院校科技档案管理探讨.pdf

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编号:20181110221602577138    类型:共享资源    大小:134.86KB    格式:PDF    上传时间:2019-02-16
  
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科技信息 专题论述 皖校科技档案管理搽讨 国防科技大学计算机学院 杜秀春 尹佳斌 [摘 要]随着院校承担科研项目数量的增多、规模的扩大和管理过程规范化的要求,科技档案管理成为科研活动的重要组成部分。 本文分析了院校科技档案管理的要求,提出了一体化管理和电子化管理的必要性和可行措施,介绍了行之有效的归档方法,探讨了 科技档案管理网络化和信息化的有关问题。 [关键词]院校科技档案 管理 一体化 信息化 科技档案是指在科学技术研究、生产、工程建设等科技活动中形成 的档案。科技档案是科技活动过程和科技成果的直接记录,既有依据价 值,也具有情报价值和史料价值。院校的科技档案是档案事业的重要组 成部分,是院校科研事业发达进步的重要标志。院校科研档案既包含国 家和省部级等重要科研项目,如863项目、973项目、国家自然科学基金 项目等,也可能包含一些涉密的项目或型号任务。 院校科技档案具有专业性、成套性和现实性的特点。专业性是指产 生领域的专业性和档案内容的专业性,院校科技档案作为科学研究和 生产技术活动的记录和伴生物,形成于特定的专业技术领域,它记述的 是科学技术研究、科学实(试)验、发明创造、技术革新和各种科技活动 的历史进程。成套性是指科学研究是对一个独立的项目进行的,形成了 一系列相关的科技文件。科技活动往往是分阶段分步骤进行,并且是多 个单位分工协作完成,形成的科技文件之间既以不同的工作阶段相区 别,又以总体的科技活动程序和内容紧密衔接,表现了成套性的特点。 现实性是指它有较强的现实实用性。未归档的科技文件和已归档的科 技档案在现实使用方面区别不大,例如归档后的工程图纸,在以后豹维 护、使用改造中时时都要以它作为现行的依据。 一、科技档案文档一体化管理 科技文件是在科技活动直接形成的和现行使用的文件。科技档案 是在科技活动中形成的保存备查的文件。科技文件归档后称为科技档 案。科技文件可按年度、项目、阶段归档,也可实时归档。我们要以需求 为牵引,以需要为前提,以提高效率为目的,以安全保密为基础,实现文 档一体化管理。科技文件从产生的渠道看,有本单位形成的,有外单位 形成的,也有单位合作形成的,文件分布较分散;有的科研项目跨度 2—3年,生产周期长,期间有人员调动;保密检查频繁,有的工作人员可 能疏忽存档而将当前不用的文件删除;计算机是工作机,也不适合长期 保存电子文件。综上所述,科技文件实时归档,实现文档一体化管理较 好,即使还要更改,可以申请领导审批后去档案室替换,档案室把作废 文件和更改单一并保存,既保证了版本的正确性,又记录了科研工作的 中间过程,体现了科研档案的完整性。科技管理部门制定科技文件的标 准,专业部门实行文件的规范化和标准化,档案部门实时归档,保证了 科技文件的完整、系统、安全,保证了日常的查考使用,为科研部门节约 了时间和资源。协调了档案部门与其他机构间的工作关系、人际关系, 有利于更好地发挥科技档案的效用,有利于实现科技档案的现行价值 和非现行价值。 二、科技档案归档方法 档案的完整性主要体现在档案的分类和整理之中。全宗理论的核 心为“来源原则”,主要强调:来源于一个特定机构的所有档案组成一个 全宗,不得拆散;同一全宗的文件不得与其他全宗的文件混淆在一起。 在具体的档案整理过程中,一般是从区分文件所属的全宗开始,然后再 分类立卷,立卷与分类也有一定的制约关系,有些案卷是历史上形成的 密不可分的一组文件整体,分类就不能随便破坏这些案卷。 下面介绍一种行之有效的科技档案归档方法,供大家探讨。按照全 宗理论,依照IS09001质量管理体系标准,把型号任务科技文件分为外 来文件、总体文件、硬件设计文件、软件设计文件、测试文件、管理文件、 记录文件、采购技术文件、外协技术文件、鉴定资料、用户资料、声像资 料等。外来文件包含科研项目的立项批复、立项审查意见及专家签字 表、合同书、外协的相关资料等。