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组织的现代化管理涉及多方面,各种管理体系要素之间的接口和协调性对于发挥组织整体功能和效率而言至关重要,日趋激烈的市场竞争和日益严格的法律法规要求组织强化管理,不断改进其管理体系,运用系统化,规范化的管理方法,提高效率,降低成本,求得企业的生存和发展,为此,多数组织都在寻求建立“质量、环境和职业健康安全”三个标准的一体化管理体系方法和时机,以便用较少的投入和较短的时间,达到多个管理目标。
武汉科岛地理信息工程有限公司是地理信息业的施工组织,属技术服务业,涉足的领域广,主要有测绘、物探、城市管线普查及系统建设、桩基检测及地下管道隐蔽施工等。现在国内的地理信息市场较规范,大多数项目的采购都是通过公开招投标的方式取得的,其中获得质量管理体系认证是投标单位资质审查的硬指标之一,如果没有通过质量管理体系认证,连参与竟标的资格都没有,故国内大多数地理信息施工组织都取得了质量管理体系的认证。由于地理信息业施工的特点,对环境和职业健康安全问题没有其他行业关注多,业内获得质量、环境、职业健康安全三个标准认证的组织很少。武汉科岛地理信息工程有限公司在全面保持质量管理体系的基础上,启动了GB/T24001-2004、GB/T28001-2001标准贯标认证工作,将质量、环境和职业健康安全三个标准进行整合,建立一体化管理体系(OEHS),使公司获得系统化、科学化、规范化的管理,提高公司在行业内的影响力,并以此带动地理信息施工业对环境和职业健康安全问题的关注,进一步规范行业行为,加强行业自律。
QEHS一体化管理体系是个动态的、持续改进的体系,建立和保持都是按照PDCA模式运作。体系的建立与实施分为管理者决策与准备、初始评审、体系策划与设计、管理体系文件的编审批、体系的试运行、内部审核与管理评审等七个阶段。
初始状态评审是组织在建立质量、环境和职业健康安全管理体系之前,先对其自身的质量、环境和职业健康安全管理状况进行全面系统的调查、了解,收集、整理、分析和评估有关组织活动、产品和服务中存在的质量问题、环境因素、危险源和风险因素、适用的法律法规、组织的质量管理水平、环境和职业健康安全绩效以及有关的管理活动等方面的信息,并在此基础上对体系的建立进行全面策划,从而使组织确立明确的持续改进机遇和方向,提供系统优化和协调管理的条件。
策划是建立“质量、环境和职业健康安全”一体化管理体系的首要工作,根据质量诊断和初始状态评审的结果,结合自身的财力、物力及人力等实际情况策划管理方针及目标,制定QEHS管理方针;制定QEHS管理目标和指标;制定QEHS管理方案。为便于一体化管理体系建立与实施工作的有效开展,最高管理者应确保组织内对其活动、设施和过程的质量、环境和职业健康安全风险有影响的从事管理、执行和验证工作和人员的作用、职责和权限得到规定和沟通,建立或调整适用于有效的一体化管理体系的组织机构,明确各部门、各人员的职责和权限及相互关系并加以沟通,以便更加有效地指导和控制与质量、环境及职业健康安全有关活动的协调,最终实现管理目标。编制体系文件是建立管理体系的一个重要组成部分,是在管理体系策划和总体设计后的细化工作。为了使管理体系文件既符合标准要求,又适合实际,首先要进行管理体系文件的总体设计和定位。总体策划是指编写文件之前应确定所有管理体系文件目录的过程,编制前还需要对文件进行定位,即体系文件应分几个层次建立等问题。武汉科岛地理信息工程有限公司根据自身的组织机构及技术服务领域广、产品实现过程复杂等特点,依据三个标准的管理体系要素对照表和管理职能分配表,设计了管理体系的文件层次、数量、内容,建立了四个层次的体系文件,分别是:第一层管理手册,第二层程序文件,第三层作业文件(包括适用的法律法规及其他要求清单),第四层记录。
体系文件编制完成,经审核、批准后发布,一体化管理体系即进入了试运行阶段。只有建立的一体化管理体系投入运行后,才能暴露出存在的问题。试运行的目的在于通过磨合实践来检验一体化管理体系(包括体系文件)的充分性、适用性和有效性。体系的运行与保持要靠全部要素的整体协调、有效运作,组织应加强运行力度,努力发挥体系自身具有的各项功能,及时发现运行中存在的问题和薄弱环节,分析原因,挖掘根源,寻求对策,及时纠正不符合,并对一体化管理体系给予修订和完善,使组织的一体化管理体系符合组织实际情况,并保持其有效性及持续改进。
根据一体化管理体系运行的实际情况,依据《内部审核控制程序》和《管理评审控制程序》对组织的一体化管理体系运行进行内审和管理评审,通过对体系的监测和测量、产品与过程的审核、不符合纠正与预防措施的实施,使组织的体系形成了一套自我发现、自我纠正、自我完善的机制;员工通过内审和管理评审活动,提高了OEHs意识,并能够自觉地遵守与本岗位有关的程序或作业指导书的规定。
最后是关于武汉科岛地理信息工程有限公司一体化管理体系建立与运行中几个问题的思考。