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摘 要:如何运用现代化、科学化的手段做好新形势下的档案工作,建立一支专业的档案干部队伍,更好地服务于当地的中心工作,实现国家信息化工作目标。
关键词:档案队伍建设;档案保密;档案信息系统建设
随着科技的不断进步,信息技术的发展突飞猛进,成熟的信息及电子技术已普及到各行各业。如何用现代化、科学化的手段做好新形势下的档案工作,建立一支有专业知识、有文化素质、政治强、业务精、纪律严、作风好的档案干部队伍,更好地服务于当地的中心工作,实现国家信息化工作目标,是摆在档案系统面前的一道迫切问题。
一、提高认识,加强学习,全面培养和建立一支高素质的档案管理工作队伍
当前档案事业的规模日益扩大,档案内容日益丰富,档案信息载体日益多样化,档案管理现代化逐步推广,对档案提供利用的要求日益提高。 这就要求我们必须全力提升档案专业人员的素质,使之更好的服务于中心工作。
一要提升档案人员的政治素质 。档案工作的政治性、服务性,决定了档案专业人员必须具有较好的职业道德素质, 维护档案真实和历史真实。必须遵守宪法和法律,恪守工作纪律和职业道德,严守党和国家的秘密,自觉贯彻执行党和国家关于档案工作的一系列方针、政策,不断加强自身的政治修养。
二要提升档案人员的知识素质 。档案工作的特殊性决定其必须具备较高的政治理论知识、档案专业知识和相关的科学文化知识。掌握并正确运用马列主义、毛泽东思想,才能确定正确的立场、观点和方法,才能科学的探索、总结档案工作的规律,保证档案事业的健康发展。 通过重点学习、掌握《档案学概论》、《档案管理学》、《科技档案管理学》、《档案保护技术学》、《档案文献编纂学》、《文书学》、《档案分类学》、《档案目录学》等专业知识指导工作实践。广泛吸纳如现代管理学、情报学、图书馆学、经贸、法律等知识,使自己万变政治理论知识扎实,档案专业知识深厚,科学文化知识广博的档案专业人员
三要提升档案人员的身体素质 。档案工作不仅有脑力劳动,也有大量的体力劳动。档案管理工作要长期收集、加工、编研,具有很强的系统性、连续性,这些都决定了做档案工作要有一个适应紧张工作的精神状态,而良好的精神状态皆来自健康强壮的体魄专业人员应当具有强健的身体和充沛的精力,这是做好档案工作的前提。因此,在档案专业人员诸素质中,健康的身体素质应成为重要的一个条件。
二、强化管理建章建制,做好档案保管过程中的保密工作
贯彻落实《保密法》以及国家保密局、国家档案局的有关精神,在广泛宣传、提高认识、大力协调的基础上,重点解决好两个问题:一要严格执行解密划控的时间标准、有关涉密内容标准及保密规范标准,做到有法必依,执法必严,违法必纠。二要主动接受保密部门对调密工作的监督指导,齐心协力搞好档案涉密文件的清查鉴定。严格划清密与非密的界限,为今后进一步搞好规范化、标准化和涉密档案建设奠定基础。
要建立起法制的新秩序。对涉密档案的变化调整,不仅要立足于当前的实际工作,还要着眼于长远。建立划定密期制度、建立调密通知单制度以及建立涉密档案接收标准制度,加强涉密档案的规范化建设。
加强涉密档案的科学管理。对密级文件特别是绝密文件应当单份盒装保存,彻底解决密与非密的文件材料混卷问题,堵塞因混卷在提供利用中造成机密扩散的漏洞,以及涉密档案文件分散不集中,日后调密不便的问题。同时,要按立档单位档案中的文件密级编制目录或卡片,建立涉密文件统计台帐和存放地点索引,为科学的管理,准确的掌握,有效的保密,及时的提供创造条件。
三、创新服务、协调发展,建立档案信息自动化管理系统
加快档案信息自动化系统建设,实现档案工作各个环节的 计算 机化,是实现档案工作 现代 化,提高档案系统整体功能的物质技术基础和重要手段。当前档案工作者的重要使命就是开发和利用档案信息资源,不断创新档案服务机制,积极主动地为经济建设主战场服务,为全面建设小康社会服务。要通过计算机网络为用户提供服务,并加强各项事务管理,促使档案管理现代化。
