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近年来，国家煤矿安全事故频发，给人民的生命财产带来了严重的危害，给我国的国际声誉带来了严重的影响。党和国家领导人高度重视煤矿安全生产问题，国家煤矿安全监察局通过多种方法规范煤矿企业的生产，完善煤矿安全监察工作。其中完善煤矿安全生产监察档案是构建国家煤矿安全信息体系的重要组成部分，是实现快速应急救援的主要信息支撑体系。由于各级煤矿安全监察机构和安全生产应急救援机构是近几年才组建和成立的，所以安全生产信息化建设相对落后，目前仍然存在煤矿安全生产情况不明确、反应不迅速、不能科学的、快捷的应用计算机信息系统辅助监管、监察、应急管理和救援工作，煤矿安全监察领域的信息化工作才刚刚起步，远远不能满足党和政府加强安全生产监管、煤矿安全监察和应急救援指挥以及煤炭行业安全管理的实际要求。在安全生产信息化建设的过程中的这些问题。比如：还没有形成从国家安全生产监督管理总局、国家煤矿安全监察局和国家安全生产应急救援指挥中心到省、地、县级机构间的互联、互通、实施安全监管和煤矿安全监察、应急救援管理和指挥协调工作的信息网络资源：没有建立起有效的适应突发事件和重大安全生产事故应急救援的信息装备和信息通讯手段；还没有建立起全国安全生产监管、煤矿安全监察、应急救援以及煤矿行业安全管理的技术基础数据库。国家安全生产监督管理总局及国家煤矿安全监察局承担着全国多个行业的安全生产监管监察工作，日常的工作中形成了数量庞大的文书、图表、照片、资料、音视频文件。尤其以煤矿安全监察为例，其中矿井基础档案种类繁多，数据更新快；日常执法工作中形成的资料也非常多，并且数量巨大；重特大事故档案内容非常丰富，种类繁多，如何更高效的管理和利用这些资料，为日常监管监察和应急事故救援发挥作用是一个非常紧迫的任务。
建立煤矿安全监察档案信息系统是为了通过现代计算机技术解决海量文档资料的高效管理和高效利用。利用计算机与现有的网络技术实现对煤矿安全监察部门形成的科技类、文书类、公文类等类型的档案，从实体文件及电子文件的形成、收集、整理，最终归档及网上在线查询利用、借阅统计进行全面管理，实现档案信息管理传输的自动化、文档一体化、共享化，充分利用计算机实现档案管理，取代原有手工管理档案的落后方式，提高工作效率，将煤矿安全监察分局档案室建设成一个规范的、先进的、综合的数字化档案查询窗口。
煤矿安全监察部门每天都有大量的档案信息业务处理，为保证档案信息的处理畅通无阻，煤矿安全监察部门整个链路的畅通是完成业务的重要保证，这样可保证上下级的连接，实现档案信息的完全共享。为确保各类档案信息的利用率，作为煤矿安全监察部门档案管理项目的实施，保证各部门利用人员对档案的在线检索成为衡量项目实施成功的一项重要指标。传统的手工管理档案单一运作，各自为政，档案资料不能互为利用，煤矿安全监察部门档案管理系统的实施避免了以上弊端。实现了各部门档案信息，为领导的决策提供了强有力的保障，为事故救援等重大紧急工作提供强有力的保障。
本文在分析国家煤矿安全监察档案管理系统建设的历程和存在问题的基础上，介绍国家煤矿安全监察发展及新一代档案管理系统的结构模式、系统采用技术和功能特点，并提出未来发展方向，详细阐述了系统B/S和C/S混合模式架构，一些功能模块及新特点。该系统实现了电子档案从产生、收集整理到查询借阅、保管利用的全程电子化管理，有效的提高了公司档案管理水平和办公自动化水平。