总体文件包含任务书、研制报告、研制 计划、整体方案、标准化大纲等。硬件设计文件包含硬件的概要设计和 详细设计、逻辑图、装焊技术资料等。软件设计文件包含软件的概要设 计和详细设计等。测试文件包含测试大纲和实验报告等。管理文件包含 各阶段的会议纪要、相关的讨论记录、文件更改单等。记录文件是指软 硬件调试过程中相关的记录、购买元器件测试的相关记录、产品检验的 相关记录等。鉴定资料包含用户报告和用户证明、查新报告、系统分项 及整体鉴定审查意见及专家签字表等。用户资料包含用户使用手册及 相关的科技资料。声像资料包含科研项目研制过程中相关的照片、录音 录像、刻录的程序文件和数据文件等。这样分类组卷的好处在于方便插 入案卷或卷内的件,卷内按时间顺序排列,不是全宗按时间顺序排列。 推行科技文件的规范化和标准化,因为实行了实时归档,科技档案便可 以直接在科研项目的外部审查和内部审查中调用,审查依据就是ISO 9001标准和质量管理体系手册。科研项目研制过程中的审查和研制完 成后的鉴定也直接从档案室调用资料,审查人员是聘请的相关科研领 域的专家和首长。实施该归档方法,取得了很好的经济效益和社会效 益,获得了好评。 三、科技档案信息电子化管理 所谓档案信息电子化,就是以馆、室藏档案资料、纸质或机读形式 的载体为主要物质对象,用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次 的加工,使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过 程。这里说的是狭义的电子档案,一般只有参考价值,而不具备凭证作 用。广义的电子档案需要在特定的电子文件管理系统中运行,该系统记 录的元数据保证了该电子文件的真实性和有效性,有参考价值,更有凭 证作用,只有这样,将来才能实现真正的无纸化办公。 目前对于具有长久保存价值的文件,要电子、纸质形式双套保存。 其益处有: (1)可充分利用和发挥现有微机的潜能,提高利用率。 (2)缩短二次文献信息的加工时间,提高档案信息的时效性。档案 信息电子化,编者可直接利用机读形式的档案,利用电脑的功能完成信 息加工工作程序,快捷地出版二次文献。 (3)档案信息电子化,信息成果可多份拷贝,将拷贝成果送到领导 及各个部门,扩大了社会影响,拓宽了服务范围,档案部门的地位得到 了提高。 (4)档案信息电子化,可使档案信息顺利地与最新技术接轨。 四、科技档案的信息化建设 2004年12月国家颁布了《关于加强信息资源开发利用工作的若干 意见》,标志着我国的信息化步人了以开发利用信息资源为重心的发展 阶段,这既是信息化向其本源的回归,也是我国信息化发展到一定程度 的结果。从国家层面来看,信息资源开发利用,就是借助于信息化手段, 为提高政府公共服务能力、增强政府能力建设、推动和谐社会发展为目 的,形成政府信息资源、社会信息资源综合开发利用的局面,同时推动 信息资源产业发展,促进我国经济社会的可持续发展。政务信息资源的 开发利用紧紧围绕政务公开、重大基础信息库和重点业务应用系统的 建设进行。社会信息资源开发利用重点是强化农业、科技、教育、卫生、 社会保障、档案等领域的公益性开发和利用。浦东档案馆是世界一流的 档案馆,已走在了全国档案馆的前列,实现了全部信息的数字化,并实 现了从查阅电子文件到纸质文件的自动化。 在档案信息化建设中,一方面数字化档案信息需要借助网络平台 发挥作用;另一方面,档案信息在网上运行又受到秘密等级的制约。随 着档案信息向深层次发展,档案信息网络平台的相继建成,档案网站的 逐一开通,档案信息的保密与开放的矛盾日益突出,研究表明,建设局 域网和设置权限是实现对信息动态管理的重要措施,对于涉密科技档 案,解密后信息可以上网。因目前开展档案解密工作难度较大,科研档 案的网络信息化是一项任重道远的过程。 参考文献 [1]李明贤等.《档案管理学导论》,解放军出版社,2004年5月 [2]张正强.电子文件管理元数据的功能研究,《浙江档案》,2008年 第8期 [3]吴剑梅主编.《科技文件学》,蓝天出版社,1999年 [4]蔡盈芳.文档一体化工程,《航空档案》,2006年第6期 万方数据
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