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全面预算管理系统作为对现代工商企业成熟与发展起过重大推动作用的管理系统,是企业内部管理控制的一种主要方法。正如著名管理学家戴维·奥利(David Otley)所说的,全面预算管理是为数不多的几个能把组织的所有关键问题融合于一个体系之中的管理控制方法之一。正是由于全面预算管理的实际应用价值在西方企业管理实践活动中的充分展现,近年来我国企业界也出现了实施全面预算管理的热潮,部分大型的国有企业和民营企业,都将全面预算管理作为一项重要的管理工具应用于管理实践,但是总体上来看成功的少、失败的多。《首席财务官CFO》杂志的调查结果显示:88%的CFO对现行预算不满意,特别是资源配置方面,缺乏一套有效沟通和分解的流程;60%的企业没有将预算与战略相连;85%的企业依靠财务部门推动全面预算管理;78%的企业在一个预算年度内对预算不做任何调整,缺乏预算绩效评价的基础资料。目前许多企业在编制预算时,缺乏企业战略的明确指导,缺乏整合思想,各部门为了各自的利益讨价还价,预算责任不清。有些企业认为预算只是财务问题,而不是关系到企业的各部门,有的企业预算编制则过于繁琐,成为约束企业的硬性工具,缺乏弹性和激励机制,考核方案和预算整体目标相脱节。 全面预算管理在实施过程遇到的问题主要可以归纳为三方面:一、缺乏预算与企业战略连接的纽带;二、缺乏必要的流程规范;三、不适应信息经济时代对灵活性的要求。这主要是因为全面预算管理在企业管理实践中不断地要求与其他管理工具和管理研究的新成果相互吸收、结合,比如与作业成本管理的结合、与现代项目管理的结合等,使得全面预算管理作为一项管理工具,其功能和作用不断扩大,但其本身的管理技术复杂程度和推广实施难度也在不断加大,在理论界和实务操作方面都缺乏对企业构建全面预算管理系统的全面剖析和深度研究,难以起到实务操作指导和实施经验推广借鉴的作用。 项目管理是第二次世界大战以后发展起来的一门综合性管理学科。项目管理是以项目为对象的系统管理方法,通过一个带有临时性的专门柔性组织、对项目进行高效率的计划、组织、指导和控制,以实现项目全过程的动态管理和项目目标的综合协调与优化。这是一种能够将多种知识、技能、工具和技术应用于项目活动以满足项目需求的新兴管理技术,它设定了系统化管理渠道,沿着这一渠道,就可以完成任务。 鉴于此,笔者在借鉴前人在全面预算管理和项目管理研究的基础上,尝试利用项目管理思想进行企业全面预算管理体系的优化。基于项目管理的全面预算管理的概念是:企业以战略为指导,在预算管理活动中运用项目管理的专门知识、技能、工具和方法,以实现全面预算管理对于合理配置企业全部经营活动所需资源使经营活动处于受控状态的目标的一套综合、动态的管理方法。该方法的主要原理把全面预算管理体系作为一个内容完整、有生命周期的项目来进行管理为出发点,按照多个过程组和子项目进行分析,在预算管理体系流程中引入项目范围管理、项目人力资源管理、项目质量管理知识,通过项目管理的目标的完成来推进企业战略目标的最终实现。该方法要求对企业的运营活动进行分析,确定预算管理的重点;在项目管理系统中寻找降低业务活动成本的信息、机会和方法,确定流程改进的重点,对管理流程和作业流程进行优化;在经过项目流程化整合的组织结构基础上,按照预算管理过程的循环进行管理系统设计。通过基于项目管理方法进行企业全面预算管理体系的构建,把全面预算管理与项目管理方法联系在一起,使全面预算管理的目标与企业发展战略目标实现对接。 基于项目管理的全面预算管理方法可以较好的解决目前传统的预算管理在实施当中存在的问题。 1.缺乏必要流程规范问题 (1)从“项目整体管理”的角度,把全面预算管理作为一个内容完整的、结构复杂的项目,将其按照项目管理方法划分为项目启动、项目规划、项目执行、项目监控和项目收尾五大过程。与预算编制、预算执行、预算分析、预算调控、预算考评等多个环节具有相当程度的一致性。 (2)然后对各个环节,运用“项目范围管理”理论,进行WBS分解,即工作分解结构(work breakdown structure),明确子项目、子任务。 (3)讨论全面预算的执行过程,可以借鉴项目管理当中“项目质量管理”的现有成就,企业根据自己的具体情况选择有效的像ISO9000、戴明十四点、卓越绩效等质量管理方案。 2.与公司战略脱钩问题 以选择和管理经营项目作为全面预算与企业战略目标相结合的纽带。基于项目而进行的公司经营管理,必然要求在预算编制等各环节也按照项目进行划分。依据项目管理的系统论“整体——分解——综合”原理,强调部分对整体的重要性,促使管理者不要忽视其中任何阶段以免造成总体战略目标的失败。 3.缺乏灵活性问题 基于项目管理的全面预算管理,其灵活性的优势可以体现为两方面: (1)项目管理,本身就发源于解决和处理独特的例外问题,具有灵活性、可变化性的特点。 (2)创建新型的“预算暨项目管理办公室”组织结构,该办公室是企业中集中和协调全面预算和各个运营项目的机构,起到统一规划、优先顺序、轻重缓急和监督执行等方面的作用。这样,企业的预算活动就能使部门间的利益较好地得到协调。 另外,笔者结合自身工作实践,对MN公司现有预算管理体系进行了研究,找到其存在的问题和改进的方向,确定全面预算管理的重点及流程改进的重点;在经过项目化整合的组织结构基础上,试进行基于项目管理的全面预算管理体系的优化。这对于在中国其他企业进一步完善全面预算管理也具有一定的借鉴作用。