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[摘要]电算化被广泛应用后，不但改变了传统的人工会计的工作，更改变了企业内部控制和档案管理的管理办法，使会计从核算型会计向管理型会计转化。虽然会计电算化的应用节约了很多的人力和物力。使企业的资源档案管理更加趋于数字化和明晰化，但是同时也给企业的内部控制带来了严峻的考验。为加强企业的内部控制管理和档案管理应有新的制度和管理方法。文章基于会计电算化新形势下的企业内部控制与档案管理的一些问题与方法。同时新兴发展起来的ERP系统以业务为中心来组织，根据物流、资金流、信息流的连续运动和反馈来设计。能跨越职能领域的边界，实现整个企业信息的集成，ERP的应用使得ERP会计子系统与其他的子系统之间融合在一起，会计子系统又集财务会计、管理会计、成本会计于一体，体现了先进的计划、控制和决策的思想。ERP是会计电算化未来的发展方向，可以使企业的管理更加快键有效。
[关键词]会计电算化 内部控制 档案管理 企业发展 ERP
企业会计电算化为企业的内部控制带来了极大的便利。给企业的管理带来了新的模式，会计电算化以其明晰快捷的反馈方式给管理者带来很大的便利，但是这种新颖的方式由于其自身内在的一些特点，在内部控制方面还存在很多的问题需要解决。下面我们就从会计内部控制制度和会计档案管理制度的内容上着手探讨会计电算化下的企业应该如何应对新的内部控制制度与档案管理制度。同时企业该怎么样应用ERP系统为企业创造更大的经济效益。
一、电算会计化内部控制制度的内容和管理方法
1 系统开发控制
系统开发控制的作用是保证每个系统在正式投入运行之前，新程序或修改后的程序在正式进入系统之前，都经过合法的申请、测试、审批手续，需要采取有效的控制手段，做好各项系统转换，新旧系统并行不少于三个月的时间，要防止非法系统投入运行或非法程序进入系统。计算机会计系统的系统开发、发展控制包括开发前的可行性研究、资本预算、经济效益评估等工作，开发过程中的系统分折、系统设计、系统实施等工作，以及对现有系统的评估、企业发展需求，系统更新的可行性研究，更新方案的决策等工作。系统开发、发展控制的应具备以下几方面。
①授权和领导认可②符合标准和规范③人员培训④系统转换⑤程序修改控制
2 会计电算化信息系统的安全控制
为了保证数据和计算机程序不被破坏，系统安全控制主要的控制措施包括实体安全控制。硬件、软件、网络安全控制和电脑病毒的防范与控制。我们要明确操作人员的权限设置。不得越权操作，对操作人员的操作内容要具体给出。操作人员登陆操作系统时要进行身份验证和密码控制。操作人员退出操作系统时，应该执行相应的推出程序，不得在操作人员离开后系统操作仍然在运行。同时我们要严格控制系统软件的安装与修改，我们应该定期对机房的设备进行检查，要尽可能地减少外界因素对于计算机的影响。
3 会计电算化信息系统的人员职能控制
会计电算化有两种岗位设置，一种是基本会计岗位，另外一种是会计电算化岗位，其中基本岗位包括有会计主管、出纳、稽核、档案管理，会计电算化有系统主管、系统操作、复核、记账、系统维护、审查和数据分析、档案管理、软件开发等。应根据《中华人民共和国会计法》规定设置，防止会计工作中的舞弊行为。
4 会计电算化信息系统的操作控制
会计电算化信息系统操作控制包括经济业务发生、数据输入、数据通信、数据处理、数据输出、数据存储和检索等环节。从操作系统的源头开始把好控制关，保证经济业务的有序进行。
5 会计核算控制
会计核算控制是所有前述几种控制制度的核心，前述的系统开发控制、会计电算化信息系统的安全控制、会计电算化信息系统的人员职能控制、会计电算化信息系统的操作控制都是为会计核算控制服务的。原始的会计凭证的审核必须需要做相应权级的审核。同时会计信息的真实传递过程的控制也是很重要的一环，在传递过程中必须要有签收手续，这样如果出现问题时，就可以追本溯源，查明问题，可以一定程度防范会计信息的失真与失整。对于录入的会计凭证必须是要经过相应审核的会计凭证。而且已经输人的凭证需要由审核人核对后才可以登记录人。对于每天的录入操作都要进行记录，确保会计信息可以随时查询。对于会计信息的调用，要确保输出的被利用的书记的准确性，取用会计信息时必须也要做一定的登记，确保在操作权限之内利用会计信息。
