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摘要:学校档案工作是作为学校整个工作的重要组成部分,在教育教学中起着极其重要的作用,本文从健全档案领导机构、完善档案规章制度、提高业务能力、注重材料的收集、开发利用档案资源五个方面进行了分析,提出了相应的管理对策,以达到做好学校档案工作的目的。
关键词:学校档案工作;档案管理;认识
大家都知道,学校的档案工作是教育事业的重要组成部分,是维护党和国家历史面貌的一项重要事业,也是研究改进、提高教育事业的不可多得的宝贵史料,是评价学校综合办学水平的“窗口”,是从事教育教学活动、学校管理、教科研工作和教育督导评估必不可少的资料。因此,档案管理是学校管理工作的一个重要组成部分。一个学校的管理水平、发展轨迹、文化积淀、办学特色,都可以从档案中反映出来。下面就如何加强学校档案的管理工作谈些粗浅的认识:
一、加强档案意识,健全有效的档案领导机构
强化领导体制,确立学校档案管理工作的位置,是加强我校档案管理工作的组织保证,学校领导高度重视档案工作,把档案工作列入学校工作的重要议事日程,纳入学校年度工作计划中,结合学校实际,认真学习和宣传《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国档案法实施细则》,学习档案管理相关知识,通过学习与广泛宣传,使教职工增强档案意识,使学校领导和广大教工充分认识到档案工作是学校工作的重要组成部分,形成人人重视档案,支持档案并自觉地维护学校档案工作。同时建立健全管理机构,加强对档案工作的领导,健全档案机构管理网络,成立了以校长为组长、校长办公室主任为副组长,各处室负责同志参与的档案工作领导小组,先后印发了《关于古里中学校级领导分工的通知》、《关于成立古里中学档案工作领导小组的通知》、《关于建立古里中学档案网络小组的通知》、《关于建立古里中学综合档案室鉴定小组的通知》,构建了一个组织严密、分工明确、责任落实的档案工作领导小组和网络小组,为我校档案工作奠定了牢固的基础。同时配备一名专职档案员,学校党支部、工会、团委、校长办公室、教导处等都设有兼职档案员,建立综合档案室。从组织上保证档案工作的顺利开展。档案工作领导小组认真研究解决档案管理工作中所涉及的经费、设备、档案用房等硬件问题,改善档案管理条件和工作环境,建立指挥灵活的档案管理信息网络,专职档案管理员起到桥梁作用,是这个网络接收和管理者,负责文书、教学、教师、学籍等各块材料的人员沟通,督促各处室文字材料的收集、上交,保证文件材料的来源真实齐全,只有材料真实齐全,才能为下一步高质量的归档打下基础。才能使档案工作与学校其他各项管理工作同步发展。
二、进行规范化管理,完善档案规章制度
建立完善的档案管理工作制度,是档案工作逐步实现规范化管理的有力措施和可靠保证。我校按照《江苏省机关团体企业事业单位档案工作规范》测评细则的要求,建立健全档案工作管理体制,完善档案工作各项制度。先后制订了《古里中学文件材料整理归档制度》、《古里中学档案保管制度》、《古里中学档案保密制度》、《古里中学档案借阅利用制度》、《古里中学档案鉴定销毁制度》、《古里中学档案统计和移交制度》、《古里中学档案库房管理制度》、《古里中学电子文件归档管理制度》、《古里中学档案管理岗位职责》。此外还编制了档案分类方案和保管期限表,各块负责人职责明确,使归档有范围,整理有标准,借阅有规定,保密有条例,管理有措施,利用有目标,确保学校的档案工作有章可循,保证了档案质量。这就在细节上保证了档案管理的顺利开展。各种制度的制订,促使各块人员都重视档案工作,认真研究落实本部门的档案工作任务,使学校档案工作保质保量限期完成。在工作中,我们把档案工作纳入处室工作目标管理责任制的检查考核中,并与年终考核相结合,作为年终评优选先的依据。这样促使各科室人员都重视档案工作,认真研究落实本部门的档案工作任务,使学校档案工作保质保量限期完成。