1、建立档案馆(室)网页,开展网上利用服务。随着档案馆(室)内部局域网的建立,档案部门将充分利用企事业单位的网站制作自己的网页,积极组织上网数据和信息,使档案管理服务系统联上各部门各单位网站,实现档案信息的网上检索,为用户提供更好的服务。
目前,国内许多单位档案馆(室)利用互联网开展的网上服务,已成为为社会和单位提供档案利用服务的一种重要形式。档案工作者要以网站为基础,进一步加快档案信息资源数据库建设,尤其是电子文件全文数据库建设,在网站上实现电子文件的实时管理与利用,实现档案信息资源数字化、数据库化,档案信息服务利用网络化,档案管理工作自动化,档案信息管理法制化。如:输入目录管理数据库,在网上公开部分档案目录,方便查询检索;档案棺(室)与宣传部门密切配合,可以将本单位重大活动中形成的新闻录像档案数字化并及时归档,建立数字化视频档案数据库,以便于宣传和利用。
2、建立“电子文件(档案)数据管理中心”。档案馆(室)与各部门、单位信息管理部门可加强密切配合,建立“电子文件(档案)数据管理中心”。通过采取技术处理,将已归档的电子文件改为“只读性”文件,即只能读不能写的不可更改的文件,从而识别和保护电子文件的原始结构,保证电子文件的可靠性,使之与纸质文件一样发挥 社会 效用。电子文件(档案)数据管理中心集中管理网站内各单位的归档电子文件,并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务,实现电子文件信息资源共享。其优点是覆盖面广,内容丰富,利用率高。
综上所述,科学规范的档案管理只有坚持与时俱进,才能适应新形势的需要,开创档案管理工作的新局面。做好档案的开发和利用工作,不但可以实现档案管理工作的自身价值,而且可以为经济发展和社会进步做出应有的贡献。展望未来,机遇和挑战共存,机遇大于挑战,只要我们抢抓机遇,避免消极因素带来的不利影响,充分发挥管理优势,一定会实现档案管理工作的规范化、科学化、法制化、现代化。
关键词:档案队伍建设;档案保密;档案信息系统建设
随着科技的不断进步,信息技术的发展突飞猛进,成熟的信息及电子技术已普及到各行各业。如何用现代化、科学化的手段做好新形势下的档案工作,建立一支有专业知识、有文化素质、政治强、业务精、纪律严、作风好的档案干部队伍,更好地服务于当地的中心工作,实现国家信息化工作目标,是摆在档案系统面前的一道迫切问题。
一、提高认识,加强学习,全面培养和建立一支高素质的档案管理工作队伍
当前档案事业的规模日益扩大,档案内容日益丰富,档案信息载体日益多样化,档案管理现代化逐步推广,对档案提供利用的要求日益提高。 这就要求我们必须全力提升档案专业人员的素质,使之更好的服务于中心工作。
一要提升档案人员的政治素质 。档案工作的政治性、服务性,决定了档案专业人员必须具有较好的职业道德素质, 维护档案真实和历史真实。必须遵守宪法和法律,恪守工作纪律和职业道德,严守党和国家的秘密,自觉贯彻执行党和国家关于档案工作的一系列方针、政策,不断加强自身的政治修养。
二要提升档案人员的知识素质 。档案工作的特殊性决定其必须具备较高的政治理论知识、档案专业知识和相关的科学文化知识。掌握并正确运用马列主义、毛泽东思想,才能确定正确的立场、观点和方法,才能科学的探索、总结档案工作的规律,保证档案事业的健康发展。 通过重点学习、掌握《档案学概论》、《档案管理学》、《科技档案管理学》、《档案保护技术学》、《档案文献编纂学》、《文书学》、《档案分类学》、《档案目录学》等专业知识指导工作实践。广泛吸纳如现代管理学、情报学、图书馆学、经贸、法律等知识,使自己万变政治理论知识扎实,档案专业知识深厚,科学文化知识广博的档案专业人员
