江西省电子文件归档管理问题与对策研究

• 作 者: 李鹏达
• 出 处: 江西财经大学
• 发表日期: 2017年期
• 关键词: 电子政务 电子文件 归档 对策

进入新世纪以来,在建设开放、服务和效能型政府过程中,江西省各地各部门越来越多地应用各种电子政务系统(包括电子公文系统、行业业务管理系统、行政审批系统、数据统计分析系统等),大大提高了政务办公、服务民众的工作效率。这些电子政务系统中形成了大量具有保存价值、涉及民生、专业性较强的电子文件。将电子文件进行妥善归档对真实记录经济社会发展历史,保存各部门依法履职凭证,为百姓解决切身利益问题提供证明,发挥着无可替代的重要作用。然而由于目前电子文件归档管理工作尚处于起步阶段,各部门、档案工作人员对电子文件、电子文件归档这一事物接触不久,研究不深入,电子文件归档工作推进面临困境。这不仅大大降低了我省电子政务建设投资的应有绩效,出于将纸质文件数字化的需求,各级立档单位还需长期投入巨额经费用于将纸质档案进行数字化扫描工作,更是对政府投资造成了极大浪费。本文从对电子文件的基本概念入手,分析电子文件的特点、形成及归档过程。从具体案例、调研数据一窥电子政务环境下江西省电子文件的归档管理工作现状,阐述江西省在电子文件归档管理工作做出的实践探索。详细剖析目前我省部署的各种办公自动化系统、业务系统以及江西省行政审批系统电子文件归档时存在的缺少归档功能、缺乏保障电子文件“四性”手段、归档格式不符合电子档案管理要求、电子文件不完整等四大问题;同时还面临着新技术变革、新门类文件涌现、数据大集中、数据安全等多项挑战;提出当前存在问题是由于电子文件概念不清、归档工作规划缺乏前瞻性、归档管理职责不清、缺乏激励机制等原因引起,并据此提出我省电子文件归档管理应完善管理机制与体制、完善管理标准体系等对策。