信息化环境下中小企业内部控制建设的思考

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  摘 要:中小企业作为社会经济中的重要主体,在促进地方经济发展、活跃商品经济、提供就业机会发挥着重要作用。现代信息技术的发展不仅促进了现代企业制度的建立和完善,而且也为中小企业内部控制建设带来了新的机遇和挑战。基于此,本文以中小企业内部控制建设为研究的重点,在深入分析信息化环境下中小企业内部控制建设存在问题的基础上,结合中小企业发展实际,提出了相应的政策建议,建议的提出对降低中小企业面临的风险,并保证企业的运行效率的提高和企业的正常发展具有重要意义。
  关键词:信息化 中小企业 内部控制 建设
  信息技术不仅是现代企业进行市场分析,明确客户群体,完善业务流程,改进工作形式的重要手段,而且对中小企业的组织结构、业务流程、发展方向具有重要影响。国内中小企业起步较晚,企业文化、规章制度、基础设施建设还不完善,抵抗来自企业外部风险的能力较弱,如何加强企业内部控制并顺应信息化发展需求已成为中小企业关注的焦点。为此,加强中小企业内部控制,保证信息系统的安全性和完整性,并进一步降低中小企业风险,实现企业又好又快发展成为本文关注的焦点。
  一、中小企业信息化的概念和特点
  1.中小企业信息化的概念。企业信息化是指市场经济主体以互联网信息技术为基础,在整合企业发展规划、组织生产、贸易销售、客户关系维护、市场信息搜集等资源的基础上,为企业管理层及时提供参考价值大的数据信息,从而提高企业经济效益的重要方式。
  中小企业信息化是指中小企业在项目开展的各个环节使用计算机等互联网信息技术,以提高企业运行效率为先导,进而提升企业市场竞争力的现代企业信息方式。信息化建设是中小企业从市场环境出发,加强内部建设的重要标志,意味着企业有较强的信息共享和资源利用率。信息化与中小企业的组织结构、运行模式、内部控制、内部审计、制度建设密切相关,不仅为中小企业内部建设提供了新的发展机遇,而且也是中小企业发展的方向。
  2.中小企业信息化的特点。
  2.1满足业务数据处理。中小企业具有规模小、资金不充足的特点,使得企业在信息化建设方面与大中型企业相比还存在一定的差距。市场经济环境下,中小企业的工作流程和工作方法已不能满足企业发展的需要,在此情况下中小企业引进细化化数据处理系统,其目的是满足企业业务数据处理,从而提高企业运行效率和企业的更好发展。
  2.2信息化人才素质待提高。人力资源是企业最重要的资源,不仅关系着企业生产、销售、经营的各个环节,还决定着企业经济效益的提高和战略的实现。拥有专业、高素质的信息人才对中小企业的发展至关重要。但受资金、技术、规模的限制,中小企业出现信息化人才素质待提高的情况,主要体现在:一是中小企业为降低成本,雇佣学历水平较低、专业化素质待改善的员工,使得员工的信息化水平难以在短时间内提高;二是现有的信息化操作人员掌握的理论知识和实践操作能力较低,仅了解基本的办公软件的应用和计算机操作系统的维护和升级。
  2.3信息化需求层次较低。中小企业具有重视业务发展、经营灵活的特点,但受资金、技术、人才的限制,中小企
  业更重视信息化硬件的的质量和系统的稳定性。如部分中小企业较早的购买计算机软硬件设施应用于日常经营活动,计算机软硬件系统较为落后,但仍然能够满足企业日常使用,使得企业并未对计算机软件系统升级,硬件设施更换。这对中小企业信息化的发展起到了阻碍作用。
  二、信息化环境对中小企业内部控制建设的影响
  1.信息化影响内部控制环境。控制环境不仅能够为企业提供详实、准确的组织架构基础,而且也是企业保证财务报表真实性、提高工作效率、保证条例法规执行的先决条件。控制环境涉及企业人力资源、工作形式、组织结构、业务流程、规章制度等方面。信息化的实施将改变企业原有的业务流程和工作形式,这对企业工作人员的业务水平提出了新的要求。国内中小企业大多为家族企业或由私营企业逐渐发展而来,企业发展初期并组织结构并不完善,而是随着企业的发展和需求逐渐设立新的组织机构。而信息化环境下,中小企业将会从企业发展实际出发设置新的工作岗位,这对企业的工作形式和业务流程将产生影响。