二、电算化会计档案管理的内容与管理方法
会计档案管理的内部控制制度包括：
①根据《会议档案管理办法》规定，会计档案的保存应该是以文档的纸质打印文件保存。
②在保存时间上，会计电算化系统文档要当做会计文档来保存，保管期限到该系统停止使用或者该系统大修后三年。
③要按规定设置会计档案保存的有关权限。查看以前年度的会计档案要经有关人员批准同意后方可查看。
④磁性(光)介质或其他介质保存的会计档案要按规定保存，避免丢失，重要的会计档案应以不同的保存方式准备双份。
⑤保证会计档案安全与完整的措施。
会计档案管理内容：电算化会计档案管理是非常重要的会计基础工作，单位必须加强对会计档案管理工作的领导。建立和健全会计档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁管理制度，并由专人负责管理。财政部1996年6月30日颁布的《会计电算化工作规范》中规定：
1 电算化会计档案管理是重要的会计基础工作，要严格按照财政部有关规定的要求对会计档案进行管理，由专人负责。
2 对电算化会计档案管理要做好防磁、防火、防潮和防尘工作，重要会计档案应准备双份，存放在两个不同的地点。
3 采用磁性介质保存会计档案，要定期进行检查、复制。防止由于磁性介质损坏，而使会计档案丢失。
4 通用会计软件、定点开发会计软件、通用与定点开发相结合会计软件的全套文档资料，以及会计软件程序，视同会计档案保管，保管期截止该软件停止使用或有重大更改之后的五年。
会计电算化下的管理方法
1、电算化会计档案的收集。一定的时间间隔内，把计算机系统中的所有会计数据拷贝(备份)存储到磁性介质或光盘上，脱离原会计电算化系统。
2、电算化会计档案的管理。因为会计电子档案要保存在信息载体上，我们对于会计档案的管理应同时配备两份，可以在发生意外情况下，不至于引起整个会计电算化系统的毁灭与系统的不可恢复。
3、电算化会计档案的保存。保存电子档案时应远离磁场，注意防潮、防尘等。
4、电算化会计档案的利用。调阅会计档案就是实现其保存的价值，电算化下会计档案的调阅可能存在因系统升级而无法打开原来保存的电子档案的情况，在这种情况下我们就需要先安装与保存电子档案系统想配备的系统，然后再阅读档案保存的相关信息。
会计的基本职能是核算与监督，会计决策支持系统以管理科学、运筹学和行为科学等为基础，以人工智能和信息技术为手段，充分利用会计信息系统提供的各种信息，辅助高级决策者进行决策。如构造各种经济模型，对未来财务状况进行预测等，所有的会计档案所记载的信息都是为决策者做出正确的决策服务的，但是企业的发展并不只是财务这一个子系统所能决定的。同时还需要将企业内部所有资源整合在一起，对采购、生产、成本、库存、销售、运输、财务、人力资源进行规划和优化，从而达到最佳资源组合，获取最高利润。这就需要一个更加集成化的平台来实现。ERP的出现使得这些看来分散复杂的各个环节有机地结合在一起，使得企业、客户、供应商、交易商和企业员工以前所未有的方式透过网站结合在一起。
ERP是一个集成化得系统。企业通过实施ERP可以使资源得到最优的配置，通过实施ERP可以取得如下效果：
一、系统运行集成化，软件的运作跨越多个部门；
二、业务流程合理化，各级业务部门根据完全优化后的流程重新构建：
三、绩效监控动态化，绩效系统能即时反馈以便纠正管理中存在的问题：
四、管理改善持续化，企业建立一个可以不断自我评价和不断改善管理的机制。
