不思进取和变革。而应积极寻求新形势下档案管理的新方式，设法改变条件，缩小与东部地区档案管理的差距，构建与东部地区一样的档案信息化平台，为来日步入信息高速公路“铺石奠基”。
2.加快硬件建设。常言道：“工欲善其事，必先利其器。”没有计算机，或者说有了计算机而没有进入网络，档案管理人员便难以走上信息高速公路，在信息化时代也只能是“睁眼瞎”。随着档案信息量的剧增，人们需要采用先进的计算机技术实现档案全方位、多层次、多功能的现代化管理，尤其是使用多媒体技术，传统的纸质载体的档案材料转化为全文、全图、全声的光盘储存，并实现全屏幕自动检索。所以，计算机及其配套设施必须跟上，以满足档案管理信息化的起码要求。
3.开发和利用现有的档案信息资源。在这一方面，首先要克服“等”的思想。不能因为档案管理要实现信息化便将现在的所有档案资料藏于“死库”，抛弃不用，一切从“零”开始。而要重视其继承性。要对现有的档案资源进行全面开发。如即可分类检索拷贝、按类储存、试验传递，逐步地适应。就高校而言，先可试验在校园网上发送整理的信息，征求用户的意见，待条件具备，再与信息高速公路连接，实现信息化管理。为了发挥档案信息的整体效应和广泛效果，档案馆还可与图书馆配合，共同开发，互相补缺，扩大服务范围，实现更好的效益和更大的价值。
4.注意档案信息的安全和保密。由数字化文献所提供利用方式的多样化，所依赖技术的多样化，导致利用工作的复杂化。因此，加强文献档案信息的安全和保密就显得十分重要。从信息安全的角度出发，主要是对使用者，对提供利用载体及使用中保密措施的管理。一是使用权限的审核：在使用中，由系统自动判定使用者身份的合法性及所使用的范围，并由系统自动对其操作和路径进行跟踪与记录。二是拷贝的提供与收回：要通过技术手段防止所提供的拷贝被再次复制，同时应对收回的拷贝消除、处理。三是使用的安全管理：不能无原则地向使用者提供全部的使用方式，应分类、分密级地提供。对提供的拷贝的制作，必须在有效监督下进行，对加密级的信息要加密处理，对使用的全过程进行有效的跟踪监控。
一、传统档案工作的缺陷
首先是收集不便。由于档案资料是行为主体活动的记录，因此，这些档案对于行为主体有重要的价值，有时不愿意或不便交给档案馆，因而造成档案资料的残缺。而实行信息化，可以把这些材料通过复印、扫描、拍照、摄像等现代化信息技术手段，转化成数字化信息，既方便了档案信息的收集，又避免了因档案行为者的不愿意而导致档案材料的匮乏、残缺。
其次是加工不便。由于传统的纸质、实物档案材料在加工时容易损毁，甚至可能造成破坏其文献价值。而使用信息技术，则不会造成这种后果。
再次是保存不便。由于破损的档案材料，随着时间的推移，会发黄或变脆，因而对档案馆的储存条件提出较高的要求。而信息化技术则可免除这种现象，也不需要较高的保存条件，而且占有较小的空间。
第四是管理不便。由于档案材料跨度时间长，种类繁复，头绪纷乱，给编目管理带来极大的不利。而实现信息化之后，便可通过大型文献数据库，很方便地管理众多的档案材料，而且不易出错。即使出错，也容易恢复。
第五是使用不便。在浩如烟海的档案材料中，寻找所需要的档案信息，仅靠人工调卷、手工检索是远远不能满足使用者的需要，也适应不了时代发展的需求，而信息化档案材料则能方便快捷地满足使用者的需要。
二、现代档案管理的基本模式
对档案管理来讲，传统与现代之间是一个开放的动态过程，不可能用一个具体的时间来划分传统档案馆与现代档案馆，它是在时空中延续和变异，“传统”连着过去，又存活于现在，同时还包含着它的未来。就信息的实质而言，它是事物运动的状态以及状态变化的方式。它既是世间多种事物的变化及其特征的反映，又是事物间相互作用与相互联系的表征，可以不同于原来事物的形式进行传递，传递后又可再现该事物的种种情况。所以，现代档案管理与传统档案管理之间的关系，不是替代的关系，而是互相依赖、互相促进的关系，至少在相当长一段时间内，档案管理模式将会是：
1.在传统档案管理的基础上，逐步改善档案条件，向信息化时代过渡；档案管理人员的替换也相应经过一个过程。
2.纸质印刷型文献资料、缩微型文献资料、电子出版物并存互补；随着信息化速度的加快，电子出版物将会剧增，光盘储存量将会增大。
3.地区之间、国家之间经济发展的不平衡，带来信息化速度的不一致，故在相当一段时间内存在档案管理由传统向现代迈进的相互差异，尤其是一些落后地区（如我国的西北、西南省区）因受客观条件限制，传统的档案管理可能仍将是主要方式。
三、应对信息化的措施
1.档案工作者必须强化信息意识和信息观念，变静态档案信息为动态信息，搞好信息资源的开发和利用。尽管传统档案管理将存在相当一段时间，但档案管理者不能因此而轻视档案的数字化、自动化、网络化建设。尤其是广大西部档案工作者，不应因实现档案管理信息化有一个过程而忽视档案管理条件的改善或观念老停留在旧的模式上，不思进取和变革。而应积极寻求新形势下档案管理的新方式，设法改变条件，缩小与东部地区档案管理的差距，构建与东部地区一样的档案信息化平台，为来日步入信息高速公路“铺石奠基”。
2.加快硬件建设。常言道：“工欲善其事，必先利其器。”没有计算机，或者说有了计算机而没有进入网络，档案管理人员便难以走上信息高速公路，在信息化时代也只能是“睁眼瞎”。随着档案信息量的剧增，人们需要采用先进的计算机技术实现档案全方位、多层次、多功能的现代化管理，尤其是使用多媒体技术，传统的纸质载体的档案材料转化为全文、全图、全声的光盘储存，并实现全屏幕自动检索。所以，计算机及其配套设施必须跟上，以满足档案管理信息化的起码要求。
3.开发和利用现有的档案信息资源。在这一方面，首先要克服“等”的思想。不能因为档案管理要实现信息化便将现在的所有档案资料藏于“死库”，抛弃不用，一切从“零”开始。而要重视其继承性。要对现有的档案资源进行全面开发。如即可分类检索拷贝、按类储存、试验传递，逐步地适应。就高校而言，先可试验在校园网上发送整理的信息，征求用户的意见，待条件具备，再与信息高速公路连接，实现信息化管理。为了发挥档案信息的整体效应和广泛效果，档案馆还可与图书馆配合，共同开发，互相补缺，扩大服务范围，实现更好的效益和更大的价值。
4.注意档案信息的安全和保密。由数字化文献所提供利用方式的多样化，所依赖技术的多样化，导致利用工作的复杂化。因此，加强文献档案信息的安全和保密就显得十分重要。从信息安全的角度出发，主要是对使用者，对提供利用载体及使用中保密措施的管理。一是使用权限的审核：在使用中，由系统自动判定使用者身份的合法性及所使用的范围，并由系统自动对其操作和路径进行跟踪与记录。二是拷贝的提供与收回：要通过技术手段防止所提供的拷贝被再次复制，同时应对收回的拷贝消除、处理。三是使用的安全管理：不能无原则地向使用者提供全部的使用方式，应分类、分密级地提供。对提供的拷贝的制作，必须在有效监督下进行，对加密级的信息要加密处理，对使用的全过程进行有效的跟踪监控。