  2.信息化影响风险评估。中小企业引进并使用信息化的计算机软硬件和操作系统,使企业在组织生产、贸易销售、资金使用等环节将越来越依靠信息技术,这便凸显出信息安全的重要性。信息化环境下,风险评估不仅需要对传统手工记账模式进行评估,还需要对现在会计信息化记账模式进行评估;既要评估传统风险对象,又要明确信息系统整合资源中存在的风险。可见,信息化环境下,风险评估的内容更加丰富和多样,范围日趋广阔。
  3.信息化影响控制活动。分析信息化环境对企业内部控制活动的影响,主要从工作流程和工作方法等方面进行分析。以会计信息处理为例,传统会计信息处理采用多人共同完成的方式,即会计工作中的某一程序会分为不同的操作人员来完成。即首先由会计人员完成手工记账这一程序,其次其他人员会对手工记账进行审核,若发现存在的错误可由修改人员改正。手工核算阶段还可通过账账核对、账证核对的方式验证账目的准确性。会计信息化处理阶段需要计算机和人工共同完成,一般程序为人工设置指标,手工输入数据,并交由计算机完成数据结果的输出。可见,会计信息处理过程中,传统人工控制减弱,智能控制增强。
  4.信息化影响监督活动。信息化环境影响监督活动,主要体现在:一是提高监督的效率,扩大了监督的深度和范围,为监督提供了多样的手段。与人工监督相比,信息化监督以计算机为纽带,将控制活动设计在计算机系统中,有效的提高了监督的效率,避免了人工因素造成的监督不利的情况;二是增加了监督的复杂程度和困难性,这要求企业从自身实际情况出发及时调整控制程序。
  三、信息化环境对中小企业内部控制建设存在的问题
  1.缺乏复合型人才。传统会计信息处理大多采用多人完成的方式,该方式要求会计人员具备简单的会计理论知识,并能够熟练且认真的完成会计实践操作。信息化环境下对会计人员提出了新的要求,即会计人员不仅应具備专业的理论知识,拥有熟练的实践能力,而且还应掌握计算机技术。而中小企业受资金、技术、规模发展的限制,为了降低成本雇佣与工作岗位匹配程度不高的低素质会计人员。一方面,雇佣的会计人员学历层次较低,理论知识不扎实,实践操作时难以用较为专业的会计术语;另一方面,部分会计人员仅能进行基本的计算机实践操作,缺乏操作会计软件的能力。缺乏复合型会计人才,已影响到中小企业内部控制建设,加强复合型人员的引进和培训,显得尤为重要。   2.企业安全风险加大。安全风险是信息化环境下现代企业面临的重要问题,该风险的存在不仅影响了企业会计、财务信息的真实性,而且对企业的正常运行至关重要。企业安全风险加大主要体现在两个方面:一是企业机密信息难度降低,信息化环境下企业的会计数据大多以电子形式储存在加密的硬件设备上,由于中小企业内部控制建设还不完善,若窃取者精于计算机,则窃取中小企业信息则相对容易;二是财务系统安全性降低,中小企业对财务系统的授权大多以口令授权为主,即财务系统负责人处理业务时需要使用口令开展财务工作,而受操作不当、保密意识弱的影响,当口令被他人窃取时,将对中小企业造成严重后果。
  3.风险评估体系不健全。风险评估是内部控制建设的重要环节,已引起中小企业的重视,部分中小企业从市场环境和自身发展的实际出发,派专人评估企业内存在的风险,并制定了相应的改进措施。但中小企业风险评估体系仍待完善,主要体现在:一是部分中小企业风险评估制度仅是在参考同类企业及国家行政性文件的基础上,制定出来的评估制度,评估制度中存在淘汰的评估流程、指标和方法,使得评估制度缺乏操作的可行性;二是内部审计缺乏独立性,大多数中小企业设置了内部审计部门,但部门内缺乏专业的风险评估人员。同时审计部门大多需要依附其他部门,部门领导大多由财务部门领导担任,使得审计部门缺乏话语权。其日常的工作大多为票据复审和简单的审计工作,使得审计部门的监督效用难以真正发挥。