三、提高业务能力,争取工作的实效性
面对21世纪档案工作的未来,档案管理人员应具有较高的、相应的专业知识,为适应岗位发展的需要,档案管理人员不仅要拓宽知识面,学习技术,学习相关领域的知识,开阔视野,增长技能,以提高工作能力,而且还要熟悉有关档案工作的相关文化、理论和科学技术,真正做到“博才”。档案工作人员的素质,决定了档案管理工作水平的高低、质量的优劣。因此在加强档案员的政治思想教育和职业道德教育的同时,还必须加强自身业务的提高。一是积极参加档案业务培训,例如:档案管理专业自学考试、档案员上岗培训、档案专业知识培训等;二是学习档案专业知识理论,积极撰写档案论文,我校人员撰写的论文《浅谈学校档案工作的管理》、《电子文件和纸质文件区别与联系浅析》、《学校档案管理中的问题与对策》等论文在常熟市级和校级刊物发表或获奖;三是以实践为基础,编写档案规章制度,我校先后编写了《古里中学档案分类方案及保管期限》、《古里中学档案管理规章制度》等,使得档案工作有章可循;四是订阅了《档案与建设》、《学校档案》等书籍,在平时的工作中及时充电。另外经常和主管档案的业务部门联系,工作中不懂的或弄不清的,多向领导和相关人员请教,把一些错误想法和做法,纠正在归档工作的前期。真正落实了“业务精通,爱档如珍,维护历史,兢兢业业,服务现实”的理念,档案员要一心扑在档案工作岗位上,扎扎实实地做好档案工作,为学校教学、科研和其他工作服务。因此加强档案人员的业务能力培养,提高档案工作者素质,是加速档案科技进步,推动档案事业发展的关键。
四、注重材料的收集,加强管理的各个层面
学校档案材料是领导正确决策、研究工作、处理重大问题的依据,搞好文件材料收集是确保档案材料齐全完整的前提和基础,也是直接反映本单位工作实绩的有力证明。学校文件材料收集能否齐全完整,一是要根据事业单位档案管理的要求,抓好上级单位发给本校的文件材料的传阅和归档,定期对文件材料进行清理检查,确保材料齐全;二是要抓好学校活动所形成的文件材料的收集,使“账外”材料的作用得到充分发挥。三是要做好其他门类档案材料的收集,确保各种门类档案的齐全,在档案的收集的过程中,我坚持“三勤”原则:即嘴勤、手勤、腿勤。“嘴勤”,就是多问,问材料在哪儿,用没用完。这样可以把用完的材料及时收回,有效地减少了文件丢失的可能。“手勤”,就是把当下已经停止使用而又有保存价值的材料及时归档,这样既可以防止材料的损毁,又避免大规模整理归档时的工作压力。“腿勤”,就是勤跑腿、多提醒、及时催要,尽可能减少借出的材料和档案丢失的几率。但从当前学校文件材料收集的实际情况来看,有的档案资料存在短缺、脱节、不齐全的现象,特别是学校本身形成的不同载体的“账外”文件材料,对有请示没有批复或有批复没有请示等有联系的文件材料,档案人员应及时查询,保证这类文件材料的按时归档。另外学校采取了相应的措施。年初制订各处室工作目标责任书,将各科室需要收集的档案资料全部细化到个人,用管理促档案。
五、利用档案资源,提供优质服务
