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关于如何有效应用文档在国内外已经成为一个专门的研究课题，每年ACM都举行文档工程大会，征集和发表文档工程领域高水平的论文，探讨文档工程领域的最新研究理论，研究成果。 本文在借鉴文档工程领域的一些研究思想和研究论文的基础上，结合很多行业有大量的纸介质文档需要电子化处理这一需求，对纸介质文档电子化及规范化管理这一课题进行研究。系统结合中国国际贸易促进委员会电子文档项目，提出了一个建立纸介质文档电子化及其规范化管理完整的解决方案。 论文的研究点包括: 1.对文档电子化过程中的关键技术点进行研究。研究内容包括:如何实现文件编码，文件属性如何定义，文档图像和属性信息如何关联，如何实现系统高速查询，如何解决外设存储速度慢。 2.对文档规范化处理中如何建立结构化组织结构进行研究。研究内容包括:如何建立清晰的文档显示结构，图像文件如何实现结构化存储，数据库数据如何规范管理。 3.提出完整的纸介质文档电子化及规范化管理解决方案，包括系统架构，系统功能组成，系统安全设计，用户集成方法选择，提出了一套切实可行的纸介质文档电子化方案。 4.系统的版本控制规则，实现系统版本管理。 5.实现电子文件的数字化流程定制，实现文件电子利用。 6.论述了中国国际贸易促进委员会电子文档系统的实现方法和应用成果。