结束语：在会计电算化下。对于会计的档案管理有了新的要求，需要有新的管理制度。会计档案的本质是经济管理活动中形成的具有保存价值的会计核算专业材料。它是记录和反映经济业务的重要史料和证据，它可以反映企业过去的经济运营状况同时也能为未来的企业发展决策提供原始的有价值的材料，保存好会计档案对于一个企业是非常重要的。运用ERP可以使得企业内部控制有机地结合在一起，使得各个部分的信息能够在第一时间为决策者所知从而做出正确的决策。可以最大程度地节约企业成本，从而创造更大的经济效益。会计档案是企业的过去经济活动的记载，内部控制是企业现在要做的事情。但是同时企业的未来发展需要ERP。
[关键词]会计电算化 内部控制 档案管理 企业发展 ERP
企业会计电算化为企业的内部控制带来了极大的便利。给企业的管理带来了新的模式，会计电算化以其明晰快捷的反馈方式给管理者带来很大的便利，但是这种新颖的方式由于其自身内在的一些特点，在内部控制方面还存在很多的问题需要解决。下面我们就从会计内部控制制度和会计档案管理制度的内容上着手探讨会计电算化下的企业应该如何应对新的内部控制制度与档案管理制度。同时企业该怎么样应用ERP系统为企业创造更大的经济效益。
一、电算会计化内部控制制度的内容和管理方法
1 系统开发控制
系统开发控制的作用是保证每个系统在正式投入运行之前，新程序或修改后的程序在正式进入系统之前，都经过合法的申请、测试、审批手续，需要采取有效的控制手段，做好各项系统转换，新旧系统并行不少于三个月的时间，要防止非法系统投入运行或非法程序进入系统。计算机会计系统的系统开发、发展控制包括开发前的可行性研究、资本预算、经济效益评估等工作，开发过程中的系统分折、系统设计、系统实施等工作，以及对现有系统的评估、企业发展需求，系统更新的可行性研究，更新方案的决策等工作。系统开发、发展控制的应具备以下几方面。
①授权和领导认可②符合标准和规范③人员培训④系统转换⑤程序修改控制
2 会计电算化信息系统的安全控制
为了保证数据和计算机程序不被破坏，系统安全控制主要的控制措施包括实体安全控制。硬件、软件、网络安全控制和电脑病毒的防范与控制。我们要明确操作人员的权限设置。不得越权操作，对操作人员的操作内容要具体给出。操作人员登陆操作系统时要进行身份验证和密码控制。操作人员退出操作系统时，应该执行相应的推出程序，不得在操作人员离开后系统操作仍然在运行。同时我们要严格控制系统软件的安装与修改，我们应该定期对机房的设备进行检查，要尽可能地减少外界因素对于计算机的影响。
3 会计电算化信息系统的人员职能控制
会计电算化有两种岗位设置，一种是基本会计岗位，另外一种是会计电算化岗位，其中基本岗位包括有会计主管、出纳、稽核、档案管理，会计电算化有系统主管、系统操作、复核、记账、系统维护、审查和数据分析、档案管理、软件开发等。应根据《中华人民共和国会计法》规定设置，防止会计工作中的舞弊行为。
4 会计电算化信息系统的操作控制
会计电算化信息系统操作控制包括经济业务发生、数据输入、数据通信、数据处理、数据输出、数据存储和检索等环节。从操作系统的源头开始把好控制关，保证经济业务的有序进行。
5 会计核算控制
会计核算控制是所有前述几种控制制度的核心，前述的系统开发控制、会计电算化信息系统的安全控制、会计电算化信息系统的人员职能控制、会计电算化信息系统的操作控制都是为会计核算控制服务的。原始的会计凭证的审核必须需要做相应权级的审核。同时会计信息的真实传递过程的控制也是很重要的一环，在传递过程中必须要有签收手续，这样如果出现问题时，就可以追本溯源，查明问题，可以一定程度防范会计信息的失真与失整。对于录入的会计凭证必须是要经过相应审核的会计凭证。而且已经输人的凭证需要由审核人核对后才可以登记录人。对于每天的录入操作都要进行记录，确保会计信息可以随时查询。对于会计信息的调用，要确保输出的被利用的书记的准确性，取用会计信息时必须也要做一定的登记，确保在操作权限之内利用会计信息。
二、电算化会计档案管理的内容与管理方法
会计档案管理的内部控制制度包括：
①根据《会议档案管理办法》规定，会计档案的保存应该是以文档的纸质打印文件保存。