档案是学校重要的信息资源,开发并利用这个资源是学校档案管理的出发点和落脚点。搞好学校档案管理工作,就是更好地为教育教学服务。学校档案要合理有效的利用,就必须加强基础管理。档案员除了在档案收集、整理、鉴定、保管等方面下功夫外,还应该做好档案的编目、检索、编研材料,编制适用的检索工具,使档案利用方便快捷,成效显著。为此学校编制了各类案卷目录、全宗卷、全引目录等检索工具,健全检索体系和档案文件汇编等参考资料,满足档案查找利用工作的需要。在利用过程中坚持按章办事,注重服务态度,提高服务质量,做到热情、主动、准确、迅速。做到“三个服务”:一是服务于学校改革与发展。学校领导的办学思想、办学理念和治校方略以及学校发展规划、决策等,都离不开档案室提供的材料作为参考。二是服务于学校人才培养。为毕业生、校友查阅学籍、党团关系、毕业证书等服务。三是服务于教育教学工作。教师从事教学和科研,班主任管理班级,他们都需要学习和借鉴他人成果,取长补短。四是为教职员工查阅工资、医疗保险、职称、竞聘、入党等提供服务。为此档案室编写了《古里中学组织沿革》、《古里中学规章制度汇编》、《古里中学大事记汇编》、《古里中学利用效果典型事例汇编》、《古里中学荣誉汇编》》、《古里中学人事调动情况汇编》、《古里中学年度考核优秀汇编》等近二十种编研资料。促使管理方法科学化、档案工作标准化,不断增强档案室的利用功能,让档案信息资源更好地为教育教学服务。
总之,学校档案管理工作是学校基础工作的重要组成部分,档案室的职能从收集、整理、鉴定、保管、统计、编目、编研利用等环节来说都有其实际工作内容。我们要在做好档案的收集、整理、归档工作的同时,又做到主动提供服务,使档案的价值得以充分体现。档案员要在理论的指导下,在工作中学习,在工作中解决问题,既要熟悉室藏档案资料,注重档案的收集质量,提高档案的利用率,还要及时对利用的反馈信息进行综合性的分析、研究,找出工作中的不足,以科学的态度,把学校档案工作做得更好,使之发挥出更大的作用。为学校发展和教育进步做出应有的贡献。
参考文献:
[1]浅谈中小学档案管理.黑龙江档案.
[2]论中学档案管理的重要地位及加强档案管理的有效途径.科技资讯.
[3]浅谈中学档案管理的特点及存在的问题.科海故事博览.科教创新.
[4]高校档案管理初探.档案与建设.
关键词:学校档案工作;档案管理;认识
大家都知道,学校的档案工作是教育事业的重要组成部分,是维护党和国家历史面貌的一项重要事业,也是研究改进、提高教育事业的不可多得的宝贵史料,是评价学校综合办学水平的“窗口”,是从事教育教学活动、学校管理、教科研工作和教育督导评估必不可少的资料。因此,档案管理是学校管理工作的一个重要组成部分。一个学校的管理水平、发展轨迹、文化积淀、办学特色,都可以从档案中反映出来。下面就如何加强学校档案的管理工作谈些粗浅的认识:
一、加强档案意识,健全有效的档案领导机构
强化领导体制,确立学校档案管理工作的位置,是加强我校档案管理工作的组织保证,学校领导高度重视档案工作,把档案工作列入学校工作的重要议事日程,纳入学校年度工作计划中,结合学校实际,认真学习和宣传《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国档案法实施细则》,学习档案管理相关知识,通过学习与广泛宣传,使教职工增强档案意识,使学校领导和广大教工充分认识到档案工作是学校工作的重要组成部分,形成人人重视档案,支持档案并自觉地维护学校档案工作。同时建立健全管理机构,加强对档案工作的领导,健全档案机构管理网络,成立了以校长为组长、校长办公室主任为副组长,各处室负责同志参与的档案工作领导小组,先后印发了《关于古里中学校级领导分工的通知》、《关于成立古里中学档案工作领导小组的通知》、《关于建立古里中学档案网络小组的通知》、《关于建立古里中学综合档案室鉴定小组的通知》,构建了一个组织严密、分工明确、责任落实的档案工作领导小组和网络小组,为我校档案工作奠定了牢固的基础。