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随着社会主义市场经济的逐步发展,在出版业竞争激烈的背景下,赊销,或称为信用销售,已经成为出版社进行市场竞争的常用手段。 赊销能够刺激购买力,提高卖方的竞争力,起到稳定客户的作用。然而,赊销是一把双刃剑。过度的赊销,或者说信用控制太松,会造成出版社的财务成本上升和坏账风险提高。当前图书市场处于卖方市场,供大于求,市场信誉没有及时建立起来,不规范的市场行为时有发生,由于赊销,出版企业的应收款日益增多。据统计,改革开放20多年来,各个出版社的年平均应收款都有不同程度的增加。近五年来,出版行业应收款平均年递增率约为16.7%,其中应收在途图书款的比例更是增长迅速,引起了行业内人士的高度重视。 本文正是出于这种考虑,提出了目前出版社加强赊销管理的必要性。应收款已成为商业经济环境中长期存在的问题,呆坏账日益危及出版社的正常运转,只有加强赊销信用管理才能避免应收款的信用风险;加强赊销内部控制能从源头上有效地堵塞销售中的漏洞;加强应收款的管理,才能实现良好的资金营运能力。 文章详细分析了当前出版社因赊销产生的信用风险。首先,过度的赊销占用大量流动资金;其次,赊销会产生机会成本、管理成本、应收账款坏账成本及应收在途图书损失等应收款成本;再次,退货损失伴随着赊销逐步提高;更为严重而又被忽视的风险是,过于宽松的赊销政策会产生“道德风险”效应和“逆向选择”效应。应收款是现代商业信用的产物,它在加强商品周转的同时,也会造成利润的空转,使收入成为无源之水。大量应收款,将潜藏着经济中的腐败,而腐败最终要由出版单位的资产来“买单”,腐败不但会有经济损失,社会损失更大,甚至会导致某些人走上犯罪的道路。当应收款累计到一定规模,资金沉淀,呆坏账增多时,出版社必然会被拖入危险的境地。因此,出版社加强赊销管理及其内部控制便显得十分重要。 然而,很多出版社对赊销产生的信用风险意识比较淡薄,不重视对赊销的管理与控制,致使出版社回款率低、应收款居高不下的情况越来越严重。出版社轻视赊销管理的现状如下:第一,重市场发行,轻资金管理。出版社的一些管理决策层人士只注重图书的发行码洋、发货量,缺乏全面管理意识,尤其是缺乏对营运资金的管理能力;第二,重图书销售,轻账款回收;第三,重眼前利益,轻长远利益;第四,重应收账款记账,轻在途书款控制;第五,收账管理与销售管理分离;第六,重会计报表,轻赊销内部控制。 依据COSO内部控制整体框架理论,本文分析了内部控制体系的五个要素:控制环境、风险评估、控制活动、信息和沟通、监控,结合出版社赊销环节的流程提出了出版社赊销内部控制体系构成的框架。 本文还结合出版社实际情况提出了制定专业化、高效率的信用管理制度来加强赊销管理的措施与方法:第一,打造知名品牌,出版畅销图书。让出版社出版的图书成为畅销的强势品牌,这是解决货款回收问题的根本之法。第二,加强内部管理,牢固树立资金风险意识。出版社应收款管理有关的职能部门对各自角色的认同,有助于统一认识,加强内部协作,避免部门与部门之间相互推卸责任。第三,建立资信调查制度。正确的评价客户信用,能使企业从源头上扼制在途书款和应收账款的大幅增加和坏账、在途书款损失的形成。第四,制定科学合理的信用政策,确定恰当的信用标准、信用额度、信用条件,选择恰当的结算方式。第五,加强销售合同履行管理及传递、保管制度。第六,加强财务人员对在途书款及应收账款的管理,强化会计核算和监督,全面正确测算应收款成本,建立核算、跟踪体系,足额提取坏账准备金。第七,加强销售人员对应收款的管理,包括提高业务人员素质、做好在途书款和应收账款的风险防范、加强销售人员在追款技巧方面的培训、加强客户档案管理、改革销售人员业绩考核办法以及建立应收款“第一责任人”制度等。第八,制定合理的收账政策,对不同的拖欠对象,采取不同的催收办法。 最后,本文从出版社赊销的基本业务入手,提出了赊销环节内部控制的目标与关键点,并详细介绍了赊销环节的基本内部控制制度:适当的职责分离、正确的授权审批、充分的凭证和记录、定期寄送对账单和内部核查程序。通过对加强赊销环节的业务流程的控制进行了详细的分析与研究,本文还设计了赊销环节的业务流程控制。①订单的证实和赊销审核流程。在这个流程中,出版社要设计信用批准进行控制,降低坏账损失风险。②销售通知单的编制和核实流程。企业收到客户的订货单以后,应通过图书销售信息管理系统编制统一的销售通知单。出版社要重视图书销售信息管理系统数据安全性问题,对图书销售信息管理系统中的销售清单编制权限进行严格的内部控制。③销货业务的执行流程。④销货发票的控制流程。⑤折扣与折让政策的制定和审核流程。⑥在途书款的控制。⑦应收账款的控制流程。⑧退货的审核流程。⑨计提坏账准备和核销坏账及在途图书损失流程。建立对坏账的独立稽查制度,坏账准备的计提方法和比例应符合会计制度规定,计提的数额要恰当,会计处理要正确,前后期处理要一致。在途书款损失及坏账处理要经过审批,坏账申报、账务处审核、坏账核销的批准、坏账核销的会计处理等环节应规范化处理。