②在保存时间上，会计电算化系统文档要当做会计文档来保存，保管期限到该系统停止使用或者该系统大修后三年。
③要按规定设置会计档案保存的有关权限。查看以前年度的会计档案要经有关人员批准同意后方可查看。
④磁性(光)介质或其他介质保存的会计档案要按规定保存，避免丢失，重要的会计档案应以不同的保存方式准备双份。
⑤保证会计档案安全与完整的措施。
会计档案管理内容：电算化会计档案管理是非常重要的会计基础工作，单位必须加强对会计档案管理工作的领导。建立和健全会计档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁管理制度，并由专人负责管理。财政部1996年6月30日颁布的《会计电算化工作规范》中规定：
1 电算化会计档案管理是重要的会计基础工作，要严格按照财政部有关规定的要求对会计档案进行管理，由专人负责。
2 对电算化会计档案管理要做好防磁、防火、防潮和防尘工作，重要会计档案应准备双份，存放在两个不同的地点。
3 采用磁性介质保存会计档案，要定期进行检查、复制。防止由于磁性介质损坏，而使会计档案丢失。
4 通用会计软件、定点开发会计软件、通用与定点开发相结合会计软件的全套文档资料，以及会计软件程序，视同会计档案保管，保管期截止该软件停止使用或有重大更改之后的五年。
会计电算化下的管理方法
1、电算化会计档案的收集。一定的时间间隔内，把计算机系统中的所有会计数据拷贝(备份)存储到磁性介质或光盘上，脱离原会计电算化系统。
2、电算化会计档案的管理。因为会计电子档案要保存在信息载体上，我们对于会计档案的管理应同时配备两份，可以在发生意外情况下，不至于引起整个会计电算化系统的毁灭与系统的不可恢复。
3、电算化会计档案的保存。保存电子档案时应远离磁场，注意防潮、防尘等。
4、电算化会计档案的利用。调阅会计档案就是实现其保存的价值，电算化下会计档案的调阅可能存在因系统升级而无法打开原来保存的电子档案的情况，在这种情况下我们就需要先安装与保存电子档案系统想配备的系统，然后再阅读档案保存的相关信息。
会计的基本职能是核算与监督，会计决策支持系统以管理科学、运筹学和行为科学等为基础，以人工智能和信息技术为手段，充分利用会计信息系统提供的各种信息，辅助高级决策者进行决策。如构造各种经济模型，对未来财务状况进行预测等，所有的会计档案所记载的信息都是为决策者做出正确的决策服务的，但是企业的发展并不只是财务这一个子系统所能决定的。同时还需要将企业内部所有资源整合在一起，对采购、生产、成本、库存、销售、运输、财务、人力资源进行规划和优化，从而达到最佳资源组合，获取最高利润。这就需要一个更加集成化的平台来实现。ERP的出现使得这些看来分散复杂的各个环节有机地结合在一起，使得企业、客户、供应商、交易商和企业员工以前所未有的方式透过网站结合在一起。
ERP是一个集成化得系统。企业通过实施ERP可以使资源得到最优的配置，通过实施ERP可以取得如下效果：
一、系统运行集成化，软件的运作跨越多个部门；
二、业务流程合理化，各级业务部门根据完全优化后的流程重新构建：
三、绩效监控动态化，绩效系统能即时反馈以便纠正管理中存在的问题：
四、管理改善持续化，企业建立一个可以不断自我评价和不断改善管理的机制。
结束语：在会计电算化下。对于会计的档案管理有了新的要求，需要有新的管理制度。会计档案的本质是经济管理活动中形成的具有保存价值的会计核算专业材料。它是记录和反映经济业务的重要史料和证据，它可以反映企业过去的经济运营状况同时也能为未来的企业发展决策提供原始的有价值的材料，保存好会计档案对于一个企业是非常重要的。运用ERP可以使得企业内部控制有机地结合在一起，使得各个部分的信息能够在第一时间为决策者所知从而做出正确的决策。可以最大程度地节约企业成本，从而创造更大的经济效益。会计档案是企业的过去经济活动的记载，内部控制是企业现在要做的事情。但是同时企业的未来发展需要ERP。