同时配备一名专职档案员,学校党支部、工会、团委、校长办公室、教导处等都设有兼职档案员,建立综合档案室。从组织上保证档案工作的顺利开展。档案工作领导小组认真研究解决档案管理工作中所涉及的经费、设备、档案用房等硬件问题,改善档案管理条件和工作环境,建立指挥灵活的档案管理信息网络,专职档案管理员起到桥梁作用,是这个网络接收和管理者,负责文书、教学、教师、学籍等各块材料的人员沟通,督促各处室文字材料的收集、上交,保证文件材料的来源真实齐全,只有材料真实齐全,才能为下一步高质量的归档打下基础。才能使档案工作与学校其他各项管理工作同步发展。
二、进行规范化管理,完善档案规章制度
建立完善的档案管理工作制度,是档案工作逐步实现规范化管理的有力措施和可靠保证。我校按照《江苏省机关团体企业事业单位档案工作规范》测评细则的要求,建立健全档案工作管理体制,完善档案工作各项制度。先后制订了《古里中学文件材料整理归档制度》、《古里中学档案保管制度》、《古里中学档案保密制度》、《古里中学档案借阅利用制度》、《古里中学档案鉴定销毁制度》、《古里中学档案统计和移交制度》、《古里中学档案库房管理制度》、《古里中学电子文件归档管理制度》、《古里中学档案管理岗位职责》。此外还编制了档案分类方案和保管期限表,各块负责人职责明确,使归档有范围,整理有标准,借阅有规定,保密有条例,管理有措施,利用有目标,确保学校的档案工作有章可循,保证了档案质量。这就在细节上保证了档案管理的顺利开展。各种制度的制订,促使各块人员都重视档案工作,认真研究落实本部门的档案工作任务,使学校档案工作保质保量限期完成。在工作中,我们把档案工作纳入处室工作目标管理责任制的检查考核中,并与年终考核相结合,作为年终评优选先的依据。这样促使各科室人员都重视档案工作,认真研究落实本部门的档案工作任务,使学校档案工作保质保量限期完成。
三、提高业务能力,争取工作的实效性
面对21世纪档案工作的未来,档案管理人员应具有较高的、相应的专业知识,为适应岗位发展的需要,档案管理人员不仅要拓宽知识面,学习技术,学习相关领域的知识,开阔视野,增长技能,以提高工作能力,而且还要熟悉有关档案工作的相关文化、理论和科学技术,真正做到“博才”。档案工作人员的素质,决定了档案管理工作水平的高低、质量的优劣。因此在加强档案员的政治思想教育和职业道德教育的同时,还必须加强自身业务的提高。一是积极参加档案业务培训,例如:档案管理专业自学考试、档案员上岗培训、档案专业知识培训等;二是学习档案专业知识理论,积极撰写档案论文,我校人员撰写的论文《浅谈学校档案工作的管理》、《电子文件和纸质文件区别与联系浅析》、《学校档案管理中的问题与对策》等论文在常熟市级和校级刊物发表或获奖;三是以实践为基础,编写档案规章制度,我校先后编写了《古里中学档案分类方案及保管期限》、《古里中学档案管理规章制度》等,使得档案工作有章可循;四是订阅了《档案与建设》、《学校档案》等书籍,在平时的工作中及时充电。另外经常和主管档案的业务部门联系,工作中不懂的或弄不清的,多向领导和相关人员请教,把一些错误想法和做法,纠正在归档工作的前期。真正落实了“业务精通,爱档如珍,维护历史,兢兢业业,服务现实”的理念,档案员要一心扑在档案工作岗位上,扎扎实实地做好档案工作,为学校教学、科研和其他工作服务。因此加强档案人员的业务能力培养,提高档案工作者素质,是加速档案科技进步,推动档案事业发展的关键。
四、注重材料的收集,加强管理的各个层面
