科技文件运动规律研究院

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当前在运用文件生命周期理论,解释广义的科技文件运动过程问题上,有两种主要观点:  1、科技文件运动回流形式说。  何嘉荪、潘连根认为,从总体上说,文件线性运动一般情况下是从第一阶段依次向第二、三、四阶段作顺向运动的,但是,科技文件中存在特殊情况,文件运动会出现特殊形式。  科技文件在运动至第三(暂存)阶段后,“只要贮存其中的科技知识尚有再次原封不动地得到利用的价值,在特定条件下,这些文件就有可能重新退回第二运动阶段,发挥其指挥控制人流、物流的现行作用,即如某些学者所说的‘某些档案也可以转化为文件”,典型例子是“某些业已停产的工业产品,在若干年后又重新恢复生产,这时该产品的产品档案就退回到现行使用阶段;其他如某些工业、基建项目设计中,直接套用某些已处于暂存阶段的图纸,这些图纸就也退回到了第二(现行)阶段。”同时又说明在我国档案中“有相当部分文件实际上仍处于第二(现行)运动阶段,……这种仍处于现行期的档案,如果直接在现行工作中应用,则不能看作是文件运动的回流形式。它们只能说是档案中的现行文件,仍然发挥现行作用。如机器设备的随机文件往往先归档然后再用于设备的安装调试就是一个最好的实例。”所以,这里的回流形式特指“档案中已处于暂存阶段的非现行文件的运动。”这种文件运动形式,“既是档案提供利用的过程,也是档案重新变成现行文件发挥现行作用的过程。一身而二任焉……”  2、科技文件横向运动及多维运动说。  吴品才则认为,文件线性运动必须按部就班地逐个前行,不应也不可能出现跳跃,也不能回流。他认为,科技文件首先拥有纵向运动。但是,大多数科技文件不限于此。多数科技档案仍能呈现出现行价值,这不是科技档案超前归档导致,也不是现行科技文件转化为科技档案后的继续呈现,科技档案所呈现的现行价值本质上是科技档案转化为现行科技文件后呈现出的价值形态,而“不是科技档案本身仍处于第二运动阶段,也不是处于第三或第四运动阶段内的科技文件回流或跳跃回流至第二阶段。”这种转化是在先后开展的两个不同且又极其相关的科技活动间进行的,称为“文件横向运动”。“大多数科技文件能转化为现行科技文件等,因此大多数科技文件除拥有纵向运动外,还拥有横跨二个不同且又相关的科技活动间的运动形式”,即“横向运动”。  进而认为,文件生命周期理论只揭示和反映了文件的线性运动规律,并未揭示出文件运动客观存在的全部形式,比如说科技文件的横向运动:A科技活动的科技档案转化为B科技活动的现行科技文件。同时,“文件横向运动可以是不定向”的,“文件在发生横向运动时,或者说在呈现现行价值时,所针对的对象可能是完全不同的,……文件横向运动不限于一维的,可以是二维、三维甚至多维的,这便是文件多维运动。”如不少科技档案在呈现现行价值时,不仅能对同类型、同专业和对口的科技活动,而且也能对不同类型、不同专业和不对口的科技活动,地质档案、气象档案和多数科技成果档案等便是典型的反映。
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