三要提升档案人员的身体素质 。档案工作不仅有脑力劳动,也有大量的体力劳动。档案管理工作要长期收集、加工、编研,具有很强的系统性、连续性,这些都决定了做档案工作要有一个适应紧张工作的精神状态,而良好的精神状态皆来自健康强壮的体魄专业人员应当具有强健的身体和充沛的精力,这是做好档案工作的前提。因此,在档案专业人员诸素质中,健康的身体素质应成为重要的一个条件。
二、强化管理建章建制,做好档案保管过程中的保密工作
贯彻落实《保密法》以及国家保密局、国家档案局的有关精神,在广泛宣传、提高认识、大力协调的基础上,重点解决好两个问题:一要严格执行解密划控的时间标准、有关涉密内容标准及保密规范标准,做到有法必依,执法必严,违法必纠。二要主动接受保密部门对调密工作的监督指导,齐心协力搞好档案涉密文件的清查鉴定。严格划清密与非密的界限,为今后进一步搞好规范化、标准化和涉密档案建设奠定基础。
要建立起法制的新秩序。对涉密档案的变化调整,不仅要立足于当前的实际工作,还要着眼于长远。建立划定密期制度、建立调密通知单制度以及建立涉密档案接收标准制度,加强涉密档案的规范化建设。
加强涉密档案的科学管理。对密级文件特别是绝密文件应当单份盒装保存,彻底解决密与非密的文件材料混卷问题,堵塞因混卷在提供利用中造成机密扩散的漏洞,以及涉密档案文件分散不集中,日后调密不便的问题。同时,要按立档单位档案中的文件密级编制目录或卡片,建立涉密文件统计台帐和存放地点索引,为科学的管理,准确的掌握,有效的保密,及时的提供创造条件。
三、创新服务、协调发展,建立档案信息自动化管理系统
加快档案信息自动化系统建设,实现档案工作各个环节的 计算 机化,是实现档案工作 现代 化,提高档案系统整体功能的物质技术基础和重要手段。当前档案工作者的重要使命就是开发和利用档案信息资源,不断创新档案服务机制,积极主动地为经济建设主战场服务,为全面建设小康社会服务。要通过计算机网络为用户提供服务,并加强各项事务管理,促使档案管理现代化。
1、建立档案馆(室)网页,开展网上利用服务。随着档案馆(室)内部局域网的建立,档案部门将充分利用企事业单位的网站制作自己的网页,积极组织上网数据和信息,使档案管理服务系统联上各部门各单位网站,实现档案信息的网上检索,为用户提供更好的服务。
目前,国内许多单位档案馆(室)利用互联网开展的网上服务,已成为为社会和单位提供档案利用服务的一种重要形式。档案工作者要以网站为基础,进一步加快档案信息资源数据库建设,尤其是电子文件全文数据库建设,在网站上实现电子文件的实时管理与利用,实现档案信息资源数字化、数据库化,档案信息服务利用网络化,档案管理工作自动化,档案信息管理法制化。如:输入目录管理数据库,在网上公开部分档案目录,方便查询检索;档案棺(室)与宣传部门密切配合,可以将本单位重大活动中形成的新闻录像档案数字化并及时归档,建立数字化视频档案数据库,以便于宣传和利用。
2、建立“电子文件(档案)数据管理中心”。档案馆(室)与各部门、单位信息管理部门可加强密切配合,建立“电子文件(档案)数据管理中心”。通过采取技术处理,将已归档的电子文件改为“只读性”文件,即只能读不能写的不可更改的文件,从而识别和保护电子文件的原始结构,保证电子文件的可靠性,使之与纸质文件一样发挥 社会 效用。电子文件(档案)数据管理中心集中管理网站内各单位的归档电子文件,并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务,实现电子文件信息资源共享。其优点是覆盖面广,内容丰富,利用率高。
综上所述,科学规范的档案管理只有坚持与时俱进,才能适应新形势的需要,开创档案管理工作的新局面。做好档案的开发和利用工作,不但可以实现档案管理工作的自身价值,而且可以为经济发展和社会进步做出应有的贡献。展望未来,机遇和挑战共存,机遇大于挑战,只要我们抢抓机遇,避免消极因素带来的不利影响,充分发挥管理优势,一定会实现档案管理工作的规范化、科学化、法制化、现代化。