学校档案材料是领导正确决策、研究工作、处理重大问题的依据,搞好文件材料收集是确保档案材料齐全完整的前提和基础,也是直接反映本单位工作实绩的有力证明。学校文件材料收集能否齐全完整,一是要根据事业单位档案管理的要求,抓好上级单位发给本校的文件材料的传阅和归档,定期对文件材料进行清理检查,确保材料齐全;二是要抓好学校活动所形成的文件材料的收集,使“账外”材料的作用得到充分发挥。三是要做好其他门类档案材料的收集,确保各种门类档案的齐全,在档案的收集的过程中,我坚持“三勤”原则:即嘴勤、手勤、腿勤。“嘴勤”,就是多问,问材料在哪儿,用没用完。这样可以把用完的材料及时收回,有效地减少了文件丢失的可能。“手勤”,就是把当下已经停止使用而又有保存价值的材料及时归档,这样既可以防止材料的损毁,又避免大规模整理归档时的工作压力。“腿勤”,就是勤跑腿、多提醒、及时催要,尽可能减少借出的材料和档案丢失的几率。但从当前学校文件材料收集的实际情况来看,有的档案资料存在短缺、脱节、不齐全的现象,特别是学校本身形成的不同载体的“账外”文件材料,对有请示没有批复或有批复没有请示等有联系的文件材料,档案人员应及时查询,保证这类文件材料的按时归档。另外学校采取了相应的措施。年初制订各处室工作目标责任书,将各科室需要收集的档案资料全部细化到个人,用管理促档案。
五、利用档案资源,提供优质服务
档案是学校重要的信息资源,开发并利用这个资源是学校档案管理的出发点和落脚点。搞好学校档案管理工作,就是更好地为教育教学服务。学校档案要合理有效的利用,就必须加强基础管理。档案员除了在档案收集、整理、鉴定、保管等方面下功夫外,还应该做好档案的编目、检索、编研材料,编制适用的检索工具,使档案利用方便快捷,成效显著。为此学校编制了各类案卷目录、全宗卷、全引目录等检索工具,健全检索体系和档案文件汇编等参考资料,满足档案查找利用工作的需要。在利用过程中坚持按章办事,注重服务态度,提高服务质量,做到热情、主动、准确、迅速。做到“三个服务”:一是服务于学校改革与发展。学校领导的办学思想、办学理念和治校方略以及学校发展规划、决策等,都离不开档案室提供的材料作为参考。二是服务于学校人才培养。为毕业生、校友查阅学籍、党团关系、毕业证书等服务。三是服务于教育教学工作。教师从事教学和科研,班主任管理班级,他们都需要学习和借鉴他人成果,取长补短。四是为教职员工查阅工资、医疗保险、职称、竞聘、入党等提供服务。为此档案室编写了《古里中学组织沿革》、《古里中学规章制度汇编》、《古里中学大事记汇编》、《古里中学利用效果典型事例汇编》、《古里中学荣誉汇编》》、《古里中学人事调动情况汇编》、《古里中学年度考核优秀汇编》等近二十种编研资料。促使管理方法科学化、档案工作标准化,不断增强档案室的利用功能,让档案信息资源更好地为教育教学服务。
总之,学校档案管理工作是学校基础工作的重要组成部分,档案室的职能从收集、整理、鉴定、保管、统计、编目、编研利用等环节来说都有其实际工作内容。我们要在做好档案的收集、整理、归档工作的同时,又做到主动提供服务,使档案的价值得以充分体现。档案员要在理论的指导下,在工作中学习,在工作中解决问题,既要熟悉室藏档案资料,注重档案的收集质量,提高档案的利用率,还要及时对利用的反馈信息进行综合性的分析、研究,找出工作中的不足,以科学的态度,把学校档案工作做得更好,使之发挥出更大的作用。为学校发展和教育进步做出应有的贡献。
参考文献:
[1]浅谈中小学档案管理.黑龙江档案.
[2]论中学档案管理的重要地位及加强档案管理的有效途径.科技资讯.
[3]浅谈中学档案管理的特点及存在的问题.科海故事博览.科教创新.
[4]高校档案管理初探.档案与建设.