  4.监督机制不健全。监督机制是指公司内外部对企业经营活动、决策行为、资金使用等方面客观监督的过程。完善的监督机制不仅是企业内部控制建设的保障,而且也是企业正常运行和先决条件。虽然我国中小企业建立起了监督机制,但是存在不健全的情况,主要体现在:一是监督难度加大,信息化管理不仅提高了中小企业的工作效率,而且也增加了工作人员的任务量,不利于監督(下转第264页)(上接第234页)工作的正常开展。同时引进信息化系统时,中小企业传统的信息处理和业务痕迹不能得到很好的保留,这也为加大了监督工作的困难;二是部分中小企业设置了内部审计部门,但该部门的领导大多来自财务部门,工作内容仅为简单的审计及复查工作,使得该部门的话语权大大降低,不能很好的履行监督的职能。
  四、信息化环境加强中小企业内部控制建设的策略
  1.加强复合型人才建设。人力资源是企业最重要的资源,不仅关系着企业生产、销售、经营的各个环节,还决定着企业经济效益的提高和战略的实现,如何发挥人力资源效用已成为企业立足市场的关键。引进并培育复合型人才是内部控制建设的重要组成部分,这要求中小企业:一是改变“任人唯亲”的选人方式,招聘既有会计实践操作能力,同时又精通计算机的高素质人才,并将招聘到人才安置在合适的岗位上;二是定期对会计人员进行培训。中小企业应从会计人员的培训需求出发,并结合培训实际,制定出适合企业会计人员的培训方案,同时企业也应加强对会计人员的考核,为其提供职业生涯发展规划,促进会计人员综合素质的提高。
  2.提高企业防范风险的能力。中小企业在发展中受内外部因素的影响,要想在竞争市场中出于优先位置,并实现企业经济利益的提高,提高企业防范风险的能力显得尤为重要。这要求中小企业:一是企业会计人员应提高自身防范风险的能力,要掌握如何保障会计数据信息的真实性并免受数据信息遭受人为随意更改的意识和能力;二是中小企业在购买会计软件时,应提高识别和防范风险的能力,从正规渠道购买软件,并且安装具有风险预警和病毒拦截的系统,同时企业也应定时杀毒;三是保障信息传递的安全性,这要求企业在信息输入时应细心,信息审核时应按照系统设置为主,信息输入时应严防信息泄露,从而保证信息的真实、有效性,预防财产损失和不必要的风险。
  3.建立起完善风险评估体系。建立起完善的风险评估体系是中小企业在信息化环境下收集风险数据,评估风险程度,做出风险报告,采取应对措施的重要举措。一是做好风险搜集工作,中小企业工作人员应立足于本职岗位,一线员工作为会计软件的操作者,可及时发现软件运行中存在的风险;管理人员作为会计软件实施的负责人,可发现会计软件在购买、运行、维护中存在的决策风险点。将发现的风险及时汇报对了解风险,并作出正确的风险决策具有重要作用;二是中小企业可请教专业的风险专家,依靠专家专业的理论知识和实践能力分析风险主体、风险存在着的原因、评估风险的指标和应对措施。
  4.优化监督管理体制。内部审计是加强监督的重要内部手段,是防范风险,提高工作效率的重点。这要求中小企业应重视内部审计在监督企业方面作用,可设置独立的内部审计部门,赋予该部门应有的工作责任,该部门的工作直接向公司高层汇报。同时,审计部门还可利用信息技术开展监督工作,实现动态监督;二是发挥社会监督的作用,中小企业可通过社会审计机构监督企业,以此降低企业面临的的风险,从而消除企业中存在的信息失真、资源浪费等不良现象,并保证企业的运行效率的提高和企业的正常发展。
  五、结语
  信息化是时代发展的产物,是已被证实的能够推动生产力发展和社会进步的能量。
  受资金、技术、人才的限制,中小企业在信息化环境下内部控制建设还存在着很大的不足。为此,中小企业以人才建设为基点,实现人力价值最大化;从自身做起,提高识别和防范风险的能力,并保障信息传递的安全性;做好风险搜集、评估工作;充分发挥内部审计和社会监督的作用,从而立足本体,紧跟市场发展。
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  作者简介:李宝艳(1983.02—)女。籍贯:吉林。职务职称或学历:产品总监 。研究方向:世界经济。
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